隨著檔案管理要求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理模式在應(yīng)對(duì)海量、異質(zhì)化的檔案資源時(shí)，逐漸暴露出如管理流程滯后、資源利用率不高及長(zhǎng)期安全性難以保障等問(wèn)題。為此，許多研究者和檔案部門(mén)開(kāi)始將“全生命周期管理”理論引人檔案管理領(lǐng)域，通過(guò)前端控制、過(guò)程監(jiān)測(cè)和末端處置等系統(tǒng)化手段，提高信息化背景下檔案管理的整體效能[1]

1信息化背景下檔案全生命周期管理的基本要求

1.1全程管理

“全程管理”旨在貫穿檔案從形成到最終處置的各個(gè)階段，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化與可追溯化的持續(xù)監(jiān)控2。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，信息化時(shí)代的檔案往往以電子形式呈現(xiàn)，具有多介質(zhì)、多格式、跨平臺(tái)的特征，伴隨而來(lái)的是海量數(shù)據(jù)的高速生產(chǎn)與異質(zhì)化存儲(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)高效的“全程管理”，需要在數(shù)字環(huán)境中明確檔案在不同生命周期階段的功能定位和價(jià)值演變：首先，從文件初始生成時(shí)的實(shí)時(shí)采集、元數(shù)據(jù)標(biāo)注與唯一標(biāo)識(shí)分配，到日常業(yè)務(wù)流程中的自動(dòng)歸檔與版本控制，再到后期的鑒定、保管、檢索與利用，各階段都需建立有效的銜接機(jī)制與規(guī)范操作流程，確保信息能夠無(wú)縫流轉(zhuǎn)并保有完整的“生命周期”記錄。其次，應(yīng)注重在系統(tǒng)層面對(duì)業(yè)務(wù)流程與檔案管理進(jìn)行融合，保證檔案從“出生”到“成熟”的過(guò)程中，始終能與相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)深度對(duì)接，避免因數(shù)據(jù)割裂或系統(tǒng)孤立而導(dǎo)致無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效追溯與綜合利用。

1.2 前端控制

前段控制以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷(xiāo)毀是末端。對(duì)比傳統(tǒng)的“事后歸檔”模式，前端控制更注重在檔案形成之初便將管理要素納入業(yè)務(wù)流程。其關(guān)鍵在于對(duì)“生長(zhǎng)在一線”的電子文件進(jìn)行源頭治理：首先，在文件生成和業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)就設(shè)置統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)采集與校驗(yàn)規(guī)則，確保每條電子文件都有明確的標(biāo)識(shí)與完備的背景信息，為后續(xù)的檢索、遷移及多場(chǎng)景利用打好根基。此時(shí)還應(yīng)注重對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)或階段性加密、簽名與版本管理，將安全風(fēng)險(xiǎn)控制在早期階段，盡量避免因后置補(bǔ)救而增加管理成本。其次，要在技術(shù)層面積極推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的對(duì)接和融合，保證對(duì)關(guān)鍵過(guò)程、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的“即時(shí)捕獲”。通過(guò)預(yù)先制定接口標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)交換協(xié)議，當(dāng)業(yè)務(wù)流程產(chǎn)出具有檔案價(jià)值的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)將其打包為電子歸檔文件或數(shù)據(jù)包，并連同所需元數(shù)據(jù)信息、訪問(wèn)權(quán)限清單一并傳遞給檔案管理系統(tǒng)。這種“邊業(yè)務(wù)、邊歸檔”的做法不但減少了人工介人和潛在遺漏，也使檔案的生長(zhǎng)性、動(dòng)態(tài)性與安全性得到更可靠的保障。

2基于信息化的檔案全生命周期管理的難點(diǎn)

在信息化條件下，檔案從形成到最后處置的完整生命周期實(shí)施管理本身就是一個(gè)高度復(fù)雜的系統(tǒng)過(guò)程，需要多方主體分工協(xié)作，也要在諸多要素之間保持良好的銜接和動(dòng)態(tài)平衡。若要全面掌握全生命周期過(guò)程管理所面臨的挑戰(zhàn)，就必須從實(shí)際操作層面出發(fā)，深入剖析涉及媒體形態(tài)、技術(shù)平臺(tái)和專業(yè)能力等多重因素的綜合影響。根據(jù)對(duì)檔案管理工作的調(diào)研及歸納，研究發(fā)現(xiàn)了檔案全生命周期管理的幾項(xiàng)代表性難點(diǎn)，同時(shí)也可視為對(duì)整個(gè)信息化背景下檔案生命周期管理難題的一個(gè)縮影。

