電子文件的歸檔范圍及其保管期限研究是電子文件歸檔管理中的一個(gè)重要課題#65377;由于電子文件管理的特殊性，決定著它不同于紙質(zhì)文件管理，因而，在其歸檔范圍和保管期限上并不能與紙質(zhì)文件完全等同#65377;另外，由于電子文件形成特點(diǎn)和保存與閱讀條件的限制，在其歸檔時(shí)又不得不增加了許多背景信息，因此，對(duì)電子文件的歸檔管理，有必要在參照紙質(zhì)文件歸檔范圍及其保管期限的基礎(chǔ)上，做專門的研究并制定出專門的電子文件歸檔范圍及其保管期限表#65377;

一#65380;電子文件的類別劃分與設(shè)置電子文件歸檔范圍及其保管期限的重要性

電子文件是指由計(jì)算機(jī)生成并依賴于計(jì)算機(jī)處理和閱讀的文件，種類繁多，劃分角度多種多樣#65377;本文主要從歸檔管理角度，從法律效力和雙套制管理模式兩個(gè)角度對(duì)電子文件作如下劃分:歸檔電子文件在法律效力上可以劃分為正式電子文件和非正式電子文件兩大類;在管理上也可以劃分為無紙電子文件和有紙電子文件兩大類#65377;

所謂正式電子文件，是指按照電子簽名法要求和相關(guān)技術(shù)規(guī)范形成的具有法律效力的#65380;不依賴于其他載體而獨(dú)立存在的電子文件#65377;這種電子文件從形成#65380;辦理到歸檔都是獨(dú)立進(jìn)行的，它可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形態(tài)，但不是為了法律上的生效#65377;這類電子文件正在逐步產(chǎn)生中，為數(shù)還不多，但它所形成的電子檔案，由于沒有其他載體為依托，在管理和利用上沒有其他檔案管理可參照而顯得非常重要，對(duì)它的管理，特別是在設(shè)置歸檔范圍和保管期限上，與一般電子文件有很大區(qū)別#65377;所謂非正式電子文件，是指尚未具備法律效力的電子文件#65377;這類電子文件在歸檔和保管過程中不能獨(dú)立存在，而必須有具法律效力的非電子簽章的紙張或其他載體為依托，這是實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件雙軌制歸檔制度和雙套制管理模式的主要原因#65377;目前在檔案部門，對(duì)這類電子文件的歸檔強(qiáng)調(diào)必須同時(shí)保存具有法律效力的紙質(zhì)文件，對(duì)其歸檔范圍和保管期限，則完全對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件歸檔要求執(zhí)行#65377;非正式電子文件在歸檔時(shí)，其實(shí)就是歸檔紙質(zhì)文件的附屬物，它所形成的電子檔案實(shí)際上就是紙質(zhì)檔案的電子版#65377;

如果從法律的角度把電子文件劃分為正式與非正式電子文件的話，那么，從其形成和辦理過程的角度來看，則可以把電子文件劃分為無紙電子文件和有紙電子文件兩大類#65377;電子文件是隨著計(jì)算機(jī)運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生并不斷擴(kuò)展的，這一運(yùn)用是漸進(jìn)的#65377;電子文件的產(chǎn)生，其數(shù)量由少到多，其種類由簡(jiǎn)到繁，它與紙質(zhì)文件同時(shí)存在，而并非是完全取而代之，因而，在現(xiàn)階段，或在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，紙質(zhì)文件與電子文件將長(zhǎng)期并存，這是電子文件與紙質(zhì)文件雙軌制歸檔制度和雙套制管理辦法的前提因素#65377;由于電子文件與紙質(zhì)文件在產(chǎn)生和辦理過程中，都是交織在一起的，因而使歸檔管理變得復(fù)雜起來#65377;有些單位雖然尚未實(shí)施辦公自動(dòng)化，但計(jì)算機(jī)運(yùn)用已相當(dāng)普及，許多文件不僅有紙質(zhì)版也有電子版#65377;這類電子文件絕大多數(shù)有紙質(zhì)可對(duì)應(yīng)，但也有一些業(yè)務(wù)過程性和具體操作性的電子文件則未必有紙質(zhì)對(duì)應(yīng)，因而產(chǎn)生了有紙電子文件和無紙電子文件兩種情況;而在另外一些單位，已經(jīng)或正在組織實(shí)施辦公自動(dòng)化，電子文件的形成次序是先電子后紙質(zhì)，并正在逐步取消紙質(zhì)，大量電子文件已無紙質(zhì)可對(duì)應(yīng)，但由于法律上需要，檔案部門在歸檔時(shí)要求凡列入歸檔范圍的必須再生成并保存一套蓋有印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字的紙質(zhì)文件，而未列入歸檔范圍的大量電子文件，就再也難覓紙質(zhì)版了，成為無紙電子文件#65377;可見，有紙電子文件與無紙電子文件在各單位都是普遍存在的，有的先有電子后有紙質(zhì)，有的先有紙質(zhì)后有電子，有的只有電子而無紙質(zhì)，也有的只有紙質(zhì)而無電子，這種混亂的局面影響著電子文件的歸檔和管理，簡(jiǎn)單地套用紙質(zhì)文件的歸檔范圍及其保管期限規(guī)定是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的#65377;

