摘 要：文章從文書檔案入手，采用案例分析法，對文書檔案管理方面出現(xiàn)定義與實際不完全相符的問題展開分析，認(rèn)為造成這種情況的根源在于分類。一是源于以文種為主的分類邏輯，二是現(xiàn)行檔案門類劃分的局限性，并適時審查、優(yōu)化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)文書檔案的定義和范圍，以提升檔案分類的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，是檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基本要求。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案法；檔案實體分類；定義

定義是對于一種事物的本質(zhì)特征或一個概念的內(nèi)涵和外延的確切而簡要的說明，或是透過一個事件或者一個物件的基本屬性來描述或規(guī)范一個詞或一個概念的意義。簡單來說，定義是一種人為的廣泛、通用的解釋意義。定義不清是最常見的邏輯錯誤。這種錯誤在檔案學(xué)研究中有，在檔案工作中也常有發(fā)生。檔案定義是思考和交流檔案問題的起點。同一事物不同場景下的不同定義，極易造成誤讀誤解，既不便于交流，也會在檔案管理實踐中造成誤判，導(dǎo)致失誤。

一、問題

文書檔案是檔案工作中出現(xiàn)較早，并為檔案人員所熟知的一類檔案。《檔案工作基本術(shù)語》中指出，文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。由此可知，文書檔案主要產(chǎn)生于國家的黨務(wù)、行政管理部門。關(guān)于文書檔案的范圍，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號，以下簡稱“8號令”）第七條明確規(guī)定：永久保管的文書檔案主要包括本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件，召開重要會議、舉辦重大活動形成的文件以及本機關(guān)職能活動中形成的重要文件材料等；第八條指出：定期保管的文書檔案主要包括本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件，如機關(guān)召開會議、舉辦活動和人事管理工作形成的一般性文件材料以及一般性事務(wù)管理文件等。同時，在“8號令”的附件中明確了文書檔案的保管期限，即凡在該保管期限表中的檔案均屬文書檔案。該令對指導(dǎo)機關(guān)檔案人員準(zhǔn)確判定本單位文書檔案的范圍起到了積極作用。

隨著檔案工作實踐的深入，文書檔案管理方面出現(xiàn)定義與實際不完全相符的問題，導(dǎo)致文書檔案的真正分類與定義不一致，即并非機關(guān)所有職能活動或一般性事務(wù)工作產(chǎn)生的檔案都是文書檔案。這一問題可能會給本單位檔案分類及整理工作帶來困擾。因此，弄清原因，重新審查其歸檔范圍，并將其中不適宜作為文書檔案的文件材料及時納入其他門類管理十分必要。

