依法開(kāi)放檔案、服務(wù)社會(huì)是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，檔案開(kāi)放必須實(shí)施審核程序。近年來(lái)，各級(jí)檔案館認(rèn)真履行法定職責(zé)，審慎推進(jìn)檔案開(kāi)放審核工作，但由于種種原因，工作成效不及預(yù)期。檔案開(kāi)放審核滯緩成為檔案利用服務(wù)、檔案資源深度開(kāi)發(fā)的制約瓶頸，嚴(yán)重影響檔案館事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。面對(duì)任務(wù)艱巨、方法陳舊、人才短缺等問(wèn)題，檔案開(kāi)放審核還需創(chuàng)新手段、持續(xù)發(fā)力、久久為功。

一、檔案開(kāi)放審核現(xiàn)狀調(diào)查與思考

為全面了解檔案開(kāi)放審核工作現(xiàn)狀，我們綜合運(yùn)用文獻(xiàn)分析、抽樣調(diào)查、問(wèn)卷函調(diào)、電話咨詢及網(wǎng)頁(yè)跟蹤等多種方式，對(duì)河北省內(nèi)57個(gè)綜合檔案館、河北省外35個(gè)綜合檔案館開(kāi)展調(diào)研，實(shí)地走訪了遼寧、天津、江西、四川、成都5個(gè)副省級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館，并對(duì)基本情況進(jìn)行了分析研究。

（一）檔案開(kāi)放審核工作開(kāi)展不協(xié)調(diào)不均衡

一是不同層級(jí)檔案館工作進(jìn)展不一，越向基層越為滯后。省內(nèi)57個(gè)市、縣檔案館，36個(gè)已開(kāi)展工作，占比63%，21個(gè)尚未啟動(dòng)（其中18個(gè)為縣級(jí)檔案館）。二是不同地區(qū)工作進(jìn)程差異顯著。省外35個(gè)檔案館中（主要為副省級(jí)以上，少數(shù)為設(shè)區(qū)市級(jí)），中東部地區(qū)由于檔案數(shù)字化基礎(chǔ)扎實(shí)、率先應(yīng)用新技術(shù)，工作開(kāi)展迅速且進(jìn)展順利，4個(gè)館借助新技術(shù)完成全部館藏到期檔案開(kāi)放審核任務(wù)。三是注重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)也重視開(kāi)放審核工作。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，那些明確自身職能定位，聚焦主責(zé)主業(yè)，在檔案科學(xué)保管、檔案數(shù)字化、檔案利用服務(wù)等方面工作扎實(shí)的檔案館審核工作起步早、精力集中，審核工作成效符合預(yù)期目標(biāo)。

總體上看，部分檔案館開(kāi)放審核工作不盡人意，主要原因是對(duì)檔案開(kāi)放審核工作的重視程度不夠、存在畏難情緒，開(kāi)放審核制度不完善、流程不健全、標(biāo)準(zhǔn)不細(xì)致，專業(yè)人員匱乏，經(jīng)費(fèi)限制等等。

（二）人工審核的方式仍然被多數(shù)檔案館所采用

目前，多數(shù)檔案館的審核工作仍然依賴人工操作，采取“直接審核法”對(duì)檔案進(jìn)行逐件逐頁(yè)閱審。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，河北省檔案館（省方志辦）檔案開(kāi)放審核工作歷程較長(zhǎng)，可追溯至20世紀(jì)80年代，但是，受當(dāng)時(shí)的規(guī)范和基礎(chǔ)條件所限，檔案鑒定劃控主要是圍繞檔案實(shí)體及其目錄展開(kāi)，采取相對(duì)簡(jiǎn)單粗放的方式來(lái)確定檔案的開(kāi)放與限制使用范圍。時(shí)至2019年，基于電子檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化成果，河北省檔案館（省方志辦）加大了檔案開(kāi)放審核工作力度，先后采取了抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組建工作專班、全館各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)參與任務(wù)承包、職能部室專項(xiàng)負(fù)責(zé)等三種工作模式。這三種不同的工作模式在全省乃至全國(guó)范圍內(nèi)也具有較高的普遍性。面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)和嚴(yán)格的審核標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)檔案館選擇了以大量的人力投入來(lái)應(yīng)對(duì)任務(wù)壓力。一般來(lái)說(shuō)，參與審核的人員能占到本館總?cè)藬?shù)的十分之一多，但耗費(fèi)人力、成效不大。同時(shí)，由于參與人員的政策水平、歷史知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)、保密意識(shí)等參差不齊，在對(duì)檔案原文內(nèi)容的理解上難免受主觀因素影響，審核標(biāo)準(zhǔn)把控很難做到一致。

