目前，全國普通高校教學(xué)工作水平評估正在穩(wěn)步開展，評建工作已經(jīng)成為各高校的重點(diǎn)工作。在評估活動中，高校檔案發(fā)揮了巨大的作用。教育部2004年頒布的評估指標(biāo)體系包括了7項(xiàng)一級指標(biāo)(包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果)。19項(xiàng)二級指和44個主要觀測點(diǎn)，按評估要求。這些觀測點(diǎn)不僅要求學(xué)校提供準(zhǔn)確一致的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、綜述材料，還要求所有的數(shù)據(jù)和綜述材料必須有齊全、準(zhǔn)確的支撐材料說明，如學(xué)校的有關(guān)文件、工作實(shí)施過程中形成的原始材料、工作計劃及總結(jié)等，這些數(shù)據(jù)均需要在學(xué)校既往辦學(xué)過程中形成的各類檔案中去采集。因此，真實(shí)、齊全、完整的高校檔案成為順利進(jìn)行本科教學(xué)水平評估材料準(zhǔn)備工作的重要基礎(chǔ)。

此次大規(guī)模、大范圍地抽調(diào)檔案材料，使評估資料工作成為全校幾乎各部門人人參與的工作，是很多高校前所未有的現(xiàn)象。在評估材料準(zhǔn)備過程中。高校檔案工作經(jīng)受了一次全面檢驗(yàn)，各類檔案的齊全完整程度、質(zhì)量水平及其承載的各類信息情況都得到了考查。那些檔案制度健全、平時歸檔、整理工作做得好的高校，隨處可見檔案工作的巨大功勞；而長期忽視檔案建設(shè)的高校，在評估資料整理過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)原始檔案丟失或者歸檔不全的現(xiàn)象，為資料準(zhǔn)備帶來了諸多困難。因此，結(jié)合評估活動，我們有必要認(rèn)真思考高校檔案建設(shè)工作今后如何應(yīng)對高校工作出現(xiàn)的新變化，更好地為評估活動服務(wù)、為高校各項(xiàng)活動服務(wù)。

首先，我國高校檔案館(室)的工作一直是按照國家教委1989年10月發(fā)布的《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行的，該辦法規(guī)定學(xué)校檔案按問題分以下九類：

黨政管理類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類。而此次評估活動很大程度上借鑒了現(xiàn)代企業(yè)的全面質(zhì)量管理思想。這是一種全過程、全員參與的管理，要求建立一套文件化的質(zhì)量管理體系，對材料關(guān)聯(lián)性、準(zhǔn)確性要求較高，因此所需評估材料不僅遍布高校檔案的各個門類，而且由于大多數(shù)高校此前沒有采取全面質(zhì)量管理的方法，文件的成套性、規(guī)范性都比較差。平時也缺乏對過程性文件和檔案的系統(tǒng)收集和整理，也就是說，不少需要作為支撐材料的文件和檔案在實(shí)際活動中并沒有形成，存在材料缺失的情況。因此。高校檔案不能與評估資料要求相匹配的問題便突顯出來。

各高校解決這一問題的普遍方法是紛紛啟動評估檔案建設(shè)工作，即在學(xué)校迎評機(jī)構(gòu)下設(shè)專門小組(如資料組)和人員專門負(fù)責(zé)評估檔案專門歸檔的工作，他們從檔案部門及其他處、室、系保存的常規(guī)檔案中抽調(diào)所需的各類檔案材料，按照指標(biāo)體系核查、整理、裝盒、標(biāo)號后統(tǒng)一放到專門的工作室等待專家查閱，為此，各校都有頻繁抽調(diào)評估檔案的現(xiàn)象。但這些檔案收集和整理工作實(shí)際上只是在評估供專家進(jìn)校的短短幾天發(fā)揮作用。

