與手工會(huì)計(jì)一樣，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的錯(cuò)誤也表現(xiàn)為憑證錯(cuò)誤、賬目錯(cuò)誤、報(bào)表錯(cuò)誤三種類型，但是，由于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中記賬、結(jié)賬和編制報(bào)表均以憑證所錄入信息為信息源由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，所以，會(huì)計(jì)憑證的錯(cuò)誤就成為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)錯(cuò)誤的根源，錯(cuò)誤憑證的更正成為電算化會(huì)計(jì)錯(cuò)賬更正的主要內(nèi)容。

在電算化會(huì)計(jì)中輸入記賬憑證時(shí)，盡管賬務(wù)系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施，但錯(cuò)誤憑證的出現(xiàn)是難免的。因與手工會(huì)計(jì)處理環(huán)境不同，許多財(cái)務(wù)軟件都提供了“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這項(xiàng)功能的使用為錯(cuò)誤憑證的修改帶來(lái)了諸多方便。下面以上海財(cái)經(jīng)大學(xué)科技發(fā)展公司的通用會(huì)計(jì)系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版V8.0）為例，利用該系統(tǒng)提供的功能，對(duì)不同情況下錯(cuò)誤憑證的不同修改方法逐個(gè)進(jìn)行分析，以期對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作有所幫助。

一、利用電算化賬務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)錯(cuò)誤憑證的“無(wú)痕跡”修改

第一種是由“憑證處理”操作員輸入后還未經(jīng)操作員本人復(fù)核或復(fù)核未通過(guò)的憑證，對(duì)于未經(jīng)過(guò)“記賬憑證復(fù)核”功能操作的錯(cuò)誤記賬憑證，可以由“憑證處理”操作員直接進(jìn)行修改并保存。

第二種是已通過(guò)“憑證處理”操作員復(fù)核但未經(jīng)“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員復(fù)核記賬的憑證，如經(jīng)“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員審核后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤記賬憑證，可由“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員在“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”模塊里，單擊“憑證處理”/“記賬憑證編輯”功能菜單，調(diào)出該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，修改完成后保存并復(fù)核后記賬。

第三種是“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員已記賬的憑證，對(duì)于此情況，欲實(shí)現(xiàn)“無(wú)痕跡”修改，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬”功能，即取消“記賬”后直接修改。具體而言，首先登錄“反記賬財(cái)務(wù)長(zhǎng)”模塊，單擊“反記賬處理”/“授權(quán)修改記賬憑證”/“查詢后授權(quán)”查到需要修改的錯(cuò)誤憑證，按“F9”鍵，進(jìn)入“授權(quán)憑證修改”功能，選擇需要授權(quán)修改憑證的操作員及修改的內(nèi)容等信息，單擊“確定”后退出；單擊“反記賬處理”/“生成反記賬憑證”，生成反記賬憑證后退出；然后由已被授權(quán)修改憑證的操作員登錄“反記賬憑證處理”模塊，單擊“反記賬憑證處理”/“反記賬憑證編輯”菜單，顯示所要修改的錯(cuò)誤憑證，雙擊該憑證即可修改被授權(quán)修改的內(nèi)容，修改完成按“F9”保存后退出，單擊“反記賬憑證處理”/“記賬憑證復(fù)核”/“開(kāi)始復(fù)核”，復(fù)核通過(guò)后單擊“確定”退出；最后再由“反記賬財(cái)務(wù)長(zhǎng)”進(jìn)行“復(fù)核反記賬憑證”和“反記賬數(shù)據(jù)記賬”功能操作完成修改。如果要修改的錯(cuò)誤憑證是以前月份發(fā)生的，還要在“反記賬財(cái)務(wù)長(zhǎng)”進(jìn)行“月末處理”所要求的操作。

二、錯(cuò)誤憑證“無(wú)痕跡”修改的弊端

以上三種情況下的錯(cuò)誤記賬憑證，雖然按照財(cái)務(wù)軟件提供的功能，特別是“反記賬”功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)錯(cuò)誤記賬憑證的“無(wú)痕跡”修改，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。隨著“反記賬”功能和其他公司財(cái)務(wù)軟件中“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能的廣泛使用，其弊端也日益顯現(xiàn)，歸納起來(lái)，主要有以下三個(gè)方面：

一是違背現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)。

在記賬、結(jié)賬后，利用賬務(wù)軟件提供的“反記賬”功能，可以恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)錯(cuò)誤憑證的“無(wú)痕跡”修改。這違背了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中第17至19條的規(guī)定：“會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過(guò)后即不能再提供對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的修改?！薄鞍l(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘－’號(hào)或者其他標(biāo)記表示。”“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過(guò)或者相應(yīng)記賬憑證審核通過(guò)或者登賬后，原始憑證確需修改，會(huì)計(jì)核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對(duì)修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能?！?/p>

