[摘 要] 實施電子商務后，原有的審計線索改變了形式或消失，這使審計的可審性遇到了一些困難。本文首先分析產(chǎn)生這一問題的原因，其次從多視角查詢設(shè)計、預留審計接口、動態(tài)跟蹤功能、完善審計線索存儲功能等方面探討會計信息系統(tǒng)的設(shè)計，以期為軟件設(shè)計提供一些思路，最終達到提高審計效率和減輕審計工作量的目的。

[關(guān)鍵詞] 可審性；會計信息系統(tǒng)；設(shè)計

[中圖分類號] F239.1

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673-0194(2006)10-0050-03

在手工方式下，憑證、賬簿和報表等各種審計線索，都是可見性的文字和數(shù)字記錄。審計人員可以從原始憑證開始，對會計業(yè)務進行追蹤，一直到會計報表為止。實施電子商務后，會計數(shù)據(jù)存儲的介質(zhì)發(fā)生了變化，原有的線索改變了形式或干脆消失了，并且修改會不留痕跡，這使得審計的可審性遇到了一些困難。我國現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)在開發(fā)的過程中并未真正從審計工作的角度出發(fā)來進行設(shè)計，其主要原因是多數(shù)的程序員其計算機編程的能力較強，但缺乏審計相關(guān)的知識；軟件開發(fā)公司考慮到會計處理系統(tǒng)的效率和研制成本等原因，在設(shè)計時對如何充分保留并提供審計軌跡未給予足夠重視；審計相關(guān)的法規(guī)和條例也并未明確規(guī)定財務軟件進行哪些業(yè)務處理時必須保留審計線索。電子數(shù)據(jù)本身的屬性(修改不留痕跡)和會計信息系統(tǒng)開發(fā)的傾向性以及審計法規(guī)的不完整性造成財務軟件可審性較差。因此在財務軟件的設(shè)計過程中，如何按需要及時、準確地獲取審計數(shù)據(jù)或線索，即審計的可審性，也應成為衡量一個軟件設(shè)計好壞的標準。為此，本文從多視角查詢設(shè)計、預留審計接口、動態(tài)跟蹤功能、完善審計線索存儲功能等方面探討軟件的設(shè)計，以期為軟件設(shè)計提供一些思路，最終達到提高審計效率和減輕審計工作量的目的。

一、多角度查詢

由于審計目的和要求的多樣性，使得審計人員需查閱大量的會計資料，找出審計證據(jù)，以驗證其審計判斷，這就要求在軟件設(shè)計時應能提供多角度查詢功能。對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的查詢，審計人員一般采用3種方法，一是利用相應的數(shù)據(jù)庫語言打開數(shù)據(jù)庫進行查詢，二是利用審計軟件查詢，三是利用被審單位的會計信息系統(tǒng)進行查詢。對于前兩種方法本文不做贅述，基于可審性的角度重點論述第三種方法。這種方法的使用是建立在對會計信息系統(tǒng)軟件可信的基礎(chǔ)上，對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行的審查。為完成審計目標和提高審計效率，要求軟件設(shè)計具有正向查詢、反向查詢、模糊查詢等功能，比如，由總賬可以直接查詢到明細賬和憑證的賬簿聯(lián)查功能。

