摘 要：檔案準(zhǔn)確無誤地反映了人們的行為軌跡，對(duì)于人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中追尋規(guī)律、獲取知識(shí)提供了極為有效的參考。借由留傳的珍貴檔案可以審視過去、掌握現(xiàn)狀以及展望將來。地名檔案記錄了與地名相關(guān)的勘測、規(guī)范化處理以及重新命名等一系列歷史文獻(xiàn)。地名檔案的歸檔整理應(yīng)遵循科學(xué)與系統(tǒng)性的準(zhǔn)則，并能夠及時(shí)提供關(guān)于地理名稱的規(guī)范以及參照依據(jù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展提供助力。

關(guān)鍵詞：地名；檔案管理；工作途徑

地名檔案是指在地名行政事務(wù)中產(chǎn)生并且值得保留記述不同地理位置官方名稱與其他附加信息的文本、圖解和音視頻等記錄。這些資料屬于地名管理領(lǐng)域的專業(yè)性檔案，是國家檔案體系的一個(gè)重要構(gòu)成，反映了地名管理活動(dòng)的成就和載體，并與地名管理的各個(gè)過程緊密相連。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和開放政策的進(jìn)一步深化，城市建設(shè)的規(guī)模迅速增長，給地名檔案管理工作帶來了前所未有的考驗(yàn)，并對(duì)地名檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)提出了更新更高的要求。

一、地名檔案管理工作的性質(zhì)

1.固有的專門性

地名檔案具有獨(dú)特性質(zhì)，并非由常規(guī)公文、書信和文件等傳統(tǒng)形態(tài)構(gòu)建而成，而是主要汲取自地理名稱普查、過往沉淀及現(xiàn)場更新所得的成果。此類檔案多由文字、圖像和相片集合而成，串聯(lián)成一幅地名變遷的圖景。其最明顯的性質(zhì)是獨(dú)一無二的內(nèi)容專屬性，不存在類似。因此，在其專門性領(lǐng)域內(nèi)，地名檔案的特色尤為突出且易于識(shí)別，專門性的本質(zhì)還體現(xiàn)在其對(duì)特定地名的專有歸檔作用，是對(duì)單一地名基于其歷史演變和周邊環(huán)境的動(dòng)態(tài)有序記錄，具有獨(dú)特性和持續(xù)性，不應(yīng)被曲解或混同，其記錄僅限于特定地名，不可泛化至其他。

2.獨(dú)特的區(qū)域歷史性

獲取地名檔案必須依托其歷史形成的特定區(qū)域，在限定的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)資料的搜集、編纂和歷史追溯工作，體現(xiàn)了地名的區(qū)域依存性。地名也可能隨社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和環(huán)境變遷等因素逐漸改變，不時(shí)出現(xiàn)新地名取代舊地名的現(xiàn)象。因此，地名檔案的維護(hù)需要跟隨這些變化及時(shí)更新，不僅能夠維系地名的歷史延續(xù)，還能真實(shí)記錄當(dāng)前的地理實(shí)況，展現(xiàn)了地名檔案獨(dú)特的歷史連續(xù)性。

3.廣泛的社會(huì)性

地名檔案詳細(xì)存儲(chǔ)了社群定位與用語的細(xì)節(jié)，體現(xiàn)了其具備的社會(huì)屬性。這些名稱所承載的信息量極為可觀，見證了早期社會(huì)的面貌及其后隨時(shí)間演變的情況。缺少對(duì)這些檔案的整理與維護(hù)，將導(dǎo)致社區(qū)在定位與稱呼上的混亂，進(jìn)而對(duì)日常生活造成障礙。因此，可以從中斷定，地名的社會(huì)相關(guān)性是極其廣泛的。

二、地名檔案管理工作的意義和價(jià)值

1.地名檔案建檔的意義

隨著地名檔案保管業(yè)務(wù)的日趨興盛，各區(qū)域檔案館所保存的檔案資料越來越豐富、越來越完整，并不斷向前發(fā)展。檔案資料記錄了地名管理歷史，不僅包括關(guān)于地名調(diào)查活動(dòng)的初步證據(jù)材料，還包含了地方政府在地名更改和命名事宜上所出具的文件記錄，集結(jié)了眾多地名由來、意義以及歷史變遷的詳細(xì)信息。同時(shí)，也為編制地圖、編纂地名志、地名辭典、地名索引以及撰寫相關(guān)的地名研究著作提供了基礎(chǔ)性的資料和數(shù)據(jù)支持。此外，還為強(qiáng)化地名事務(wù)管控、推廣地名標(biāo)準(zhǔn)化以及開展地名研究打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，做好地名檔案的歸檔工作，準(zhǔn)確把握和遵守其獨(dú)有的特性與規(guī)則，并落實(shí)科學(xué)有序的管理措施具有極其深遠(yuǎn)的意義。

