胡紹華／摘編

信息資源管理：當(dāng)代檔案管理之主流范式

丁華東、李珍在《檔案學(xué)通訊》2006年第3期上撰文指出：信息資源管理是當(dāng)代檔案管理的主流范式。檔案信息資源管理范式的特點是：(1)在價值取向上強(qiáng)調(diào)檔案的信息價值；(2)在管理模式上強(qiáng)調(diào)信息的集成化管理(圖、情、檔一體化)；(3)在管理目標(biāo)的實現(xiàn)上，強(qiáng)調(diào)信息的開發(fā)利用(開放性)；(4)在理論基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)信息管理的理念(信息論、信息管理論)；(5)在管理手段上強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用；(6)在管理效益上強(qiáng)調(diào)績效管理。

近年來，檔案信息資源管理范式在國內(nèi)外的檔案管理領(lǐng)域有新建構(gòu)和新發(fā)展。歸納起來，目前檔案信息資源管理有以下幾種范例：(1)行政信息范例。構(gòu)建電子政府已成為世界范圍內(nèi)政府再造的新趨勢；(2)企業(yè)情報型范例。檔案逐漸從服務(wù)于本部門日常查考利用轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣閳笤吹慕M成部分；(3)個體休閑型范例。檔案系統(tǒng)能滿足公眾休閑需要時的情報需求；(4)市場化型范例。未來的檔案部門將成為信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。

實現(xiàn)檔案信息資源管理范式的途徑主要有：(1)調(diào)整管理體制，實現(xiàn)制度接軌；(2)推廣信息技術(shù)，實現(xiàn)技術(shù)更新，搭起信息平臺；(3)加強(qiáng)內(nèi)部管理，實現(xiàn)資源的有效開發(fā)；(4)培養(yǎng)管理人員，實現(xiàn)思維與能力的轉(zhuǎn)變；(5)增強(qiáng)調(diào)適功能，實現(xiàn)與社會的廣泛接軌。

數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

吳小英在《中國檔案》2006年第7期上撰文，聯(lián)系其所在單位——北京市疾病預(yù)防控制中心的實際，對數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對解決存在的問題提出了若干對策。作者指出：隨著數(shù)碼相機(jī)的日益普及，數(shù)碼照片檔案管理的問題已成為檔案部門必須重視的一個問題。

目前數(shù)碼照片檔案管理存在的主要問題是：(1)收集難度加大，包括收集制度缺失、收集對象難以把握兩個方面；(2)整理難度加大，包括數(shù)碼照片量大、質(zhì)量不一、整理方法不規(guī)范等三個方面；(3)安全隱患加重，包括數(shù)碼硬件的易損性、易改性、存儲設(shè)備質(zhì)量不高等三個方面；(4)檢索查閱手段單一，對數(shù)碼照片的檢索和查找只能在檔案室的計算機(jī)上，采用對數(shù)碼光盤逐盤檢索的方式進(jìn)行，目錄只能采用手工方法編制。

解決這些問題的對策是：(1)盡快建立數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范與制度，包括歸檔制度、整理要求等；(2)強(qiáng)化鑒定篩查，控制照片數(shù)量，包括對歸檔照片的真實性、有效性的鑒別和典型照片的篩選；(3)數(shù)碼照片電子文件與相紙照片的非全對應(yīng)保存，可以采取從每組數(shù)碼照片中精選出若干張加以洗印，也可以按照不同保管期限，確定數(shù)碼照片的洗印比例；(4)借力OA，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案資源共享。

檔案概念以現(xiàn)行性為基礎(chǔ)更有利于檔案事業(yè)的發(fā)展

曹洪斌在《檔案學(xué)研究》2006年第3期撰文指出：檔案概念是以現(xiàn)行性為基礎(chǔ)還是非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)，直接涉及到檔案據(jù)以立論的根基及檔案的定義、屬性和范疇，是一個應(yīng)該討論清楚的理論問題。

現(xiàn)行檔案是指具備現(xiàn)行執(zhí)行效用的歸檔文件；非現(xiàn)行檔案是指失去了現(xiàn)實有效性的歸檔文件。兩者的主要區(qū)別在于，前者起憑證、依據(jù)作用，后者只能起參考、印證作用；前者主要存放在檔案室．后者多半存放在檔案館。

過去檔案界對檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)是有道理的，但隨著時代的發(fā)展，仍繼續(xù)以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)，可能引發(fā)一系列難以解決的矛盾：第一．檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)，未能涵蓋檔案這一事物的絕大多數(shù)；第二．檔案一旦失去了現(xiàn)行性，其中的大部分也就失去了存在的價值；第三．檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)的理論已不適應(yīng)實踐的需要和時代的變化；第四，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息化社會的到來，已使現(xiàn)行檔案和非現(xiàn)行檔案融為一體；第五，隨著改革的深入，很多機(jī)關(guān)和事業(yè)單位進(jìn)行了機(jī)構(gòu)的精簡和調(diào)整．文書處理和檔案管理一體化已成現(xiàn)實；第六，繼續(xù)強(qiáng)調(diào)檔案概念非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)將不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

