檔案接收入館后進入管理階段，收管存用四個環(huán)節(jié)“管”的內(nèi)涵是最豐富的，細研起來“存”也可歸為“管”的范疇，是大“管理”概念。檔案管得好，檔案才能延遲壽命，更大程度進行開發(fā)利用。檔案管理“四清”，指的是檔案數(shù)量數(shù)得清、檔案質(zhì)量查得清、檔案內(nèi)容寫得清、檔案工作過程記得清。做到“四清”，主要是圍繞檔案清點、撰寫全宗介紹、建立檔案工作臺賬等幾項工作進行的，這是檔案館開展各項工作的前提和基礎(chǔ)。

河北省檔案館（省方志辦）2023年10月經(jīng)歷國家檔案局第二輪業(yè)務(wù)評價，第一輪測評暴露的問題有的已完成整改，有的還在整改中，第二輪測評結(jié)果好于第一輪。那么，五年后第三輪測評又將是什么結(jié)果呢？不出意外，那時河北省檔案館（省方志辦）新館已經(jīng)建成并完成搬遷，河北省檔案館（省方志辦）將進入一個新的發(fā)展階段，業(yè)務(wù)水平和管理層次都將實現(xiàn)跨越，邁入全國先進行列。接下來的幾年就是河北省檔案館（省方志辦）實現(xiàn)跨越前積攢力量以期展翅騰飛的關(guān)鍵時刻，夯基固本極為重要。

一、檔案清點

（一）檔案清點的重要性及內(nèi)容

檔案館管好用好檔案首先要搞清楚家底都是什么，有多少，質(zhì)量怎么樣，只有底數(shù)清楚才知道從哪入手怎么干。盡管《中華人民共和國檔案法》《檔案館工作通則》《檔案工作基本術(shù)語》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，乃至《檔案管理學(xué)》的理論研究，都沒涉及檔案清點這個業(yè)務(wù)點，但并不影響檔案清點在實踐中的重要性。檔案清點的含義，百度解釋為“清理查點和點數(shù)?！庇迷跈n案領(lǐng)域就是檔案業(yè)務(wù)管理的一個環(huán)節(jié)，用在倉庫庫存清點就是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個環(huán)節(jié)，通過清點得到館藏蘊含的各種信息和數(shù)據(jù)，而統(tǒng)計涉及檔案業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)，是工作成果數(shù)據(jù)化的集成，二者既有聯(lián)系又有區(qū)別。國家檔案局在2018年和2023年兩輪業(yè)務(wù)建設(shè)評價標(biāo)準(zhǔn)中，在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)“檔案保管與保護”部分，都將“檔案資料清點”明確作為一個考核點，占1.5分值，并從檔案資料數(shù)量、整理質(zhì)量、案卷保管情況、排架情況等四個方面對“清點”內(nèi)容提出要求，對其重視程度不言而喻。

實踐中檔案清點內(nèi)容遠不止這四個方面，還包括核實館藏檔案全宗名稱、全宗數(shù)量、全宗內(nèi)目錄情況、全宗內(nèi)檔案載體種類及其數(shù)量（存量紙質(zhì)檔案中聲像檔案、照片檔案、實物檔案等都夾雜在內(nèi)）、全宗內(nèi)專業(yè)檔案種類及其數(shù)量等，這些信息和數(shù)據(jù)都可以在清點過程中登記下來。所以一次清點基本上是對館藏檔案進行一次全面梳理和清查。清點工作也是一項非常耗時耗力的工程，因此在檔案館尤其是館藏數(shù)量龐大的檔案館做得并不徹底，有的甚至沒清點過，重要工作沒有得到應(yīng)有的重視。

