摘 要：干部人事檔案是記錄和反映干部政治表現(xiàn)、工作業(yè)績和工作作風(fēng)等方面情況的重要載體，是選人用人的重要依據(jù)。隨著科技發(fā)展和管理創(chuàng)新，智慧醫(yī)院建設(shè)給干部人事檔案數(shù)字化帶來新契機(jī)。文章分析了智慧醫(yī)院建設(shè)對干部人事檔案數(shù)字化的推動(dòng)作用，并就推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化提出了對策建議，以期為相關(guān)工作人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：智慧醫(yī)院；干部人事檔案；數(shù)字化管理；實(shí)踐路徑

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧醫(yī)院建設(shè)成為醫(yī)院發(fā)展的重點(diǎn)。而干部人事檔案作為人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對于優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)具有十分重要的意義。當(dāng)前，隨著社會(huì)信息化和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院對信息化、智慧化管理提出了更高要求。在智慧醫(yī)院建設(shè)過程中，需要將干部人事檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容，通過數(shù)字化管理提高檔案管理效率。

一、智慧醫(yī)院建設(shè)對干部人事檔案數(shù)字化的推動(dòng)作用

1.智慧醫(yī)院建設(shè)為干部人事檔案數(shù)字化提供了新思路和新途徑

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”的不斷深入，國家大力推進(jìn)健康中國建設(shè)，醫(yī)療服務(wù)模式、管理模式和資源配置方式等發(fā)生深刻變革，對醫(yī)院的信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了更高要求。干部人事檔案管理是干部工作的重要組成部分，其收集、整理、保管和利用的全過程涉及大量信息和數(shù)據(jù)，對信息化建設(shè)水平有較高要求。隨著智慧醫(yī)院建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字醫(yī)院建設(shè)為干部人事檔案數(shù)字化提供了新思路和新途徑，可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)手工向現(xiàn)代智慧管理轉(zhuǎn)變。依托于大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)信息技術(shù)手段，可以提高干部人事檔案管理工作的效率和水平。

2.智慧醫(yī)院建設(shè)提高了干部人事檔案信息的資源共享和工作效率

建設(shè)“三位一體”智慧醫(yī)院要求提高醫(yī)院管理精細(xì)化水平，促進(jìn)資源有效分配和使用。干部人事檔案數(shù)字化整合了檔案全部信息，告別傳統(tǒng)意義上檔案“孤本”的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息的利用從“下游走到上游”。通過大數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中的異常情況，如是否存在偽造、涂改或違規(guī)轉(zhuǎn)遞等問題，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施。干部人事檔案數(shù)字化提高了檔案管理人員的工作效率，一定程度上解決了人手不足的難題，借助信息技術(shù)的發(fā)展，可以有效快速提取信息，降低了人事檔案管理的成本。

智慧醫(yī)院管理平臺(tái)通過數(shù)字孿生和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在干部人事檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用，能夠大幅度提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率，在數(shù)字檔案立檔、編碼、保存與備份等操作中能夠?qū)崿F(xiàn)部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)化處理，在減少人工操作的同時(shí)，還能有效降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。另外，智慧醫(yī)院建設(shè)強(qiáng)調(diào)信息的共享與協(xié)同，干部人事檔案在數(shù)字化后可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)外的信息共享，方便上下級之間的聯(lián)網(wǎng)查檔和數(shù)字檔案網(wǎng)上傳遞，最大限度地提高醫(yī)療服務(wù)水平和整體工作效率。除此之外，智慧醫(yī)院和數(shù)字化檔案管理工作由于需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件來實(shí)現(xiàn)。因此，對信息和數(shù)據(jù)的安全性要求更高，醫(yī)院需要采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密、備份與恢復(fù)工作來有效保證干部人事檔案數(shù)字化后的安全，防止發(fā)生檔案信息被泄露、丟失和被篡改等情況而影響數(shù)字化檔案管理工作的整體質(zhì)量?？梢哉f，干部人事檔案數(shù)字化是智慧醫(yī)院建設(shè)的基礎(chǔ)之一，成功實(shí)施將推動(dòng)醫(yī)院整體向智能化方向發(fā)展。

3.智慧醫(yī)院建設(shè)提升了干部人事檔案在選人用人中的可靠度

干部人事檔案是組織部門了解干部、選拔人才的重要依據(jù)，對其展開數(shù)據(jù)分析和挖掘可以為組織部門選拔任用干部提供決策參考。在干部人事檔案中的數(shù)據(jù)信息是全面客觀反映干部真實(shí)情況的重要載體，對其開展分析挖掘可以更好地發(fā)現(xiàn)人才成長規(guī)律、識(shí)別干部使用特點(diǎn)，從而更好地選拔和培養(yǎng)干部。對干部人事檔案中的數(shù)據(jù)信息深入分析，發(fā)現(xiàn)不同崗位和不同級別之間人才的能力素質(zhì)以及發(fā)展?jié)摿Φ炔町愋郧闆r。通過對這些數(shù)據(jù)信息的分析處理可以為組織部門提供科學(xué)決策依據(jù)。通過對干部人事檔案中所包含的數(shù)據(jù)信息綜合分析和挖掘，可以更好地發(fā)現(xiàn)人才成長規(guī)律和特點(diǎn)，為人才選拔使用提供依據(jù)。

