精益管理是一種源自日本的管理理念，最初由豐田公司在制造業(yè)中發(fā)展起來(lái)。精益管理旨在通過(guò)減少浪費(fèi)、提高效率和質(zhì)量來(lái)優(yōu)化流程，并為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值1。檔案是醫(yī)院改革發(fā)展和患者治療康復(fù)過(guò)程的全景式記錄，處于服務(wù)人民群眾健康的最前沿，將精益理念與檔案管理有機(jī)融合，有利于提高檔案的服務(wù)效能，降低管理成本，使患者在檔案利用中增強(qiáng)獲得感與幸福感。為深入貫徹檔案事業(yè)十四五發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)醫(yī)院檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化，必須以精益理念為方法論指導(dǎo)，推動(dòng)檔案改革目標(biāo)更加明確、規(guī)范和具體，提高檔案數(shù)據(jù)資源的流動(dòng)性和安全性，要切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)、管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高軟硬件水平，確保檔案工作規(guī)范化。

1醫(yī)院精益管理理論實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案歸檔與整理問(wèn)題

規(guī)范化缺失是醫(yī)院精細(xì)化管理面臨的最大問(wèn)題，其中檔案收集與整理不規(guī)范是重中之重。在治理過(guò)程中，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案資源收集存在錯(cuò)誤、混亂和遺漏問(wèn)題。由于部門和醫(yī)生在病案檔案的內(nèi)容、格式和存儲(chǔ)形式存在較大差異，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化形式交織，數(shù)據(jù)交匯共享難度加大；檔案存儲(chǔ)與保管條件不達(dá)標(biāo)，實(shí)體檔案存儲(chǔ)雜亂無(wú)章，查找利用率較低，不利于珍貴檔案資源的保護(hù)，易造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。檔案整理精細(xì)化程度不夠，有的醫(yī)院“三合一”制度落實(shí)存在差距，歸檔材料連續(xù)性不強(qiáng)，整理前把關(guān)審核不夠，無(wú)法確保檔案的系統(tǒng)性，不利于數(shù)字化工作的開(kāi)展。

1.2數(shù)據(jù)整合與利用問(wèn)題

電子檔案數(shù)據(jù)顆粒度不夠，踐行精細(xì)理論不到位，未能將其貫穿檔案工作始終，制約著醫(yī)院信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型步伐，主要表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)來(lái)源分散，不同部門之間的數(shù)據(jù)采集和管理方式不一致，導(dǎo)致難以進(jìn)行有效整合和分析；數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，由于數(shù)據(jù)來(lái)源分散，數(shù)據(jù)采集存在一定的誤差和不確定性，給數(shù)據(jù)整合帶來(lái)困難；未建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)采集和管理標(biāo)準(zhǔn)，采集質(zhì)量不可控2；未搭建檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制和交流平臺(tái)，難以實(shí)現(xiàn)共享和信息互通。比如，病案檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共享平臺(tái)不兼容，患者利用時(shí)只能在線查詢部分?jǐn)?shù)據(jù)，不利于高效利用效率提升。

1.3安全治理與保密問(wèn)題

一方面，檔案保管期限與保密要求不明確，在檔案保管和分級(jí)管理上存在不規(guī)范性。比如，對(duì)醫(yī)療系統(tǒng)專業(yè)檔案保存期限并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，或者醫(yī)院內(nèi)部也缺乏一致性認(rèn)識(shí)，管理人員在進(jìn)行保管期限設(shè)置時(shí)基于保密要求，將多數(shù)檔案列入永久保存，既增加管理難度，又不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。另一方面，檔案數(shù)據(jù)資源在歸檔過(guò)程中，由于安全管理措施精細(xì)化較低、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力不足、訪問(wèn)控制分級(jí)管理不到位等原因，造成隱私被泄露、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題頻發(fā)。隨著《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》等上位法的頒布實(shí)施，國(guó)家對(duì)于數(shù)據(jù)安全保障體系的整體規(guī)劃布局、安全法規(guī)政策體系也愈發(fā)清晰明確，但是醫(yī)院在這方面暫未出臺(tái)相應(yīng)的落地基礎(chǔ)制度，缺乏相關(guān)的數(shù)據(jù)安全精細(xì)化管理規(guī)范。

