物資管理方式的優(yōu)化策略

物資管理組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化 降本增效背景下，油田企業(yè)要進(jìn)一步精簡(jiǎn)物資管理組織機(jī)構(gòu)，通過(guò)集中物資管理人員疏解冗員難題并重新分配管理任務(wù)，以實(shí)現(xiàn)物資管理部門(mén)和人員職責(zé)的科學(xué)轉(zhuǎn)變。例如，在物資管理實(shí)踐中，可運(yùn)用管辦分離理念優(yōu)化物資管理系統(tǒng)，并設(shè)立“企業(yè)”和“管理小組”相互監(jiān)督。又如，可成立物資計(jì)劃辦公室、物資采購(gòu)辦公室、物資結(jié)算辦公室，共同負(fù)責(zé)企業(yè)的物資計(jì)劃與采購(gòu)管理工作。

物資管理流程的優(yōu)化 油田企業(yè)物資管理流程優(yōu)化要考慮整體性和局部性的統(tǒng)一，通過(guò)厘清企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)流程，去除以往管理流程中的非增值部分，可實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)行效率的有效提升。在實(shí)際管理過(guò)程中，主要通過(guò)縮短流程、減少審批環(huán)節(jié)并引入數(shù)字化工具降低工作人員道德風(fēng)險(xiǎn)。例如，通過(guò)應(yīng)用企業(yè)ERP系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)研判物資使用計(jì)劃的迫切性，若為急需物資，則僅需通過(guò)物資綜合管理小組、庫(kù)房保管員進(jìn)行核對(duì)，并由物資計(jì)劃辦公室審批后制單完成物資的發(fā)放取用。這種做法將原本需要工作人員在企業(yè)5至6個(gè)部門(mén)分別找人簽字、蓋章、審批的工作集中于一處，在減輕工作人員工作量的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升。

物資計(jì)劃管理的優(yōu)化 一是企業(yè)的物資管理部門(mén)要提高科學(xué)編碼能力，對(duì)于一物多碼、串碼等問(wèn)題追究至相關(guān)責(zé)任人并與個(gè)人工作績(jī)效掛鉤，以便于在季度或年度考核中對(duì)物資計(jì)劃人員的編碼工作情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。同時(shí)，油田企業(yè)要設(shè)立專門(mén)的物資計(jì)劃管理崗位，實(shí)現(xiàn)物資計(jì)劃與管理職能的分離，由此加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)物資編碼的統(tǒng)一管理和監(jiān)督檢查水平。二是在物資計(jì)劃的優(yōu)化方面，企業(yè)在編制物資計(jì)劃時(shí)要綜合考慮資金運(yùn)行、供應(yīng)鏈響應(yīng)等多種因素，與合作企業(yè)進(jìn)行協(xié)同供應(yīng)鏈采購(gòu)，由此來(lái)減少生產(chǎn)呆滯時(shí)間并提高供應(yīng)鏈響應(yīng)速度。

供應(yīng)商管理的優(yōu)化 首先，在供應(yīng)商選擇方面，應(yīng)強(qiáng)調(diào)以適中的物資質(zhì)量、相對(duì)低廉的采購(gòu)架構(gòu)、科學(xué)的供貨機(jī)制以及可靠的供應(yīng)商信用為原則選擇供應(yīng)商。其次，應(yīng)分別從供應(yīng)商信用、服務(wù)水平和彈性供應(yīng)等方面落實(shí)供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作，必要時(shí)應(yīng)設(shè)定物資供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)考察機(jī)制，由物資管理部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)價(jià)，之后進(jìn)行匯總分析，最終得到供應(yīng)商的整體服務(wù)水平，以便于采取多種措施予以優(yōu)化。物資采購(gòu)內(nèi)部控制的優(yōu)化 油田企業(yè)優(yōu)化物資采購(gòu)內(nèi)部控制的相關(guān)措施需要從加強(qiáng)內(nèi)控宏觀微觀協(xié)同管理、提高內(nèi)控制度建設(shè)等角度出發(fā)。其中，宏觀管理主要圍繞內(nèi)控五要素進(jìn)行。例如，內(nèi)控活動(dòng)嵌入企業(yè)物資管理組織架構(gòu)設(shè)置的建設(shè)過(guò)程中，可采取的措施包括增設(shè)內(nèi)控專員崗位、開(kāi)辟明確的內(nèi)控報(bào)送渠道等。在微觀管理方面，內(nèi)部控制措施要與物資管理和各業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)垂直化嵌入。例如，應(yīng)要求內(nèi)控措施對(duì)物資出入庫(kù)操作風(fēng)險(xiǎn)的全覆蓋，包括操作流程、產(chǎn)品、客戶及其微觀環(huán)境的覆蓋等。另外，企業(yè)應(yīng)針對(duì)物資內(nèi)控制度建設(shè)、違規(guī)違法整改懲處、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控工作任務(wù)清單等關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置考核目標(biāo)，以此來(lái)突出對(duì)物資內(nèi)控措施的落實(shí)以及溝通協(xié)調(diào)等職責(zé)落實(shí)情況的重要性。