2.1檔案載體多元化與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜化

首先，檔案生成過(guò)程“分散化”。以往檔案在辦理完成后再統(tǒng)一收集的做法，在數(shù)字環(huán)境中容易導(dǎo)致信息脫節(jié)或丟失。如在企業(yè)內(nèi)部，如果各部門(mén)使用不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄文件，缺乏統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與接口，就會(huì)造成檔案分布在各式平臺(tái)，難以及時(shí)集中管理。加之新興媒介（如社交平臺(tái)、移動(dòng)端App等）缺乏歸檔約束，形成了大量“潛在檔案”，但難以被及時(shí)鑒別和納入管理體系中，導(dǎo)致檔案形成環(huán)節(jié)的前端控制不足5。其次，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)高度異質(zhì)，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化整合。檔案的數(shù)據(jù)類(lèi)型日益豐富，除了傳統(tǒng)文本，還包括音視頻、多維表格、實(shí)時(shí)傳感數(shù)據(jù)等。其文件格式和元數(shù)據(jù)描述方式參差不齊，如果無(wú)統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)或元數(shù)據(jù)方案，管理者難以在后期歸檔、鑒定和檢索環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)高效整合與利用。同時(shí)，部分動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)具有實(shí)時(shí)更新、交互性強(qiáng)的特征。例如，某博、某信公眾號(hào)推送或新媒體直播等，既涉及時(shí)間維度的演化，也包含多方互動(dòng)記錄，傳統(tǒng)以靜態(tài)文件為中心的采集方法難以追蹤其全貌。

2.2存儲(chǔ)兼容性不足與長(zhǎng)期保存成本高昂

在數(shù)字化浪潮席卷下，軟件與硬件快速迭代，部分早期存儲(chǔ)介質(zhì)面臨不可讀或難以維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)。云計(jì)算等新技術(shù)雖能緩解本地硬件負(fù)擔(dān)，卻也帶來(lái)了數(shù)據(jù)安全和監(jiān)管的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致長(zhǎng)期保存成本大幅提升。在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理部門(mén)采購(gòu)的數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備往往經(jīng)歷過(guò)數(shù)次更新?lián)Q代，包括磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)乃至SSD或云存儲(chǔ)等，每種介質(zhì)均有獨(dú)立的文件系統(tǒng)、訪問(wèn)協(xié)議和維護(hù)周期。若缺乏一套定期遷移與格式轉(zhuǎn)換的機(jī)制，當(dāng)硬件老舊或廠商停正支持時(shí)，大量電子檔案就可能面臨讀寫(xiě)障礙、數(shù)據(jù)損壞甚至丟失。此外，不同信息系統(tǒng)之間存在標(biāo)準(zhǔn)不一的問(wèn)題，如文件命名規(guī)則、編碼方式、壓縮算法各異，難以保證跨系統(tǒng)兼容而不出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺漏或格式紊亂。為應(yīng)對(duì)以上問(wèn)題，檔案管理部門(mén)往往需要建立多副本備份、開(kāi)展媒介檢測(cè)、定期更新軟硬件等，這些措施不但消耗大量財(cái)力和人力，也要求具備技術(shù)研發(fā)、測(cè)試和運(yùn)維能力。一些中小規(guī)模單位難以承擔(dān)，導(dǎo)致長(zhǎng)期保存的效果參差不齊。若沒(méi)有足夠科學(xué)的規(guī)劃或合規(guī)制度，可能出現(xiàn)過(guò)度投入與資源浪費(fèi)，或因預(yù)算不足而導(dǎo)致關(guān)鍵環(huán)節(jié)無(wú)法落實(shí)，最終影響檔案的可持續(xù)保存。

2.3高利用需求提高了檔案價(jià)值鑒定難度

在大數(shù)據(jù)浪潮和信息共享趨勢(shì)的推動(dòng)下，檔案利用已延伸至學(xué)術(shù)研究、政府決策、企業(yè)咨詢乃至公眾自助服務(wù)等多種場(chǎng)景，檔案部門(mén)不再只是“保管文書(shū)”的職能定位，而且需要為多元主體提供高附加值的數(shù)據(jù)支撐。相應(yīng)地，檔案的價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)與管理體系也必須重新審視。傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定更多依賴紙質(zhì)化思路和線下審批流程，但面對(duì)海量、形態(tài)各異的電子檔案，這套模式在效率和精準(zhǔn)度上難以滿足需求。現(xiàn)行法規(guī)或行業(yè)規(guī)范往往未能覆蓋社交媒體記錄、音視頻等新型電子載體的價(jià)值判定，造成鑒定標(biāo)準(zhǔn)的碎片化甚至空白。與此同時(shí)，有些檔案在形成當(dāng)下或許價(jià)值有限，但隨著時(shí)間推移和外部條件變化，如政策調(diào)整、社會(huì)事件發(fā)生或數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提升，這些檔案可能會(huì)凸顯其獨(dú)特的研究意義或應(yīng)用價(jià)值。這種價(jià)值的時(shí)間延遲和動(dòng)態(tài)性，使得當(dāng)下的鑒定操作稍有不慎，便可能導(dǎo)致重要檔案被誤銷(xiāo)毀、誤歸類(lèi)或被忽視。一旦評(píng)估與處置滯后或失當(dāng)，就可能錯(cuò)失寶貴資源，甚至引發(fā)潛在法律糾紛。

