摘 要：進(jìn)入信息化時(shí)代，數(shù)字賦能改變了社會(huì)發(fā)展方向，城建檔案管理部門也面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)作為核心工作，以此全面凸顯城建檔案的開發(fā)利用價(jià)值。文章以提高城建檔案管理水平為研究目標(biāo)，分析了城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義以及現(xiàn)存主要問題，并結(jié)合城建檔案數(shù)字化建設(shè)背景、內(nèi)容與流程，提出多元化的城建檔案數(shù)字化建設(shè)策略，希望能夠推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：城建檔案；建設(shè)；數(shù)字化

在城市持續(xù)建設(shè)發(fā)展過程中，城建檔案詳細(xì)記錄了各個(gè)時(shí)期城市規(guī)劃、建設(shè)以及治理的各項(xiàng)內(nèi)容、措施和取得的成效等。伴隨著城建項(xiàng)目的日漸增多，城建檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜化與多樣化的特點(diǎn)。如何高效管理和深度開發(fā)與利用城建檔案，成為城建檔案主管部門急需解決的重點(diǎn)問題，需要根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理現(xiàn)狀，借助數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)。

一、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.城建檔案數(shù)字化是提高檔案資源利用率的保障

城建檔案具有記錄城市發(fā)展軌跡、為城市未來發(fā)展提供信息參考的功能，扮演著“知史明鑒”的角色。通過紙質(zhì)形式保存的城建檔案，存在易老化和易損毀的風(fēng)險(xiǎn)，在查找利用時(shí)需委派多名人員共同查找與翻閱，難以協(xié)作，耗時(shí)長且人力、物力投入大，在一定程度上影響了檔案資源的利用率。城建檔案數(shù)字化建設(shè)融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立信息管理平臺(tái)，只需輸入賬號(hào)信息或關(guān)鍵詞即可精準(zhǔn)查詢城建檔案信息，在減少資源消耗的同時(shí)，保障檔案資源的利用率。

2.城建檔案數(shù)字化是落實(shí)“數(shù)字住建”的主要途徑

城建檔案在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著重要作用，積極開展數(shù)字城建檔案管理有助于全面落實(shí)“數(shù)字住建”，滿足城市高效發(fā)展的需求。目前，城建檔案采集、存儲(chǔ)與利用環(huán)節(jié)的信息化程度逐漸提高，在城市戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中扮演著重要角色。為此，應(yīng)緊緊抓住時(shí)代機(jī)遇，融合運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化管理機(jī)制。

3.城建檔案數(shù)字化是滿足智慧城市發(fā)展的新要求

智慧城市的發(fā)展，轉(zhuǎn)變了城市建設(shè)方向，并對(duì)城建檔案工作提出新的要求。具體來說，智慧城市要求城建檔案收集高度集成化、管理模式數(shù)字化和開發(fā)利用智能化，建立以“智慧大腦”為主體的檔案網(wǎng)絡(luò)，滿足多樣化的城建檔案查詢需求。通過大力推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)，構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)，使城市具有智能化、數(shù)字化和高度集成化的特征，滿足智慧城市發(fā)展的新要求。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的背景、內(nèi)容和流程

1.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的背景

未開展城建檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，相關(guān)部門多以傳統(tǒng)模式收集、整理和存儲(chǔ)檔案資料，不僅消耗大量的時(shí)間、物力和人力，還增加了檔案查詢和使用的難度，一旦出現(xiàn)管理漏洞或受到其他外部因素的影響，將導(dǎo)致檔案丟失或存儲(chǔ)錯(cuò)誤，不利于綜合管理。同時(shí)，隨著城建檔案數(shù)量的逐年遞增，工作人員面臨較大的壓力，工作效率明顯下降，嚴(yán)重降低了檔案的利用率。加之傳統(tǒng)載體的檔案較為脆弱，極易出現(xiàn)損壞、受潮等情況。在此背景下，為充分發(fā)揮城建檔案的利用價(jià)值，各地區(qū)、各部門逐漸重視數(shù)字化城建檔案的建設(shè)，融入數(shù)字信息技術(shù)，搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，高效率、高質(zhì)量地完成檔案的收集、整理、移交、鑒定與驗(yàn)收工作，保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。

2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

其一，增強(qiáng)城建檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。首先，應(yīng)厘清應(yīng)用軟件繁多與檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平落后的關(guān)系，做到相輔相成。其次，城建檔案管理部門應(yīng)積極參照已出臺(tái)的電子檔案管理或數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際制定符合本地區(qū)、本行業(yè)的地方標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，指導(dǎo)并推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

其二，提高系統(tǒng)的綜合水平，包含橫向與縱向兩個(gè)方面。建設(shè)單位和勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及檢測等工程建設(shè)各方主體單位形成的各類工程建設(shè)文件以及省、市、縣城建檔案機(jī)構(gòu)歸檔管理的各類城建檔案資料，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)跨區(qū)域、跨部門的資源共享。