2.地名檔案的社會(huì)價(jià)值

地名檔案資料不但記錄了地名隨時(shí)間的演變，還涉及社會(huì)、族群、語言、文藝、史學(xué)、地理學(xué)及考古學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域的廣泛信息。地名檔案資源能夠多維度、全方位地反映在不同地區(qū)、不同時(shí)期和不同民族的政經(jīng)文化等多樣化信息，得以探尋本地居民在歷史長河中的生活習(xí)性，也可以追蹤社會(huì)演進(jìn)的足跡，如邊界更替、人群分布與搬遷以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展情形等。還可以提供豐富的數(shù)據(jù)支持地方資源利用、實(shí)施經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，并為跨學(xué)科的研究提供了寶貴的資料庫。同時(shí)，國內(nèi)眾多層級(jí)的地名檔案機(jī)構(gòu)也迅速且有效地向我國的民政、媒體出版、通信郵政、交通運(yùn)輸、信件征詢、都市與鄉(xiāng)村規(guī)劃、地圖測量、地學(xué)研究、水務(wù)管理以及教育文化等諸多領(lǐng)域提供了眾多必要的地名信息，不僅確保了這些行業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)作，還積極促進(jìn)了國家防務(wù)的構(gòu)建及社會(huì)主義事業(yè)的進(jìn)步。

三、地名檔案管理工作的問題

1.缺少相應(yīng)的制度規(guī)范

地名檔案管理包含范圍廣泛，工作流程煩瑣，要求檔案工作人員必須與眾多相關(guān)部門溝通協(xié)作，以迭代更新地理名稱數(shù)據(jù)屬性，保障檔案管理的品質(zhì)。但在現(xiàn)實(shí)操作中，由于缺乏明確的制度指導(dǎo)，使得工作人員行為缺少制約，如管理程序混亂無序、資料搜集不全面和跨部門協(xié)作能力不強(qiáng)等，這類問題嚴(yán)重影響了地名檔案的管理效果。

2.檔案管理人員素質(zhì)水平低

當(dāng)前，我國在地名檔案管理工作中普遍存在工作人員能力參差不齊的問題。其核心原因在于不少機(jī)構(gòu)缺乏固定和專業(yè)門的崗位來承擔(dān)這項(xiàng)工作，經(jīng)常從其他部門借調(diào)工作人員開展應(yīng)急管理。這些工作人員往往沒有具備地名檔案管理的知識(shí)和技巧，直接影響檔案管理的質(zhì)量。而且，地名檔案管理者的思維模式多受陳舊理念束縛，依賴手工操作，對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)采納不積極，導(dǎo)致檔案管理成效不盡如人意。檔案工作人員并未充分意識(shí)到地名檔案管理職責(zé)的重要性，導(dǎo)致檔案的運(yùn)用效率低下，未能充分發(fā)揮其才智，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重打擊了他們的工作熱情，進(jìn)一步降低了工作成效。

3.地名檔案管理缺少投入力度

眾多部門和機(jī)構(gòu)雖已設(shè)立了地名檔案管理處所，卻因?yàn)槲赐度胱銐蚺涮椎能浖约坝布Y源，如電腦、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫度調(diào)控以及通風(fēng)設(shè)備設(shè)施等，其檔案管理的效能未能達(dá)到預(yù)期效果。此外，在搜集地名信息的工作中亦顯得力度不足，僅限于搜集某些表面的基本資料，缺乏對(duì)更深層資訊的搜集與整理工作，導(dǎo)致地名檔案體系不夠完善，進(jìn)一步削弱了管理的效果。