（三）審核工作效能不佳致使整體進(jìn)度緩慢

鑒于人工審核存在的思維局限及效率短板，當(dāng)前檔案開(kāi)放審核工作進(jìn)度普遍滯后。目前，河北省檔案館（省方志辦）已數(shù)字化待審核現(xiàn)行檔案數(shù)量已逾百萬(wàn)，而在過(guò)去的四年里，僅完成了審核任務(wù)的五分之一左右。更為嚴(yán)峻的是，館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快使得每年新增的待審核檔案數(shù)量持續(xù)攀升，年均增長(zhǎng)量約在30萬(wàn)至40萬(wàn)件之間，人工審核的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新增的步伐。如果繼續(xù)按照當(dāng)前的工作方式和速度進(jìn)行，將需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能整體完成館藏檔案的開(kāi)放審核任務(wù)。在調(diào)研的河北省內(nèi)57個(gè)檔案館中，封閉期滿待審核檔案總量共計(jì)約1518.7萬(wàn)件，已完成開(kāi)放審核約92.5萬(wàn)件，僅占總數(shù)的6%左右。顯然，眾多檔案館在檔案開(kāi)放審核工作上正面臨重大難題，任務(wù)積壓越來(lái)越多，而總體推進(jìn)又十分緩慢。

（四）人工智能輔助審核帶來(lái)變革和躍升

人工智能給檔案領(lǐng)域帶來(lái)了巨大變革。2014年，青島市智慧檔案館項(xiàng)目開(kāi)啟了“人工智能+檔案”應(yīng)用的初步探索。2019年，國(guó)家檔案局《科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題指南》中首次出現(xiàn)“人工智能”，自此，人工智能輔助檔案開(kāi)放審核實(shí)踐在檔案部門(mén)受到廣泛關(guān)注。在調(diào)研的省外35個(gè)檔案館中有30個(gè)館在人工智能審核方面進(jìn)行了積極探索與嘗試，占比85.7%。這些館引入人工智能技術(shù)的方式主要有三種：自主研發(fā)系統(tǒng)、購(gòu)置軟硬件設(shè)施設(shè)備以及政府購(gòu)買服務(wù)。人工智能技術(shù)的融入，不僅極大提高了檔案開(kāi)放審核效率，還實(shí)現(xiàn)了人力資源優(yōu)化配置。更為重要的是，新技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，使檔案開(kāi)放審核邁入了全新的智能化發(fā)展階段。

二、人工智能輔助審核的測(cè)試與評(píng)價(jià)

當(dāng)前，檔案開(kāi)放審核工作面臨著數(shù)量日益增大且人力資源緊張的現(xiàn)狀，而人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展及其展現(xiàn)的高效便捷特性，正逐步推動(dòng)其在檔案行業(yè)的廣泛應(yīng)用。為更好適應(yīng)新技術(shù)變革，推進(jìn)人工智能輔助檔案開(kāi)放審核落地，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，我們組織開(kāi)展了人工智能輔助檔案開(kāi)放審核現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。

（一）人工智能輔助檔案開(kāi)放審核測(cè)試過(guò)程完整嚴(yán)謹(jǐn)

