一#65380;轉(zhuǎn)變觀念，強化服務(wù)意識

轉(zhuǎn)變觀念，就是要轉(zhuǎn)變檔案管理的“就檔案論檔案”#65380;“看門守攤，等人查檔”的片面思維，要把科技檔案用活#65380;用足#65380;用好#65377;高校的科技檔案管理部門和人員應(yīng)牢固樹立服務(wù)意識，在正確處理好開放與控制#65380;經(jīng)濟效益與社會效益的前提下，把提高科技檔案工作服務(wù)質(zhì)量作為檔案工作的生命線，作為檔案事業(yè)永恒的主題#65377;在科技檔案管理工作中，要切實改變觀念，注重實效，通過深化改革，積極地把科技檔案管理由“死”變“活”，由“靜”變“動”，由“被動查詢”變“主動服務(wù)”#65377;

高?？萍紮n案工作應(yīng)樹立開放服務(wù)意識#65377;確立檔案資源共享理念和公共文化服務(wù)理念，整合內(nèi)部資源，積極推行開放式管理，而不應(yīng)將高?？萍紮n案工作僅局限于“為保管而保管，重保管輕利用”，忽視將科技檔案資源的潛在知識價值，而應(yīng)將檔案資源納入到高校整個事業(yè)發(fā)展的框架之內(nèi)，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用#65377;

二#65380;擴大宣傳，突出服務(wù)主題

在做好日常工作的同時，應(yīng)加大對所保管科技檔案的范圍#65380;類別以及為社會提供服務(wù)途徑的宣傳力度#65377;可以采取切實有效的方式直接為用戶提供多種服務(wù)，如為用戶提供科技檔案原件#65380;復(fù)制件，提供有關(guān)目錄和各種參考資料，提供有關(guān)咨詢服務(wù)，提供計算機檢索等等;可以舉辦一些科技成果的展覽，主動向社會傳遞科技信息;可以有針對性地編研一些科技成果向人們展示科技風(fēng)采#65377;通過各種形式的宣傳和服務(wù)，可以擴大科技檔案信息的影響，集思廣益，更好地為社會服務(wù)，同時也可檢驗和推動科技檔案的管理工作，促進科技檔案各項業(yè)務(wù)工作的改進和提高#65377;因此，在做好保密工作的原則下進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以實現(xiàn)知識的共享，使科技檔案信息不再成為信息的孤島#65377;

三#65380;夯實基礎(chǔ)，豐富服務(wù)內(nèi)容

豐富的檔案資源是開發(fā)利用科技檔案信息的物質(zhì)基礎(chǔ)#65377;只有確保歸檔文件的準(zhǔn)確#65380;完整，才能提供便捷的利用，否則科技檔案的利用就成了“無米之炊”#65377;高校科技檔案的歸檔范圍包括各種科學(xué)技術(shù)活動中所形成的全部技術(shù)文件材料，這在國家教委頒布的《科研類檔案工作規(guī)范》中有明確的規(guī)定#65377;尤其要加強科研成果轉(zhuǎn)化階段形成材料的補充，在原有科研檔案管理基礎(chǔ)上注意收集鑒定后成果開發(fā)推廣階段形成的材料，主動與科研部門#65380;課題組#65380;科研開發(fā)部門聯(lián)系，主動向科技開發(fā)部門提供有價值的檔案，使高?？萍紮n案管理工作在動態(tài)的模式下運行和開展#65377;檔案館不僅要把檔案收集齊全，而且要有地方特色#65380;專業(yè)特色，結(jié)構(gòu)合理，更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)，為科技成果的推廣應(yīng)用服務(wù)#65377;在豐富館藏的同時，還應(yīng)注意豐富館藏的標(biāo)準(zhǔn)不是一味講究多多益善，相反，豐富的館藏不但要求量的豐富，而且還要質(zhì)量優(yōu)良，做到檔案接收的完整#65380;科學(xué)#65380;合理#65377;

四#65380;強化管理，保證服務(wù)質(zhì)量

針對實際工作中存在的“定期檢查不到位，保管#65380;調(diào)閱#65380;審批等隨意性較大，無檔可查，有檔不用”等現(xiàn)象，高校檔案管理部門應(yīng)全方位實現(xiàn)科技檔案的管理創(chuàng)新，具體包括:

1#65380;制度化管理#65377;“沒有規(guī)矩，不成方圓”#65377;制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，高校應(yīng)建立健全科技檔案管理的各項規(guī)章制度:①建立并完善科技檔案的收集制度，以確保各單位分散形成的科技信息文件材料完整地移交到檔案部門;②建立并完善科技檔案的保管制度，不斷提高保管工作水平，使科技檔案處于最佳保管狀態(tài)，以便能隨時開展有效服務(wù);③建立并完善科技檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格科技檔案調(diào)閱的審批程序，嚴(yán)禁課題組以外的人員未經(jīng)允許查閱科技檔案，加強科技檔案的安全性和保密性;④在進行科技成果的轉(zhuǎn)化過程中還要做好知識產(chǎn)權(quán)的保護工作，根據(jù)《技術(shù)合同法》和《成果轉(zhuǎn)化法》制定切實可行的利益分配細則及獎勵政策，保護和提高科技人員進行成果轉(zhuǎn)化的積極性，等等#65377;

2#65380;標(biāo)準(zhǔn)化管理#65377;高?？萍紮n案從收集#65380;整理到最后歸檔#65380;存入微機，其內(nèi)容分類#65380;編號及案卷目錄都要符合國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，做到條理清晰，目的明確，保證完整，避免漏失#65377;

3#65380;現(xiàn)代化管理#65377;近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案部門應(yīng)在采用先進技術(shù)和先進設(shè)備加強科技檔案管理的同時，認(rèn)真學(xué)習(xí)并借鑒其他行業(yè)管理的先進經(jīng)驗，如掃描#65380;光盤存儲#65380;OCR自動識別#65380;數(shù)據(jù)控制#65380;縮微技術(shù)#65380;數(shù)字影像技術(shù)#65380;OA系統(tǒng)等，不斷實現(xiàn)高?？萍紮n案管理的技術(shù)創(chuàng)新，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校科技檔案工作的管理創(chuàng)新，逐步提高高?？萍紮n案的管理水平#65377;

五#65380;創(chuàng)新機制，提升服務(wù)水平

1#65380;服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新#65377;高校檔案部門應(yīng)根據(jù)自身實際和學(xué)校發(fā)展的需要，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，開展各種關(guān)于科技檔案的特色服務(wù)，積極為科研工作者提供科技檔案數(shù)據(jù)和信息#65377;

2#65380;服務(wù)方式創(chuàng)新#65377;高校檔案管理部門應(yīng)努力做好對科技檔案信息資源的深層次開發(fā)，大力開展編研工作，如教師在科研活動中形成的檔案材料可編成《科技成果要覽》#65380;《科研成果目錄》等，通過內(nèi)部或公開出版物#65380;新聞報道等形式進行宣傳，以備在產(chǎn)學(xué)研洽談會#65380;高科技發(fā)布會等場合的工作之需，促進成果的推廣和應(yīng)用#65377;也可利用辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實行網(wǎng)上服務(wù)與送資料上門，變被動為主動，變滯后為超前，使科技檔案服務(wù)積極躋身于高?？蒲?65380;生產(chǎn)的第一線#65377;

3#65380;服務(wù)手段創(chuàng)新#65377;高校檔案部門要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如辦公自動化#65380;電子辦公系統(tǒng)#65380;校園網(wǎng)絡(luò)#65380;信息高速公路等，實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化#65380;網(wǎng)絡(luò)化#65380;信息化與智能化，為利用者提供高效#65380;優(yōu)質(zhì)#65380;快速的服務(wù)#65377;

六#65380;加強培訓(xùn)，提高服務(wù)技能

良好的工作環(huán)境和高素質(zhì)的檔案管理人員是實現(xiàn)高?？萍紮n案工作新發(fā)展新跨越的基礎(chǔ)和保證，特別在信息技術(shù)突飛猛進的新時代，高?？萍紮n案工作更需要一大批具有創(chuàng)新意識#65380;創(chuàng)新知識#65380;創(chuàng)新能力的人才，要求科技檔案管理人員既要具備優(yōu)良的思想品質(zhì)，又要懂得科技檔案管理的專業(yè)知識，具備現(xiàn)代計算機的實際應(yīng)用能力#65377;高校除要為檔案管理人員營造創(chuàng)新的文化氛圍外，還應(yīng)提出管理目標(biāo)激勵檔案管理人員創(chuàng)新，建立科技檔案管理人員培訓(xùn)機制，通過多種形式，實行多層次的培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，包括計算機#65380;英語#65380;檔案專業(yè)業(yè)務(wù)等各方面的知識與技能，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證高?？萍紮n案管理的科學(xué)化#65380;規(guī)范化，從而不斷發(fā)揮科技檔案資源在高校發(fā)展中的積極作用#65377;

總之，我們要站在“科教興國”的高度，加強高校科技檔案工作，不斷改進工作方法，更加科學(xué)合理地開發(fā)利用科技檔案，推動高校科研工作的大發(fā)展，使科技成果迅速推廣，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟效益，進而加速科技進步，為建設(shè)創(chuàng)新型國家作出應(yīng)有貢獻#65377;

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作者單位:西華大學(xué)檔案館