二、原因分析

1.以文種為主的分類方法是導(dǎo)致該問題的直接原因

陳民、靳秉強在《行政管理學(xué)》中指出，行政管理是國家行政機關(guān)依法行使法定行政權(quán)力，管理國家事務(wù)、社會公共事務(wù)和機關(guān)內(nèi)部事務(wù)，維護公共利益，提供公共服務(wù)的活動。由該定義可知，行政管理的客體分為兩部分——外部行政和內(nèi)部行政。外部行政主要包括國家事務(wù)和社會公共事務(wù)；內(nèi)部行政則主要指機關(guān)內(nèi)部事務(wù)。這就意味著行政機關(guān)開展的所有的工作都屬于行政管理活動，黨務(wù)機關(guān)情況與之類似。相應(yīng)的，黨務(wù)和行政管理活動中相伴而生的所有檔案都應(yīng)屬于文書檔案。但實際上機關(guān)的財務(wù)管理、人事管理及科學(xué)研究等工作中產(chǎn)生的檔案并未作為文書檔案管理，而是將其作為會計檔案、人事檔案等專業(yè)檔案實施管理。比如，“8號令”第九條明確規(guī)定：機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。言外之意，這幾類檔案與文書檔案有一定差異，在“8號令”中不再進(jìn)一步規(guī)范。同時，《機關(guān)檔案管理規(guī)定》也體現(xiàn)出實際分類與定義的矛盾?！皺C關(guān)檔案是按專業(yè)類別劃分的”，也就是說，實際工作中并非把所有的行政管理活動檔案都作為文書檔案，而只是將其中通用類檔案作為文書檔案管理。這一解釋既明確指出了機關(guān)產(chǎn)生科技檔案、人事檔案、會計檔案以及專業(yè)檔案等應(yīng)各自獨立成類，與文書檔案有所區(qū)別，又引申出二者之間差異的一個判斷標(biāo)準(zhǔn)。丁德勝在“《機關(guān)檔案管理規(guī)定》的十大看點——《機關(guān)檔案管理規(guī)定》解讀之一”一文中指出，為實現(xiàn)門類扁平化，壓縮門類級次，將機關(guān)檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案和專業(yè)檔案等。這一分類是按照“通用”和“專業(yè)”劃分的?！巴ㄓ谩钡狞h務(wù)、行政管理活動中產(chǎn)生的檔案才能作為文書檔案，“專業(yè)”的黨務(wù)和行政管理活動產(chǎn)生的檔案應(yīng)劃為非文書檔案。由此帶來一個新問題，通用和專業(yè)的界限在哪里。即什么樣的業(yè)務(wù)屬通用業(yè)務(wù)，什么樣的業(yè)務(wù)屬專業(yè)業(yè)務(wù)？在檔案行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)中似乎沒有明確界定。從一個單位的部門構(gòu)成來說，一般由綜合部門與業(yè)務(wù)部門構(gòu)成。是否可以認(rèn)為綜合部門開展的業(yè)務(wù)屬于通用業(yè)務(wù)，專業(yè)部門開展的業(yè)務(wù)屬于專業(yè)業(yè)務(wù)，顯然這一假設(shè)也不盡合理，在實際工作中大量作為文書檔案保存的文件是由專業(yè)部門印發(fā)的，可能在文號上會體現(xiàn)為綜合部門。同時，即使作為綜合部門，如果分管本單位房建等工作，此類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案也需作為基建檔案而非文書檔案保存。因此，部門不是區(qū)分通用和專業(yè)的關(guān)鍵。而部門背后代表著各自的業(yè)務(wù)分工，不同部門產(chǎn)生的部分文件均可能成為文書檔案，意味著專業(yè)或者文件的內(nèi)容也不是區(qū)分二者的關(guān)鍵。由此可知，文書檔案與其他類別檔案的區(qū)別可能更多地體現(xiàn)在形式上，從這個角度出發(fā)，筆者認(rèn)為文種可能是一份文件成為文書檔案的關(guān)鍵?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》中指出，黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。主要包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函和紀(jì)要等。從實際工作來看，文書檔案中的文件確實主要為上述文種的公文。當(dāng)然，在其他類別的檔案中也有上述文種公文存在的情況，如國有單位保存的基建檔案前期文件中存在大量的文書檔案。這也意味著，關(guān)于文書檔案“通用”和“專業(yè)”的區(qū)分主要以文種為主，但又并非嚴(yán)格以文種作為一個涇渭分明的標(biāo)準(zhǔn)。而這一現(xiàn)象的存在，其根本原因在于檔案分類的歷史局限性。

2.檔案門類劃分的歷史局限性是其根本原因

馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》（第二版）中認(rèn)為，文書檔案、科技檔案與專門檔案是中國檔案界及社會上應(yīng)用最為普遍的三個檔案種類概念。其中，文書檔案實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中直接形成的一個檔案門類，其實質(zhì)突出強調(diào)了行政性或政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位。其與科技檔案和專門檔案并非一次劃分的結(jié)果，而是人們自然而然逐漸形成的三個概念，其在邏輯上劃分標(biāo)準(zhǔn)并非很一致、很嚴(yán)格。只是由于這三個概念被人們普遍使用，有較好的理論涵蓋功能而被保存并使用至今。對于科技檔案，由于在近現(xiàn)代檔案大家族中異軍突起，越來越重要，才在人們的觀念中形成“科技檔案”的概念。而專門檔案是機關(guān)從事某些專業(yè)性活動中為實現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用、具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的。雖然，此類檔案也有明顯的行政管理性質(zhì)，但與主要由官方正式文件轉(zhuǎn)化而成的文書檔案相比，具有極強的自我獨立性和規(guī)律性，是一個由若干具體檔案種類構(gòu)成的集合概念。由上述內(nèi)容不難看出，檔案類別的劃分具有典型的時代特征和認(rèn)識不斷深化的特點。從新中國成立至今，檔案工作發(fā)展逐步成熟，檔案分類也在不斷發(fā)展變化。當(dāng)在科技工作中認(rèn)識到所產(chǎn)生的文件與文書檔案的差異后，就新增了科技檔案門類；當(dāng)在人事管理和財務(wù)管理等專業(yè)活動中發(fā)現(xiàn)所產(chǎn)生的文件與科技檔案和文書檔案的差異后，就再次新增了專業(yè)檔案門類，直至今天擴展出十多個門類，且還有繼續(xù)擴張之勢。