2024年6月，我們啟動(dòng)了人工智能輔助檔案開(kāi)放審核測(cè)試，制定詳細(xì)的測(cè)試方案，明確測(cè)試流程，并公開(kāi)發(fā)布測(cè)試公告。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的資質(zhì)審查、經(jīng)驗(yàn)評(píng)估及技術(shù)方案綜合比選，確定了三家機(jī)構(gòu)參與測(cè)試并簽訂協(xié)議，以確保測(cè)試嚴(yán)密有序及數(shù)據(jù)安全有效（表1）。從已審核合規(guī)的檔案數(shù)據(jù)中，精心挑選2萬(wàn)件作為測(cè)試樣本，這些檔案數(shù)據(jù)圖像清晰、內(nèi)容覆蓋廣泛、復(fù)雜程度適中，形成時(shí)間主要集中在1977—1989年，涵蓋了機(jī)關(guān)單位在職能管理活動(dòng)中形成的決定、意見(jiàn)、決議、紀(jì)要、通知、通報(bào)、公告、報(bào)告、批復(fù)、報(bào)表等各類文件。同時(shí)，對(duì)測(cè)試條件統(tǒng)一設(shè)定，并采取“背對(duì)背”的方式進(jìn)行，保證了測(cè)試結(jié)果的客觀公正。測(cè)試歷時(shí)18天，工作人員全程跟蹤監(jiān)督，詳細(xì)記錄了各機(jī)構(gòu)的測(cè)試過(guò)程及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

測(cè)試結(jié)束后，組織召開(kāi)評(píng)審研討會(huì)，邀請(qǐng)開(kāi)放審核、信息技術(shù)等方面的9名專家學(xué)者及省內(nèi)6個(gè)市檔案館的9名相關(guān)工作人員參加，圍繞人工智能輔助檔案開(kāi)放審核的可行性、安全性、準(zhǔn)確性進(jìn)行了探討和評(píng)估。專家們一致認(rèn)為，人工智能輔助檔案開(kāi)放審核高效、安全、準(zhǔn)確，與業(yè)務(wù)需求契合度高，能大量節(jié)約人力，提升審核效率和質(zhì)量。

（二）人工智能輔助檔案開(kāi)放審核顯現(xiàn)出技術(shù)優(yōu)勢(shì)

速度快。相較于傳統(tǒng)人工審核方式，人工智能審核系統(tǒng)能夠高速處理海量檔案數(shù)據(jù)，成倍提升了工作效率。以河北省檔案館（省方志辦）測(cè)試2萬(wàn)件任務(wù)量為例，按照參與測(cè)試的3家機(jī)構(gòu)平均審核速度推算，每小時(shí)可審核檔案約600件，完成全部初審任務(wù)僅需約34個(gè)小時(shí)。尤為突出的是，機(jī)器審核能夠24小時(shí)不間斷運(yùn)行，意味著在不足2個(gè)工作日的時(shí)間內(nèi)即可對(duì)檔案數(shù)據(jù)全部篩查一遍。

節(jié)省人力。通過(guò)機(jī)器初篩，人工智能審核系統(tǒng)能夠自動(dòng)過(guò)濾掉大量無(wú)需人工再審的檔案內(nèi)容信息，僅將存在疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的檔案數(shù)據(jù)提交專業(yè)審核人員進(jìn)行復(fù)審。這種方式不僅大幅度減少了人工審核的工作量，還有效降低了對(duì)初審人員數(shù)量上的需求，緩解檔案館普遍存在的人員短缺問(wèn)題。

精準(zhǔn)度高。人工智能審核系統(tǒng)采用了深度學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等前沿技術(shù)，自動(dòng)提取檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等，并與預(yù)設(shè)的審核規(guī)則進(jìn)行精確匹配。這種基于大數(shù)據(jù)和智能算法的審核方式，相比傳統(tǒng)人工審核，具有更高的準(zhǔn)確性和一致性，且能夠自動(dòng)生成審核報(bào)告，詳細(xì)列出審核過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和判斷依據(jù)，使得審核結(jié)果更透明、可追溯。

匹配性強(qiáng)。人工智能審核系統(tǒng)內(nèi)置審核規(guī)則和模板，支持自定義規(guī)則、定制流程、在線協(xié)作、任務(wù)分配等功能，能夠緊密貼合檔案館的實(shí)際工作場(chǎng)景，滿足多樣化的審核需求，并通過(guò)多重加密和權(quán)限控制機(jī)制，為審核過(guò)程中的檔案數(shù)據(jù)安全保密提供了相應(yīng)的保障。