3基于信息化的檔案全生命周期管理模式優(yōu)化

3.1建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與接口規(guī)范

3.1.1建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)體系，完善分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，建立包括文件標(biāo)識(shí)、文種、形成背景、時(shí)間戳等基礎(chǔ)字段的“電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)”，形成統(tǒng)一的“分類(lèi)一元數(shù)據(jù)”體系，避免出現(xiàn)不同部門(mén)各自為政或重復(fù)建標(biāo)的情況。在此過(guò)程中，可參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等指導(dǎo)性文件，根據(jù)檔案載體與數(shù)據(jù)特點(diǎn)進(jìn)行本土化修訂，確保不同類(lèi)型的多模態(tài)數(shù)據(jù)均有相應(yīng)的描述要素。與此同時(shí)，還需建立可維護(hù)的元數(shù)據(jù)字典，及時(shí)更新技術(shù)名詞、格式約束及業(yè)務(wù)邏輯，以適應(yīng)新業(yè)務(wù)場(chǎng)景與新技術(shù)格式的不斷涌現(xiàn)。例如，對(duì)于音視頻檔案與社交媒體檔案，要在元數(shù)據(jù)中增加攝錄設(shè)備信息、錄制地點(diǎn)或互動(dòng)對(duì)象等關(guān)鍵字段，確保后續(xù)鑒定與利用時(shí)能更好地還原數(shù)據(jù)來(lái)源和內(nèi)容場(chǎng)景。

3.1.2規(guī)范數(shù)據(jù)接口，推動(dòng)公共數(shù)據(jù)交換。無(wú)論是內(nèi)部跨部門(mén)協(xié)作，還是跨行業(yè)、跨區(qū)域的數(shù)據(jù)共享，接口規(guī)范都是實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理的重要紐帶。為此，需從以下幾方面著力：在協(xié)議與格式上，制定適配不同系統(tǒng)的接口協(xié)議，明確數(shù)據(jù)傳輸方式、結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化格式，以及加密與安全校驗(yàn)機(jī)制；在訪問(wèn)策略方面，基于“最小授權(quán)原則”，對(duì)檔案系統(tǒng)的讀寫(xiě)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)分層，區(qū)分跨部門(mén)僅可調(diào)用元數(shù)據(jù)列表或全文檢索的范疇；最后，還應(yīng)加強(qiáng)審計(jì)與留痕。在接口層面植入審計(jì)功能，對(duì)每次數(shù)據(jù)交互的時(shí)間、操作人、訪問(wèn)范圍進(jìn)行記錄與驗(yàn)證，防范越權(quán)操作或非法下載。

3.2完善數(shù)字化歸檔與長(zhǎng)期保存技術(shù)方案

對(duì)于電子文件長(zhǎng)期保存分為兩種途徑：一種為業(yè)務(wù)工作與檔案收集工作同步進(jìn)行，隨辦隨歸，促進(jìn)歸檔效率的提升。另一種為業(yè)務(wù)系統(tǒng)將歸檔電子文件推至檔案系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中完成電子文件歸檔，使信息更加完整準(zhǔn)確。為更好地對(duì)電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存管理，應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作業(yè)務(wù)，自上而下進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)對(duì)業(yè)務(wù)以及職責(zé)進(jìn)行劃分，開(kāi)展統(tǒng)一化的可持續(xù)數(shù)據(jù)獲取與保存規(guī)劃。

3.2.1構(gòu)建智能化的數(shù)字歸檔流程。在實(shí)現(xiàn)“前端控制”的要求下，檔案管理部門(mén)應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度對(duì)接，借助自動(dòng)化與智能化手段，將關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)所產(chǎn)生的文件或數(shù)據(jù)包即時(shí)歸檔。具體而言，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中預(yù)設(shè)“辦理完畢”“結(jié)項(xiàng)”等關(guān)鍵信號(hào)，當(dāng)檢測(cè)到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)完成時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)將相關(guān)文件及元數(shù)據(jù)打包成ASIP格式并歸檔到檔案系統(tǒng)。同時(shí)，利用人工智能或自然語(yǔ)言處理技術(shù)，對(duì)文本內(nèi)容、圖像或音視頻進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)、文本識(shí)別（OCR/ASR）及元數(shù)據(jù)標(biāo)注，減少人工干預(yù)，提升歸檔效率。此外，對(duì)于處于活躍修改狀態(tài)的檔案，可采用增量歸檔方式，每次僅保存變動(dòng)部分并更新相應(yīng)的版本信息，避免重復(fù)存儲(chǔ)與管理。