二、預留審計接口

軟件開發(fā)商出于數(shù)據(jù)安全和技術(shù)保密的考慮，一般對自己產(chǎn)品的數(shù)據(jù)存儲格式進行了多種保密處理，并在開發(fā)中采用不同的數(shù)據(jù)庫平臺和各自獨立的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計，造成了會計信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)不同，市場人為割裂，數(shù)據(jù)孤島林立。對企業(yè)而言，當其發(fā)展到一定規(guī)模時，企業(yè)會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)如果不能為其他業(yè)務系統(tǒng)所調(diào)用，這將不利于提高財務數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)企業(yè)全面信息化。最為重要的是，在中國企業(yè)國際化的進程中，數(shù)據(jù)孤島已經(jīng)成為明顯的阻礙。同樣，對于需要調(diào)用企業(yè)財務數(shù)據(jù)的外部相關(guān)部門，也難以避免數(shù)據(jù)孤島的尷尬。審計部門就“深受其害”。由于企業(yè)不能提供標準化的數(shù)據(jù)，審計部門要運用信息化手段進行審計成為空談。其他如國家監(jiān)督、財政、統(tǒng)計等部門，在行使職能時，同樣也對企業(yè)的數(shù)據(jù)孤島感受深刻。為獲取財務軟件的數(shù)據(jù)，軟件開發(fā)商不得不采用專門開發(fā)接口軟件、人工二次輸入等方法來達到此目的。因此，近年來，軟件應用響起了“整合之聲”，用戶整合信息資源的愿望比任何時候都來得強烈，期待軟件行業(yè)標準出現(xiàn)的要求逐漸浮出水面。

審計署聯(lián)合財政部，組織審計署計算技術(shù)中心、財政部會計司、審計署駐南京特派員辦事處、信息產(chǎn)業(yè)部電子標準化所，以及金算盤、浪潮等廠商相關(guān)人員共同研究，在此前兩個標準的基礎(chǔ)上(1998年，中國軟件行業(yè)協(xié)會財務軟件分會編制的《財務軟件數(shù)據(jù)接口標準》；2004年，根據(jù)國家標準化管理委員會關(guān)于“要符合國家標準撰寫格式及語言規(guī)范；要使用數(shù)據(jù)元素表示；會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸出文件要有文本和XML格式”的要求)，編制出《信息技術(shù)、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》，2005年，經(jīng)國家標準化管理委員會批準實施。該標準的制定、頒布和實施，為標準使用者理解會計核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎(chǔ)；規(guī)范了會計核算軟件數(shù)據(jù)接口的文本格式和XML格式；為會計核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。

但在《信息技術(shù)、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》標準中，并沒有對XBRL格式做出相應的明確規(guī)定。XBRL是以ＸＭＬ為基礎(chǔ)的網(wǎng)上企業(yè)報告的標準語言。它是ＸＭＬ在企業(yè)報告領(lǐng)域中的應用，繼承了ＸＭＬ所擁有的所有語言優(yōu)勢。這種數(shù)據(jù)格式可以使會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)實現(xiàn)實時傳遞，增加了公司財務報告披露的透明度，同時極大地提高了財務報告信息處理的效率。目前澳大利亞、加拿大、美國、德國、英國、日本、新加坡等國家紛紛成立XBRL組織，來推動此項技術(shù)標準的執(zhí)行。XBRL標準的推廣和執(zhí)行，對會計信息的獲取具有無法比擬的優(yōu)勢。所以在進行通用接口的設(shè)計時應把XBRL的標準包含在其中。

為解決數(shù)據(jù)孤島問題，財務軟件的數(shù)據(jù)接口設(shè)計應包括4個部分：XBRL數(shù)據(jù)接口文檔、數(shù)據(jù)映射表、數(shù)據(jù)采集模塊和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊（見圖1）。XBRL數(shù)據(jù)接口文檔包含所有從財務軟件采集數(shù)據(jù)的項目，可以是憑證賬簿、報表或其他數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)映射表用于定義會計業(yè)務數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)到XBRL數(shù)據(jù)接口文檔標簽間的映射，相當于數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)的ODBC；數(shù)據(jù)采集模塊負責根據(jù)數(shù)據(jù)映射表從財務軟件數(shù)據(jù)庫中讀取數(shù)據(jù)，保存在XBRL數(shù)據(jù)接口文檔中；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊將XBRL數(shù)據(jù)接口文檔中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成不同的格式，如Word 、Excel等格式數(shù)據(jù)。

