給員工提供一個(gè)星期車位的效果遠(yuǎn)勝過第一天就讓員工通讀工作手冊(cè)

幾乎所有的公司都會(huì)為新進(jìn)員工安排新生訓(xùn)練，然而并非所有的公司都會(huì)費(fèi)心妥善規(guī)劃。一個(gè)缺乏事前規(guī)劃的新生訓(xùn)練，可能只是讓新進(jìn)員工覺得乏善可陳，但也可能因整個(gè)訓(xùn)練過程所呈現(xiàn)出的氣氛與當(dāng)初招募人員勾勒的形象頗有出入，使得滿懷期待到新公司報(bào)到的新進(jìn)員工，在第一天就被澆了一頭冷水，公司日后所付出的代價(jià)可就不小了。

究竟在怎么樣的情形下會(huì)使新進(jìn)人員在第一天報(bào)到時(shí)就感覺不佳呢？

1. 在15分鐘內(nèi)讀完100頁厚厚的公司手冊(cè)，看完還得簽名。

2. 觀看一卷主題不明確的公司錄像帶。

3. 在第一天報(bào)到后，坐在自己的座位上，公司沒有準(zhǔn)備好自己的個(gè)人名片，也沒有人告知自己的電話分機(jī)號(hào)碼、電子郵件信箱地址、密碼等等。

4. 第一天唯一的工作就是閱讀使用手冊(cè)。

5. 工作所急需的專業(yè)訓(xùn)練課程要到下個(gè)月才開始。

新生訓(xùn)練可以在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，也可能持續(xù)幾個(gè)月，就看你希望在新生訓(xùn)練期間達(dá)到何種效果。不論你所規(guī)劃的新生訓(xùn)練時(shí)間長短，只要你希望新生訓(xùn)練發(fā)揮最大的效果，以下幾個(gè)要點(diǎn)你千萬不可忽略:新進(jìn)員工需要多久的時(shí)間才能完全發(fā)揮應(yīng)有的功能？哪些工作上的專業(yè)術(shù)語或日常用語是新進(jìn)員工應(yīng)該先知道的？ 哪些工作上的特殊技能是新進(jìn)員工沒有但未來工作上必備的？

如何歡迎新進(jìn)人員？

讓新進(jìn)人員感受到公司非常歡迎且重視生力軍的加入，主管們可以利用以下幾種方式。

1. 一通來自CEO或總經(jīng)理的電話，歡迎新員工的加入。

2. CEO或總經(jīng)理發(fā)表一封公開信件，歡迎新員工的加入。

3. CEO或總經(jīng)理邀請(qǐng)新員工在報(bào)到的第一天參觀他的辦公室，或是CEO/總經(jīng)理到新進(jìn)人員的座位寒喧表達(dá)歡迎之意。

4. 新員工報(bào)到的第一天，安排與部門同仁共進(jìn)午餐。

5. 新員工報(bào)到的第一天，安排與部門同仁拍照留念并由全部的人簽名。

6. 給新員工一件由全體員工簽名的T恤。

7. 給他們一枚胸前徽章，歡迎他們到公司的第一天。

8. 給他們有“新進(jìn)員工”字樣的帽子或胸針，讓所有員工知道這些新進(jìn)人員可能需要幫助，同時(shí)也表示他們有權(quán)利提問所謂的蠢問題。

9. 在公司網(wǎng)站上刊登歡迎新成員加入的訊息。

10. 為了歡迎新進(jìn)員工到公司的第一個(gè)星期，由公司提供他們一星期的停車位。

如何縮短適應(yīng)期？

許多員工都曾經(jīng)遭遇過因新工作而排定的專業(yè)訓(xùn)練課程延誤，或是新工作所需的輔助工具不足或發(fā)生問題的狀況。為了提高新生訓(xùn)練的效果，讓新進(jìn)員工可以盡早開始工作，以下所建議的事項(xiàng)都應(yīng)該在員工正式上班前準(zhǔn)備就緒。

1. 將新進(jìn)員工可能因不熟悉內(nèi)部作業(yè)而影響生產(chǎn)力的“時(shí)間因素”，先行列為公司績效評(píng)估指針項(xiàng)目之一。

2. 先幫新進(jìn)員工準(zhǔn)備好電子郵件信箱、密碼、電話分機(jī)號(hào)碼、員工證、公司或部門組織圖等。

3. 先準(zhǔn)備一份工作上常用的專業(yè)術(shù)語詞匯表，同時(shí)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)提供“FAQ”(Frequently Asked Questions)單元。如此，新進(jìn)人員有問題時(shí)可先自行尋找解答，避免詢問蠢問題時(shí)的尷尬。新進(jìn)員工若一開始工作就能了解常用專業(yè)術(shù)語的涵義與用法，可減少未來工作上的失誤。

4. 在部門內(nèi)指定一位資深員工擔(dān)任“mentor”，在新進(jìn)人員的第一個(gè)月提供所有可能的協(xié)助。

5. 先提供新進(jìn)員工該部門的短程計(jì)劃及部門組織圖。

6. 在新進(jìn)員工第一天正式上班前，先把名片寄給他們。

7. 先擬定一份公司內(nèi)部“樂于助人型”之員工名單，并附上他們的email，在新成員上班的第一天提供給他們。

8. 先針對(duì)已加入公司一段時(shí)間的員工，進(jìn)行意見調(diào)查，分析其目前所面對(duì)的問題及挫折，以及其認(rèn)為在新生訓(xùn)練中可以增加或省略的部分。

