[摘 要]本文以使用用友UFO報表系統(tǒng)編制利潤表為例，詳細介紹了在電算化實務中編制利潤表的各種取數(shù)方法，闡明了其使用條件并進行了利弊分析。

[關(guān)鍵詞]取數(shù)方法；使用條件；優(yōu)點；弊端

[中圖分類號]F232

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673-0194(2006)12-0033-03

利潤表是反映企業(yè)在一定期間內(nèi)利潤(虧損)的實際情況的報表。利潤表應根據(jù)損益類科目的發(fā)生額分析填列，實際上就是要按利潤表各項目的發(fā)生凈額填列。這一數(shù)據(jù)就是損益類科目在期末結(jié)轉(zhuǎn)損益之前的余額。在使用會計軟件編制利潤表時，如果該軟件沒有提供直接提取這一數(shù)據(jù)的取數(shù)函數(shù)，用戶也可以運用其他取數(shù)函數(shù)來提取。在實際中會有多種取數(shù)方法。找出最佳方法是會計電算化實務中應解決的問題。為此筆者進行了一些探討，現(xiàn)以使用用友UFO報表系統(tǒng)編制利潤表為例，對各種取數(shù)方法的取數(shù)公式、使用條件及其利弊進行歸納分析，以供同行參考。

一、編制月度利潤表的取數(shù)方法

月度利潤表分為“本月數(shù)”欄和“本年累計”欄。

(一)“本月數(shù)”欄的取數(shù)方法

本月數(shù)應采用賬務函數(shù)從總賬系統(tǒng)取數(shù)，具體有以下幾種方法：

方法一運用發(fā)生額函數(shù)(Fs)從損益類科目的發(fā)生額中取數(shù)。

用友UFO報表系統(tǒng)提供的利潤表模板“本月數(shù)”欄中各項目的單元公式就是按這一方法定義的。

這一方法的使用條件是：在日常會計處理中。要控制損益類科目的方向，使收益類科目只有貸方發(fā)生額，費用支出類科目只有借方發(fā)生額。凡涉及損益類科目的沖減項，只能用紅字金額(負數(shù))同方向沖減，而不能用藍字反方向沖減。例如，發(fā)生銷貨退回10000元，會計處理應用紅字金額貸記主營業(yè)務收入10000元。而不能用藍字金額借記主營業(yè)務收入10000元。否則，生成的利潤表就是錯誤的。

此法的優(yōu)點是利潤表的生成很方便，可直接使用UFO系統(tǒng)提供的利潤表報表模板上的公式，不用再定義公式。其弊端是有關(guān)會計信息的提供受到一定的影響，例如支付銀行貸款利息與取得存款利息及匯兌收益是兩種不同的會計信息，本應該分別在“財務費用”科目的借方或貸方分別反映，但為了便于生成利潤表卻都反映在借方，這就給這兩種信息的查詢及提取帶來不便。

方法二運用發(fā)生凈額函數(shù)(JE)從損益類各科目發(fā)生額中取數(shù)。有關(guān)項目的取數(shù)公式如表1(其他公式類推)。

這一方法的使用條件是：必須使總賬系統(tǒng)保持在損益類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)之前的記賬狀態(tài)，即在其他憑證均記賬而月末結(jié)轉(zhuǎn)損益的記賬憑證未記賬的狀態(tài)下生成利潤表。否則一經(jīng)記賬，損益類科目的發(fā)生凈額就變成零，此時，生成的利潤表將無數(shù)據(jù)。因此，此法主要適用于利潤總額計算與結(jié)轉(zhuǎn)采用“表結(jié)法”的企業(yè)。

此法的優(yōu)點是在日常會計處理中不必控制損益類科目的方向。其弊端是在賬結(jié)法下使用會打亂記賬一結(jié)賬一編制報表的會計處理程序，并容易出錯。

方法三運用發(fā)生額函數(shù)(FS)從本年利潤明細科目的發(fā)生額中取數(shù)。有關(guān)項目取數(shù)公式如表2(其他公式類推)。

這一方法的使用條件如下：

(1)在“313l本年利潤”科目下按各損益類科目名稱設置二級明細科目。例如設置“313101主營業(yè)務收入”、“313102主營業(yè)務成本”、“313103主營業(yè)務稅金及附加”、“313104其他業(yè)務收入”、“313105其他業(yè)務支出”等。