四、加強(qiáng)地名檔案管理工作的途徑

1.加大地名檔案管理工作的投入力度

伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，諸多行業(yè)日復(fù)一日累積起了巨額數(shù)據(jù)信息，給檔案管理帶來了前所未有的考驗(yàn)，尤其是對(duì)地名檔案管理的挑戰(zhàn)尤為嚴(yán)峻。因此，各地區(qū)應(yīng)加大地名檔案的管理力度，尤其是在技術(shù)和設(shè)備設(shè)施方面的投入。

首先，建立完善的地名資料檔案管理系統(tǒng)。利用信息科技實(shí)現(xiàn)部門、高校的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，以此提高地名資料收集的效率，并促進(jìn)相關(guān)部門間的協(xié)作配合。另外，還要打造地名檔案信息共享平臺(tái)，把各類地理檔案資料上傳并存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫里。應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)整理分類這些資料，分設(shè)信息檢索、瀏覽和下載等功能區(qū)塊，確保提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)；其次，地名檔案管理受限于技術(shù)水平、人力資源和資金投入等多方面條件。目前，僅能完成基本資料的整理，尚未能夠充分體現(xiàn)其信息管理的潛在效益。

因此，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人手配置，悉心搜集各項(xiàng)地名數(shù)據(jù)。在地名更新變遷時(shí)還應(yīng)確保檔案信息能夠及時(shí)得到更新和系統(tǒng)編目，以彰顯地名檔案管理的高效性及其重要價(jià)值；最后，隨著現(xiàn)代科技迅猛進(jìn)步，傳統(tǒng)地名檔案的保存形式已多樣化，原本占用較多空間的紙本資料不僅檢索效率不高，還容易因意外而遭受損壞，促使尋求數(shù)字化保存解決方案。同時(shí)，在采用圖像、聲音和視頻等數(shù)字化載體存放地名檔案的過程中，還需特別注意確保數(shù)據(jù)保存途徑的穩(wěn)固可靠。

2.打造地名檔案信息化管理專業(yè)隊(duì)伍

為了促進(jìn)地名檔案數(shù)字化進(jìn)程，建立專業(yè)化的地名檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)是必不可少的。

首先，管理層要發(fā)揮指揮與引導(dǎo)作用，創(chuàng)建創(chuàng)新性的地名檔案管理體系。只有構(gòu)建科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)，并配合合理的總體規(guī)劃，才能確保地名檔案管理工作的成效。

其次，地方各級(jí)相關(guān)機(jī)構(gòu)需擬定針對(duì)地名檔案信息化管理的專業(yè)人才培訓(xùn)方案，并應(yīng)根據(jù)職能要求及所需人數(shù)實(shí)施精準(zhǔn)布局。特別是在制定人才策略時(shí)，高素養(yǎng)、高級(jí)別人才的培養(yǎng)必須受到重點(diǎn)關(guān)照。在執(zhí)行人才發(fā)展戰(zhàn)略的過程中，要把打造現(xiàn)代化、高質(zhì)量的信息化管理團(tuán)隊(duì)作為核心導(dǎo)向，遵循既定目標(biāo)，執(zhí)行有條理的工作流程，并通過全面、系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃確保檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理，并明確各自的職責(zé)范疇。一方面，檔案管理人員必須掌握扎實(shí)的信息科學(xué)理論與技術(shù)技巧，熟練掌握與地名檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)原理、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，并能熟練運(yùn)用這些技術(shù)手段；另一方面，為了保障檔案資料的安全，檔案管理人員應(yīng)樹立高尚的道德觀念，拋棄陳舊的管理觀念，具備與新時(shí)代地名檔案數(shù)字化管理模式相匹配的思維方式。此外，還應(yīng)嚴(yán)守檔案管理工作職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，并以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。

3.加強(qiáng)地名檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

（1）豐富地名信息

地名檔案管理人員需要依據(jù)地理命名的自然規(guī)律對(duì)相關(guān)信息開展記錄與梳理工作，目的是提高檔案管理效率，保障存檔中地名信息正確無誤。為充實(shí)和優(yōu)化地名檔案管理系統(tǒng)，不僅需要開展地名全面普查和缺失信息的補(bǔ)充調(diào)查，還應(yīng)廣泛拓展地名資料的搜集，搜集與地名相關(guān)聯(lián)的各類信息。檔案管理人員需要重視傳統(tǒng)資料，重視地名檔案數(shù)據(jù)的細(xì)節(jié)和深度，發(fā)掘并擴(kuò)充地名檔案信息的潛在價(jià)值。