需要指出的是，正式電子文件與無紙電子文件#65380;非正式電子文件與有紙電子文件是從不同角度劃分的，它們是交叉的并存關(guān)系，沒有必然的聯(lián)系，不能簡(jiǎn)單地等同起來#65377;當(dāng)然，正式電子文件大多數(shù)是無紙電子文件，而非正式電子文件多數(shù)是有紙電子文件，在歸檔時(shí)要明確電子文件的上述身份，標(biāo)明正式和有紙與否，以便區(qū)別對(duì)待，互相照應(yīng)#65377;凡是正式電子文件要確保相應(yīng)背景信息文檔一同歸檔并重點(diǎn)監(jiān)管;凡是有紙電子文件則要與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)，進(jìn)行關(guān)聯(lián);凡是無紙電子文件則要特別標(biāo)記，以防不測(cè)#65377;

二#65380;電子文件歸檔范圍及其保管期限的特殊性表現(xiàn)

由于上述歸檔電子文件種類的復(fù)雜性，電子文件歸檔在其范圍和保管期限上完全套用紙質(zhì)文件只能是權(quán)宜之計(jì)，應(yīng)該根據(jù)電子文件歸檔范圍及保管期限的特殊性，制定專門的電子文件歸檔范圍和保管期限表#65377;那么，這種特殊性表現(xiàn)在哪些方面呢?筆者認(rèn)為，主要有以下3點(diǎn):

一是文件面廣量大#65377;較之紙質(zhì)文件，電子文件的形成更加廣泛，數(shù)量更多;不同版本的電子文件便于復(fù)制#65380;轉(zhuǎn)換;在辦公自動(dòng)化條件下的紙質(zhì)文件只是電子文件中的一部分，電子文件數(shù)量與日俱增#65377;而電子文件本身除了內(nèi)容信息外，還要保存與內(nèi)容信息有關(guān)，便于閱讀#65380;保存#65380;轉(zhuǎn)換的背景信息和軟硬件相關(guān)信息#65377;因此，電子文件的歸檔范圍應(yīng)該比紙質(zhì)文件來得更為廣泛#65377;

