范　芒

[摘要]筆者認(rèn)為，在IT環(huán)境下，企業(yè)必須借助信息技術(shù)，再造傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程。

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程存在的信息孤島、重復(fù)作業(yè)、財(cái)務(wù)信息不透明與及時(shí)性差成為制約企業(yè)高速發(fā)展的桎梏。面對(duì)信息技術(shù)的巨大影響，企業(yè)從構(gòu)建財(cái)務(wù)資源數(shù)據(jù)庫(kù)入手，完善信息平臺(tái)，借助信息技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行分析，清除無(wú)效財(cái)務(wù)流程，精簡(jiǎn)冗余財(cái)務(wù)流程，整合業(yè)務(wù)相關(guān)財(cái)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)職能型財(cái)務(wù)向功能型財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的事前預(yù)測(cè)和事中控制能力已是大勢(shì)所趨。

財(cái)務(wù)流程有廣義和狹義之分，狹義的財(cái)務(wù)流程是指財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的工作流程；廣義的財(cái)務(wù)流程則是指涉及資金運(yùn)動(dòng)、資源消耗和會(huì)計(jì)活動(dòng)的流程。本文所指的財(cái)務(wù)流程為廣義的財(cái)務(wù)流程。一般而言，企業(yè)的流程由三個(gè)部分構(gòu)成：業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程和管理流程。這三類流程相輔相成、相互作用，其中財(cái)務(wù)流程是企業(yè)流程的重要組成部分。財(cái)務(wù)流程從業(yè)務(wù)流程取得數(shù)據(jù)資料，一方面為管理流程提供服務(wù)；另一方面通過(guò)預(yù)算等財(cái)務(wù)管理功能直接指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

財(cái)務(wù)流程再造則是在對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)或重新進(jìn)行設(shè)計(jì)以獲得績(jī)效重大改善的活動(dòng)。它有兩個(gè)方面的含義：一是財(cái)務(wù)流程再造全面檢查和徹底翻新原有的工作方式，把職能導(dǎo)向的財(cái)務(wù)流程合理地按照功能導(dǎo)向重新組合，在改造的過(guò)程中，不僅僅只是對(duì)原有的流程稍做修改，而是擯棄因循守舊的思想大膽改革創(chuàng)新；二是財(cái)務(wù)流程再造能夠降低企業(yè)成本，減少信息孤島引起的數(shù)據(jù)不一致的錯(cuò)誤，給企業(yè)帶來(lái)巨大的績(jī)效的提高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理變得迅速、及時(shí)。如果財(cái)務(wù)流程缺乏信息技術(shù)的支持，財(cái)務(wù)流程無(wú)法與業(yè)務(wù)流程保持協(xié)同步調(diào)，信息傳遞延遲，管理失誤頻繁，內(nèi)部考核、管理滯后，資金占用量大，成本難以控制。

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程的缺陷分析

在傳統(tǒng)技術(shù)條件下，從市場(chǎng)反饋信息到公司作出財(cái)務(wù)決策、從數(shù)據(jù)的形成錄入到審核以及財(cái)務(wù)報(bào)告的形成都需要手工進(jìn)行處理，即使采用會(huì)計(jì)電算化也只是手工處理的替代，雖然減輕了會(huì)計(jì)人員登記賬簿的工作量，但沒(méi)有從根本上改變手工處理的性質(zhì)，財(cái)務(wù)流程存在以下幾個(gè)方面的缺陷：

(一)財(cái)務(wù)組織不利流程順暢運(yùn)行

現(xiàn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程遵循勞動(dòng)分工理論，各部門依照部門工作職責(zé)處理財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)信息傳遞于各個(gè)部門之間，使得財(cái)務(wù)流程鏈條增多，形成重復(fù)作業(yè)，不僅增加了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的成本，而且降低了工作效率。此外，信息在傳遞過(guò)程中形成一個(gè)個(gè)信息孤島，駐留于各個(gè)部門之間，不利于財(cái)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。

(二)財(cái)務(wù)流程無(wú)法實(shí)施實(shí)時(shí)控制

按照現(xiàn)行的技術(shù)基礎(chǔ)和財(cái)務(wù)流程，財(cái)務(wù)信息的獲得滯后于業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。財(cái)務(wù)信息的滯后性使管理階層不能從財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中獲得所需信息，無(wú)法利用財(cái)務(wù)信息及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行事中控制。

(三)財(cái)務(wù)信息無(wú)法滿足管理需求

在現(xiàn)行財(cái)務(wù)流程中，當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門把與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息送至財(cái)務(wù)部門，其他的大量信息仍存放于業(yè)務(wù)部門，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)僅僅采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一部分，無(wú)法滿足管理者經(jīng)營(yíng)決策的需要。