（二）為什么要定期進行館藏檔案清點

國家檔案局考核不僅要求綜合檔案館進行清點，還要求5年進行一次，費時費力的事做一遍不行還要定期做，每年接收的檔案是有數(shù)的，相加算出總數(shù)即可，還清點什么？其實不是這么簡單算的。檔案館館藏檔案一直是處于動態(tài)的，這種動態(tài)變化檔案管理者必須要及時掌握。一是館藏檔案數(shù)量每年都有變化，這種變化體現(xiàn)在檔案可能增加——接收分管范圍內(nèi)各機關(guān)單位到期應(yīng)交檔案以及征集的檔案，還體現(xiàn)在檔案或許減少——保管期限到期應(yīng)銷毀檔案。二是檔案經(jīng)過整理、數(shù)字化掃描、修復(fù)等管理過程，需要檢查核實管理過程對檔案載體、形式、內(nèi)容的影響。三是每年有大量檔案出庫利用，檔案利用后是否有變化，出入庫后是否原路返回存放、檔案排列是否準(zhǔn)確等等，這些都需要定期核實。四是檔案特別是年代久遠的，時隔5年是否發(fā)生紙張脆化、霉變、蟲蛀、酸蝕等現(xiàn)象，也需要定期檢查。這些變動，一定比例的抽查不能全面反映檔案面貌和真實狀態(tài)，必須深入庫房打開檔案卷宗實地查看，主動固化動態(tài)管理效果且深度進行，才能得到真實準(zhǔn)確詳實數(shù)據(jù)，才能實施館藏檔案安全有效的全方位管理。

檔案是歷史的守護神，是中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的記錄者、傳承者、奉獻者，新中國的檔案工作者肩負著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的重要職責(zé)，落腳點首要做到的就是檔案保管齊全完整、存放安全可靠，否則一切都是空談。所以，檔案館始終做到館藏檔案底數(shù)清楚，狀態(tài)良好，保管安全，是非常關(guān)鍵十分重要的大事，一旦清點完畢，是不能隨意更改的，但發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，這也是定期清點館藏檔案的一個目的。

（三）河北省檔案館（省方志辦）檔案清點現(xiàn)狀

截至2023年12月底，河北省檔案館（省方志辦）館藏檔案資料部分進行了清點，分為四種情況：一是2016年清點封存了部分現(xiàn)行檔案，是為館藏檔案搬遷提前做好準(zhǔn)備，篩選出一部分利用率相對較低、已經(jīng)數(shù)字化的檔案進行了清點封存。二是2021年對后庫現(xiàn)行檔案進行清點，對民國高法檔案、封箱檔案進行統(tǒng)計。三是2022—2023年用時兩年對館藏資料、圖書（包括志書、地情書、年鑒等）、期刊、報紙等按照《中國圖書分類法》進行了分類、整理、貼標(biāo)簽，同步完成清點統(tǒng)計。四是2021—2022年用時兩年對前館《全宗基本情況匯總表》現(xiàn)行檔案部分與實體進行核實，對匯總表內(nèi)不完整不準(zhǔn)確信息進行補充修正，對檔案實體檔號不完整、目錄、備考表缺失、頁碼不全等問題進行整改?！度诨厩闆r匯總表》是河北省檔案館（省方志辦）已經(jīng)退休的一位老同志在職時，對照目錄深入庫房核實檔案實體半年之久匯總制作的。這張表在沒有進行館藏檔案清點的情況下是一個比較詳實的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，這些年在檔案數(shù)據(jù)管理方面發(fā)揮了重要作用。但是這張表有別于檔案清點統(tǒng)計表，它是依照檔案目錄匯總的，對目錄有疑問的則與檔案實體進行核實，核實沒有做到全部覆蓋。

二、撰寫全宗介紹

（一）撰寫全宗介紹的重要性和難度

如果說檔案清點是摸清檔案館藏有多少家當(dāng)?shù)脑挘敲醋珜懭诮榻B就是要搞清楚家當(dāng)里都有什么，有無珍品。檔案館是以全宗為基本單位進行檔案管理的，全宗檔案是對一個立檔單位整個生命周期的真實記錄。全宗介紹就是對立檔單位及其整個生命周期形成的檔案進行介紹和報道的一種檔案檢索工具，館藏若干個全宗介紹匯集在一起就是該館的全宗指南。