二是保存空間拓展#65377;電子文件的歸檔，如果不考慮紙質(zhì)對(duì)應(yīng)因素，其歸檔數(shù)量的多少，已經(jīng)不是制約其歸檔價(jià)值鑒定的潛在的主要因素了#65377;換句話說，電子文件的歸檔可以消除紙質(zhì)文件歸檔時(shí)“漲庫”的顧慮#65377;紙質(zhì)文件的歸檔以價(jià)值鑒定為主，而價(jià)值鑒定以文件內(nèi)容重要與否為主要依據(jù)#65377;但是，在確定哪些文件歸檔#65380;哪些文件不歸檔時(shí)，都不得不考慮到一個(gè)嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí):浩如煙海#65380;堆積如山且與日俱增的檔案文件，與保管庫房的有限#65380;保管設(shè)備的限制以及查找利用的困難是一對(duì)突出的矛盾，解決這一矛盾的傳統(tǒng)觀念，就是在歸檔時(shí)，要確保有保存價(jià)值的文件歸檔，剔除那些被認(rèn)為沒有保存價(jià)值的文件，因而，歸檔的文件只是占所有形成文件中的極小部分，許多文件沒有被保存下來，這是紙質(zhì)文件歸檔管理的嚴(yán)重不足，是受到客觀條件限制的一種無奈之舉#65377;在電子時(shí)代，保存電子文件與保存紙質(zhì)文件所處的環(huán)境和條件已發(fā)生了根本性變化，人們不再擔(dān)憂保存的空間問題了，現(xiàn)代技術(shù)使我們有足夠的空間保存更多的文件#65377;當(dāng)然，也許有人會(huì)問:凡是文件是否都需要?dú)w檔?人類活動(dòng)的歷史記錄是否都需要保存?從檔案鑒定學(xué)理論上講，決定該文件能否歸檔保存的因素是它的“保存價(jià)值”，而非僅指文件的自身價(jià)值#65377;“保存價(jià)值”是由文件的自身價(jià)值#65380;社會(huì)需要以及保管條件和人們判定認(rèn)知水平等多種因素組合而成，具有較大的不確定因素，要因時(shí)#65380;因地#65380;因勢(shì)變化而變化#65377;例如:當(dāng)人們判定某個(gè)文件沒有保存價(jià)值而未列入歸檔范圍或銷毀，若干年后，情況發(fā)生了變化，這一文件恰恰具有很高的“保存價(jià)值”，這種情況在文件歸檔#65380;館(室)藏檔案鑒定中時(shí)常發(fā)生#65377;在一些單位，應(yīng)該歸檔的文件沒有歸檔，不應(yīng)銷毀的檔案卻被銷毀了，歸根到底，是我們這個(gè)時(shí)代——紙質(zhì)檔案管理時(shí)代的局限性問題#65377;從根本上講，任何文件之所以能形成#65380;運(yùn)轉(zhuǎn)#65380;辦結(jié)#65380;休眠，都有它的內(nèi)在規(guī)律，其自身價(jià)值或多或少是客觀存在的，都有被保存下來的權(quán)力#65377;能否被人類所保存，取決于人類社會(huì)的技術(shù)與手段以及認(rèn)可程度，人類應(yīng)該在力所能及的情況下盡可能多地保存自己活動(dòng)的歷史記錄#65377;

三是查找快速準(zhǔn)確#65377;紙質(zhì)文件在“漲庫”的同時(shí)，還嚴(yán)重影響著查找利用#65377;傳統(tǒng)檔案管理理論，就是要對(duì)檔案分門別類進(jìn)行管理，對(duì)檔案分清玉石進(jìn)行鑒定，目的就是為了既保管方便，利用時(shí)又能快速準(zhǔn)確地查找出來#65377;傳統(tǒng)管理方法困難重重，數(shù)量愈多，困難愈大，因此，把好歸檔文件質(zhì)量關(guān)顯得至關(guān)重要#65377;但是，現(xiàn)代技術(shù)條件下，電子文件不僅能夠“海量存貯”，同時(shí)，還能夠通過目錄和全文檢索，快速查找，準(zhǔn)確提供利用#65377;通過索引和關(guān)聯(lián)，通過計(jì)算機(jī)的快速搜索，從浩瀚的電子文件中查找利用者所需的那份文件已不再像手工檢索那么困難，這就為電子文件歸檔解決了后顧之憂#65377;當(dāng)然，電子文件的快速查找利用并不是自發(fā)的，需要我們?cè)跉w檔時(shí)做好大量基礎(chǔ)工作，從技術(shù)和管理兩個(gè)層面保證歸檔電子文件有序#65380;有效#65377;一旦做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，電子文件的歸檔就可以更好地滿足人們對(duì)更多文件的保存和利用需求#65377;

三#65380;設(shè)置電子文件歸檔范圍及其保管期限的原則和要求

設(shè)置電子文件歸檔范圍及保管期限應(yīng)遵循以下6個(gè)方面的原則和要求:

1#65380;一致性原則#65377;即與紙質(zhì)文件屬于完全相同的同一內(nèi)容文件，其歸檔范圍及其保管期限的確定應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔要求保持一致#65377;因此，電子文件歸檔范圍及保管期限表的制定，必須在紙質(zhì)文件原有歸檔范圍及其保管期限表基礎(chǔ)上進(jìn)行，而不是另起爐灶，自搞一套與紙質(zhì)文件毫無關(guān)系的歸檔范圍與保管期限表#65377;