《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條對機關(guān)檔案展開了詳細(xì)的門類設(shè)定，反映出人們對檔案分類認(rèn)識的深化。但是，在門類不斷擴張的過程中，忽略了重新審視文書檔案的劃分邏輯和涵蓋范圍。雖然文書檔案門類出現(xiàn)最早，最為人們熟知，但同時也意味著文書檔案門類的劃分可能粒度最粗。該門類是在新中國檔案事業(yè)發(fā)展初期，在對檔案工作的規(guī)律、分類的邏輯沒有太多實踐成果的基礎(chǔ)上劃分出來的，其科學(xué)性、邏輯性必然缺少長時間的檢驗。因此，在檔案事業(yè)發(fā)展成熟、穩(wěn)定的今天，有必要重新審視文書檔案分類的合理性和科學(xué)性。2021年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》頒布實施，是我國檔案法治建設(shè)的重要里程碑，是檔案工作走向依法治理、走向開放和走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在為新時代檔案工作提供了政治和法治保障的同時，還需要及時審查檔案管理的制度和方法是否需同步改進(jìn)。作為機關(guān)最為常見的文書檔案，其管理制度及方法的文文相符與文實相符性審查應(yīng)囊括其中。

三、解決方法

一方面，適時修訂完善文書檔案的定義。文書檔案雖然存在科技與專業(yè)等門類的檔案分類邏輯不盡一致的情況，但考慮到實際工作中對歸屬文書檔案的文件劃分并無太大差錯，對工作亦無明顯影響。因此，適時對涉及文書檔案定義的相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)加以修訂即可。例如，將《檔案工作基本術(shù)語》中文書檔案的定義“目前黨務(wù)、行政管理過程中產(chǎn)生的檔案”改為在“部分黨務(wù)、行政管理過程中產(chǎn)生的檔案”之類的表述，以體現(xiàn)出并非所有的黨務(wù)、行政管理工作產(chǎn)生的檔案都是文書檔案。

另一方面，審查修訂文書檔案歸檔范圍。對不適宜作為文書檔案的文件材料重新分類，如行政執(zhí)法檔案。

“8號令”中將行政執(zhí)法類檔案作為文書檔案的組成部分，在其附件《文書檔案保管期限表》8.7中規(guī)定，行政執(zhí)法檢查情況匯總、通報、整改通知以及20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證和資格證等審批和管理文件，重要的行政處罰、處分、復(fù)議以及國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募栌谰帽９?。對于此類檔案，筆者認(rèn)為宜作為一類專業(yè)檔案實行管理。原因在于行政執(zhí)法類檔案涉及行政檢查、行政許可、行政強制、行政處罰、行政復(fù)議和行政訴訟等內(nèi)容。門類較多，且行政處罰后續(xù)可能涉及行政復(fù)議和行政訴訟等內(nèi)容，導(dǎo)致一件案子辦理周期較長，與該案件相關(guān)的檔案生成周期也就較長。按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理，不易體現(xiàn)文件之間的關(guān)聯(lián)性，破壞同一案件文件之間的有機聯(lián)系，且行政執(zhí)法檔案中部分內(nèi)容與《國家基本專業(yè)檔案目錄（第一批）》中人民法院訴訟檔案性質(zhì)相同，針對這部分檔案，國家檔案局明確將其列入專業(yè)檔案范疇。因此，將行政執(zhí)法類檔案作為一類專業(yè)檔案管理，更易于體現(xiàn)文件間的關(guān)聯(lián)性。此外，從文種角度來看，行政執(zhí)法過程中產(chǎn)生的文件大多不屬于《條例》中的文種，而是有其自身的文件形式具有較強的獨立性。因此，也適于與文書檔案有所區(qū)分，單獨作為一類檔案展開管理?？傊?，通過上述兩種方式逐步優(yōu)化文書檔案管理工作，將有助于檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

四、延展思考

從檔案工作實踐和實際出發(fā)，遵循從實踐中來到實踐中去的原則，在依據(jù)規(guī)范層、執(zhí)行交流層和研究思考層三個層面，厘清法定定義、標(biāo)準(zhǔn)定義和學(xué)理定義，對類似問題全面系統(tǒng)地加以更新和完善。

