人才流動人事檔案管理是指對流動人才的人事檔案進行系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理工作。這些檔案能夠反映流動人才的工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等信息內(nèi)容，為流動人才管理、就業(yè)以及續(xù)繳社保等提供重要依據(jù)。然而，由于近年來人才流動問題越來越顯著，流動人才檔案變更也越來越復雜，人社部門在面對人才流動問題時常常陷入一定困境。為解決這些問題，人社部門應當加強對流動人才檔案管理工作的重視和關(guān)注，打造規(guī)范化、標準化的流動人才檔案管理體系，為保障流動人才的權(quán)益打好堅實的基礎(chǔ)。

一、人才流動背景下人事檔案管理的作用

（一） 滿足人才管理和評估需求

在人才流動日益頻繁的背景下，人事檔案管理工作起著非常重要的人才管理和評估作用。人社部門的人事檔案中全面記錄著人才的職業(yè)生涯、專業(yè)情況以及學歷等信息，能夠為用人單位提供準確且詳細的人才信息，以滿足用人單位聘用和選拔人才的需求，為促進高素質(zhì)人才流動提供重要保障。因此，加強人才流動背景下的人事檔案管理，成為滿足用人單位人才聘用需求、優(yōu)化人才資源配置的關(guān)鍵措施。

（二）保障流動人才的社會保障權(quán)益

針對流動人才的人事檔案管理也是維護這類人才社會保障權(quán)益的關(guān)鍵，流動人才在更換用人單位的過程中，其社會保險關(guān)系的接續(xù)、工齡的累積、福利待遇的享受等必須依靠完整、準確的人事檔案記錄進行核實，尤其是跨行業(yè)、跨區(qū)域就業(yè)時，人社部門必須要根據(jù)人事檔案的工作經(jīng)歷、社保繳納情況、職稱評定等信息確認流動人才的社會保障權(quán)益、實現(xiàn)社保待遇的準確銜接。專業(yè)且高效的人事檔案管理工作能夠在流動人才更換工作單位或地域時，有效保障其社保記錄得以連續(xù)繳納和計算，避免因信息缺失、檔案更新不及時、信息錯誤等損害人才的社會保障權(quán)益。

二、人才流動背景下人事檔案管理的困境和解決方法

（一）檔案移交頻率高

人才的流動必然會導致檔案的變更，而檔案是進行人才評價、制訂人才發(fā)展規(guī)劃、記錄人才社會保障信息的關(guān)鍵，因此，在人才流動過程中，人社部門必須確保檔案內(nèi)容的更新以及檔案在新舊用人單位之間的移交，以滿足人才流動的需求。當前，人才流動較為頻繁，人社部門也面臨著檔案移交頻率增加、管理難度提升以及工作量加大等挑戰(zhàn)。但是，部分人社部門的人事檔案管理工作制度、流程以及檔案移交體系仍較為傳統(tǒng)，尚未適應人才流動背景下的檔案管理需求，進而導致原單位、原檔案管理機構(gòu)、新工作單位以及新檔案管理機構(gòu)等多個主體缺乏統(tǒng)一、完善的檔案移交管理制度，甚至造成檔案在流轉(zhuǎn)、移交過程中出現(xiàn)信息不全、信息錯誤甚至丟失等嚴重問題。因此，人社部門必須構(gòu)建更加科學、合理、高效的檔案管理體系，通過優(yōu)化檔案移交流程、加強信息化建設(shè)、提升管理人員專業(yè)能力、強化跨部門協(xié)作機制等措施，加強與各用人單位的合作，確保檔案移交工作的及時性和準確性，為提高流動人員檔案管理水平打好基礎(chǔ)。

（二）人檔分離問題

對于人社部門人事檔案管理工作來說，“檔隨人走”應是用人單位及個人共同遵循的基本原則，尤其是在人才流動背景下該原則的執(zhí)行更加重要。隨著當前市場經(jīng)濟環(huán)境對于人才需求的不斷提升，很多用人單位在人才選拔中過分注重人才的工作履歷和專業(yè)能力，而忽視了人事檔案在人才評估方面的重要性。部分用人單位缺乏人事檔案管理、更新等方面的意識，甚至存在人檔分離等問題。尤其是部分社會企業(yè)，缺乏對人事檔案管理重要性的充分認識，在招聘過程中忽視了對求職者人事檔案的審核與要求，甚至在人事檔案尚未完成正式移交的情況下便與勞動者建立勞動關(guān)系，進而在后續(xù)工作中面臨人事檔案得不到及時更新、人才社保難以及時轉(zhuǎn)移等情況，甚至引發(fā)潛在的勞動糾紛等問題。因此，人社部門必須主動加強政策引導和宣傳教育，完善檔案管理機制，做好與用人單位的對接及合作，加強對用人單位的指導和監(jiān)督，以確保用人單位在招聘的各個環(huán)節(jié)充分重視檔案管理和檔案轉(zhuǎn)移的重要性，以滿足人才流動的需求。

