檔案事務(wù)所是一新型檔案工作機構(gòu)。出現(xiàn)的時間也不長，大約在五六年前才興起。《檔案學(xué)概論》上講，檔案事務(wù)所是提供檔案事務(wù)服務(wù)的一種商業(yè)性檔案服務(wù)機構(gòu)。這一新的事物一出現(xiàn)，就自己賦予了自身的工作職責(zé)：替或是幫助國家檔案館或機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)檔案室做具體的檔案業(yè)務(wù)整理工作。對于新事物的產(chǎn)生，人們總是抱著觀望的態(tài)度來關(guān)注，就在人們的觀望中，檔案事務(wù)所漸有壯大之趨勢，一時間，全國部分地區(qū)多家此類機構(gòu)悄然成立。其工作范圍也越來越大，連各類檔案館室檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)著錄工作也納入承包范圍。“活”還真不少，而且自負盈虧，不向國家要一分錢，同時還解決了一部分人員的就業(yè)問題，可謂好處多多。然而，筆者卻對此產(chǎn)生了一些疑慮，再反復(fù)思考，深覺不妥，中心的思想就是：當(dāng)前這類檔案事務(wù)所應(yīng)予停止。

一、從其產(chǎn)生的背景或原因來看。立足不穩(wěn)

檔案教科書上說，隨著檔案工作的發(fā)展，工作量日漸增長，但檔案部門編制少，行政編制更少，以至形成監(jiān)督指導(dǎo)工作量過大，行政監(jiān)管職能履行不夠充分，而且無暇顧及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，所以檔案事務(wù)所誕生后可以承擔(dān)部分勞務(wù)性較強的工作，以使檔案部門集中精力抓本職工作。實事求是地說，檔案事務(wù)所產(chǎn)生的原因是符合客觀實際的，從這個角度上講。這一新型檔案機構(gòu)是應(yīng)運而生。但是，這個產(chǎn)生的原因是不是催生檔案事務(wù)所誕生的必然因素呢?換句話說，檔案事務(wù)所的興起能不能緩解檔案部門人少工作量大的問題?或是檔案事務(wù)所就是解決問題的最佳途徑呢?這要從兩個方面來分析：首先，檔案工作量隨著檔案工作的迅猛發(fā)展有大幅度增加，這是不爭的事實，工作量大在哪里呢?主要就是檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)領(lǐng)域擴大和檔案館室信息化基礎(chǔ)工作相對滯后，就這兩部分工作量靠人員數(shù)量多來解決，實非合適之道，因為監(jiān)督指導(dǎo)和信息化基礎(chǔ)工作非常講究工作方法和人員能力素質(zhì)，所以，靠檔案事務(wù)所彌補、增加檔案部門人數(shù)來解決工作量大的問題實為不妥。其次，檔案部門編制少，以至有些工作任務(wù)完成困難，原因是多方面的，人的原因是“數(shù)量少，質(zhì)量也不高”(“質(zhì)量”就是指人員的知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)能力等)。檔案工作大發(fā)展，引進人才或者增加人員是趨勢，但就目前的現(xiàn)狀而言，提高現(xiàn)有檔案干部綜合素質(zhì)才是當(dāng)務(wù)之急。如果能建設(shè)成一支政治堅定、業(yè)務(wù)嫻熟、作風(fēng)過硬的檔案干部隊伍，筆者斷言：我們是能勝任檔案工作發(fā)展重任的。

兵不在多，貴在精。單純靠檔案事務(wù)所的“外來人口”來解決一些檔案人的份內(nèi)事。不是長久之計，檔案工作不能搞“人?！睉?zhàn)術(shù)。這樣說來，檔案事務(wù)所雖然是應(yīng)實際之需而立。但根基不穩(wěn)。

二、從其性質(zhì)上看。政企不分

檔案事務(wù)所是獨立經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧的企業(yè)單位，這是檔案事務(wù)所對自己本身的定位?？蓪嶋H上，檔案事務(wù)所大多掛靠在檔案行政管理部門，其組成人員一部分是機關(guān)工作人員，為有編制人員，一部分為臨時雇用人員。機構(gòu)性質(zhì)大多為事業(yè)單位，純民營企業(yè)少之又少。這樣的“企業(yè)”打著檔案行政管理部門的旗號到各處“加工服務(wù)”，似為不妥。

三、從其職責(zé)上看。越位明顯

檔案事務(wù)所主要職責(zé)之一是開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢?！稒n案法》規(guī)定，只有檔案行政管理部門才能具有檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職責(zé)，其他各類機構(gòu)不可能具備。

由此看出，檔案事務(wù)所的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)是不合法的。檔案業(yè)務(wù)工作由其指導(dǎo)，指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)是什么?一是根據(jù)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)。二是自己的一套標(biāo)準(zhǔn)。如果是參照檔案部門的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，那么，檔案部門的職責(zé)由檔案事務(wù)所來履行，檔案事務(wù)所就是越位。如果是自己的一套標(biāo)準(zhǔn)。那么就會和檔案部門的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生沖突，以至檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)在各單位相混淆，造成不必要的麻煩。

四、從其工作內(nèi)容上看。問題多多

再看檔案事務(wù)所的另一項職責(zé)：開展各種檔案勞務(wù)性工作。

檔案勞務(wù)性工作的內(nèi)容包括檔案整理、檔案檢索工具數(shù)字化等。檔案同行們都知道，檔案整理是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，就是為了解決檔案的零亂與管理和利用之間的矛盾，對檔案形成有序管理。檔案整理是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，從一份文件到一卷檔案的形成。不管是按公文立卷方法還是按歸檔文件方法整理，都是要有七八個步驟，是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，工作干起來，費時費力。如果把這一項工作交給檔案事務(wù)所來完成，著實是減輕了檔案部門工作壓力，但是這其中隱含的問題，也是令人擔(dān)憂的。

問題有三：一是檔案事務(wù)勞務(wù)性工作任務(wù)中，含有相當(dāng)一部分不能公開或者不宜公開的內(nèi)容。檔案事務(wù)所固然在雇用人員過程中會有一定約束措施，但檔案事務(wù)所人員的組成，來源多處，成份復(fù)雜。機構(gòu)對一些雇用人員約束力不強。如果發(fā)生檔案泄密事件，后果嚴重，依法處理起來也有難度。從這個角度講，檔案安全難以保證。

二是檔案整理非常講究文件間的有機聯(lián)系。需要由檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和熟悉立檔單位工作性質(zhì)與流程的人員來具體把握。而外雇人員對此是陌生的，不能勝任科學(xué)組卷工作。就算檔案事務(wù)所承擔(dān)的檔案整理任務(wù)不是一個完整的流程，是在已經(jīng)整理完成的基礎(chǔ)上做進一步修改完善。檔案整理工作交給檔案事務(wù)所，在一些具體整理環(huán)節(jié)上也會處理不當(dāng)。從這個角度講，檔案整理很難科學(xué)、規(guī)范。

三是開展檔案整理和檔案檢索工具數(shù)字化工作需要一定的經(jīng)費支持，如檔案部門自己完成這些任務(wù)，經(jīng)費不外流，何樂而不為呢?

理由如上，檔案事務(wù)所應(yīng)予叫停! 作者單位：北京市密云縣檔案局