做好新時期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾項措施

毛少偉在《檔案與建設(shè)》2006年第7期發(fā)表《新時期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點思考》一文，作者在對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了比較系統(tǒng)的論述后指出：要多措并舉做好新時期的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

第一，要更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識。一是要認(rèn)識到：做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案部門實踐“三個代表”重要思想的具體體現(xiàn)；二是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作要向依法服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變；三是要把檔案資源建設(shè)放在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要位置；四是要有重點，講實效。

第二，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的素質(zhì)。一是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要有較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，有較強(qiáng)的現(xiàn)代化意識和與時代發(fā)展相適應(yīng)的觀念；二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)；三是轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)．提高工作效率；四是要不斷探索業(yè)務(wù)指導(dǎo)的新思路．新方法。

第三，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)要正確處理宏觀指導(dǎo)與微觀指導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)與升級達(dá)標(biāo)工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與執(zhí)法監(jiān)督的關(guān)系。

第四，創(chuàng)新業(yè)務(wù)機(jī)制。一是建立與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作考核體系；二是建立和完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系(包括建立和完善檔案業(yè)務(wù)中介服務(wù)機(jī)構(gòu))；二是對現(xiàn)有的與社會和檔案事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行調(diào)整；四是積極引導(dǎo)建立以行業(yè)、條線為主的松散的檔案工作協(xié)作組織。

第五，改進(jìn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方式方法。包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢，組織開展協(xié)作組活動，典型示范引路，實行年檢制度，開展目標(biāo)管理活動等。

我國檔案信息資源開發(fā)關(guān)鍵性障礙分析及對策思考

章燕華在《浙江檔案》2006年第6期撰文指出：檔案信息資源開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，開放進(jìn)程中面臨著來自于政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育、資源、管理、人員等方面的制約。目前關(guān)鍵性的障礙主要是：檔案館現(xiàn)有館藏結(jié)構(gòu)、內(nèi)容不能滿足廣大用戶對(1)檔案信息的需求；(2)檔案角色定位和檔案工作者的保守觀念阻礙了信息資源的有效開發(fā)；(3)檔案信息資源開發(fā)的動力不足，沒有形成需求——開發(fā)——利用的良性互動局面；(4)檔案信息資源開發(fā)模式單一，效率效益低下；(5)相關(guān)法律法規(guī)不完善。

攻克這些障礙的基本對策是：

第一，立足現(xiàn)有館藏，挑選有地方特色或用戶需求多的檔案進(jìn)行開發(fā)；改變檔案收集策略，優(yōu)化館藏；第二，實現(xiàn)開發(fā)模式多元化，實行傳統(tǒng)開發(fā)與現(xiàn)代開發(fā)方式結(jié)合，公益開發(fā)與商業(yè)開發(fā)結(jié)合，獨立開發(fā)與聯(lián)合開發(fā)結(jié)合；第三，依法開發(fā)，規(guī)避法律風(fēng)險與保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)并舉；第四，以用戶需求為導(dǎo)向，開發(fā)前了解和響應(yīng)用戶需求，開發(fā)后加強(qiáng)宣傳；第五，正確定位檔案館在開發(fā)過程中的角色，使檔案館從過去的“一包到底”者轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€有效的統(tǒng)籌者、可靠的保管者、友好的合作者和有力的監(jiān)督者，使檔案信息資源“可持續(xù)地開發(fā)”。

論電算化會計檔案管理

謝明志在《蘭臺世界》2006年理論版第7期撰文，從三個方面論述了電算化會計檔案管理的問題：

一是電算化會計檔案的特點：電算化會計檔案與傳統(tǒng)意義上的會計檔案相比，具有更廣泛的內(nèi)涵；檔案保管載體不同；在調(diào)閱方式上發(fā)生了變化；保管的安全性要求更高。

二是電算化會計檔案目前存在的主要問題：對電算化會計檔案認(rèn)識不到位，造成檔案管理內(nèi)容不完整；有的打印機(jī)打印輸出的紙質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保管期限；沒有完整的電算化會計檔案銷毀制度等。

二是加強(qiáng)電算化會計檔案管理的具體措施。作者主張：第一，要加強(qiáng)電算化會計檔案收集和記錄，財務(wù)部門應(yīng)把會計數(shù)據(jù)的備份文件保存好，并記錄檔案形成時間、會計數(shù)據(jù)所屬時間、會計數(shù)據(jù)內(nèi)容及備份人等數(shù)據(jù)；第二，要完善硬件設(shè)施建設(shè)，包括生成、輸出、保存電算化會計檔案的硬件和軟件；第三，建立定期備份(復(fù)制)、檢查制度；第四，嚴(yán)格借鬩手續(xù)和使用權(quán)限制度；第五，加強(qiáng)會計網(wǎng)絡(luò)的安全防范能力；第六，制定電算化會計檔案的銷毀制度。