而檔案事后歸位又成為一個問題。有的學(xué)校是評估活動結(jié)束后，將該類檔案移交校檔案館(室)，由檔案部門建立“評估檔案”類專門保管，有的是待評估活動結(jié)束后，再將抽取的檔案歸復(fù)原位。這兩種做法都有一些困難之處，例如第一種做法會打亂多年來高校檔案分類體系，使得大量檔案的類別歸屬產(chǎn)生交叉。雖然有些學(xué)校采取了原件復(fù)印，兩處保存的做法，但這樣做會造成檔案重復(fù)；第二種做法則無法避免大量的利用后插卷工作，歸位中的失誤還容易影響常規(guī)檔的案系統(tǒng)性、完整性和相關(guān)性。

因此，以目前的這種工作方法看，我們不得不認(rèn)為評估資料的整理過程有很大的效率浪費(fèi)。而按教育部的方案設(shè)想，教學(xué)評估將成為五年一輪的檢查工作，評估檔案建設(shè)工作也將成為一項(xiàng)長期工作。如此，學(xué)校評估檔案歸檔和整理工作就不能再是資料小組負(fù)責(zé)的臨時方式，檔案部門應(yīng)該發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，與學(xué)校配合，拿出解決常規(guī)檔案建設(shè)和評估檔案材料統(tǒng)一建設(shè)的有效方案。

其次，本科教學(xué)評估體系強(qiáng)調(diào)以教學(xué)為中心地位，所以有關(guān)教學(xué)文件成為相關(guān)觀測點(diǎn)的重要支撐材料。但是，在收集工作中，在這些檔案方面出現(xiàn)的問題往往比較多，多有檔案不齊全完整、不規(guī)范準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

按照有關(guān)文件規(guī)定，部分高校檔案是分散由檔案館(室)以外的單位或部門保存的，例如國家教委、國家檔案局1987年發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》中要求：教學(xué)類檔案中的本科生畢業(yè)論文及評審意見、課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表、教師任課安排、教案、本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)、教師工作量核算、登記材料等均為系存檔案。不向檔案部門歸檔。從評估活動看，這些檔案正是高校教學(xué)活動的重要記錄，在評估資料中占有重要地位。

而在不少高校，這部分檔案實(shí)際卻是長期疏于控制和檢查的。從教學(xué)管理部門看，對這些檔案的前身——教學(xué)文件的形成有管理不到位的情況，很多教學(xué)文件的規(guī)范性很差，不僅文件的格式、項(xiàng)目和內(nèi)容未做統(tǒng)一規(guī)定，而且對工作情況的檢查往往只是看該項(xiàng)是否完成，對相應(yīng)文件則沒有給與足夠重視，致使后來形成的檔案不規(guī)范、不完整；從檔案部門來看，多年來，由于這些檔案不需要向?qū)W校檔案部門歸檔，檔案部門也沒有專門制定和下發(fā)這類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和其他管理性、指導(dǎo)性文件，更缺少對歸檔工作的平時指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查：而從實(shí)際負(fù)責(zé)歸檔的工作人員看，各系負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的往往是教務(wù)秘書，他們的絕大多數(shù)時間都花費(fèi)在日常工作中，無暇整理檔案。而且他們中不少人缺乏檔案工作知識，所以檔案整理的質(zhì)量受到很大影響。因此，實(shí)際上在很多高校這部分檔案是長年處于放任自流的狀態(tài)，根本達(dá)不到規(guī)范、齊全、分類清楚、裝訂成冊、排列有序、便于查找利用的水平。系級保存的教學(xué)檔案也因此成為此次評估資料整理的重頭工作，很多工作都是從頭做起。

高校檔案工作在評估活動中體現(xiàn)出的來的這些問題，一方面需要高校檔案部門切實(shí)加強(qiáng)管理，規(guī)范檔案工作，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，另一方面也必須考慮到目前高校工作的特點(diǎn)與狀況，與時俱進(jìn)，采用更科學(xué)的管理思想和方法手段。