三、動態(tài)跟蹤功能

企業(yè)管理系統(tǒng)中，業(yè)務處理是實時進行的，尤其是網(wǎng)絡化系統(tǒng)，審計線索可能轉(zhuǎn)瞬即逝，因此審計時必須對重要的業(yè)務處理、關(guān)鍵的處理程序、某些業(yè)務人員的操作等進行動態(tài)跟蹤，才能發(fā)現(xiàn)問題所在。為完成審計目標，軟件開發(fā)商在進行會計信息系統(tǒng)設(shè)計時，應設(shè)計以下模塊：

1. 監(jiān)視記錄模塊

監(jiān)視記錄模塊功能包括：記錄用戶標識；使用軟件的起止時間；調(diào)用的子程序及調(diào)用子程序的起止時間；訪問的硬件設(shè)備及訪問的起止時間；使用軟件過程中訪問的文件和目錄，訪問的類型（創(chuàng)建、打開、關(guān)閉、讀、寫、拷貝、刪除、重命名、運行等）以及訪問的起止時間；針對文件數(shù)據(jù)的操作，包括讀、增、刪、改、復制等操作以及操作對象在文件中的具體位置等。

2. 監(jiān)視模塊

監(jiān)視模塊功能包括：

①監(jiān)視整個應用軟件的活動，并提供詳細的監(jiān)視記錄，使所有活動留下線索。

②在一定程度上檢測和判定對系統(tǒng)的入侵和入侵企圖，提供報警信息并能實施必要的應急措施。例如，如果發(fā)現(xiàn)某個用戶連續(xù)多次不成功進入系統(tǒng)或某個敏感子程序，應立即向安全控制臺報警，甚至鎖住該用戶的賬號等待進一步的處理。

③監(jiān)視記錄文件的維護。隨著時間的推移，監(jiān)視記錄文件會不斷地膨脹，因此，有必要提供對監(jiān)視記錄文件的各種維護處理，如轉(zhuǎn)存、拷貝等。

④監(jiān)視記錄的查詢功能。能夠?qū)崿F(xiàn)按操作功能分類、操作日期、操作模塊等各種不同方式的方便查詢，最好能夠做到情景重現(xiàn)，以便審計部門從中尋找線索。

⑤監(jiān)視記錄的刪除限制，軟件應采取一定的措施，防止監(jiān)視記錄被隨意清除。

為實現(xiàn)上述模塊功能的設(shè)計，軟件開發(fā)商可以從以下幾個方面著手：

1. 數(shù)據(jù)庫

Microsoft SQL Server 2000是企業(yè)信息管理系統(tǒng)中應用較為廣泛的一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，其帶有的常用工具包括SQL Server Profiler，對于設(shè)計動態(tài)跟蹤模塊是一個很好的工具，可以利用其跟蹤事件的功能，通過適當?shù)脑O(shè)置來安排審計軌跡。為了使用這一工具，必須創(chuàng)建一個跟蹤定義，一旦定義了跟蹤，就可以啟動、停止、暫停和繼續(xù)運行跟蹤。當其運行時，SQL Server Profiler監(jiān)測指定服務器上的SQL Server事件，并且為所選的事件捕捉滿足過濾條件的指定數(shù)據(jù)。當這種跟蹤數(shù)據(jù)被捕捉時可以交互顯示，并且將跟蹤結(jié)果存儲在指定的表或文件中，一旦設(shè)置完成，就可以運行跟蹤了。跟蹤可以是持續(xù)運行的，為了不影響系統(tǒng)的性能，應當及時將相應的跟蹤文件備份。當然，審計人員應當根據(jù)被審計方的實際情況做出運行跟蹤最佳時間的職業(yè)判斷以便提高系統(tǒng)的運行效率。另外，設(shè)計者也可以利用Microsoft SQL Server2000提供的觸發(fā)器技術(shù)來設(shè)計，與SQL Server Profiler相比，它更加靈活，功能更強大。

應用軟件應提供與SQL Server監(jiān)測記錄的接口功能，根據(jù)SQL Server的監(jiān)測記錄信息，智能性地判斷或還原為當時用戶所做的操作及操作流程。