其三，大力建設(shè)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與運(yùn)用，能夠在信息技術(shù)的作用下科學(xué)化地管理城建檔案。建設(shè)期間，應(yīng)做到循序漸進(jìn)，由單個(gè)蔓延至群體，并且需要領(lǐng)導(dǎo)層提高重視程度，為業(yè)務(wù)人員與計(jì)算機(jī)人員提供溝通橋梁，逐步完善數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)體系，打造一個(gè)分布式數(shù)據(jù)庫群。

其四，規(guī)范移交內(nèi)容，健全移交方式。對(duì)于滿足歸檔要求和加蓋電子簽章并具有法律效力的電子文件，可以選擇不移交傳統(tǒng)載體檔案。對(duì)于原生檔案和BIM模型信息，則應(yīng)一并移交。在檔案移交過程中，可以選擇“驗(yàn)收+承諾”或是驗(yàn)收備案前一次性移交的方法。若工程屬于線上歸檔或建設(shè)時(shí)間長，應(yīng)采用分階段驗(yàn)收與移交的方法。

3.城建檔案數(shù)字化建設(shè)流程

第一，建立檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)紙質(zhì)城建檔案內(nèi)容，針對(duì)性地輸入文件級(jí)目錄，不斷補(bǔ)充卷內(nèi)電子文件內(nèi)容，并檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，全面規(guī)避錯(cuò)誤輸入的問題。同時(shí)，正確操作數(shù)碼相機(jī)、掃描儀以及計(jì)算機(jī)等，將原文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件，充實(shí)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

第二，收集與積累電子文件信息。對(duì)于數(shù)字化城建檔案來說，電子文件屬于核心部分，需實(shí)行單套制與雙套制的文件管理方法，分別管理紙質(zhì)文件與電子文件，其中電子文件應(yīng)備份保存，并采取異地異質(zhì)保存方法。

第三，采購信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。投入適當(dāng)?shù)馁Y金資源，科學(xué)分配資金，做到?？顚Ｓ?，并全面調(diào)查市場，采購性能優(yōu)良的信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如3D掃描儀和云服務(wù)器。

第四，多角度整理各類資源。各地的城建檔案部門應(yīng)合理運(yùn)用部門權(quán)限，從技術(shù)設(shè)備和檔案信息資源入手，借助檔案館與信息中心的資源，打造全新的城建檔案運(yùn)行模式，并融合電子政務(wù)系統(tǒng)和城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀和問題

1.缺少頂層設(shè)計(jì)，管理體系不健全

大量傳統(tǒng)載體檔案在轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程中，需要做好前期準(zhǔn)備工作，制定健全的管理體系，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確不同環(huán)節(jié)的側(cè)重點(diǎn)。但是，目前部分城建檔案部門普遍忽略頂層設(shè)計(jì)，未能從實(shí)際情況出發(fā)制定管理體系，缺乏總指導(dǎo)與總目標(biāo)，導(dǎo)致存在盲目性工作的情況，操作不規(guī)范與不標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案數(shù)量多，數(shù)字化難度大

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)期間，由于城建檔案數(shù)量眾多，需要工作人員轉(zhuǎn)移大量的實(shí)體檔案，逐一輸入系統(tǒng)，耗時(shí)長、工作壓力大，且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也會(huì)處于超負(fù)荷運(yùn)行狀態(tài)，成為建設(shè)的重難點(diǎn)。同時(shí)，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)載體檔案時(shí)，還需要雙軌管理傳統(tǒng)載體檔案與數(shù)字化檔案，分別委派不同的人員，但由于員工缺少有關(guān)經(jīng)驗(yàn)，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理檔案，導(dǎo)致數(shù)字化難度偏高。

3.人才缺乏

城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)工作人員的技術(shù)要求相對(duì)較高，因?yàn)樵擁?xiàng)建設(shè)工程具有較強(qiáng)的綜合性和復(fù)雜性特征，涉及多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)點(diǎn)，要求組建一支高技術(shù)和高水平的人才隊(duì)伍。但就目前狀況而言，城建檔案部門普遍缺少綜合性的技術(shù)人才，且年齡結(jié)構(gòu)不均衡，缺少新鮮血液，現(xiàn)有工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解較少。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)策略

1.制定配套的管理制度和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

考慮到城建檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含多種數(shù)據(jù)、圖表以及文字等信息，數(shù)字化轉(zhuǎn)化難度偏高，對(duì)人員要求高、對(duì)資金需求量大。為此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)期間，應(yīng)制定配套的管理制度和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，健全工作制度，明確各方責(zé)任與職責(zé)，并加大資金投入力度。