二、財(cái)務(wù)流程與信息技術(shù)融合的優(yōu)勢(shì)分析

(一)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的鏈接

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展打破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程無(wú)法觸及異地分支機(jī)構(gòu)的空間限制，使物理距離變成鼠標(biāo)距離。利用WEB技術(shù)和遠(yuǎn)程傳輸協(xié)議，信息使用者在授權(quán)范圍內(nèi)點(diǎn)擊網(wǎng)頁(yè)上的超級(jí)鏈接，通過(guò)打開(kāi)的頁(yè)面提取所需的財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的遠(yuǎn)程傳輸。信息技術(shù)打破物理上的空間限制，降低財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)處理成本，奠定財(cái)務(wù)流程遠(yuǎn)程延伸的基礎(chǔ)。

(二)加速財(cái)務(wù)信息的互動(dòng)

互聯(lián)網(wǎng)一方面打破物理距離限制；另一方面縮短財(cái)務(wù)信息傳遞的時(shí)間，打破時(shí)間的限制，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理的實(shí)時(shí)處理成為可能。利用共享的網(wǎng)絡(luò)管理控制系統(tǒng)、E-MAIL甚至QQ等工具相互傳遞所需財(cái)務(wù)信息以及相關(guān)指令，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的信息互動(dòng)。通過(guò)財(cái)務(wù)信息的互動(dòng)，實(shí)時(shí)控制鑲嵌于財(cái)務(wù)流程之中，利于財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策以及控制。

(三)提高財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量

會(huì)計(jì)報(bào)表的形成需要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)步驟：取得原始憑證→審核原始憑證→填制記賬憑證→審核記賬憑證→登賬→對(duì)賬→結(jié)賬→編制報(bào)表。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程下，每一個(gè)步驟都需要手工處理，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，而且在處理的過(guò)程中由于人為因素的存在，造成財(cái)務(wù)信息不透明。在信息技術(shù)下，把原始信息輸入計(jì)算機(jī)后，審核流程依靠計(jì)算機(jī)鏈接共享數(shù)據(jù)庫(kù)的業(yè)務(wù)流程資料自動(dòng)進(jìn)行初審，審核人員再根據(jù)原始憑證進(jìn)行復(fù)審，記賬和編報(bào)的流程可通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行。一方面加快業(yè)務(wù)處理的速度；另一方面減少業(yè)務(wù)處理過(guò)程中人為因素的影響，提高財(cái)務(wù)報(bào)表的質(zhì)量。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造的實(shí)現(xiàn)途徑

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)帶來(lái)無(wú)限的生機(jī)，同時(shí)也給企業(yè)帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程的弊端逐漸成為企業(yè)發(fā)展的桎梏，財(cái)務(wù)流程再造迫在眉睫。自哈默和錢皮(1990)提出流程再造以來(lái)，引發(fā)了企業(yè)管理一場(chǎng)新的革命，這場(chǎng)革命給很多企業(yè)帶來(lái)績(jī)效的大幅度提高，但是失敗率也很高。為了降低風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)完善信息技術(shù)平臺(tái)，建立流程型財(cái)務(wù)組織，優(yōu)化傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程，最終達(dá)到財(cái)務(wù)流程再造的目的。

(一)完善信息技術(shù)平臺(tái)

信息技術(shù)的發(fā)展是財(cái)務(wù)流程再造的直接推動(dòng)力量，財(cái)務(wù)流程再造需要信息技術(shù)的支持。企業(yè)必須構(gòu)建高速局域網(wǎng)，建造共享數(shù)據(jù)庫(kù)，從軟件和硬件兩個(gè)方面完善信息技術(shù)平臺(tái)，為財(cái)務(wù)流程再造提供充分的條件。

1．構(gòu)建高速局域網(wǎng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各部門利用計(jì)算機(jī)替代手工作業(yè)，邁出了走向信息技術(shù)的第一步。會(huì)計(jì)電算化只是簡(jiǎn)單的模仿和照搬手工財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，雖然也利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，但僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程自動(dòng)化，只是改變了操作手段，信息使用者仍然無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)從財(cái)務(wù)部門得到所需要的信息。因此，在現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上，構(gòu)建高速局域網(wǎng)，采用瀏覽器／服務(wù)器結(jié)構(gòu)，把TCP／IP協(xié)議和WEB技術(shù)規(guī)范的Internet技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上整合若干應(yīng)用系統(tǒng)，通過(guò)Internet實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程客戶與服務(wù)器的連接，客戶端在瀏覽器界面下即可對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行異地操作，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理。

2．建造共享數(shù)據(jù)庫(kù)

基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)提供了多層次的處理環(huán)境，一方面它包含全局一致的、細(xì)節(jié)的、當(dāng)前或接近當(dāng)前的數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行全局聯(lián)機(jī)事務(wù)處理；另一方面，它是一種面向主題、集成的數(shù)據(jù)環(huán)境，適用于完成日常的決策分析。目前各個(gè)部門

都有自己比較成熟的系統(tǒng)，將這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)抽取到共享數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)共享并為決策提供數(shù)據(jù)支持。