2#65380;歸檔范圍適度放寬原則#65377;即電子文件歸檔范圍要比紙質(zhì)文件的歸檔范圍來得更加廣泛#65377;如果說，在紙質(zhì)文件歸檔時(shí)，若遇到可歸可不歸的一類文件，在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)毫不猶豫地加以歸檔#65377;比如，紙質(zhì)文件歸檔強(qiáng)調(diào)結(jié)論性和總結(jié)性的材料而忽略過程性#65380;具體性材料，但在電子文件歸檔時(shí)則可以同時(shí)歸檔#65377;此外，除內(nèi)容拓展之外，由于系統(tǒng)和設(shè)備的需要，歸檔的電子文件往往還要附帶一些產(chǎn)生電子文件和辦理過程的背景信息以及其他相關(guān)信息隨同該電子文件一起歸檔，在制定歸檔范圍和保管期限表時(shí)要予以充分考慮#65377;

3#65380;期限適度延長(zhǎng)原則#65377;由于電子文件的優(yōu)越性，決定了它歸檔后既能海量存貯，又能快速查找，解決了檔案的保管和利用問題，所以，在電子檔案的保管期限上較之紙質(zhì)檔案可以適當(dāng)延長(zhǎng)#65377;處理原則是:在歸檔時(shí)，同一內(nèi)容的電子文件保管期限可以與紙質(zhì)文件一致，也可以適當(dāng)延長(zhǎng)，但不能縮短#65377;在保管期限的劃分上，文書檔案習(xí)慣使用的永長(zhǎng)短三分法正在改革之中，電子文件的保管期限劃分可以先行改革，總體上劃分為兩大類，即進(jìn)館與不進(jìn)館兩檔，在不進(jìn)館一類中再按年劃分若干檔次，一般認(rèn)為劃分10年#65380;30年#65380;50年三檔較為合適，但這不是絕對(duì)的，各單位可以視其具體情況而定#65377;

4#65380;價(jià)值鑒定的綜合性原則#65377;歸檔文件的鑒定主要取決于文件的價(jià)值，文件價(jià)值主要由其來源#65380;內(nèi)容#65380;形式等因素決定#65377;紙質(zhì)文件歸檔主要看文件內(nèi)容，但電子文件的歸檔除了內(nèi)容因素之外，還有其他各種因素要結(jié)合起來加以綜合考慮#65377;在確定其保管期限的時(shí)候，也要從多方面考慮，尤其是要更多地考慮系統(tǒng)和軟硬件設(shè)備的因素，還要考慮信息載體的因素等等#65377;由于電子文件具有易逝性#65380;可更改性和拷貝不走樣等特點(diǎn)，決定了電子文件的保管期限具有綜合性因素，它一方面可以反復(fù)拷貝，無限期地保存下去，但另一方面，又受到數(shù)據(jù)源信息真實(shí)性和可讀性被破壞的擔(dān)憂和限制#65377;解決這些矛盾，既要靠先進(jìn)的技術(shù)手段做保障，同時(shí)，又要有嚴(yán)密的管理措施和強(qiáng)有力的組織實(shí)施，二者缺一不可#65377;