3.2.2加強(qiáng)多種存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保存。綜合考慮可讀性、壽命、安全與成本等因素，為提供靈活的長(zhǎng)期保存方案。對(duì)活躍度高的檔案可放置在高速在線存儲(chǔ)中，便于快速檢索與利用。對(duì)使用頻次較低或已封存待查的檔案可遷移至容量更大的近線或離線介質(zhì)。同時(shí)，將關(guān)鍵性檔案進(jìn)行分布式存儲(chǔ)，在本地服務(wù)器與云端之間保持多副本備份，防范單點(diǎn)故障。

3.3強(qiáng)化檔案利用與信息安全的動(dòng)態(tài)管理

3.3.1多層次的檔案開(kāi)放與共享機(jī)制。基于檔案的保密等級(jí)、敏感度和潛在的社會(huì)需求，可將檔案利用權(quán)限劃分為多個(gè)層次：完全公開(kāi)、授權(quán)訪問(wèn)、校驗(yàn)訪問(wèn)或嚴(yán)格保密等。檔案系統(tǒng)應(yīng)支持靈活的檢索與調(diào)閱功能，結(jié)合全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索、智能推薦等方式，方便不同權(quán)限用戶迅速找到所需信息。對(duì)學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、相關(guān)行業(yè)或特定社會(huì)群體，可在依法合規(guī)前提下開(kāi)放數(shù)據(jù)API或批量下載功能，從而激發(fā)檔案數(shù)據(jù)的二次開(kāi)發(fā)價(jià)值。與此同時(shí)，要建立“檔案利用登記—調(diào)閱日志一審計(jì)追溯”的全流程記錄制度，確保對(duì)每一次訪問(wèn)、下載乃至復(fù)印都留有操作痕跡。一旦出現(xiàn)違規(guī)利用或信息泄露，可據(jù)此進(jìn)行快速定位與追責(zé)。

3.3.2實(shí)施檔案動(dòng)態(tài)價(jià)值鑒定。為應(yīng)對(duì)海量數(shù)字檔案“價(jià)值隨時(shí)間推移而轉(zhuǎn)移或浮現(xiàn)”的特征，可在全生命周期設(shè)置階段性鑒定與評(píng)估。在檔案形成或歸檔初期，根據(jù)文件類(lèi)型、業(yè)務(wù)屬性及法律要求進(jìn)行初步鑒定，判定基礎(chǔ)保管期限或敏感度。當(dāng)檔案達(dá)到一定年限或使用頻率改變時(shí)，管理系統(tǒng)自動(dòng)提示專家組進(jìn)行復(fù)核，結(jié)合外部事件、學(xué)術(shù)熱點(diǎn)或政策變化等因素重新評(píng)估其保存價(jià)值。在達(dá)到了初定的保管期限后，再次評(píng)估。如果發(fā)現(xiàn)其具有歷史研究意義或潛在社會(huì)需求，可適度延長(zhǎng)保管期或升級(jí)為永久保存。如確屬無(wú)保存價(jià)值，則安全銷(xiāo)毀并存檔銷(xiāo)毀過(guò)程的元數(shù)據(jù)記錄，防范后期糾紛。

在信息化背景下，檔案管理已從傳統(tǒng)的“事后歸檔”與被動(dòng)維護(hù)模式走向前端控制與全生命周期系統(tǒng)化管理。通過(guò)明確不同階段的管理自標(biāo)與價(jià)值定位，可在歸檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、技術(shù)手段升級(jí)與安全策略強(qiáng)化等方面實(shí)現(xiàn)深度融合與持續(xù)改進(jìn)。未來(lái)，隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和數(shù)據(jù)形態(tài)的日益多元，進(jìn)一步探索人工智能、大數(shù)據(jù)與檔案學(xué)理論的交叉應(yīng)用，將有助于提升檔案管理的智能化與精準(zhǔn)化水平，為支撐社會(huì)治理、文化傳承與公共服務(wù)提供更高層次的檔案信息資源保障。

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作者簡(jiǎn)介：王磊（1987—），碩士研究生學(xué)歷，泰州市圖書(shū)館館員（檔案系列），研究方向：檔案管理。