采用現(xiàn)代辦公的遠程協(xié)同辦公、寬帶接入、電子商務、電子報關、共享技術，可以大大降低一個企業(yè)的日常辦公成本，進而降低企業(yè)的營運成本。

企業(yè)要經(jīng)營，總是希望能以較低的成本獲取較高的利潤。所以，作為“商務成本”承受體的企業(yè)，都希望找到一個降低成本的突破點。突破點在哪里？

將商務成本細分

商務成本分為生產(chǎn)要素成本、生產(chǎn)服務成本、生產(chǎn)交易成本和中國特色成本四大類，其中生產(chǎn)要素成本主要包括勞動力成本、土地成本、資本成本、辦公成本(辦公設備添置、文件處理成本、交通成本、差旅和招待成本)和信息成本(信息開放度、共享度)五個方面。

生產(chǎn)服務成本包括餐飲、旅游、教育、培訓、通訊、辦公服務、認證、研發(fā)等成本；生產(chǎn)交易成本指的是企業(yè)的流通成本、稅收及規(guī)費、基礎設施服務付費以及企業(yè)因為誠信度不夠高付出的代價；中國特色成本指的是企業(yè)的公關和很多不能拒絕的會議的成本。

其中，土地成本、信息成本、服務成本(包括辦公服務成本)、會議成本涉及面較廣，屬于一種選擇成本，對于企業(yè)是不可控的；而勞動力成本、資本成本、辦公成本、交易成本、公關成本等則基本由企業(yè)經(jīng)營活動性質(zhì)決定，對于企業(yè)是可控的。

企業(yè)要降低商務成本，可以考慮先從內(nèi)到外，從硬到軟著手，而辦公成本(包括辦公服務成本)在其中是“大因子”。

辦公成本包括辦公場地裝潢成本、辦公設備和家具購置成本、辦公文具購置成本、辦公通訊網(wǎng)絡設置成本、辦公文件處理成本、辦公信息化軟件購置成本、辦公交通成本。

辦公服務成本包括：辦公設備維護維修成本、辦公日常開銷成本、業(yè)務信息成本、信息化咨詢成本等。

上述辦公成本加上人力資源及其他服務、商務印刷、禮品，又構(gòu)成公司運營所必需的物資和服務，即企業(yè)的營運成本。辦公成本占了企業(yè)營運成本75%以上。

怎樣降低辦公成本？

現(xiàn)代辦公要避免目前普遍存在的投資大、效果不明顯、水平低、重復建設多、硬件投入多、軟件投入少、用計算機模擬手工作業(yè)增加管理負擔等問題。

所以對此一般有以下幾個原則:

1、辦公總成本要降低，而單項成本可以有升有降，最終是要確保辦公的效率不受降成本的影響。

2、盡量減少硬件投入，采取“共享”的辦法。

3、提高企業(yè)經(jīng)營的資本周轉(zhuǎn)能力、流通能力和財務監(jiān)控能力。

4、簡化辦公流程，減小辦公消耗。

5、選擇合適的媒體自我宣傳和傳播。

6、外包專業(yè)服務而不是自己雇傭?qū)I(yè)人員。

7、量力而行，參加電子政務、電子海關、電子商務來減少有關費用。

例如，張先生擁有一家香港貿(mào)易公司，主要代理國外的紡織產(chǎn)品。最近張先生打算在上海開辦一個分公司，處理日趨增加的國內(nèi)出口業(yè)務。他打算配置10名員工，年完成貿(mào)易額2億元。

原開辦預算：房租36000元(租賃200平米辦公室一套，按每天每平米2元計，每月12000元，首付3個月)；辦公家具15000元(經(jīng)理室、員工桌椅、隔斷、文件柜、沙發(fā)、茶幾、書柜)；辦公設備71000元(電腦10臺、打印機2臺、復印機1臺、傳真機2臺、小型局域網(wǎng)一個、文件服務器一個、路由器一個、電話機若干、小交換機一臺)；辦公軟件260000元(操作系統(tǒng)10套、OFFICE10套、外貿(mào)業(yè)務和報關系統(tǒng)一套，財務管理系統(tǒng)一套)；辦公室裝潢50000元；辦公文具采購2000元；員工工資40000元(平均3000元底薪+四金+分成，每人每月交通費200元、通訊費200元、餐費200元，其中專職計算機人員1名)；寬帶通訊費(接入費10000元，每月租費1200元)；向某廣告公司增訂行業(yè)信息20000元。共計505200元。

按照降低辦公成本七條原則，優(yōu)化方案為：

1、建議采用分散辦公的模式。只需在市區(qū)租用商住兩用復式居室(150平方米)一套，上層4－5人辦公，下層開會見客。每月租金3000－4000元。辦公室裝潢費可省掉，只需購買一些辦公桌椅等，發(fā)生費用8000元。其他職工以SOHO方式，和客戶聯(lián)系、做單子等工作在家辦公。工資仍為3000元/人，四金不變。

2、辦公設備也相應可以減少采購。只需1臺文件服務器(兼經(jīng)理用)，2臺普通PC，3套孿生兄弟電腦共享套餐，一個小型局域網(wǎng)，一臺激光數(shù)碼復印機(可作打印機)、電話傳真機一臺，小交換機一個、辦公文具若干?？蓾M足5－6人同時辦公，只需約30000元。

3、軟件：系統(tǒng)軟件、OFFICE軟件只要按PC臺數(shù)算，購買3套即可。按每份4000元算，可節(jié)約28000元。

4、在某高科技開發(fā)區(qū)注冊分公司，參加電子報關。而不需自行購買報關軟件，只需按單結(jié)算即可(租用20平方米小間，辦公桌椅若干、PC一臺。第1個月6200元，以后每月1200－2000元)。

5、由于分散辦公，對信息傳輸需求和文件共享遠程協(xié)同辦公需求增大，所以，這方面的投入增加了。寬帶接入(由于總部是商住兩用，按私人住戶算，接入費1000元，以后包月130元，其他職工在家，亦是如此)12000元。購買遠程協(xié)同辦公軟件一套14000元。

6、由于辦公設備減少，總部不再專門設置計算機人員崗位。改和專業(yè)計算機服務公司簽訂外包業(yè)務。每月1000元。

7、為了便于公司財務控制，一套財務軟件必不可少。8000元可有多種選擇。

8、在某門戶網(wǎng)站開辟一個子網(wǎng)站，租用費每年6000元。

這樣最低費用總計約150000元。

可見，采用了現(xiàn)代辦公的遠程協(xié)同辦公、寬帶接入、電子商務、電子報關、共享技術，可以大大降低一個企業(yè)的日常辦公成本，進而降低企業(yè)的營運成本。