編制全宗指南也是國家局業(yè)務(wù)評價的一個指標(biāo)項，占0.6分，并要求五年修訂一次。前面說了，檔案館工作是動態(tài)的、不間斷的、可持續(xù)的，即便有間斷也要彌補上使之呈現(xiàn)為連續(xù)性，比如檔案開放審核。每年都要對到期應(yīng)開放檔案進行審核，前面我們沒有完成的現(xiàn)在就得補上，必須把應(yīng)開未開的歷史欠賬補齊才行，這是越不過去的坎，這樣檔案館才能將依法開放做扎實做深入，檔案開放工作才能持續(xù)進行。所以檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是不能欠賬的，欠賬不還是邁不過去的。

撰寫?zhàn)^藏存量檔案全宗介紹是檔案館的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。把每個全宗的歷史沿革、檔案內(nèi)容等基本情況進行介紹和報道，是檔案館比較直接的自我宣傳方式，是檔案館工作人員了解館藏熟悉家底的快速通道，也是發(fā)現(xiàn)館藏檔案是否有珍品、哪些是重要檔案的平臺，概括講全宗指南是檔案館非常重要且應(yīng)必備的大型檢索工具。同時，通過編寫全宗介紹全面系統(tǒng)了解全宗檔案內(nèi)容，提高檔案人員業(yè)務(wù)認(rèn)知和寫作水平，引導(dǎo)大家鉆研業(yè)務(wù)營造一個良好的學(xué)習(xí)氛圍。只是這項工作與檔案清點一樣，也是一項耗時費力的工作，對每個全宗歷史沿革進行考證，對檔案內(nèi)容進行歸納描述，如果歸檔齊全完整的檔案里能夠找到歷史沿革還行，沒有的則需要通過其他渠道查找，尤其是機構(gòu)頻繁調(diào)整的，檔案數(shù)量多的全宗，寫出一個頗費功夫。國家檔案局2012年發(fā)布了《全宗指南編制規(guī)范》，撰寫全宗介紹有具體要求，除了沿革和內(nèi)容以外，還要反映該全宗檢索查閱方面的內(nèi)容，包括檢索目錄、數(shù)字化掃描、全宗內(nèi)檔案分類、組卷、排序、保管期限、開放審核、利用等管理全宗檔案涉及的所有內(nèi)容，這些都需要收集整理歸納匯總，工作量巨大。

（二）堅定信心攻堅克難

2023年保管利用部抽調(diào)一名業(yè)務(wù)骨干，加班加點三個月，匯集梳理整合全宗卷中1998年以前撰寫的209個和收錄《河北省檔案館指南》的288個，共計497個全宗介紹，按照《全宗指南編制規(guī)范》要求，逐個進行格式調(diào)整和內(nèi)容補充完善，編制了河北省檔案館（省方志辦）第一本全宗指南，計77.2萬字。不僅完成了一輪評價整改問題，二輪評價得了分，同時還為館（辦）提供了一部比較系統(tǒng)、全面、詳實地揭示館藏497個全宗的檢索工具，打開了館藏介紹的一扇窗。

目前，還有館藏370多個全宗未寫，保管利用部計劃利用兩年時間攻克這個難關(guān)，確有一定難度，一是利用完成日常工作之余的時間撰寫，時間不確定;二是部室人員一直調(diào)整變動不斷減少，人員不保證;三是剩余的全宗都是機構(gòu)變動頻繁或者撤銷機構(gòu)，不好寫。不過，保管利用部全體同志，包括三名60后老同志和后庫同志們，積極迎戰(zhàn)，主動認(rèn)領(lǐng)，利用零碎時間加班加點，目前已經(jīng)看到了曙光。相信只要我們有恒心有耐心有毅力，樹立目標(biāo)堅持下去久久為功，必定能完成。

