摘要：工作流技術(shù)是信息管理與信息系統(tǒng)應(yīng)用的一個重要方面，也是并行工程實施過程中的一項重要的技術(shù)。本文將介紹工作流技術(shù)的相關(guān)概念、研究內(nèi)容，并對工作流技術(shù)在出版行業(yè)信息化中應(yīng)用的可行性和應(yīng)用模式進行了探討。

關(guān)鍵詞：工作流技術(shù)；出版社；信息化

中圖分類號：G64 文獻標識碼：B

文章編號：1672-5913（2007）06-0074-03

1 工作流技術(shù)概述

現(xiàn)代企業(yè)的日常活動中，70%以上都是由兩個或兩個以上的員工共同參與協(xié)作來完成任務(wù)，比如生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類行政申請流程、財務(wù)審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客戶服務(wù)流程等。一項工作，經(jīng)過一個步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“工作流”。工作流管理系統(tǒng)就是業(yè)務(wù)流程的信息化或自動化。企業(yè)或組織內(nèi)有許多繁瑣復(fù)雜的流程，這些流程構(gòu)成了企業(yè)或組織的日常運營活動。通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段將這些流程自動化，并對其進行有效的管理以提高企業(yè)運作效率，降低成本，增強企業(yè)規(guī)范化和標準化，這便是工作流管理系統(tǒng)需要解決的問題。

根據(jù)工作流管理聯(lián)盟（WFMC）的定義，工作流（Work Flow）就是自動運作的業(yè)務(wù)過程部分或整體，表現(xiàn)為參與者對文件、信息或任務(wù)按照規(guī)程采取行動，并令其在參與者之間傳遞。

簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。我們可以將整個業(yè)務(wù)過程看作是一條河，其中流過的就是工作流。工作流就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標，或者促使此目標的實現(xiàn)”。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。一個工作流包括一組任務(wù)（或活動）及它們的相互順序關(guān)系，還包括流程及任務(wù)（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個任務(wù)（或活動）的描述，如圖1所示。

工作流在大多數(shù)實際應(yīng)用中的情況簡單地描述如下：在網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和客戶端等組成的信息系統(tǒng)平臺上，業(yè)務(wù)過程按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則并借助應(yīng)用程序和人對相關(guān)數(shù)據(jù)的處理而完成。例如，在日常辦公中，當撰寫好某份報告之后，可能需要將其提交給領(lǐng)導(dǎo)進行審閱或批示；審批意見可能需要匯集并提交給另外一個人，以便對報告進行進一步的修改。這樣，可能會形成同一篇文檔在多個人之間的順序或同時傳遞。對于這樣的情況，我們可以使用工作流技術(shù)來控制和管理文檔在各個計算機之間自動傳遞，而非手工傳遞，這就可以稱之為工作流。

就像火車需要在軌道上運行一樣，企業(yè)的經(jīng)營管理也是遵循一定規(guī)律的，也就是說企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，其業(yè)務(wù)受外部社會環(huán)境、市場環(huán)境以及企業(yè)自身內(nèi)部環(huán)境的約束，按一定(業(yè)務(wù))規(guī)則運行。業(yè)務(wù)按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)程運行就形成了工作流。在這些業(yè)務(wù)規(guī)則中，受企業(yè)外部環(huán)境影響的業(yè)務(wù)規(guī)則是企業(yè)所不能隨意左右的，而企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)規(guī)則則可以由企業(yè)自主地進行規(guī)定(定義)并執(zhí)行。在實際業(yè)務(wù)環(huán)境中，不同的企業(yè)對業(yè)務(wù)有不同的規(guī)則定義，即使是同一個企業(yè)在不同條件下業(yè)務(wù)規(guī)則也可能發(fā)生變化。業(yè)務(wù)規(guī)則的多樣性和多變性決定了企業(yè)工作流的多樣性與多變性。

在傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)過定義的工作流是否能夠按照預(yù)定的業(yè)務(wù)規(guī)則良好地執(zhí)行取決于參與流程的人的自覺性。事實上由于人是最善變的因素，這就決定了在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中由于人為因素造成業(yè)務(wù)流程與預(yù)先規(guī)定的不一樣。再加上業(yè)務(wù)過程中的一些客觀因素，如參與流程的某一人員（負責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)）外出，造成業(yè)務(wù)流程在特定的環(huán)節(jié)嚴重脫節(jié)。