構(gòu)建知識(shí)庫(kù)。人工智能審核系統(tǒng)能夠精準(zhǔn)識(shí)別并明確標(biāo)注檔案原文中的敏感詞匯、具有歷史含義的語(yǔ)句、重要段落以及特定的文種格式、著名人物等關(guān)鍵信息，為專家復(fù)審和后續(xù)檔案資源的深度挖掘、整合、關(guān)聯(lián)性分析奠定基礎(chǔ)，逐步構(gòu)建起一個(gè)全面、系統(tǒng)、豐富的知識(shí)庫(kù)，助力知識(shí)的傳承、共享與創(chuàng)新。

（三）人工智能輔助檔案開(kāi)放審核風(fēng)險(xiǎn)把控必須到位

通過(guò)測(cè)試，我們也關(guān)注到了在采用人工智能輔助檔案開(kāi)放審核時(shí)需要注意的一些關(guān)鍵點(diǎn)。

首先，自主開(kāi)發(fā)系統(tǒng)成本高。如要開(kāi)發(fā)基于館藏專用的人工智能審核系統(tǒng)，面臨兩大顯著挑戰(zhàn)：一是高昂的項(xiàng)目采購(gòu)成本，不僅包括系統(tǒng)核心組件的采購(gòu)，如高性能服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)設(shè)備，還涉及各種輔助硬件；二是軟件開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，從需求分析到系統(tǒng)設(shè)計(jì)，再到數(shù)據(jù)訓(xùn)練與測(cè)試，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人力、物力和時(shí)間投入。

其次，系統(tǒng)性能受限于檔案數(shù)字化質(zhì)量和數(shù)字化率。檔案數(shù)字化程度和質(zhì)量，直接影響人工智能審核的應(yīng)用范圍與精準(zhǔn)度。盡管參與測(cè)試的3家機(jī)構(gòu)均表示OCR識(shí)別技術(shù)在理論層面上的準(zhǔn)確率超過(guò)90%，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)部分年代久遠(yuǎn)、紙張老化、字跡模糊、手寫(xiě)體的檔案，其本身的可讀性就已經(jīng)較低，數(shù)字化掃描后的圖像質(zhì)量往往不佳，導(dǎo)致智能識(shí)別與審核結(jié)果會(huì)出現(xiàn)一些偏差。

再者，對(duì)特殊情況的處置不夠自如。人工智能審核系統(tǒng)在某些特殊或復(fù)雜情況下可能會(huì)出現(xiàn)誤判或漏判的情況。例如，檔案原文中的文字圖表混合、分頁(yè)跨行等情況有時(shí)會(huì)干擾到文字的識(shí)別，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法準(zhǔn)確提取關(guān)鍵信息，進(jìn)而造成審核結(jié)果的誤差；對(duì)于有歧義的詞匯或多義詞，系統(tǒng)在理解時(shí)可能出現(xiàn)偏差，無(wú)法準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)其實(shí)際含義，也會(huì)對(duì)審核的準(zhǔn)確性造成不利影響。

最后，數(shù)據(jù)安全與保密問(wèn)題不容忽視。在人工智能審核過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)的傳輸、存儲(chǔ)與使用等環(huán)節(jié)均存在數(shù)據(jù)隱私泄露、決策邊界模糊、結(jié)果偏差以及安全漏洞等多重風(fēng)險(xiǎn)，需引起高度重視并采取有效措施加以防范。

三、人工智能賦能檔案開(kāi)放審核的策略與展望

檔案開(kāi)放審核是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，當(dāng)前新技術(shù)應(yīng)用尚處于探索嘗試階段，雖說(shuō)自主研發(fā)開(kāi)放審核系統(tǒng)是檔案部門(mén)的最佳路徑，但由于受經(jīng)濟(jì)水平、技術(shù)條件、專業(yè)人才等方面因素的限制難以一蹴而就。鑒于此，通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)的方式引進(jìn)人工智能審核，成為實(shí)現(xiàn)智能化、高效化檔案開(kāi)放審核目標(biāo)的切實(shí)可行的策略。

（一）依據(jù)政策穩(wěn)妥推進(jìn)