發(fā)掘和利用紅軍長征檔案史料，為甘肅經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展提供檔案服務(wù)

劉玉生在《檔案》2006第3期撰文指出：在紀(jì)念紅軍三大主力會寧會師暨長征勝利70周年之際，《檔案》雜志編輯專刊，力圖以館藏檔案史料為依據(jù)，再現(xiàn)紅軍長征在甘肅的歷史，對激勵人們繼承和發(fā)揚黨與紅軍的優(yōu)良傳統(tǒng)，推動甘肅省各級檔案部門進(jìn)一步發(fā)掘和提供利用革命歷史檔案，用反映紅軍艱苦奮斗的長征精神的檔案史料進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育，提供了一次很好的服務(wù)契機(jī)。

由于當(dāng)年紅軍長征處于不間斷的跋涉和戰(zhàn)斗，得以保存的檔案史料十分稀缺。因此，整合現(xiàn)有檔案資源，進(jìn)一步做好散存在民間的紅軍檔案史料的征集工作，是當(dāng)前一項十分重要的緊迫的工作。這項工作包括：對全省各級檔案館和其他部門所藏紅軍檔案史料進(jìn)行調(diào)查，建立藏品目錄；利用現(xiàn)代科技手段對長征親歷、親聞、親見者的口述、音像資料進(jìn)行搶救性的記錄和挖掘；對散存在民間的紅軍檔案史料線索調(diào)查追蹤，采取多種方式征集進(jìn)館；對紅軍長征經(jīng)過甘肅的檔案史料，進(jìn)行專門研究，形成一些社會歡迎的高質(zhì)量的編研成果。

公共檔案館保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的意義與措施

周林興、蘇君華在《山西檔案》2006年第3期發(fā)表的《文化延續(xù)之命脈——公共檔案館與非物質(zhì)文化遺產(chǎn)關(guān)系的全新審視》一文中指出：在當(dāng)前主流話語的環(huán)境下提出公共檔案館保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的職能，就是要讓公共檔案館界充分認(rèn)識到公共檔案館對維護(hù)文化本色、文化特色和文化根基以及文化的多樣性，即保護(hù)文化的生態(tài)平衡具有不可推卸的責(zé)任。其重要意義在于：保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要舉措，是改善我國公共檔案館館藏結(jié)構(gòu)的有效途徑，是實現(xiàn)物質(zhì)文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，是維護(hù)民族團(tuán)結(jié)和國家統(tǒng)一的迫切要求。它對復(fù)興中華民族文化具有重要戰(zhàn)略意義。

公共檔案館保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的主要措施：一要廣泛宣傳保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的信息與知識；二要積極開展非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的文獻(xiàn)保存和服務(wù)體系的建設(shè)工作；三要積極向非物質(zhì)文化遺產(chǎn)提供場所和組織服務(wù)；四要積極參與到非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的研究與調(diào)查工作中去，包括參與本地區(qū)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的調(diào)查研究和協(xié)助相關(guān)單位對非物質(zhì)文化遺產(chǎn)進(jìn)行確認(rèn)、立檔、記錄、整理等。

政府信息資源管理萌生的背景與條件

黃霄羽在《北京檔案》2006年第7期撰文指出：從20世紀(jì)中期至今，政府信息資源管理走過了一條萌芽、形成直至成熟的發(fā)展道路。政府機(jī)關(guān)文件的爆炸式增長和信息革命的發(fā)生與興起推動了政府信息資源管理的產(chǎn)生。

從世界范圍來看，政府信息資源管理最早生長于美國聯(lián)邦政府部門的文件管理領(lǐng)域。之所以如此，是因為：(1)文件數(shù)量的急劇增長導(dǎo)致了美國聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)開始關(guān)注文件及其管理，從而使政府信息資源的管理對象逐年得以明確；(2)美國不僅把文件管理發(fā)展成為一項專門管理活動，而且設(shè)立了專門的行政機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)文件管理的實施和指導(dǎo)。這使政府信息資源管理的組織機(jī)構(gòu)逐步得以顯露；(3)美國政府機(jī)構(gòu)逐漸認(rèn)識到由文件管理延展到信息資源管理的必要性，從而帶動了信息資源管理法規(guī)制度的建設(shè)，最終使政府信息資源的法律保障逐步得以到位。