1.4制度建設(shè)與人員問(wèn)題

對(duì)精細(xì)理念認(rèn)識(shí)不到位是影響醫(yī)院管理效能的關(guān)鍵因素。一是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知不到位。對(duì)精細(xì)理念對(duì)檔案收、管、用環(huán)節(jié)的準(zhǔn)入要求較低，信息化標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行有偏差，對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)沒(méi)有上升到應(yīng)有高度。保守觀念占主流，過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案的私有性，對(duì)檔案互聯(lián)互通持保守態(tài)度，數(shù)據(jù)流通渠道狹窄。二是檔案參與者認(rèn)知不到位。受固有觀念影響，檔案工作長(zhǎng)期處于說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不重要的狀態(tài)，缺乏求真務(wù)實(shí)、精益求精的品質(zhì)，規(guī)范執(zhí)行不到位，醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。三是人才隊(duì)伍建設(shè)差距較大。綜合素養(yǎng)和職業(yè)能力還有較大提升空間，與信息化條件下檔案工作要求還有差距。有的醫(yī)院管理者出身于臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)，缺乏系統(tǒng)化的檔案職業(yè)訓(xùn)練，隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，影響了精細(xì)理念與檔案工作的有機(jī)融合。

2 醫(yī)院精益管理理論實(shí)踐過(guò)程中存在問(wèn)題的原因剖析

在實(shí)踐過(guò)程中出現(xiàn)的這些問(wèn)題，既有思想認(rèn)識(shí)層面的，又有制度安全與人員素質(zhì)方面的，需要深人剖析，靶向施策，下大力氣解決好。

2.1資源建設(shè)階段

常見(jiàn)問(wèn)題源于“三合一”制度劃定不規(guī)范、執(zhí)行不夠嚴(yán)格。例如，專業(yè)檔案分析時(shí)未能進(jìn)行準(zhǔn)確、清晰的界定，可能引發(fā)歧義。缺乏對(duì)檔案資源重要性的認(rèn)識(shí)，保管年限劃定不科學(xué)，能夠適度開(kāi)放的資源劃定為永久，影響利用質(zhì)量。同時(shí)，缺乏明確的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化建設(shè)中對(duì)字段字節(jié)描述的不明確也可能導(dǎo)致混亂，管理人員不清楚哪些檔案數(shù)據(jù)需要輸人，不利于專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

2.2資源利用階段

常見(jiàn)問(wèn)題源于對(duì)檔案利用思維方式的轉(zhuǎn)型不夠。從傳統(tǒng)上看，醫(yī)院檔案利用多集中在內(nèi)部查詢和病案調(diào)閱，檔案工作的重心集中在“收集”層面，對(duì)開(kāi)發(fā)利用不重視現(xiàn)象較為突出。檔案分級(jí)管理是信息化的基礎(chǔ)，但是醫(yī)院由于對(duì)利用風(fēng)險(xiǎn)隱患認(rèn)識(shí)不到位，未開(kāi)展數(shù)據(jù)分級(jí)分類，易造成個(gè)人信息被泄露。檔案資源建設(shè)以經(jīng)驗(yàn)性為主，慣性思維占主流，未分析檔案利用的數(shù)據(jù)，無(wú)法將患者的需要作為資源建設(shè)的導(dǎo)向，檔案利用效果無(wú)法達(dá)到預(yù)期。

2.3檔案安全階段

檔案安全治理的外部威脅持續(xù)升級(jí)、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)依然嚴(yán)峻，數(shù)據(jù)在廣泛流動(dòng)釋放價(jià)值的同時(shí)，面臨著被竊取、泄露、篡改、破壞、濫用的巨大威脅，數(shù)據(jù)安全環(huán)境發(fā)生了深刻變革，但是管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)依然較低，未能與時(shí)代發(fā)展同步。比如，國(guó)家總體安全觀梳理的不夠牢固，個(gè)人信息重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知過(guò)于樂(lè)觀，導(dǎo)致未建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案安全治理體系，失泄密事件時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了患者的合法權(quán)益，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，壓實(shí)安全管理責(zé)任，提高安全防護(hù)水平。

2.4治理結(jié)構(gòu)方面

醫(yī)院檔案管理效能偏低、組織結(jié)構(gòu)松散是落實(shí)精益理念不足的根本原因。醫(yī)院檔案管理部門的影響力和號(hào)召力不足，對(duì)檔案工作不重視的觀念長(zhǎng)期存在，致使檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、檔案人員配備不足等。如果上下貫通、協(xié)調(diào)一致的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組未建立起來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致工作中的問(wèn)題反映渠道缺失，工作低效能現(xiàn)象得不到根本扭轉(zhuǎn)。檔案規(guī)章剛性不足，落實(shí)層面存在溫差，機(jī)制建設(shè)流于形式。

