隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)地名信息的需求發(fā)生了很大的變化，落后的檔案管理手段已無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需要，所以，地名檔案管理迫切需要現(xiàn)代化。

地名是社會(huì)信息的載體，它含有不同時(shí)期地理、歷史、文化、語(yǔ)言、民俗等各類(lèi)豐富的信息，它與人們的生活緊密相連。人們?cè)趯W(xué)習(xí)、工作、生活中需要隨時(shí)隨地通過(guò)簡(jiǎn)便的方式快速查閱各類(lèi)信息。可是傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們對(duì)信息查詢(xún)方式的需要，同時(shí)也極大地限制了地名檔案工作的發(fā)展。

隨著辦公自動(dòng)化的深入，電子文件將成為檔案信息資料的主體，對(duì)于這些新型檔案如何保管和檢索利用，也是我們應(yīng)探索的重要課題。

再者，隨著時(shí)間的推移和檔案數(shù)量的增加，人為和自然因素的影響，以及檔案保管條件的欠缺，檔案的損壞程度也日益加重，如何有效地保護(hù)地名檔案，延長(zhǎng)其壽命，也成為一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題，上述種種現(xiàn)象說(shuō)明，地名檔案現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)到了刻不容緩的地步。

實(shí)現(xiàn)地名檔案現(xiàn)代化，是將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的地名檔案管理方式有機(jī)結(jié)合，建立地名檔案信息系統(tǒng)。它是以地名數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，在軟件中設(shè)置收集、鑒定、自動(dòng)立卷、檢索、借閱、用戶(hù)識(shí)別等功能，建立可管理字符型數(shù)據(jù)庫(kù)，或可管理地圖數(shù)據(jù)庫(kù)，并實(shí)現(xiàn)地名屬性資料與地圖、多媒體信息的鏈接和交互式訪問(wèn)。更新、完善這樣一種網(wǎng)絡(luò)信息的有效管理系統(tǒng)，必將使地名檔案管理發(fā)生深刻的變化，提高地名檔案工作的整體水平，從而促進(jìn)地名管理、地名學(xué)理論研究、地名圖書(shū)編纂等工作的順利開(kāi)展。使地名檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生積極的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1 提高地名檔案的貯存、收藏能力。地名檔案不完全相同于其他檔案，具有其專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)，多半是圖、文、表、卡并存，現(xiàn)有的地名檔案大多數(shù)是紙質(zhì)的，存在占有空間大，紙張易老化，不易保存的不足，而現(xiàn)代技術(shù)，尤其是縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的采用，為日益增多的檔案存貯和管理提供了有效的解決途徑，從而增強(qiáng)了檔案部門(mén)的收藏能力。

2 提高地名檔案信息的處理能力。原始的地名檔案管理依靠的是手工管理，有限的地名檔案管理人員和落后的管理手段與日益增長(zhǎng)的地名檔案數(shù)量之間的矛盾十分突出，地名檔案管理現(xiàn)代化具有高效率信息處理能力，可以用來(lái)組卷、編目、分類(lèi)、進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)和分析等，在業(yè)務(wù)工作中代替一些人工操作，實(shí)現(xiàn)地名檔案信息的快速查詢(xún)、動(dòng)態(tài)管理、圖表聯(lián)動(dòng)和地名信息的可視化、數(shù)字化，從而提高檔案信息的處理能力，加快工作速度，提高工作進(jìn)度、提高工作效率和質(zhì)量。

3 提高地名檔案信息資源的利用能力。收藏檔案的目的在于應(yīng)用，使之產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)地名檔案進(jìn)行編目、檢索、借閱管理，速度快、準(zhǔn)確性高，可以提供多種檢索途徑，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)，使用者足不出戶(hù)便可查到需要的檔案資料，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和信息技術(shù)在地名檔案管理工作中的應(yīng)用，可以提高對(duì)各種數(shù)據(jù)的組織、存取、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)速度，提高對(duì)信息的收集、分析以及系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)技術(shù)和能力，從而提高地名檔案資源的開(kāi)發(fā)利用能力。

(作者單位：河南省地名檔案室)

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文。