應用軟件應利用SQL Server的觸發(fā)器技術(shù)，做到監(jiān)視記錄的實時、完整的保存。例如，當用戶執(zhí)行刪除操作時，系統(tǒng)應立即對該記錄以及該記錄的相關(guān)信息進行保存，然后才執(zhí)行刪除。

2. 應用軟件

首先，應設(shè)置相應的安全訪問控制，記錄各種訪問，尤其是數(shù)據(jù)更改、刪除和新增的記錄必須保留（尤其是數(shù)據(jù)更改、刪除時，必須對原記錄進行轉(zhuǎn)存保留，以便日后追溯時能做到情景重現(xiàn)）；其次，各種電子憑證必須具備防抵賴、防偽造和可追溯性，如可采用可靠的電子簽名來代替原有的手簽。

四、完善審計線索存儲功能

審計線索對審計工作來說是極為重要的。審計人員正是通過跟蹤審計線索，不斷收集、鑒定和綜合運用審計證據(jù)審核有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務。在傳統(tǒng)商務活動過程中，每筆交易都有一個完整的審計線索，交易的每一環(huán)節(jié)都有文字記錄，都有經(jīng)手人簽字，審計線索十分清楚。審計人員可以從原始單據(jù)開始，對交易事項進行追蹤，一直到報表為止；也可以從報表開始，追根尋源，一直追溯到原始單據(jù)，從而形成了順查、逆查等審計方法。但是，實現(xiàn)電子商務以后，傳統(tǒng)的單據(jù)沒有了，紙質(zhì)記錄消失了，代之的是存有數(shù)據(jù)處理資料的磁盤、磁帶、光盤等，這些存儲在磁性介質(zhì)上的信息是機器可讀的，它們不再是肉眼所能直接識別的了。此外，原始單據(jù)進入計算機以后，中間的交易處理由計算機自動完成，傳統(tǒng)的審計線索在這里中斷、消失了，傳統(tǒng)的審計方法，有的已不適用。審計線索的肉眼不可見性，一方面增加了審計調(diào)查取證的難度，另一方面也從心理上給審計人員造成了壓力。

為解決這一問題，會計信息系統(tǒng)應提供保存這些審計線索的功能或技術(shù)。為最大限度地保存審計線索，王海洪(2005)提出增加數(shù)據(jù)庫字段來解決問題，但這種方法只治標不治本，電子審計線索一般是由數(shù)據(jù)和過程組成，如果僅通過增加字段把一些審計線索保存起來，而過程卻不加保存，這些審計線索將是不完整的。為此，在應用程序的設(shè)計過程中，可以嵌入一些審計程序，由審計程序把那些運行過程中涉及的有關(guān)資源、事件、參與者和地點的數(shù)據(jù)元素將通過一個簡單的記錄過程收集存儲，形成一些用于記錄過程、維護過程和報告過程的表單和報表。在這些表單和報表中有某些業(yè)務處理的完整審計線索鏈。因此，只有將增加數(shù)據(jù)庫字段和過程保存結(jié)合起來，才能真正將審計線索存儲。

總之，要使設(shè)計的會計信息系統(tǒng)具有上述功能，需要教學研究機構(gòu)、軟件開發(fā)商、審計機構(gòu)和企業(yè)共同努力。教學研究機構(gòu)需要高瞻遠矚，研究和洞察信息技術(shù)，并針對會計信息系統(tǒng)中出現(xiàn)的新問題，培養(yǎng)一批既懂業(yè)務又懂技術(shù)的復合性人才。審計機關(guān)需要協(xié)同有關(guān)部門和軟件公司，根據(jù)國家審計的要求制定出相關(guān)的規(guī)范，以提高軟件的數(shù)據(jù)共享功能。軟件開發(fā)商不僅需要了解企業(yè)的核算和管理要求，而且還需要考慮國家有關(guān)部門的統(tǒng)計、審計的需求，切實提高軟件產(chǎn)品的性能，加強對先進管理思路和標準的理解，并將其落實到軟件產(chǎn)品中去。

主要參考文獻

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