(二)建立流程型財(cái)務(wù)組織

變革傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程后，職能型財(cái)務(wù)組織無(wú)法適應(yīng)新流程的需要，必須建立流程型財(cái)務(wù)組織。與傳統(tǒng)的職能型組織相比，流程型財(cái)務(wù)組織模糊了傳統(tǒng)組織部門的界限，按照財(cái)務(wù)的流程組建流程組，流程組成員不僅包括財(cái)務(wù)人員，而且包括相關(guān)的業(yè)務(wù)人員。流程型財(cái)務(wù)組織具體包括預(yù)算、籌資、營(yíng)運(yùn)、投資和資金等財(cái)務(wù)流程組，其中營(yíng)運(yùn)流程組還可以細(xì)分為銷售與收款、購(gòu)貨與付款和生產(chǎn)等財(cái)務(wù)流程小組。

(三)優(yōu)化傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程

1．成立財(cái)務(wù)流程再造團(tuán)隊(duì)

流程再造團(tuán)隊(duì)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門和外部工作組三個(gè)方面共同組成，相互溝通、相互協(xié)調(diào)。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指揮財(cái)務(wù)流程再造，把握財(cái)務(wù)流程再造的方向，協(xié)調(diào)處理再造過(guò)程中出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題；信息技術(shù)部門提供技術(shù)支持，確保財(cái)務(wù)流程的順暢與快捷；財(cái)務(wù)部門根據(jù)本企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的特性，提出現(xiàn)有財(cái)務(wù)流程的問(wèn)題并提出希望達(dá)到的效果；企業(yè)外部工作組在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，獨(dú)立、客觀地修正現(xiàn)有的財(cái)務(wù)流程。

2．診斷分析現(xiàn)有流程

首先由財(cái)務(wù)部門提出現(xiàn)有財(cái)務(wù)流程清單，并對(duì)財(cái)務(wù)流程的要素進(jìn)行描述，繪制財(cái)務(wù)流程圖；其次結(jié)合信息技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門分析財(cái)務(wù)流程，判斷在信息技術(shù)下的非增值作業(yè)和重復(fù)作業(yè)；再次在充分考慮內(nèi)外部客戶的基礎(chǔ)上，診斷需要再造的子財(cái)務(wù)流程。

3．借助信息技術(shù)簡(jiǎn)化集成企業(yè)財(cái)務(wù)流程

(1)清除無(wú)效財(cái)務(wù)流程

在對(duì)財(cái)務(wù)流程診斷的基礎(chǔ)上，清除非增值作業(yè)。非增值作業(yè)主要包括：等待時(shí)間、重復(fù)的任務(wù)、財(cái)務(wù)信息不同格式的重新調(diào)整等。消除非增值作業(yè)有以下幾個(gè)方面：首先，消除不必要的等待和傳遞時(shí)間，以付款流程為例，在采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)情況下，采購(gòu)部門只需要把訂單信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)需向財(cái)務(wù)部門報(bào)送訂單副本，驗(yàn)收部門只需將驗(yàn)收信息輸入統(tǒng)二的數(shù)據(jù)庫(kù)，也無(wú)需向財(cái)務(wù)部門報(bào)送驗(yàn)貨單，財(cái)務(wù)部門根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息和供貨商的發(fā)票向其支付貨款；其次，清除重復(fù)作業(yè)。在財(cái)務(wù)流程中，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)的層層簽字審批，這些審批手續(xù)不僅延長(zhǎng)財(cái)務(wù)流程的周期，而且造成審批人員的重復(fù)作業(yè)。因此，根據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤的概率來(lái)決定審批環(huán)節(jié)設(shè)置的必要性，根據(jù)控制對(duì)象金額的大小，進(jìn)行分層授權(quán)審批。恰當(dāng)?shù)剡x擇審批人，讓確實(shí)能夠控制錯(cuò)誤發(fā)生的人員進(jìn)行審批，清除流程中的重復(fù)作業(yè)。

(2)精簡(jiǎn)冗余財(cái)務(wù)流程

企業(yè)部門的劃分以職能為標(biāo)準(zhǔn)，職能相同或者相近的作業(yè)劃歸一個(gè)部門。但是業(yè)務(wù)的發(fā)生是連續(xù)的，很少存在一個(gè)部門可以完成的業(yè)務(wù)。不同的部門對(duì)業(yè)務(wù)的反映是不同的，兩個(gè)部門可能存在對(duì)同一個(gè)業(yè)務(wù)兩個(gè)側(cè)面的反映。在這樣的業(yè)務(wù)處理活動(dòng)中，可以把另外一個(gè)部門的反映流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，由一個(gè)部門完成即可。

(3)整合作業(yè)相關(guān)的財(cái)務(wù)流程

把相關(guān)的作業(yè)貫穿起來(lái)，實(shí)現(xiàn)作業(yè)的連續(xù)進(jìn)行，連貫、流暢的作業(yè)方能保障財(cái)務(wù)流程的流暢。以集團(tuán)公司為例，為了集中核算，把傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程下按照地區(qū)等建立的財(cái)務(wù)部門撤銷，統(tǒng)一核算。合并作業(yè)相關(guān)的財(cái)務(wù)流程，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理。