3精益管理理念在醫(yī)院檔案流程優(yōu)化中的路徑分析

醫(yī)院應(yīng)將精益管理放在高質(zhì)量發(fā)展的高度加以認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)流程再造，提高數(shù)據(jù)管理能力，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.1主體責(zé)任落實(shí)精益化，提升跨部門合作制度化

隨著檔案信息化的提檔升級(jí)，檔案數(shù)據(jù)資源流動(dòng)性增加需要加強(qiáng)部門協(xié)同，有效落實(shí)主體責(zé)任。一是明確職能定位和角色。要細(xì)化檔案管理環(huán)節(jié)，定期召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，明晰合作門類和管理責(zé)任，確定檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)、管理權(quán)和治理權(quán)。要建立清晰化的檔案分類體系，各科室要將職責(zé)與檔案建立有效聯(lián)系，確保資源建設(shè)與檔案服務(wù)的邏輯一致性。建立“統(tǒng)一存放、有序管理”的工作機(jī)制，創(chuàng)新建立檔案收、管、存、用、安全、保密等制度，規(guī)范檔案的收集、整理、立卷、歸檔環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。二是建立合作交流機(jī)制。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》要求，加強(qiáng)內(nèi)部各科室間參與合作的主動(dòng)性，建立檔案歸檔范圍、保管期限等政策指南，切實(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一問(wèn)題。探索建立有效的評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)合規(guī)性審查力度，定期開(kāi)展精益化評(píng)估，對(duì)檔案質(zhì)量、齊全和完整性進(jìn)行全面審視，探索建立第三方評(píng)估、內(nèi)部審計(jì)等渠道的監(jiān)督模式，及時(shí)糾正和發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題3。三是做好人才教育培養(yǎng)。明確對(duì)檔案管理相關(guān)崗位、職責(zé)以及人才能力的要求，引進(jìn)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。逐步設(shè)立職業(yè)化檔案管理專員，建立健全完善的人才培養(yǎng)模式。定期組織開(kāi)展檔案專業(yè)化培訓(xùn)，在實(shí)踐鍛煉中提升人才技能。四是做好資金配套服務(wù)。常態(tài)化地加強(qiáng)對(duì)檔案工作的投入，拿出專項(xiàng)資金，夯實(shí)軟硬件條件。把檔案管理融人全院信息化建設(shè)的重點(diǎn)，將精益化管理貫穿資金使用全過(guò)程，提高資源配置效能。

3.2檔案歸集流程精益化，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力度

依托信息化技術(shù)規(guī)范電子檔案質(zhì)量、確保歸檔流程與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行是精益化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是做好“三合一”制度編制工作。將實(shí)施好檔案“三合一”制度作為規(guī)范檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、優(yōu)化檔案資源、提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)效的重要抓手，在編制各門類歸檔范圍和檔案保管期限表過(guò)程中，對(duì)照醫(yī)院“三定”方案，突出職能特點(diǎn)，列出清單，進(jìn)一步細(xì)化內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能職責(zé)，將每項(xiàng)職責(zé)分解成具體工作任務(wù)，確保檔案“三合一”制度編制更加科學(xué)精準(zhǔn)，完整規(guī)范。二是嚴(yán)格執(zhí)行元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式?！峨娮游募芾磙k法》規(guī)定，電子文件要與元數(shù)據(jù)一并收集。醫(yī)院要立足國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，包含元數(shù)據(jù)實(shí)體及元數(shù)據(jù)描述方法、獲取方法、獲取過(guò)程、獲取質(zhì)量控制、獲取安全控制等管理規(guī)范，制定醫(yī)院電子檔案元數(shù)據(jù)獲取規(guī)則，為醫(yī)院數(shù)據(jù)歸檔提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在日常工作中要積極應(yīng)用，統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)格式和描述語(yǔ)言，為信息化系統(tǒng)建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。三是建好建強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)。《檔案法實(shí)施條例》規(guī)定：加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理。醫(yī)院要以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及智能化為核心建設(shè)方向，建成覆蓋檔案收、整、存、用全業(yè)務(wù)流程場(chǎng)景的智慧化管理系統(tǒng)，集成多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，滿足新醫(yī)改數(shù)字化升級(jí)需求，助力打造新質(zhì)生產(chǎn)力。在資源建設(shè)方面，滿足單份、多份及大批量文件收集需求，支持多種上傳方式。通過(guò)集成各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，讓公文、人事、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件可自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)，減少人力成本。