首先，完善工作制度。應(yīng)以《檔案法》及其實(shí)施條例、“十四五”規(guī)劃及國家檔案管理、省市檔案主管部門的要求為基礎(chǔ)，以滿足數(shù)字化建設(shè)需求為目標(biāo)，結(jié)合部門既有工作資源，從采集、處理、存儲(chǔ)以及利用四個(gè)層面入手，合理完善工作制度，健全操作守則，規(guī)范各崗位人員的工作行為，賦予其不同的系統(tǒng)查詢權(quán)限，保障數(shù)字化城建檔案的完整性?？茖W(xué)規(guī)劃檔案工作，按照順序列出各部門的工作內(nèi)容和進(jìn)度安排，分配一定量的物力與人力資源，并委派知識(shí)儲(chǔ)備量大和技術(shù)水平高的人員，有序完成城建檔案的收集、整理以及存儲(chǔ)工作。

其次，合理劃分各方責(zé)任。關(guān)注檔案數(shù)據(jù)處理流程、實(shí)物管理、人事標(biāo)準(zhǔn)、管理系統(tǒng)以及崗位職責(zé)等，合理劃分各方職責(zé)，一旦發(fā)生問題能夠責(zé)任到人，避免出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況。同時(shí)，全方位落實(shí)工作制度與崗位守則，明確每個(gè)崗位人員的工作內(nèi)容與職責(zé)，增強(qiáng)其崗位責(zé)任意識(shí)。

最后，加大資金投入。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)期間，相關(guān)部門應(yīng)提前與財(cái)政部門和主管部門溝通，確保提供充足的資金保障，再根據(jù)建設(shè)需求與實(shí)施方案，采購高性能的計(jì)算機(jī)和服務(wù)器等設(shè)備。

2.優(yōu)化管理流程，構(gòu)建數(shù)字系統(tǒng)

（1）構(gòu)建體系，加強(qiáng)管理

根據(jù)城建檔案管理的綜合要求，應(yīng)靈活運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，建立數(shù)字化管理體系，配備相對(duì)應(yīng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，重點(diǎn)管控?cái)?shù)據(jù)收集和檔案分類等環(huán)節(jié)，為實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。

（2）做好原始數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)容災(zāi)等數(shù)據(jù)保全管理工作

原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性是保障城建檔案數(shù)字化建設(shè)有效性的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)闄n案數(shù)字化歸檔、整理提供便利條件。為此，應(yīng)注重異地異質(zhì)備份等數(shù)據(jù)保全管理，運(yùn)用磁介質(zhì)、光介質(zhì)以及縮微膠片等存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。建立數(shù)據(jù)容災(zāi)預(yù)案，利用數(shù)字技術(shù)建立異地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，當(dāng)本地?cái)?shù)據(jù)被盜取或系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，能夠通過異地保存的方式保留關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。同時(shí)，以數(shù)據(jù)容災(zāi)為基礎(chǔ)，在異地搭建一個(gè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)類似的備份環(huán)境，配備IP、主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備設(shè)施，一旦本地系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性事件，可運(yùn)用異地系統(tǒng)數(shù)字化恢復(fù)檔案信息，有效防范數(shù)據(jù)丟失和殘缺等情況。

（3）注重檔案采集與數(shù)據(jù)整理

運(yùn)用專業(yè)的技術(shù)，深度挖掘各類檔案信息，并將其轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形態(tài)，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和自動(dòng)化檢索。在檔案數(shù)據(jù)信息提取期間，需從整體層面出發(fā)挖掘數(shù)據(jù)，獲取檔案的顯性信息，掌握信息的特征、核心主題和類別等，加快檔案數(shù)字化建設(shè)腳步。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，不僅需要完善的制度體系和充足的資金保障，還應(yīng)配備復(fù)合型的人才隊(duì)伍，要求崗位工作人員儲(chǔ)備大量的基礎(chǔ)知識(shí)，并具有創(chuàng)新意識(shí)。為有效解決人才匱乏的問題，相關(guān)部門應(yīng)大力培育數(shù)字化人才隊(duì)伍，一方面，注重信息化服務(wù)技能的培訓(xùn)，圍繞檔案信息研究、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)采集等方面，促使工作人員高效管理電子檔案。培訓(xùn)期間，分析人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)、信息素養(yǎng)以及專業(yè)能力水平等，采取高校委托培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)培訓(xùn)以組織開專家講座等方式，有效提高檔案從業(yè)人員的綜合水平；另一方面，培養(yǎng)員工自主學(xué)習(xí)意識(shí)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，并制定業(yè)務(wù)考核制度，檢驗(yàn)人員的專業(yè)技能和水平，定期組織信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)，提高檔案從業(yè)人員的數(shù)字化水平。除了注重現(xiàn)代化人才的引進(jìn)，城建檔案部門還可以與地方高校建立深度合作關(guān)系，高校也可以根據(jù)數(shù)字化建設(shè)的需求，針對(duì)性地制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為部門人才隊(duì)伍建設(shè)注入新鮮血液。