二是“反記賬”等功能為做假賬、提供虛假會(huì)計(jì)信息等經(jīng)濟(jì)違法犯罪行為提供了技術(shù)支持。

由于“反記賬”功能的使用，尤其是跨年度“反記賬”功能的使用，使得會(huì)計(jì)人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會(huì)計(jì)報(bào)表變得輕而易舉，為他們利用電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作弊提供了極為方便的手段。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發(fā)生會(huì)計(jì)造假，通過(guò)墨跡或筆跡可以較容易地識(shí)別和鑒定。而目前大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒(méi)有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時(shí)使用過(guò)這些逆向操作功能，至于更正和補(bǔ)充了何種會(huì)計(jì)事項(xiàng)，其目的和來(lái)龍去脈則無(wú)從得知。單位可以在審計(jì)、稅務(wù)等檢查部門審查前將賬目調(diào)整的合理合法，但在審查后再將數(shù)據(jù)調(diào)回到原來(lái)的狀態(tài)，這樣就給審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪行為增加了技術(shù)難度。

三是“反記賬”等功能可能造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬務(wù)混亂。

財(cái)務(wù)軟件在設(shè)計(jì)“反記賬”等功能時(shí)，雖然考慮了各種因素，但要保證各項(xiàng)記錄線索的全面可逆，實(shí)際上財(cái)務(wù)軟件是不可能達(dá)到的，特別是大中型的財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)，由于涉及的功能較廣，特別是需要在其他輔助功能模塊中進(jìn)一步核算處理的數(shù)據(jù)，如往來(lái)核算數(shù)據(jù)、存貨核算數(shù)據(jù)、銀行對(duì)賬數(shù)據(jù)等，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)這些記錄線索的全面可逆。同時(shí)由于會(huì)計(jì)電算化人員業(yè)務(wù)水平及對(duì)軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目體系或財(cái)務(wù)軟件本身可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成嚴(yán)重的損失。又由于跨年度運(yùn)用“反記賬”功能后生成新的核算結(jié)果和各類報(bào)表，直接影響了與已對(duì)外報(bào)出財(cái)務(wù)報(bào)表的一致性，極有可能給企業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩，甚至帶來(lái)不可預(yù)料的經(jīng)濟(jì)損失。

通過(guò)以上分析，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)版賬務(wù)系統(tǒng)、工作崗位和各單位業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況，上述第一、二種情況對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行的無(wú)痕跡修改是可行的，而第三種情況下的錯(cuò)誤憑證不能利用賬務(wù)系統(tǒng)提供的“反記賬”功能，應(yīng)采用“有痕跡”修改方法。

三、錯(cuò)誤憑證正確修改的方法

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中輸入記賬憑證時(shí)，經(jīng)“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”復(fù)核通過(guò)并記賬后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證錯(cuò)誤，不能利用賬務(wù)系統(tǒng)提供的“反記賬”功能，而應(yīng)采用“有痕跡”修改方法，即在賬務(wù)系統(tǒng)中留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，賬務(wù)系統(tǒng)中往往是通過(guò)保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。

在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中金額正確而會(huì)計(jì)科目或其他事項(xiàng)有誤時(shí)，應(yīng)采用“紅字憑證沖銷法”更正。即先由“憑證處理”操作員填制一張與該張錯(cuò)誤憑證除金額為紅字（負(fù)數(shù)）外，其他內(nèi)容完全一致的紅字憑證，再填制一張正確的記賬憑證。然后由“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員進(jìn)行“憑證復(fù)核”和“記賬”操作，完成對(duì)該張錯(cuò)誤憑證的沖銷和更正。

在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目和其他事項(xiàng)無(wú)誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額時(shí)，可采用“負(fù)數(shù)沖正法”更正。即先由“憑證處理”操作員將多記金額填制一張與原憑證內(nèi)容相同、金額為負(fù)數(shù)的憑證。然后由“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員進(jìn)行“憑證復(fù)核”和“記賬“操作，完成對(duì)該張錯(cuò)誤憑證的更正。

在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目和其他事項(xiàng)無(wú)誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額時(shí)，可采用“補(bǔ)充登記法”。即先由“憑證處理”操作員將少記金額填制一張與原憑證內(nèi)容相同的憑證。然后由“財(cái)務(wù)長(zhǎng)”操作員進(jìn)行“憑證復(fù)核”和“記賬“操作，完成對(duì)該張錯(cuò)誤憑證的更正。

（作者單位：景德鎮(zhèn)陶瓷

學(xué)院、江西省審計(jì)廳）