9. 在新進(jìn)人員與這些已工作3~6個(gè)月的員工之間建立一個(gè)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，讓這些已在公司工作一陣子的員工擔(dān)任這些新進(jìn)員工的 “big brother/sister”。

10. 事先與每一位新進(jìn)員工預(yù)約一對(duì)一的會(huì)談，了解他們現(xiàn)階段所面臨的問題。

如何讓新進(jìn)人員成為公司的一分子

協(xié)助公司主管如何管理員工并了解員工的期待(例如：新進(jìn)人員之所以接受這個(gè)工作的原因)，這些跟協(xié)助員工了解公司文化以及整個(gè)團(tuán)隊(duì)的期待一樣重要。人力資源部主要的工作之一，就是要讓主管們了解他們應(yīng)該盡早擬定如何協(xié)助新進(jìn)人員熟悉工作狀況的計(jì)劃。

1. 針對(duì)每位新進(jìn)員工規(guī)劃一個(gè)“個(gè)人挑戰(zhàn)計(jì)劃”，確定他們?cè)陂_始工作的前三個(gè)月持續(xù)接受并面對(duì)工作上的挑戰(zhàn)。

2. 針對(duì)每個(gè)新進(jìn)員工規(guī)劃一個(gè)“個(gè)人成長與發(fā)展計(jì)劃”，確定他們開始工作的前三個(gè)月以合理的速度持續(xù)成長。

3. 由CEO或總經(jīng)理主持部分的新生訓(xùn)練課程，讓新進(jìn)員工了解他們的加入對(duì)公司來說是很重要的。

4. 提供新進(jìn)人員5張免費(fèi)的午餐招待券，用來與公司同事共進(jìn)午餐，藉此加速與同事之間的了解，并熟悉公司附近的餐廳環(huán)境。

5. 請(qǐng)招募人員與他們負(fù)責(zé)招募進(jìn)公司的新進(jìn)員工持續(xù)保持溝通，藉此協(xié)助部門主管了解新進(jìn)員工的個(gè)人特質(zhì)。

該由誰負(fù)責(zé)新生訓(xùn)練？

大多數(shù)的新生訓(xùn)練多是由人資部主導(dǎo)，且通常是由負(fù)責(zé)訓(xùn)練之資淺人員負(fù)責(zé)。然而美國人資專家建議，新生訓(xùn)練應(yīng)該由主管與員工共同掌控整個(gè)過程，因?yàn)椋?/p>

1. 整個(gè)團(tuán)隊(duì)必須了解協(xié)助新員工盡早熟悉公司作業(yè)對(duì)于團(tuán)隊(duì)成功的重要性。

2. 主管與部分資深員工要一起參與新生訓(xùn)練，并共同負(fù)起責(zé)任，協(xié)助提升新進(jìn)員工的生產(chǎn)力，因?yàn)樗麄冏钋宄逻M(jìn)員工可能會(huì)發(fā)生的問題。假若新生訓(xùn)練執(zhí)行不盡理想，那么他們將要承擔(dān)日后可能的不良后果。

3. 同部門的人員與主管是公司里唯一可以隨時(shí)傾聽并了解新進(jìn)同仁需求，同時(shí)提供協(xié)助的人。

怎樣才能成為世界級(jí)的新生訓(xùn)練？

美國研究報(bào)告發(fā)現(xiàn)，一個(gè)規(guī)劃完善，執(zhí)行良好的新生訓(xùn)練可以提高公司的留職率，增加值更可高達(dá)25% 。 一個(gè)世界級(jí)的新生訓(xùn)練至少應(yīng)該具備以下幾點(diǎn)特質(zhì)：

1. 事先設(shè)定預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)，提出可行方案，行使絕佳執(zhí)行力，然后達(dá)成每一個(gè)目標(biāo)。

2. 在員工報(bào)到前就著手規(guī)劃，并且由資深員工執(zhí)行整個(gè)訓(xùn)練課程。

3. 讓員工在報(bào)到的第一天，就能感覺公司誠心歡迎他們的加入。

4. 整個(gè)過程不會(huì)讓人感到無聊、具有強(qiáng)制性、或缺乏效率。

5. 全球性、可以多國語言執(zhí)行、具備多樣性，更可因人或因地制宜。

6. 可以利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或其它高科技協(xié)助進(jìn)行。

7. 是一個(gè) “on-going” 持續(xù)性的過程。

8. 可降低離職率。

9. 隨時(shí)進(jìn)行評(píng)估、調(diào)整以及改進(jìn)課程內(nèi)容。

提供良好新生訓(xùn)練的企業(yè)范例

根據(jù)美國人資報(bào)告，有幾個(gè)知名企業(yè)提供新進(jìn)員工十分完善的新生訓(xùn)練，如下：

- 美國康寧公司 (Corning)

- 百事可樂 (PepsiCo)

- 美國甲骨文公司 (Oracle)

- 美國惠普公司 (HP)

- PeopleSoft

切記，新生訓(xùn)練是一個(gè)持續(xù)性的過程，并非一次就能完全搞定。與你的主管共同策劃一個(gè)讓新進(jìn)員工一開始就能朝正確的方向邁進(jìn)，并且持續(xù)下去的良好訓(xùn)練課程。讓新進(jìn)員工縮短摸索時(shí)間，節(jié)省時(shí)間成本，盡早展現(xiàn)生產(chǎn)力，為公司創(chuàng)造最大產(chǎn)值。