二、醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

干部人事檔案是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，其數(shù)字化建設(shè)已成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。目前，我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作正處于起步階段，還存在著一些問題。

1.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)程度低

當(dāng)前，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要途徑是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對干部人事檔案展開數(shù)字化處理，但在實(shí)際操作過程中，檔案管理人員缺乏專業(yè)的技術(shù)和知識(shí)，無法將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，嚴(yán)重制約了干部人事檔案數(shù)字化的進(jìn)程。此外，在干部人事檔案數(shù)字化處理時(shí)，由于缺乏專業(yè)技術(shù)人才，目前使用的數(shù)字化處理系統(tǒng)的功能有限且數(shù)據(jù)質(zhì)量較低。因此，想要進(jìn)一步提高干部人事檔案數(shù)字化工作水平，就必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的干部人事檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。

2.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)水平低

目前，我國干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于起步階段，數(shù)字化管理的內(nèi)容也比較簡單，大多停留在數(shù)據(jù)錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)等方面，缺少對干部人事檔案的深入挖掘和應(yīng)用。大部分地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)僅僅是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，缺乏對檔案內(nèi)容的整合分析和深度加工。此外，檔案管理人員還需要通過掃描紙質(zhì)檔案，開展數(shù)據(jù)整理、分類和排序，再將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件并存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，不僅需要大量的時(shí)間和人力，還很難保證工作質(zhì)量。因此，檔案管理人員必須進(jìn)一步提高數(shù)字化建設(shè)水平，讓數(shù)字資源得到充分利用。

3.干部人事檔案數(shù)字化安全管理風(fēng)險(xiǎn)高

由于我國干部人事檔案數(shù)字化工作還處于初始階段，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施也不夠完善，給干部人事檔案數(shù)字化帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。例如，由于干部人事檔案數(shù)字化涉及大量的數(shù)據(jù)信息，一旦數(shù)據(jù)被泄露或篡改，就會(huì)導(dǎo)致大量的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)。此外，干部人事檔案數(shù)字化后還存在著數(shù)據(jù)丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)，對干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提出了更高的要求。

三、推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化的對策建議

1.構(gòu)建智慧檔案管理系統(tǒng)

干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)在保證檔案安全和完整的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完整性和規(guī)范性。為確保干部人事檔案信息安全，需要對現(xiàn)有的干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)升級改造，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子文檔，實(shí)現(xiàn)“一人一卷、一人一檔”的歸檔模式。為規(guī)范干部人事檔案數(shù)字化工作制定《干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，對系統(tǒng)建設(shè)提出明確要求。目前，大多數(shù)地區(qū)的干部人事檔案管理系統(tǒng)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，需要先將紙質(zhì)文件掃描后錄入計(jì)算機(jī)。掃描后的數(shù)據(jù)存在丟失、損壞和錯(cuò)誤等問題。通過掃描后的電子文檔沒有統(tǒng)一規(guī)范的格式、目錄和內(nèi)容分類，缺少統(tǒng)一的管理平臺(tái)。在查詢利用方面，使用傳統(tǒng)的查詢利用方式無法實(shí)現(xiàn)智慧檢索和精準(zhǔn)推送服務(wù)。因此，干部人事檔案數(shù)字化要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)向智慧檔案管理模式，從人工手動(dòng)錄入向計(jì)算機(jī)智慧管理轉(zhuǎn)變。智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有與電子文檔同質(zhì)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，可對所有干部人事檔案信息自動(dòng)采集、整理和歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)收集、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查詢等功能。干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系開展系統(tǒng)建設(shè)，通過人工智能技術(shù)提高系統(tǒng)智慧化程度和數(shù)據(jù)處理效率。

2.檔案管理規(guī)范化

近年來，為適應(yīng)新形勢下人事檔案工作開展需要，不斷提高干部人事檔案管理水平，許多地區(qū)結(jié)合本地實(shí)際，制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如，《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔辦法》等政策文件，規(guī)范了干部人事檔案的材料收集、整理、歸檔和移交等方面，并將人事檔案的形成、整理等納入日常管理工作。各地還根據(jù)實(shí)際情況建立了干部人事檔案管理制度，制定了紙質(zhì)檔案和電子檔案的接收流程，明確了保密制度、銷毀制度等，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了依據(jù)。此外，各單位還建立了專門的數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)和崗位，配備了專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員，形成了規(guī)范有序的管理機(jī)制。