高校管理層對學(xué)校的管理應(yīng)該以質(zhì)量為先，采取與教育部“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”和教學(xué)評估思想相符合的管理方法，圍繞學(xué)校教育的各個方面以及全部過程，建立教育質(zhì)量保證的相應(yīng)系統(tǒng)和運(yùn)行機(jī)制。這樣在日?；顒又屑茨茏匀恍纬扇娣从硨W(xué)校辦學(xué)活動過程和成果的規(guī)范性文件，這也是使高校常規(guī)檔案和評估檔案相統(tǒng)一的根本之法。

例如中山學(xué)院于2005年初開始。將廣泛應(yīng)用于企業(yè)的ISO9000質(zhì)量管理體系引入學(xué)院的教育教學(xué)、管理和后勤服務(wù)，結(jié)合學(xué)院的實(shí)際，編制了一部《質(zhì)量手冊》，形成三十多個程序文件和二百多個作業(yè)文件和記錄。內(nèi)容涵蓋了學(xué)院教育、教學(xué)、管理和服務(wù)四大產(chǎn)品的服務(wù)過程。并且將質(zhì)量目標(biāo)與本科教學(xué)水平評估相結(jié)合，將本科教學(xué)水平評估的各項(xiàng)指標(biāo)要求，結(jié)合學(xué)院的實(shí)際，編制成一個可測量、完整的指標(biāo)體系，并確定質(zhì)量目標(biāo)指標(biāo)值落實(shí)到各個職能部門，通過定期對質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行測量和分析，調(diào)整質(zhì)量目標(biāo)的各項(xiàng)指標(biāo)值來促進(jìn)學(xué)院實(shí)現(xiàn)本科教學(xué)水平評估的各項(xiàng)指標(biāo)要求。

與此同時，建設(shè)數(shù)字化校園，采用計算機(jī)管理檔案也是各高校目前需要考慮的一個重要問題。在評估材料準(zhǔn)備工作中，檔案及有關(guān)資料的收集、整理、歸卷基本都是手工方式，費(fèi)工費(fèi)時；到校評估專家在調(diào)閱資料時也有諸多不便。而通過檔案信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理方式和檔案利用方式。實(shí)現(xiàn)高效工作、有效監(jiān)控、資源共享和充分利用的目的，使檔案信息成為可有效利用和共享的重要數(shù)字資源。因此，高校應(yīng)該積極開展數(shù)字化校園建設(shè)，并將檔案管理信息化作為數(shù)字化校園重要的任務(wù)之一。

目前很多高校都已建成校園網(wǎng)，有自己的OA辦公系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上如能進(jìn)一步開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)與已有的辦公系統(tǒng)進(jìn)行銜接，則可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，以及檔案各業(yè)務(wù)流程的全面管理。如上海交大檔案館和信息中心聯(lián)合開發(fā)完成的《上海交大檔案信息服務(wù)和管理系統(tǒng)》是學(xué)校數(shù)字化大學(xué)建設(shè)的一個組成部分，除了對檔案業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行全面管理外，還對歸檔信息源進(jìn)行管理。通過提供網(wǎng)上收發(fā)文管理和網(wǎng)上預(yù)立卷管理，對各立檔單位形成的電子文件實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。學(xué)校各部門可在網(wǎng)上開展收(發(fā))文管理，可從事擬歸檔材料的預(yù)立卷。檔案館可從網(wǎng)上指導(dǎo)預(yù)立卷工作，編輯審核應(yīng)歸檔的文件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上擬訂案卷標(biāo)題、打印文件目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等接收歸檔工作，系統(tǒng)功能覆蓋了高校檔案管理業(yè)務(wù)處理的全過程。另外該檔案系統(tǒng)還被設(shè)計為各應(yīng)用系統(tǒng)的后端，成為各類綜合業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)信息流的終點(diǎn)站。通過信息采集平臺，成功地采集和轉(zhuǎn)化了來自教務(wù)處、研究生院、成教學(xué)院、網(wǎng)絡(luò)學(xué)院、技術(shù)學(xué)院、國際教育學(xué)院等不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的教學(xué)檔案信息。

作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院