三、建立檔案工作臺賬，日積月累見成效

建立工作臺賬做好匯總統(tǒng)計，每項工作都能做到清楚明了。若從怎么干好工作的角度看，這是屬于掌握工作技巧優(yōu)化工作方法形成一個良好工作習(xí)慣，提高工作效率和成果的問題。若從工作結(jié)果應(yīng)用看，屬于檔案統(tǒng)計范疇。以前檔案統(tǒng)計工作沒有得到足夠重視的情況已大為改觀，依法統(tǒng)計，數(shù)據(jù)是事實的記錄，用數(shù)據(jù)說話是最有力的，數(shù)據(jù)是記錄過去反映當(dāng)下啟迪未來的工具等說法，有力證實了數(shù)據(jù)的功能和作用越來越強大的事實，促使各行各業(yè)高度重視。舉個例子，中國共產(chǎn)黨一大時黨員有多少？是53？57？還是58？后人一直研究探尋，因無實據(jù)不能確定，只能約為50多人?，F(xiàn)在呢？中組部最新黨內(nèi)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，截至2022年12月31日中共黨員9804.1萬名，相當(dāng)準(zhǔn)確?；蛟S有人不以為然，差上一個兩個也沒本質(zhì)區(qū)別。有的對于一群人來講，1個人很渺小甚至微乎其微，而對于那個人來講卻是全部，多么大的數(shù)量都是從1開始累積起來的。數(shù)據(jù)的科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、具有強大說服力就在于數(shù)字的準(zhǔn)確，不模糊也不含糊。任何事情都有起點，水有源樹有根，保護好根源才能水流不斷樹高萬丈，做好事情的源頭記錄，發(fā)展脈絡(luò)才能清楚，才知道從哪來到哪去，途中經(jīng)歷了什么，最后收獲了什么。

檔案館工作收管存用四環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又細分若干內(nèi)容，比如檔案保管，包括全宗號發(fā)放、全宗卷管理、檔案資料出入庫登記、庫房溫濕度記錄、檔案破損登記、全宗檔案排列、遴選珍貴檔案標(biāo)準(zhǔn)等；檔案保護，包括數(shù)字化掃描、檔案修復(fù)、仿真復(fù)制等；檔案編目，包括著錄全宗數(shù)量統(tǒng)計、編制專題目錄索引等。開展每項工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)登記完成后及時匯總，做到每個工作環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有跡可循，把留痕的工作做全做實做深無遺漏。例如，建立全宗號發(fā)放登記表，發(fā)一個記一個建立臺賬，即便間隔時間長、工作人員調(diào)整，工作也不會斷檔;檔案整理著錄時同步記錄檔案破損情況，匯總而成《檔案破損情況登記表》，做一件事達到兩個目的，取得事半功倍成效；收集匯總館藏檔案開放審核中的敏感詞，不僅提高審核效能，而且為人工智能應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支撐等等?？傊?，數(shù)據(jù)臺賬建得越全分類越細，推進工作就會更快效率更高，工作總結(jié)會更全面客觀、更有深度，不僅年底統(tǒng)計上報有準(zhǔn)確依據(jù)，而且做好工作積累同時，還能促進工作承上啟下、有序銜接、可持續(xù)發(fā)展。統(tǒng)計學(xué)博大精深，應(yīng)用廣泛，把它應(yīng)用于檔案工作，通過數(shù)據(jù)管理、研究分析，從中找出規(guī)律，做到揚長避短，發(fā)揮優(yōu)勢，提質(zhì)增效。最后，將每個工作環(huán)節(jié)留下的記錄收集保存到全宗卷，把圍繞全宗形成的“檔案”收集齊全完整，整理規(guī)范，保存完好，用數(shù)據(jù)講準(zhǔn)全宗發(fā)展的歷史，講好館藏檔案的故事，講全檔案工作者的工作歷程，是件全贏的事。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）