5#65380;電子文件歸檔“以我為主”原則#65377;電子文件的歸檔，特別是在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)上，各應(yīng)用單位的電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)實(shí)行歸檔文件合理分工，明確主次，以避免重復(fù)歸檔，盡量減少重份電子文件(即內(nèi)容完全相同的同一份電子文件)#65377;解決這一問題的基本思路是按照文件的產(chǎn)生部門，實(shí)行“誰形成，誰歸檔”#65380;“以我為主”的電子文件歸檔辦法#65377;文件有收文#65380;發(fā)文#65380;內(nèi)部文件之分，在歸檔時(shí)，一個(gè)單位的文件不外乎有兩大類:自己形成的文件和外單位的文件#65377;傳統(tǒng)的歸檔方式是考慮到相關(guān)聯(lián)文件的組合，而不論自制還是他制的文件一并組合歸檔，以便查找和利用#65377;這對(duì)于若干個(gè)文件相互交流的單位來說，各自都要?dú)w檔雙方的文件，而對(duì)于上級(jí)下發(fā)到下屬成百上千個(gè)單位的文件，一旦被貫徹執(zhí)行，或轉(zhuǎn)發(fā)，或傳閱，或辦理等而留有辦理痕跡，勢(shì)必歸檔，這對(duì)各單位來說，查找方便，利用及時(shí)#65377;但若干年后，移交給檔案館，從館藏檔案結(jié)構(gòu)總體上來說，同一內(nèi)容文件比比皆是，重份文件“充實(shí)”了館藏量#65377;這在紙質(zhì)時(shí)代是老大難的管理問題#65377;雖然客觀存在但也感到無礙大局，迫于無奈也尋找不出解決問題的辦法#65377;但是在電子時(shí)代，如果讓這一問題繼續(xù)下去，矛盾將顯得十分尖銳，因?yàn)樵谝粋€(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上和同一個(gè)服務(wù)器中，各單位重復(fù)歸檔著同一個(gè)電子文件，而且還導(dǎo)致難以確定哪一個(gè)文本才是正本——籍以憑證的“正宗”的電子文件，所以這是完全沒有必要的，絕不能照搬紙質(zhì)文件歸檔辦法#65377;各單位電子文件的歸檔，一定要貫徹“以我為主”的原則，盡可能地減少來文電子文件的歸檔#65377;但“以我為主”并非摒棄來文電子文件所有信息#65377;來文電子文件除原有內(nèi)容正文信息外，承辦單位在辦理過程中形成了與該電子文件密切相關(guān)的承辦信息，有時(shí)，這些信息還依附在來文電子文件上，需要把來文電子文件的著錄信息(除正文外的基本信息)與承辦信息一同歸檔，這是既要“以我為主”同時(shí)也“兼顧他人”的相結(jié)合的處置方法，而不是簡(jiǎn)單地一概否定來文信息的做法#65377;特別需要指出的是，在網(wǎng)絡(luò)化尚未完全覆蓋#65380;文件辦理雙軌制同步的情況下，許多來文本身就是紙質(zhì)的，或者雖是電子版的來文，卻由于領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員習(xí)慣于轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文本再進(jìn)行辦理，在來文正文文本上留有大量承辦信息，再經(jīng)過秘書人員等用計(jì)算機(jī)掃描，又轉(zhuǎn)換成電子版，然后辦畢歸檔，你能將此類文件置于歸檔范圍之外不顧嗎?這類文件的歸檔，來文正文信息不是主要的，主要的是承辦信息，由此而造成電子文件內(nèi)容的重復(fù)也是不可避免的#65377;

6#65380;電子文件的鑒定和銷毀宜采用“銷而不毀”的原則#65377;電子文件經(jīng)過鑒定同樣也會(huì)有失去保存價(jià)值以待銷毀的檔案文件#65377;與紙質(zhì)文件所不同的是，對(duì)檔案文件銷毀的方式存在著差異#65377;紙質(zhì)文件的銷毀，其物質(zhì)形態(tài)將被徹底毀滅，雖然也有一個(gè)待銷毀階段，但不能長(zhǎng)期擱置#65377;這種一步到位的不可逆轉(zhuǎn)的檔案物質(zhì)銷毀，一旦發(fā)生失誤，將造成無法挽回的損失，因而檔案部門慎而又慎，久而久之，成為檔案管理上一個(gè)“敢言而不敢為”的工作環(huán)節(jié)#65377;而電子文件的歸檔管理及其鑒定和銷毀將打破這一僵局，可以先于紙質(zhì)檔案在鑒定與銷毀上做嘗試和探索#65377;電子文件經(jīng)過鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的可以在時(shí)間上實(shí)行“永久性”銷毀，但可以在技術(shù)上把它們從“前臺(tái)熱門”打入“后臺(tái)冷宮”，在物質(zhì)形態(tài)上繼續(xù)存在而又不影響系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，一旦需要，即可恢復(fù)，重登“利用舞臺(tái)”#65377;這種銷毀，可以稱為系統(tǒng)的“邏輯銷毀”，而非物質(zhì)銷毀，可以在線，也可以脫機(jī)#65377;對(duì)系統(tǒng)來說，實(shí)際是“銷而不毀”;對(duì)利用者來講，被銷毀的電子文件，只不過是被“終結(jié)”的電子文件#65377;它們可以被人們從物質(zhì)形態(tài)上“根本性”銷毀，但是，它們畢竟不像紙質(zhì)文件那樣占據(jù)著大量的空間，它們的存在看不出有任何的危害，為什么一定要非清除不可呢?從這個(gè)意義上講，歸檔的電子文件即電子檔案將會(huì)是“永生”的#65377;