工作流技術(shù)的應(yīng)用就是為了解決上述問題。它為企業(yè)在經(jīng)營管理過程中加強工作流程管理，提高業(yè)務(wù)流程效率提供了技術(shù)實現(xiàn)手段。業(yè)界通常把信息技術(shù)在工作流程管理中的應(yīng)用稱為工作流技術(shù)。目前典型的應(yīng)用包括：產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management）、企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)（Enterprise Collaboration System）、企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning）、業(yè)務(wù)流程建模與分析等領(lǐng)域。

2 工作流在出版社中的應(yīng)用

首先，我們都知道，一本書從選題策劃開始，到形成成品結(jié)束，要經(jīng)歷若干環(huán)環(huán)相扣的流程，例如組稿、審核、發(fā)稿、排版、校對、付印等等。這些流程有一定的聯(lián)系、先后順序和規(guī)則，這正符合工作流的基本概念。

其次，出版社為什么要應(yīng)用工作流技術(shù)呢？眾所周知，目前大多數(shù)國內(nèi)出版社還在應(yīng)用手動或半自動的手段來完成工作流程，特別是對于那些需要參與人員審批修改或填寫數(shù)據(jù)的流程，當一個處理者完成了他對應(yīng)的部分后另外的處理者才能接著處理，而所有這些都需要手工或傳真到對應(yīng)的下一個處理者手中。之前，每一個參與者都必須進行事務(wù)流程的培訓(xùn)；其間，為了了解任務(wù)的狀態(tài)，必須挨個詢問，不僅不方便而且還可能出現(xiàn)丟失資料或時間延誤等情況；事后，處理結(jié)果是以文檔方式歸檔的，不利于查詢、報表及知識的再利用。同時，所有的處理過程都沒有記錄，導(dǎo)致流程處理的效率、價值鏈的評估無法度量。

那么，引入工作流技術(shù)的價值就不言而喻了。實施工作流管理所帶來的好處非常明顯，這包括提高運營效率、改善資源利用、提高運作的靈活性和適應(yīng)性、提高工作效率、集中精力處理核心業(yè)務(wù)、跟蹤業(yè)務(wù)處理過程、量化考核業(yè)務(wù)處理的效率、減少浪費、增加利潤、充分發(fā)揮現(xiàn)有計算機網(wǎng)絡(luò)資源的作用。實施工作流將達到縮短圖書出版周期、改善出版社內(nèi)（外）部流程、優(yōu)化并合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生產(chǎn)率等目的。

將出版社的具體業(yè)務(wù)代入到標準的工作流系統(tǒng)中，便可得到如圖2所示的結(jié)構(gòu)。

目前中國出版業(yè)正面臨著改革改制，各出版社將面臨著強大的改革壓力，如何提高核心競爭力，加強市場競爭能力，是每個出版社領(lǐng)導(dǎo)急需考慮的問題，從運作的流程上來看，是如何將編務(wù)、出版、發(fā)行、財務(wù)等業(yè)務(wù)強化起來。這里最根本的問題還是人的問題。隨著市場機制的放開，出版社的所有制關(guān)系也將變得復(fù)雜起來，將由國家單位、新的資本投入方、管理層及骨干員工持股，企業(yè)如何處理員工、管理團隊，股東和客戶之間的關(guān)系，也就是建立一個運營機制，是企業(yè)改革首先要考慮的問題。人、財、物、業(yè)之間的開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、占有、使用、分配等環(huán)節(jié)都將面臨重大的改變，在這種情況下推動企業(yè)的信息化建設(shè)便成了當務(wù)之急。實踐證明，企業(yè)的信息化能否成功是企業(yè)改革的成敗關(guān)鍵。

目前出版社推進信息化建設(shè)的進度越來越快，全國至少有1/2的出版社已經(jīng)啟動了信息化建設(shè)項目，北京地區(qū)更是有3/4的出版社有了自己運行的信息系統(tǒng)。然而，這些信息化建設(shè)項目往往集中在信息化基礎(chǔ)建設(shè)、事務(wù)處理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)站建設(shè)等方面，相當一部分出版社還不知道如何實施更適合自身、更有成效的信息化建設(shè)。目前出版行業(yè)的信息化在欣欣向榮的外表下，隱藏著陳舊落后的觀念和技術(shù)，部分出版社的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)逐漸領(lǐng)悟到信息化的真諦。那么，工作流技術(shù)或許能夠成為下一代出版行業(yè)信息化的發(fā)展方向之一。

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收稿日期：2006-10-20

作者簡介：王亮（1978.11-），男，漢族，吉林長春人，講師，碩士（在讀博士），研究方向：信息管理。