考慮到新技術(shù)應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)與不確定性，可以采取先行測(cè)試、嘗試實(shí)踐的方式，緊密結(jié)合審核業(yè)務(wù)需求，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)與長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃，確保在順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的同時(shí)穩(wěn)步推進(jìn)。在此過(guò)程中，務(wù)必嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于人工智能的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策指引及法律條文，審慎評(píng)估技術(shù)的適用性與契合度，精確測(cè)算成本效益，科學(xué)把控項(xiàng)目開(kāi)展與風(fēng)險(xiǎn)防范，實(shí)現(xiàn)安全高效推進(jìn)。

（二）重視可行性評(píng)估和實(shí)踐應(yīng)用優(yōu)化

鑒于館藏檔案數(shù)量龐大且種類繁多，應(yīng)提供豐富多樣的檔案數(shù)據(jù)，用于模型訓(xùn)練與模擬測(cè)試，打造適用于本地館藏檔案實(shí)際情況的分類算法模型，并根據(jù)實(shí)際狀況反饋，不斷對(duì)算法進(jìn)行精細(xì)調(diào)整與優(yōu)化，以提升人工智能審核的準(zhǔn)確性與效率。通過(guò)適用性評(píng)估測(cè)試，明確技術(shù)引進(jìn)是否能改善開(kāi)放審核的現(xiàn)狀及其具體改進(jìn)程度，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷迭代和完善人工智能技術(shù)應(yīng)用方案，以確保審核過(guò)程更加科學(xué)合理。

（三）做好技術(shù)應(yīng)用適配性準(zhǔn)備工作

首先，建立完善相關(guān)制度，包括檔案開(kāi)放審核工作實(shí)施細(xì)則、開(kāi)放與控制使用范圍、審核標(biāo)準(zhǔn)等，同時(shí)建立協(xié)同審核機(jī)制，壓實(shí)開(kāi)放審核主體責(zé)任，明確人工智能在檔案開(kāi)放審核中的具體應(yīng)用場(chǎng)景和操作流程。其次，總結(jié)傳統(tǒng)人工審核的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建豐富且精準(zhǔn)的關(guān)鍵詞庫(kù)，為人工智能檔案開(kāi)放審核奠定規(guī)則基礎(chǔ)。再者，需要優(yōu)化審核流程，確保人工智能技術(shù)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的融合銜接；加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和專業(yè)人才培養(yǎng)，有效實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放審核的智能化治理和管控；提升檔案數(shù)字化率和質(zhì)量，為人工智能的應(yīng)用提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化人機(jī)協(xié)同與自主能力提升

要堅(jiān)持“前道服務(wù)后道，后道反哺前道”的理念，實(shí)現(xiàn)人工智能批量化初審與專家組精細(xì)化復(fù)審的有機(jī)結(jié)合，加大檔案審核專家在審核規(guī)則制定、流程設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的參與和把握，融合集體智慧訓(xùn)練人工智能。在實(shí)施外包服務(wù)的同時(shí)，需重視并加強(qiáng)自身技術(shù)能力的建設(shè)，不斷累積技術(shù)與項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，逐步提升自主實(shí)施人工智能審核的能力。

（五）加強(qiáng)安全防控

在引入人工智能審核時(shí)，需深入把握其設(shè)計(jì)精髓與功能全貌，從源頭把控風(fēng)險(xiǎn)，明晰算法邏輯，提升決策透明度。同時(shí)，明確系統(tǒng)功能界限，制定嚴(yán)格審查流程，監(jiān)督算法決策，杜絕信息非法隱匿。選擇服務(wù)代理需慎之又慎，嚴(yán)審服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)。構(gòu)建健全的信息安全管理體系與應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，提升專業(yè)人員信息安全素養(yǎng)與技能，多措并舉，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。

近幾年的工作實(shí)踐和調(diào)研測(cè)試表明，傳統(tǒng)的審核方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前需求，必須尋求新的出路，采用更為高效、智能、便捷的審核手段，才能確保館藏檔案的及時(shí)審核與有效利用?？梢圆扇≌?gòu)買服務(wù)的方式，分階段、分步驟逐步推進(jìn)人工智能開(kāi)放審核，不斷積累經(jīng)驗(yàn)、培養(yǎng)人才，并逐步構(gòu)建和完善自身技術(shù)體系，為最終實(shí)現(xiàn)完全自主研發(fā)的開(kāi)放審核系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案工作向更加智能化、高效化、便捷化和多元化的方向發(fā)展。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）