四#65380;設(shè)置電子文件歸檔范圍及保管期限需要注意的幾個(gè)問題

1#65380;在傳統(tǒng)的歸檔范圍和保管期限表基礎(chǔ)上增加相關(guān)歸檔類目#65377;現(xiàn)有歸檔類目主要針對(duì)文件內(nèi)容，電子文件歸檔類目除文件本身之外，還要增加相關(guān)背景信息類和其他相關(guān)信息文件類目作為必備的歸檔范圍并規(guī)定其期限，要研究并制定出這類信息的詳細(xì)類目#65377;

2#65380;做好電子文件歸檔時(shí)的各種標(biāo)記和關(guān)聯(lián)，并在歸檔范圍和保管期限表上明確要求#65377;要做到歸檔電子文件與相應(yīng)紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)，歸檔電子文件相關(guān)內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)#65377;

3#65380;開發(fā)電子文件歸檔范圍與保管期限表嵌入相應(yīng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的管理模塊#65377;電子文件是由計(jì)算機(jī)生成的，它們的歸檔管理也應(yīng)該由計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，要把研究并制定的電子文件歸檔范圍及其保管期限表錄入計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，讓其自動(dòng)識(shí)別，在人工干預(yù)下，自動(dòng)進(jìn)行電子文件歸檔工作#65377;因此，電子文件歸檔管理系統(tǒng)要具有以下幾個(gè)功能:第一，自動(dòng)標(biāo)識(shí)功能#65377;即自動(dòng)標(biāo)識(shí)正式與非正式#65380;有紙與無紙電子文件類別，進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于管理;第二，自動(dòng)歸檔功能#65377;即對(duì)辦公自動(dòng)化或文檔一體化等應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，進(jìn)行分門別類，自動(dòng)組合，實(shí)時(shí)加以接收并轉(zhuǎn)換，完成歸檔接收工作;第三，劃分保管期限功能#65377;即對(duì)照錄入的保管期限表，所有電子文件由計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)號(hào)入座，自動(dòng)劃分保管期限并顯示;第四，自動(dòng)鑒定功能#65377;即對(duì)照保管期限表，剔除無須歸檔電子文件，同時(shí)，對(duì)歸檔的電子文件，一旦保管期滿即行自動(dòng)鑒定，集中顯示以供處置;第五，數(shù)據(jù)恢復(fù)功能#65377;即對(duì)已經(jīng)鑒定并在系統(tǒng)中作出銷毀處理的電子文件，既能做下載處理，又能完全有效地加以恢復(fù)#65377;

綜上所述，電子文件與紙質(zhì)文件在歸檔管理和保管期限劃分等方面，既有聯(lián)系又有區(qū)別，電子文件在歸檔管理上的特殊性，決定了電子文件的歸檔范圍既要參照紙質(zhì)文件，又要在此基礎(chǔ)上有所拓展;在保管期限設(shè)置上，既要與紙質(zhì)文件一致，又要在此基礎(chǔ)上適當(dāng)延長(zhǎng);在電子文件鑒定和銷毀上，既要?jiǎng)澐謨r(jià)值區(qū)別對(duì)待，又要充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，銷而不毀，以防不測(cè)，以備萬一#65377;鑒于上述考慮，制定專門的適用電子文件的歸檔范圍和保管期限表是必要的，也是可行的#65377;只有制定出明確的電子文件歸檔范圍及其保管期限表，才能使電子文件歸檔管理更有操作性，既防止遺漏，又避免重復(fù)，既便于電子文件歸檔，也有利于紙質(zhì)文件歸檔，并相互照應(yīng)，形成科學(xué)規(guī)范#65380;安全有效的電子文件歸檔管理機(jī)制#65377;

作者單位:上海市檔案館