4.加強(qiáng)信息安全防護(hù)

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)期間，檔案專業(yè)性與高使用率導(dǎo)致各類安全隱患頻繁出現(xiàn)，可能會(huì)產(chǎn)生重大的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)此，管理部門應(yīng)加強(qiáng)信息安全防護(hù)，依托于物聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)等，建立檔案智能化管理系統(tǒng)，規(guī)避各類安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，維護(hù)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

一是依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用并推廣電子簽章和電子簽名。管理部門應(yīng)以智能城市系統(tǒng)為載體，開發(fā)檔案在線接收系統(tǒng)，為各崗位人員設(shè)計(jì)電子簽章，并征集電子簽名，存儲(chǔ)于管理系統(tǒng)。

二是檔案云端管理與共享。城建檔案數(shù)字化處理后，存儲(chǔ)于云端服務(wù)器，利用云計(jì)算技術(shù)管理、存儲(chǔ)、查找以及備份數(shù)據(jù)。同時(shí)，以云端平臺(tái)為載體，實(shí)時(shí)共享、上傳與瀏覽檔案信息，真正做到檔案異地備份與迅速恢復(fù)。同時(shí)，利用量子傳感、量子計(jì)算以及區(qū)塊鏈技術(shù)，構(gòu)建云端檔案管理系統(tǒng)，以微服務(wù)架構(gòu)為核心，劃分系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，做到低耦合和高內(nèi)聚，增強(qiáng)系統(tǒng)的擴(kuò)展性和可靠性，或者以阿里云、AWS為平臺(tái)，開設(shè)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)管理和計(jì)算等基礎(chǔ)性服務(wù)。

三是設(shè)置訪問權(quán)限，設(shè)置防火墻系統(tǒng)，時(shí)刻記錄人員訪問情況，跟蹤管理所有操作行為，一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵或數(shù)據(jù)信息被泄露等情況，能夠立刻追蹤并報(bào)警。

5.構(gòu)建貼合智慧城市建設(shè)的檔案服務(wù)機(jī)制

智慧城市背景下，城建檔案數(shù)字化建設(shè)需構(gòu)建貼合智慧城市的檔案服務(wù)體系，與智慧城市的建設(shè)規(guī)劃、目標(biāo)相協(xié)調(diào)，并采納社會(huì)各界的意見與建議，為用戶提供優(yōu)質(zhì)且多樣的服務(wù)。進(jìn)入5G、6G技術(shù)時(shí)代，信息處理方式與服務(wù)模式發(fā)生變化，城建檔案部門應(yīng)開發(fā)智慧型和開放型的信息服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提升社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，有助于加快檔案數(shù)字化建設(shè)腳步。另外，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化服務(wù)體系時(shí)，應(yīng)深度探究智慧城市的建設(shè)方向，多方面總結(jié)社會(huì)需求，加大檔案資源整合，并更新服務(wù)理念，借助數(shù)字化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)平臺(tái)，填充精細(xì)化的服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新線上線下融合服務(wù)模式。

五、總結(jié)

總之，在5G、6G技術(shù)環(huán)境下，加快了智慧城市的建設(shè)腳步，對(duì)城建檔案工作提出新的要求，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足新時(shí)期的需求，需要認(rèn)識(shí)到城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，從數(shù)字化建設(shè)背景入手，分析檔案數(shù)字化建設(shè)流程與內(nèi)容，指出城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題，提出構(gòu)建貼合智慧城市建設(shè)的檔案服務(wù)機(jī)制、加強(qiáng)信息安全防護(hù)、優(yōu)化管理流程、構(gòu)建數(shù)字系統(tǒng)、制定配套的管理制度和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等建設(shè)策略，為城市發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雅琳.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與措施研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（11）：34-36.

[2]杜 星，袁紹晚.廣州市：推動(dòng)城建檔案數(shù)字化高質(zhì)量發(fā)展再上新臺(tái)階[J].中國建設(shè)信息化，2024（07）：38-41.

[3]吳 昊.“數(shù)字政府”背景下城建檔案的創(chuàng)新策略研究--以海安市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（06）：29-31.

[4]劉 娜，徐 莉.加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助力城建檔案工作提檔升級(jí)[J].中國建設(shè)信息化，2024（03）：19-21.

[5]汪 尚，陸史軍.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的探索與思考[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2023（04）：77-80.

作者單位：山西省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳發(fā)展研究中心

作者簡介：李川慧佳（1982—），女，漢族，山西太原人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案管理。