(2)要控制本年利潤明細科目的方向，使收益類明細科目轉(zhuǎn)入的金額在貸方，轉(zhuǎn)出的金額在借方，費用支出類明細科目轉(zhuǎn)入的金額在借方，轉(zhuǎn)出的金額在貸方。這就要求在特殊情況下，轉(zhuǎn)入金額要用紅字(負數(shù))反映。例如“財務費用”科目正常情況下期末余額在借方，但如果出現(xiàn)貸方余額，在轉(zhuǎn)入本年利潤科目時應用紅字金額借記“本年利潤一財務費用”。如果用藍字貸記“本年利潤一財務費用”生成的利潤表將是錯誤的。另外12月份將全年實現(xiàn)的凈利潤轉(zhuǎn)入“利潤分配一未分配利潤”賬戶時，則必須按“本年利潤”各明細科目余額的反方向轉(zhuǎn)出。不能用紅字同方向沖銷，否則，發(fā)生額合計為零，使12月份的利潤表由于提取不到數(shù)據(jù)，不能正確生成。

此法的主要優(yōu)點就是克服了前兩種方法的弊端，而且只要模板建好后生成利潤表也很方便。其不足之處是不僅要在本年利潤科目下增設明細科目，還要注意控制其方向，稍嫌麻煩。

(二)“本年累計”欄取數(shù)方法

“本年累計”欄數(shù)據(jù)可采用賬務函數(shù)從總賬系統(tǒng)取數(shù)，也可采用SELECT本表他頁取數(shù)函數(shù)從利潤表本身取數(shù)計算求得。

方法一 運用SELECT函數(shù)取上月利潤表“本年累計”欄數(shù)加上本月數(shù)計算求得。

用友UFO報表系統(tǒng)提供的利潤表模板中“本年累計”欄的單元公式，就是按這一方法定義的。

這一方法的使用條件是：每一年度的月度利潤表必須為同一報表文件，各月利潤表屬于本表中的不同表頁，且1～11月任一表頁都不可缺少，否則都會使以后月份的本年累計數(shù)出錯。

此法的優(yōu)點是方便，可直接使用UFO系統(tǒng)提供的利潤表報表模板上的公式，不用再定義公式。其不足之處是只適用上述條件。

方法二 運用累計發(fā)生額函數(shù)(LFS)從損益類科目或本年利潤明細科目累計發(fā)生額中取數(shù)。有關(guān)項目取數(shù)公式如表3(其他公式類推)。

此法的優(yōu)點是不要求各月利潤表為同一報表文件，比較靈活。其使用條件及不足之處可從“本月數(shù)”欄取數(shù)“方法一”和“方法三”推之，這里不再贅述。

二、編制季度、半年度、年度利潤表的取數(shù)方法

季度、半年度、年度利潤表分為“上年數(shù)”欄和“本年累計”欄。按照企業(yè)會計制度規(guī)定的填制要求，第二季度利潤表就是半年度利潤表，第四季度利潤表就是年度利潤表，因此，在實際中只需建立季度利潤表模板確定“上年數(shù)”欄和“本年累計”欄的取數(shù)方法。

方法一運用累計發(fā)生額函數(shù)(LFS)從損益類科目或本年利潤明細科目累計發(fā)生額中取數(shù)(以從本年利潤明細科目累計發(fā)生額中取數(shù)為例)，有關(guān)項目取數(shù)公式如表4。

這一方法的使用條件同“本月數(shù)”欄取數(shù)方法三。此外，還應修改關(guān)鍵字設置，應將原報表模板中的“月”取消，改設為“季”。錄入關(guān)鍵字時，“季”錄入本季度序號。例如2005年6月要生成第二季度利潤表，其關(guān)鍵字錄入如圖1。

此法的優(yōu)點是每年各季度利潤表可共用一個報表文件，通過追加表面，錄入關(guān)鍵字就可輕松生成各季度利潤表。報表模板在以后年度只需修改取數(shù)公式中的會計年度便可繼續(xù)使用，基本上一勞永逸。

方法二 運用報表與報表間的計算公式從月度利潤表上取數(shù)。

例如第一季度利潤表“上年數(shù)”欄可從上年3月份利潤表的本年累計欄取數(shù)，本年累計欄可從本年度3月份利潤表的本年累計欄取數(shù)。假定所有月度利潤表是一個文件，名為“S”，上年3月份利潤表在第3頁，本年度3月份利潤表在第15頁，“主營業(yè)務收入”項目的本年累計欄的位置為D6，則第一季度利潤表中“主營業(yè)務收入”項目的上年數(shù)欄C6取數(shù)公式為：“S”→D6@3，本年累計欄D6取數(shù)公式為：“S”→D6@15，其他項目的取數(shù)公式依此類推。

這一方法很難找出優(yōu)勢，但弊端有兩點：一是各季度利潤表不能共用一個報表文件，不便于報表管理；二是所建的報表模板每季度都要修改，相對麻煩。

三、結(jié)論

綜上所述，筆者認為在以上各種取數(shù)方法中，運用發(fā)生額函數(shù)(FS)和累計發(fā)生額函數(shù)(LFS)從本年利潤明細科目取數(shù)的方法最值得推薦，選擇此法，按年度分別建立月度利潤表和季度利潤表文件是編制利潤表的最佳方案。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。