3.3檔案數(shù)據(jù)挖掘精益化，激活資源潛在的利用價(jià)值

伴隨著數(shù)字中國(guó)建設(shè)的推進(jìn)，我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)邁向全面擴(kuò)展期，數(shù)據(jù)成為新的生產(chǎn)要素。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)作為社會(huì)管理的重要方面，要在戰(zhàn)略規(guī)劃、核心場(chǎng)景應(yīng)用、創(chuàng)新機(jī)制構(gòu)建和服務(wù)生態(tài)完善等方面深人探索，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。一是加強(qiáng)檔案資源的共享與匯聚。加快醫(yī)院檔案資源優(yōu)化配置，推動(dòng)建設(shè)醫(yī)院層面統(tǒng)籌的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放平臺(tái)的互聯(lián)互通和共享，形成“多源統(tǒng)一”的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。二是推進(jìn)數(shù)據(jù)創(chuàng)新應(yīng)用。優(yōu)先實(shí)現(xiàn)病案檔案等民生利用率較高的檔案數(shù)據(jù)的審核利用。開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新應(yīng)用治理體系建設(shè)，重點(diǎn)臨床科研、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)領(lǐng)域，打造一批應(yīng)用場(chǎng)景和解決方案，形成一批具有創(chuàng)新性、可復(fù)制的檔案服務(wù)模式與規(guī)范。鼓勵(lì)第三方深化對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的挖掘利用，比如智能推薦、個(gè)性化服務(wù)等，提高檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用水平。

3.4檔案安全治理精益化，踐行國(guó)家總體安全觀

隨著數(shù)據(jù)治理化、安全邊界模糊化等加速演進(jìn)，檔案安全的外延不斷擴(kuò)展。檔案資源在廣泛流動(dòng)釋放價(jià)值的同時(shí)，面臨著被竊取、泄露、篡改、破壞、濫用的巨大威脅，特別是基于人工智能的新型攻擊凸顯。醫(yī)院要抓好流通端的安全建設(shè)，從保護(hù)個(gè)人隱私、商業(yè)秘密和保障國(guó)家安全的角度出發(fā)，充分利用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字身份等技術(shù)手段，明確數(shù)據(jù)分類管理，根據(jù)不同職能和崗位分類設(shè)置不同的安全級(jí)別和訪問(wèn)權(quán)限，建立和完善數(shù)據(jù)安全保障體系，為流通端提供堅(jiān)強(qiáng)保障。將新安全技術(shù)與檔案管理深度融合，采取數(shù)據(jù)傳輸加密、存儲(chǔ)加密、脫敏、訪問(wèn)控制、接口鑒權(quán)等技術(shù)措施，形成完備的識(shí)別、監(jiān)測(cè)與防護(hù)的數(shù)據(jù)安全技術(shù)體系。建立數(shù)據(jù)安全監(jiān)管機(jī)制，對(duì)敏感數(shù)據(jù)加密，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并測(cè)試數(shù)據(jù)恢復(fù)。超前開(kāi)展頂層設(shè)計(jì)，制定安全相關(guān)的配套政策，更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展與人民群眾就醫(yī)等現(xiàn)實(shí)需求。在充分保護(hù)個(gè)人隱私、保障國(guó)家安全的前提下，制定檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放目錄，為就醫(yī)群眾提供更多更好的產(chǎn)品和服務(wù)。

精益管理，以消除浪費(fèi)，創(chuàng)造價(jià)值為宗旨，這既符合醫(yī)院發(fā)展的根本利益，又適用于管理部門的優(yōu)化。大數(shù)據(jù)智能化時(shí)代，醫(yī)院需要對(duì)精益理念的核心理念與內(nèi)涵充分把握，一體化推進(jìn)檔案資源、利用體系與安全體系建設(shè)，牢牢把握檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的職責(zé)定位，運(yùn)用好精益管理智慧，深入培育精益檔案文化，錘煉久久為功、精益求精的工作作風(fēng)，將厲行勤儉節(jié)約、反對(duì)鋪張浪費(fèi)貫穿檔案業(yè)務(wù)始終，提高檔案治理過(guò)程的效能與價(jià)值。要時(shí)刻關(guān)注新技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，釋放在培育醫(yī)院新質(zhì)生產(chǎn)力、塑造發(fā)展新動(dòng)能、推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展方面的作用。要及時(shí)加強(qiáng)相關(guān)規(guī)則制度建設(shè)，做好技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和安全管理，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用更好地促進(jìn)了數(shù)字醫(yī)院建設(shè)，讓人民群眾更好地享受技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的紅利。

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作者簡(jiǎn)介：王立紅（1978—），大學(xué)學(xué)歷，山東省廣饒縣廣饒街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心館員，研究方向：檔案管理。