（三）檔案重建存在的問題

在人才流動過程中，由于各種原因?qū)е碌臋n案丟失、檔案未更新、檔案移交面臨阻礙等問題非常嚴重。通常來說，人社部門會通過重建檔案來滿足人事檔案管理的需求，但是，檔案重建過程中可能由于不嚴謹、放寬條件等因素導致不符合規(guī)定的重建，甚至出現(xiàn)“一人多檔”的混亂情況。因此，人社部門必須加強對檔案重建工作的監(jiān)督和指導，明確規(guī)范操作流程，強化審核把關(guān)，確保每一份重建檔案都符合法律法規(guī)和制度的要求。同時，人社部門還應推動檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，督促各用人單位加強對人事檔案的重視，盡量減少檔案丟失、信息不完整等必須重建檔案的漏洞。

（四）人才流動不規(guī)范造成重檔

目前，部分用人單位為了抑制人才流動問題，會采用違規(guī)甚至違法行為來減少人才離職行為。例如，用人單位為了吸引和穩(wěn)住人才，會通過新建檔案的方式應對人才流動問題，這種重復建檔的做法不僅無法解決人才流動問題，反而會使人社部門面臨重檔現(xiàn)象頻發(fā)等問題，加大其工作壓力。重檔會導致同一人的人事檔案存在信息重復或信息不一致等情況，導致人社部門在人才管理、用人單位在人才聘用方面均面臨較為復雜的檔案認定工作，更有甚者會對人事檔案的準確性和權(quán)威性造成不利影響。因此，人社部門必須加強對用人單位的監(jiān)督和檢查，推動建立健全的檔案管理制度，明確檔案轉(zhuǎn)移的法定程序與責任主體，確?！皺n隨人走”原則得到有效執(zhí)行。同時，還需加強對違法違規(guī)用人單位的公開處置，嚴格避免潛在的重檔現(xiàn)象。

三、人才流動背景下人事檔案管理改革措施

（一）打造完善的人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度是提高人才流動管理效果的基礎(chǔ)，人社部門在面對人才流動現(xiàn)象時，應保障人事檔案管理的準確性與規(guī)范化，以制度為基礎(chǔ)，推動人才的自由流動及合理配置。人社部門必須結(jié)合我國人力資源的相關(guān)法律法規(guī)，進一步完善人事檔案管理制度，對當前的人事檔案管理工作流程進行優(yōu)化和改造，以保障流動人才檔案管理工作能夠有章可循，讓流動人才的人事檔案資料在規(guī)章制度的指引下得到全面、準確的采集。此外，人社部門還需要堅持集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，確保流動人才檔案能夠得到合法、規(guī)范的管理，避免流動人才自帶檔案、違規(guī)修改檔案等情況，以保障人事檔案的質(zhì)量和安全性。3]

（二）結(jié)合人才流動特點實施動態(tài)檔案管理

人才流動是人才市場自由發(fā)展中必然存在的問題，人才可以通過對崗位、待遇及自我能力的分析，自主選擇適合自己的單位及崗位，或投身靈活就業(yè)，因此，人才流動具有動態(tài)化的特點。人社部門在對流動人才人事檔案進行管理的過程中，必須結(jié)合人才流動的特點進行動態(tài)化檔案管理，以確保人才流動檔案管理更加精細而準確。

在落實人事檔案動態(tài)化管理的過程中，人社部門必須加強與用人單位的銜接及合作，確保在人才人職、離職以及職務晉升等關(guān)鍵節(jié)點能夠第一時間將檔案變更信息上傳至人社部門，以便實時更新，為后續(xù)的檔案使用和調(diào)整打好基礎(chǔ)。此外，人社部門還需要保障人事檔案管理的效率，進一步優(yōu)化人事檔案的編制和轉(zhuǎn)移流程。在利用信息技術(shù)實現(xiàn)人事檔案線上編輯的同時，還需要簡化手續(xù)，使人才在流動過程中能夠迅速、準確地將人事檔案傳遞至新單位，及時完成社保繳納單位變更、檔案更新等工作，以此提高人事檔案的整體管理水平。4

