張福海

[摘要]隨著衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和現(xiàn)代醫(yī)院管理的迫切需求，近年醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化工作也在迅速得到發(fā)展和普及。因此，管理好應(yīng)用好醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化工作成為一項(xiàng)重要課題。

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，不僅提高了會(huì)計(jì)算賬、報(bào)賬的工作質(zhì)量和效率，大大減輕了會(huì)計(jì)人員的負(fù)擔(dān)而且在醫(yī)院門診收費(fèi)、住院收費(fèi)、藥品出入庫、醫(yī)療器械出入庫、固定資產(chǎn)出入庫、賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)得到普遍應(yīng)用。通過近幾年的運(yùn)行可以得出，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力、速度是手工處理無法比擬的，只要硬件、軟件工作正常，輸入的數(shù)據(jù)正確，產(chǎn)生的結(jié)果是確信無疑的。但應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)因一些人為或其它因素也會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)、舞弊、數(shù)據(jù)丟失等情況。因此，強(qiáng)化醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化體系已是當(dāng)務(wù)之急。

一、目前醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中存在的問題

(一)目前現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)基本上還處于手工作坊階段，只是將數(shù)據(jù)的計(jì)算、存儲(chǔ)、輸出交給計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，而信息的傳送、分析、支持領(lǐng)導(dǎo)決策等對(duì)醫(yī)院管理最重要的方面仍未發(fā)揮作用。

(二)醫(yī)院對(duì)管理應(yīng)用人員的素質(zhì)培養(yǎng)不夠重視。醫(yī)院會(huì)計(jì)人員素質(zhì)高低不齊，有本科學(xué)歷、大專學(xué)歷、中專學(xué)歷、還有一些以工代干不精通會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)的人員。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)人員現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出新要求，不但要求精通會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，而且要熟悉計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。而醫(yī)院在全面提高會(huì)計(jì)管理、應(yīng)用人員的計(jì)算機(jī)水平，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行方面存在很大差距。

(三)目前醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化軟件設(shè)施有待于進(jìn)一步完善。醫(yī)院門診收費(fèi)、住院收費(fèi)、藥品及材料出入庫、固定資產(chǎn)出入庫、省市醫(yī)保病人收費(fèi)管理等軟件均為自行開發(fā)，在幾年的運(yùn)行中起到了很好的作用，但期間也間斷發(fā)生一些錯(cuò)誤，比如：保健干部醫(yī)療費(fèi)用統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)部門的醫(yī)保病人數(shù)據(jù)與醫(yī)保管理部門數(shù)據(jù)不一致等。

(四)沒有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的作用，未真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，有重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的情況。比如：對(duì)成本核算所需的數(shù)據(jù)不能通過網(wǎng)絡(luò)從藥劑科、器械科、供應(yīng)室、門診、住院處等相關(guān)科室直接取數(shù)，而要重新輸入一次，造成人力、物力的浪費(fèi)。

二、強(qiáng)化醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理體系

醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理主要是指怎樣運(yùn)行、怎樣更好地運(yùn)行已建立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和怎樣保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全、正常運(yùn)行。一般來說包括以下內(nèi)容：電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的人員管理、使用管理、維護(hù)管理、檔案管理、財(cái)務(wù)管理。

(一)會(huì)計(jì)電算化人員管理

1．會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)會(huì)人員不僅應(yīng)掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和經(jīng)濟(jì)管理知識(shí)有比較深刻的了解。只有既懂得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，又懂得計(jì)算機(jī)和管理知識(shí)的復(fù)合型人才，才能促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。現(xiàn)階段醫(yī)院會(huì)計(jì)人員的觀念還沒有完全更新，仍停留在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理狀態(tài)。會(huì)計(jì)電算化知識(shí)的更新也跟不上計(jì)算機(jī)更新的速度，雖然醫(yī)院的財(cái)會(huì)人員都進(jìn)行了會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，取得了會(huì)計(jì)電算化證書，但大多數(shù)人只是初級(jí)培訓(xùn)，沒有進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的中級(jí)、高級(jí)培訓(xùn)，掌握的電算化知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這在很大程度上制約了會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。因此醫(yī)院組織會(huì)計(jì)人員進(jìn)行電算化培訓(xùn)，組織會(huì)計(jì)人員參觀學(xué)習(xí)，定期考試，從中選取優(yōu)秀人才擔(dān)任各個(gè)環(huán)節(jié)的電算化系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)審核差錯(cuò)、數(shù)據(jù)備份工作，是提高醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理應(yīng)用水平的重要基礎(chǔ)和保障。