1.依據(jù)規(guī)范層：完善法定定義

法定定義是依據(jù)層面的定義。所謂法定定義是指由國家法律法規(guī)規(guī)定定義與概念。法定定義具有法定性、準(zhǔn)確性、普適性、規(guī)定性、權(quán)威性和穩(wěn)定性特性。新《中華人民共和國檔案法》頒布后，全國檔案系統(tǒng)迅速掀起學(xué)習(xí)、宣傳、研究、貫徹新《中華人民共和國檔案法》的熱潮。隨之，全國檔案法律法規(guī)和規(guī)章進(jìn)入全面修訂時期。在修訂過程中，重點關(guān)注各種法定定義的修改與完善，在明確內(nèi)涵定義的前提下，尤其要劃清各個定義的外部邊界，以保證各檔案、檔案工作及檔案事業(yè)相關(guān)定義的準(zhǔn)確和穩(wěn)定。

2.執(zhí)行交流層：充實標(biāo)準(zhǔn)定義

標(biāo)準(zhǔn)定義則是執(zhí)行和行動層面的定義。標(biāo)準(zhǔn)定義是寫入國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的各個檔案定義概念，具有簡捷性、易懂性、通俗性、交流性和口語化特性?！稒n案工作基本術(shù)語》是執(zhí)行和行動層面的交流定義群。檔案術(shù)語是指檔案專業(yè)領(lǐng)域中使用的、具有單義性和單參照性的專門語言符號（詞或詞組）的總稱。檔案術(shù)語體系是指檔案領(lǐng)域使用的一套相互聯(lián)系、相互補充和相互印證的層次性詞匯概念結(jié)構(gòu)。我國檔案術(shù)語基本上處于知曉度偏低、運用率不高、內(nèi)容有缺失、長久未更新、俗語及學(xué)術(shù)概念相混雜的狀態(tài)。正是由于檔案術(shù)語的不普及，導(dǎo)致檔案界至今未能建立一整套檔案專業(yè)語境，致使專業(yè)層面交流溝通困難，交流成本增加，不僅嚴(yán)重影響專業(yè)交流的順暢，造成誤讀誤解，還影響了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的建立與解讀，影響檔案工作的正確決策與實施。因此，在新《中華人民共和國檔案法》系統(tǒng)完善法定定義的基礎(chǔ)上，充實標(biāo)準(zhǔn)定義時，最重要、最緊迫的是針對《檔案工作基本術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)的修改和充實。

3.研究思考層：慎用學(xué)理定義

學(xué)理定義是研究思考層面的定義。所謂學(xué)理定義是指理論界對檔案、檔案工作與檔案事業(yè)相關(guān)概念的學(xué)術(shù)表達(dá)，具有嚴(yán)謹(jǐn)性、繁縟性、個體性、多元性和新穎性的特性。所謂慎用學(xué)理定義，不是不用學(xué)理定義，而只是在檔案實踐工作中慎用學(xué)理定義。學(xué)理定義是檔案學(xué)研究基本要素，不可或缺。沒有對同一研究對象的不同定義，就無法開展學(xué)術(shù)研究與爭鳴，學(xué)術(shù)研究也就失去了動力和活力。但是，在實踐工作中，學(xué)術(shù)定義的上述特點卻不一定有益，甚至有“害”。輕者造成認(rèn)知混亂，重者產(chǎn)生分歧，造成負(fù)面影響。因此，在越來越多科班出身的新人不斷大量進(jìn)入檔案工作一線的形勢下，有必要提醒大家，注意定義使用的場合。在實際工作場合多用或只用法定定義和標(biāo)準(zhǔn)定義，慎用甚至不用學(xué)理定義。

五、結(jié)語

綜上，定義不清是實際工作和研究工作共同的“常見病、多發(fā)病”，十分有害，必須給予“治療”。從檔案工作實踐和實際出發(fā)，遵循從實踐中來到實踐中去的原則，在依據(jù)規(guī)范層、執(zhí)行交流層和研究思考層三個層面，厘清法定定義、標(biāo)準(zhǔn)定義和學(xué)理定義，適時對規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)檔案與檔案工作的相關(guān)定義、范圍展開審查和優(yōu)化，以提升檔案定義的科學(xué)性和準(zhǔn)確性或是一個值得嘗試的“治療方案”。

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作者單位：河南省南陽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心

作者簡介：沙柳（1983—），女，回族，河南鎮(zhèn)平人，文學(xué)碩士，館員，研究方向：檔案管理。