（三）打造完善的信息化檔案數(shù)據(jù)庫

信息化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同樣有助于人社部門加強對流動人才檔案的管理。為了加強流動人才檔案管理工作的效率和準確性，提高本部門服務的便捷性，人社部門必須打造高效、安全的信息化數(shù)據(jù)庫，以滿足對人才流動問題的管理需求。在打造數(shù)據(jù)庫的過程中，人社部門必須選擇高效、便捷且兼容性強的軟件，避免因軟件問題而導致信息損壞、亂碼等問題。同時，軟件功能必須滿足人才檔案存儲、檢索、調(diào)用以及與服務平臺銜接的需求，以保障人事檔案得到全面保護和有效應用。另外，人社部門需要對檔案錄入工作進行全面審查，確保檔案信息精準無誤，并通過多級審核過程對錄入信息進行反復校驗，以實現(xiàn)人事檔案的全面數(shù)字化建設(shè)。人社部門還應重視數(shù)字化檔案的安全性，除了通過定期備份來避免檔案損壞，還要利用防火墻、加密系統(tǒng)、漏洞掃描等技術(shù)，加強對系統(tǒng)安全的防護，避免出現(xiàn)檔案泄露、丟失、篡改等問題。同時，人社部門還要確保系統(tǒng)具備完善的檢索和應用功能，能夠與業(yè)務平臺實現(xiàn)對接，以滿足人才及用人單位搜索檔案、查詢社保信息、查詢檔案修改歷史記錄以及修改申報檔案等方面的需求，確保人才流動相關(guān)業(yè)務的辦理更加便捷。

（四）加強人事檔案的審查

在當前人力資源流動日益頻繁的背景下，人社部門還需要加強對流動人才人事檔案的審查與管理，消除因檔案管理疏漏導致的“人崗不符”現(xiàn)象，促進人事檔案管理的規(guī)范化與人才市場的健康發(fā)展。在對人事檔案進行審查的過程中，人社部門必須制定詳細且嚴格的審查制度，明確審查的標準、流程、責任主體及違規(guī)處理辦法，確保審查工作更加嚴謹、更加細致。同時，審查工作必須由專門的檔案審查人員負責，保障審查工作的專業(yè)性，并通過定期復審、隨機抽檢等方式，對檔案進行多次審查，避免審查過程中出現(xiàn)疏忽問題。在制度的指引下，人社部門還需要落實全面審查策略，確保流動人才檔案審查覆蓋以下幾個方面：第一，審查人才的工作經(jīng)歷和崗位職責，確保其工作經(jīng)歷的真實性；第二，審查人才的政治面貌，了解其政治立場、信仰、參與組織活動等情況，確保人才在政治上的可靠性；第三，審查人才的教育背景，確保其教育信息的真實性和完整性；第四，關(guān)注人才的專業(yè)技能、獲獎情況及科研成果等信息，為后續(xù)協(xié)助就業(yè)、管理人才等工作提供重要參考。在對流動人才人事檔案進行審查的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料不規(guī)范、信息缺失或存在錯誤等問題，人社部門必須立即啟動問題反饋與糾正機制，第一時間與人才本人及其上一家單位進行溝通交流，對檔案中的信息進行核實，以保證信息的真實性和完整性。5

（五）規(guī)范處理人才流動問題

為了積極應對人才流動背景下用人單位面臨的檔案管理、社保斷繳或更換等問題，人社部門應當與用人單位共同制定人才流動問題處理規(guī)范，聯(lián)合制定人才流動檔案管理制度，確保人才流動過程中的檔案管理問題能夠得到充分解決。例如，在人才離職過程中，用人單位需要合法合規(guī)地為其辦理工作交接、簽訂離職手續(xù)，同時，還應及時配合人社部門辦理相應的檔案變更、社保繳納單位變更等工作，確保流動人才的人事檔案及時得到更新，避免出現(xiàn)人才找到新單位后面臨社保交接不順利、檔案未及時變更等問題。

四、結(jié)束語

人才流動雖然有利于我國社會經(jīng)濟及人才市場的進一步發(fā)展，但其帶來的檔案管理難等問題也不容忽視。為了加強對流動人才的管理，維護流動人才的合法社會保障權(quán)益，人社部門應充分意識到人才流動背景下人事檔案管理改革的重要性，并結(jié)合人才流動檔案管理需求打造完善的檔案管理制度，根據(jù)人才流動特點落實動態(tài)化檔案管理，配以完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫、檔案審查機制，加強對人才流動問題的處理，以確保人才流動背景下的人事檔案能夠得到更加規(guī)范、標準化的管理。

參考文獻：

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[4] 同[1].

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