從實踐看，20世紀(jì)80年代以來政府信息資源管理的迅猛發(fā)展與西方國家開展的政府改革緊密相連，同時這種迅猛發(fā)展也是社會信息化浪潮的必然產(chǎn)物和重要體現(xiàn)。這表明，政府信息資源管理發(fā)展的基本動力來自以下兩個方面：一是內(nèi)在動力——追求政府的優(yōu)質(zhì)和高效；二是外在動力——社會信息化。

民營企業(yè)檔案管理的對策

金衛(wèi)東、溫愛珍通過對其所在區(qū)域——上海市南匯區(qū)民營企業(yè)檔案管理工作的調(diào)查與分析，在《新上海檔案》2006年第6期發(fā)表調(diào)查報告。“報告”對該區(qū)民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、主要問題及存在問題的根源進(jìn)行了分析，有針對性地提出了加強(qiáng)民營企業(yè)檔案的對策：

第一，要以自愿、適用、有效為工作原則，形成正確的民營企業(yè)檔案工作思路；

第二，要以輿論為導(dǎo)向，加大宣傳力度，營造良好的社會環(huán)境；

第三，要以同步管理、宏觀管理、規(guī)范管理為追求目標(biāo)，加大民營企業(yè)建檔力度；

第四，要以抓典型為切入點，以引導(dǎo)為主要方式，帶動民營企業(yè)建檔；

第五，要以提供有效服務(wù)為工作重點，采取靈活多樣的工作方法，幫助民營企業(yè)建檔；

第六，要以提高領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識為著力點，選準(zhǔn)民營企業(yè)檔案工作的突破口；

第七，要以檔案行政管理部門為主，依靠社會各方面力量，形成共同推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的合力。

電子文件與數(shù)字文件辨析

邵成林在《四川檔案》2006年第3期撰文指出：隨著計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，電子文件和數(shù)字文件的叫法在檔案界的不少著作或文章中頻繁出現(xiàn)，很多人認(rèn)為電子文件和數(shù)字文件是兩個相同的概念，在提法上就交叉混用，使人們對這兩個概念的理解混亂不堪。因此，有必要對這兩個概念進(jìn)行分析。

該文作者通過對國內(nèi)外，電子文件和數(shù)字文件幾種具有代表性的定義進(jìn)行分析，認(rèn)為：電子文件和數(shù)字文件是兩個不同的概念，數(shù)字文件只是電子文件的一個子集，數(shù)字文件專指數(shù)字計算機(jī)產(chǎn)生的文件；電子文件則是指任何用電子設(shè)備(包括計算機(jī))產(chǎn)生的記錄文件。

作者進(jìn)而通過對電子文件和數(shù)字文件的形成原理與程序進(jìn)行分析，從物理學(xué)、計算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)相結(jié)合的角度，對電子文件和數(shù)字文件的區(qū)別進(jìn)行了闡述。作者認(rèn)為：電子文件是指由電流驅(qū)動的機(jī)器設(shè)備所產(chǎn)生、傳輸和處理的文件，這種文件既具有與普通文件相同的共性，又具有與普通文件不同的特性——機(jī)讀性和電流驅(qū)動性；數(shù)字文件是專指數(shù)字計算機(jī)所產(chǎn)生、傳輸和處理的文件。用現(xiàn)代信息論組織中分類的方法來表示：電子文件是上位類，數(shù)字文件是下位類。它們之間的相互關(guān)系是：數(shù)字文件是電子文件，電子文件不一定是數(shù)字文件；電子文件包涵數(shù)字文件，數(shù)字文件是電子文件的一個子集(被包涵文件)。

檔案館與檔案室之間建立融合運行機(jī)制的探討

易小青、徐元清、孫巧娟在《檔案時空》2006年業(yè)務(wù)版第3期撰文指出：建立檔案館與檔案室相互融合的運行機(jī)制，就是將檔案館的接收檔案進(jìn)館工作融入對檔案室應(yīng)移交檔案的前端控制和全程管理。然而，目前這個問題并沒有解決，主要表現(xiàn)在以下四個方面：一是檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對這個問題的認(rèn)識上不去；二是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的工作不到位；三是檔案法規(guī)機(jī)構(gòu)監(jiān)督不到位；四是檔案室的檔案員工作不到位。為了解決這個問題，應(yīng)該采取以下措施：

第一，各級檔案行政管理部門領(lǐng)導(dǎo)層要有檔案館參與檔案室前端控制和全程管理的意識。

第二，出臺一個檔案館接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)不同時期的具體情況及時進(jìn)行調(diào)整；要把這一標(biāo)準(zhǔn)融入立檔單位的年度歸檔工作，使檔案的日常規(guī)范化整理與檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行同步。

第三，檔案館要在一定程度上參與對檔案室案卷質(zhì)量的檢查。

第四，檔案館在參與檔案室檔案案卷質(zhì)量檢查時，要密切注視立檔單位電子文件的歸檔工作，及時將應(yīng)歸檔的電子文件接收進(jìn)館，并輸入檔案館的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

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