（1）檔案管理制度。檔案管理制度是單位的規(guī)章制度，是對檔案工作流程的細(xì)化和規(guī)范，也是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。為確保數(shù)字化建設(shè)規(guī)范有序開展，許多單位根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，如《干部人事檔案數(shù)字化工作規(guī)范》《干部人事檔案保密管理辦法》等，在數(shù)字化過程中涉及的信息安全、保密管理、身份認(rèn)證以及授權(quán)訪問等方面作出了明確規(guī)定，并對檔案材料的接收、歸檔和保管等提出了具體要求。此外，部分地區(qū)還制定了績效考核制度，對工作人員的數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)施考核，并將考核結(jié)果與個(gè)人職稱晉升、崗位變動(dòng)等掛鉤，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。

（2）數(shù)字化技術(shù)。干部人事檔案數(shù)字化是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，掃描和數(shù)字化加工處理干部人事檔案，形成可供利用的數(shù)字檔案，并實(shí)現(xiàn)管理信息化的過程。其基本要求是：實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，滿足信息資源共享的需求；實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理和利用；滿足檔案存儲(chǔ)安全和保護(hù)要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)通信技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智慧化等特點(diǎn)。干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)充分利用信息化手段，以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維為指導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)，以“數(shù)據(jù)”為中心、以“信息”為載體、以“智慧”為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化和智慧化。

3.數(shù)據(jù)安全保障

紙質(zhì)檔案容易遭到細(xì)菌、病毒的破壞，數(shù)字化檔案能夠更好地保存檔案，且具有數(shù)據(jù)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長、保密要求高等特點(diǎn)，對人事檔案數(shù)字化工作的安全性提出了更高的要求。近年來，國家相繼出臺(tái)了一系列文件，如《國家網(wǎng)絡(luò)安全事件應(yīng)急預(yù)案》《網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要求》等，強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)，采取有效措施保護(hù)重要數(shù)據(jù)。在此背景下，如何保障數(shù)字化人事檔案數(shù)據(jù)的安全顯得尤為重要。首先，應(yīng)加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化相關(guān)立法?！稒n案法》規(guī)定，“對國家保護(hù)的各種檔案、資料、圖書和其他具有長期保存價(jià)值的歷史檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定實(shí)行永久保存”?！吨泄仓醒虢M織部關(guān)于加強(qiáng)組織部門聯(lián)系服務(wù)專家工作的通知》指出，“各級組織人事部門要充分利用信息化手段為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)”。為實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化工作制度化和規(guī)范化，亟須制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確工作的目標(biāo)、內(nèi)容、主體、程序和措施等；其次，建立健全人事檔案數(shù)字化相關(guān)安全管理制度。在人事檔案數(shù)字化工作中，應(yīng)建立健全檔案信息安全保密制度、計(jì)算機(jī)操作人員管理制度、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制度等；最后，提高人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全性。建立健全信息安全等級保護(hù)制度。要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定設(shè)置人事檔案信息安全保密設(shè)施，定期開展安全風(fēng)險(xiǎn)評估工作，及時(shí)修復(fù)信息系統(tǒng)中存在的漏洞和安全隱患，防止重要數(shù)據(jù)被泄露或丟失。要按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)設(shè)施，制定網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)操作人員的培訓(xùn)教育，提升專業(yè)素質(zhì)和技能水平。要建立健全網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急管理體系，制定完善的應(yīng)急預(yù)案并定期演練，提高工作人員應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力和水平，避免突發(fā)事件發(fā)生時(shí)造成嚴(yán)重后果。

四、結(jié)語

綜上所述，在智慧醫(yī)院建設(shè)背景下，通過干部人事檔案數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的全流程管理，包括干部信息錄入、分類整理、信息查詢、保密保管以及與人事工作相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，為組織部門和人事部門提供全面、高效的信息服務(wù)。干部人事檔案數(shù)字化是國家信息化建設(shè)和數(shù)字中國建設(shè)的重要內(nèi)容，是未來人才管理工作的發(fā)展方向。在新時(shí)期與" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " nbsp; " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "新形勢下，智慧醫(yī)院建設(shè)背景下的干部人事檔案數(shù)字化既是數(shù)字化時(shí)代干部人事檔案工作開展的必然要求，也是醫(yī)院自身發(fā)展的必然選擇。

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作者單位：煙臺(tái)市中醫(yī)醫(yī)院

作者簡介：呂芳（1985—），女，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，館員，研究方向：現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下公立醫(yī)院智慧檔案管理、大數(shù)據(jù)背景下公立醫(yī)院檔案管理制度改革等。