油田企業(yè)優(yōu)化物資管理方式的成效分析

組織機(jī)構(gòu)顯著精簡(jiǎn) 研究者通過(guò)對(duì)企業(yè)A的調(diào)查得知，在該企業(yè)優(yōu)化了物資管理組織機(jī)構(gòu)后，負(fù)責(zé)物資管理的人員數(shù)量被精簡(jiǎn)至原來(lái)的55.3%，精簡(jiǎn)工作的重點(diǎn)在于對(duì)負(fù)責(zé)物資出入庫(kù)、清點(diǎn)和記賬管理的基層管理人員的“縮編”。同時(shí)，由于企業(yè)使用了更加扁平化的物資管理組織機(jī)構(gòu)以落實(shí)降本增效的政策要求，以往負(fù)責(zé)物資管理的輔助審核人員和非必要崗位亦得到進(jìn)一步精簡(jiǎn)，總體比例達(dá)到13.5%。

流程縮減成效顯著 首先，企業(yè)A的應(yīng)急物資管理流程縮減至以往的40%，非應(yīng)急物資管理流程則縮減至以往的30%，這使得應(yīng)急物資和非應(yīng)急物資得以進(jìn)行分項(xiàng)管理，切實(shí)提高了運(yùn)營(yíng)效率。其次，企業(yè)A的物資管理流程環(huán)節(jié)進(jìn)一步減少，各環(huán)節(jié)的事務(wù)處理繁雜程度得到有效降低。例如，企業(yè)A在優(yōu)化管控流程的基礎(chǔ)上設(shè)置了流程管理小程序，并在云平臺(tái)上搭建物資管理模塊，該模塊具備基本的賬目查詢和預(yù)算編制與執(zhí)行進(jìn)度查詢功能。又如，通過(guò)拓展小程序的操作范圍，提升包括費(fèi)用報(bào)銷和成本控制在內(nèi)的操作流程的質(zhì)量與效率，最終有效提高了物資管理的精細(xì)化水平。

物資計(jì)劃運(yùn)行情況得到改善 在對(duì)物資計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)化后，油田企業(yè)以往存在的新編碼過(guò)多、臨時(shí)新增物資計(jì)劃量大的情況得到極大改善。根據(jù)對(duì)企業(yè)A物資計(jì)劃的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在采取優(yōu)化措施后，問(wèn)題編碼率降低了20.5%，年均節(jié)省物資采購(gòu)資金的比例達(dá)到5%至8%。同時(shí)，企業(yè)與供應(yīng)鏈體系的融合程度持續(xù)加深，與上游供應(yīng)商的深度協(xié)同合作關(guān)系亦進(jìn)一步增多。在此過(guò)程中，企業(yè)與供應(yīng)商共同制定一體化采購(gòu)計(jì)劃，有效降低了臨時(shí)新增物資計(jì)劃量。

供應(yīng)商管理水平顯著提升 企業(yè)A的供應(yīng)商管理取得了顯著成效，這突出表現(xiàn)在企業(yè)建立起了動(dòng)態(tài)化評(píng)價(jià)管理體系，及時(shí)清除不合格供應(yīng)商，在2024年與23家不合格供應(yīng)商終止合作，占全部供應(yīng)商總數(shù)的10.8%。目前，企業(yè)供應(yīng)商合格率、優(yōu)秀率均達(dá)到95%以上。良好的供應(yīng)商管理體系為企業(yè)A物資管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化發(fā)展提供了有力支撐。

物資采購(gòu)費(fèi)用明顯下降 降本增效背景下，油田企業(yè)的采購(gòu)物資實(shí)現(xiàn)了分類管理并厘清了采購(gòu)系統(tǒng)的各個(gè)條目，如此一來(lái)企業(yè)的物資采購(gòu)費(fèi)用將顯著下降。通過(guò)調(diào)查走訪得知，在優(yōu)化物資管理內(nèi)部控制后，企業(yè)A應(yīng)急采購(gòu)申報(bào)的次數(shù)較上一年度下降34.5%，采購(gòu)總金額下降了18%。

物資管理方式的優(yōu)化是油田企業(yè)實(shí)施降本增效戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，它直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。通過(guò)深度剖析油田企業(yè)物資管理組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化、管理流程優(yōu)化、物資計(jì)劃管理優(yōu)化和物資管理內(nèi)部控制優(yōu)化等四大方面的優(yōu)化狀況，提出切實(shí)可行的優(yōu)化策略，可為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升提供有力保障，從而促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。