2．建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制包括基本崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，基本會(huì)計(jì)崗位包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位可分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。目前各單位都在壓縮編制，在人員減少的情況下基本會(huì)計(jì)崗位和電算化崗位可交叉設(shè)立，做到一人多崗，一崗多能，但要明確各個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)。

(二)會(huì)計(jì)電算化使用管理

醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)具有特殊性，如果因使用方法的錯(cuò)誤造成軟件故障，門診、住院病人的醫(yī)療費(fèi)用數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，會(huì)給醫(yī)院帶來不可估計(jì)的經(jīng)濟(jì)損失。因此醫(yī)院必須制定會(huì)計(jì)電算化操作管理制度。其主要內(nèi)容為：

1．明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件；

2．保證已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和機(jī)內(nèi)賬簿的安全；

3．規(guī)定操作人員離開機(jī)房前應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件，嚴(yán)禁非法關(guān)機(jī)，以免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失；

4．根據(jù)本單位實(shí)際情況，規(guī)定由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

(三)會(huì)計(jì)電算化維護(hù)管理

外部環(huán)境如室內(nèi)溫度的高低、濕度的高低、磁場(chǎng)等是直接影響計(jì)算機(jī)能否正常運(yùn)行的重要因素之一，因此醫(yī)院應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)維護(hù)。具體包括以下內(nèi)容：

1．醫(yī)院要在門診收費(fèi)處、住院收費(fèi)處、藥品出入庫處、器械出入庫處、財(cái)務(wù)科的每一站點(diǎn)設(shè)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的日常維護(hù)工作，做到防潮、防磁、防漏電，經(jīng)常清理機(jī)房，保持室內(nèi)干凈、清潔、通風(fēng)，防止意外事故的發(fā)生，保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行；

2.確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)保存雙備份，一份存在硬盤上，另一份存在光盤上；

3．對(duì)現(xiàn)使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升級(jí)、更換，要有一定的審批手續(xù)，不得隨意組織人員進(jìn)行變更；對(duì)確有必要所做的變更，在變更前一定要先作備份，再做調(diào)整，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)、完整；

4．對(duì)日常工作中比較常見的問題，要派人講解，反復(fù)強(qiáng)調(diào)，讓有關(guān)人員學(xué)會(huì)自行解決一般故障。比如我們使用的用友財(cái)務(wù)軟件，在保存會(huì)計(jì)憑證時(shí)經(jīng)常發(fā)生“保存失敗”的情況，對(duì)此會(huì)計(jì)人員一方面做到經(jīng)常備份；另一方面應(yīng)及時(shí)采取必要的補(bǔ)救措施，在服務(wù)器上以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)，點(diǎn)“刷新”菜單下的子菜單“清除異常任務(wù)”，使計(jì)算機(jī)恢復(fù)正常工作；

5．健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施，定期殺除計(jì)算機(jī)病毒；如果是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，要在每一合計(jì)算機(jī)上安裝網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件。

(四)建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度主要包括：

1．規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案的保存形式，是以磁性介質(zhì)、光盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還是以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；

2．要嚴(yán)格按照財(cái)政部規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，派專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、存放管理；

3．防止霉?fàn)€和腐變，防磁、防水、防塵，對(duì)重要的會(huì)計(jì)檔案要雙備份，存放在兩個(gè)不同地點(diǎn)；

4.對(duì)會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查，對(duì)磁性介質(zhì)形式保存的會(huì)計(jì)檔案要定期復(fù)制，對(duì)打印出的會(huì)計(jì)檔案要定期查看是否因色帶質(zhì)量原因造成數(shù)據(jù)的模糊；

5．對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序也要視同會(huì)計(jì)檔案保管。

(五)建立電算化財(cái)務(wù)管理制度

要想使會(huì)計(jì)電算化在醫(yī)院內(nèi)部管理中發(fā)揮其重要作用，就必須建立一套完整的電算化財(cái)務(wù)管理體系。這個(gè)體系具體包括：從基層做起，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，人人負(fù)責(zé)，不出差錯(cuò)，層層設(shè)卡，檢查核對(duì)；加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)教育；強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員使用和維護(hù)計(jì)算機(jī)安全意識(shí)；不斷完善現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)軟件，建立一套完整的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)分析數(shù)據(jù)的作用，更好地為醫(yī)院管理者提供預(yù)算決策依據(jù)，加快醫(yī)院改革進(jìn)程。

總之，建立和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理體系，是促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化向深層次發(fā)展，使財(cái)務(wù)管理工作更趨科學(xué)化、合理化的重要保障。