（2）加強(qiáng)硬件建設(shè)

依照我國相關(guān)政策的規(guī)定，應(yīng)提高地名檔案管理的設(shè)備設(shè)施配置，確保專門的檔案保管裝備、工具以及專用土地等資源齊全。此外，還應(yīng)持續(xù)優(yōu)化地名檔案管理技巧與環(huán)境。例如，在管理活動(dòng)中出現(xiàn)檔案資料的丟失必須能夠迅速恢復(fù)，對(duì)各種管理設(shè)備設(shè)施要定期巡檢，預(yù)防由于設(shè)備設(shè)施故障而導(dǎo)致檔案信息受損。

4.完善基于信息技術(shù)的地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

首先，確立以信息技術(shù)為依托的新時(shí)代地名檔案數(shù)字化管理準(zhǔn)則及規(guī)章體系。從地名信息的最初來源至檔案資源的終端應(yīng)用，均需保證全面的監(jiān)測和控制。推進(jìn)地名檔案資料的智慧化應(yīng)用，降低對(duì)人工的依賴，完善管理機(jī)制，提升檔案信息資源的利用效能。通過信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并構(gòu)建相應(yīng)的地名檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)集中化管理。此外，還應(yīng)將地名檔案資料應(yīng)用的領(lǐng)域和路徑推向更廣泛的層面，簡化舊有管理方式的復(fù)雜步驟，促進(jìn)地名檔案資料在垂直和水平方向上的流暢溝通，確保其能夠有效履行信息服務(wù)職能。還應(yīng)促進(jìn)歸檔資料整合實(shí)施，涉及推進(jìn)檔案文件的統(tǒng)一整合和不同類別檔案庫統(tǒng)一建造等多方面事宜，充分利用信息技術(shù)提升地名檔案的管理成效。

其次，構(gòu)建完善的地名檔案管理體系，以滿足信息技術(shù)的需求。一是構(gòu)建健全的責(zé)任分配體系，最大限度地利用信息技術(shù)在保密性和專業(yè)性上的優(yōu)勢，使之與地名檔案的整合更加緊密。為此，需要成立精通業(yè)務(wù)的管理隊(duì)伍，發(fā)掘技術(shù)上的潛力，緊扣檔案管理實(shí)際需求，建設(shè)全面的電子檔案資源庫。同時(shí)，持續(xù)攻關(guān)地名檔案管理領(lǐng)域面臨的難題，確保技術(shù)層面的堅(jiān)定支撐；二是針對(duì)地名檔案管理信息系統(tǒng)所特有的多元化和復(fù)雜性，對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)、硬件的保養(yǎng)以及操作環(huán)境的維護(hù)開展徹底而細(xì)致的工作。

5.確保地名檔案信息管理安全

雖然通過實(shí)施信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的集中歸檔，提高檔案使用的便利性與效率，但同時(shí)也增加了數(shù)據(jù)的安全威脅。因此，在促進(jìn)地名檔案向信息化轉(zhuǎn)型的過程中，必須確立堅(jiān)固的安全防護(hù)措施。首先，增強(qiáng)地名檔案管理工作人員的保密意識(shí)。對(duì)檔案工作人員開展深入的安全保密知識(shí)培訓(xùn)，幫助其系統(tǒng)掌握國家檔案安全保密方面的相關(guān)政策與法律法規(guī)，確保檔案管理人員能夠自覺地按照國家的保密政策及法律法規(guī)開展工作；其次，落實(shí)安全責(zé)任。為了確保檔案管理人員能夠增強(qiáng)主責(zé)心態(tài)，應(yīng)嚴(yán)格按照“誰負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、誰承擔(dān)保密責(zé)任”的要求開展工作，打造深入人心的保密管理體系。該體系應(yīng)貫穿地名檔案信息管理的始末，特別是在檔案信息的應(yīng)用階段，必須加強(qiáng)保密管理，對(duì)作業(yè)人員的操作權(quán)限實(shí)行有效監(jiān)管，并對(duì)檔案信息的使用過程予以嚴(yán)密監(jiān)視，預(yù)防不法分子非法入侵和破壞操作系統(tǒng)，避免關(guān)鍵檔案資料被泄露或遭受損害；再次，采取技術(shù)安全防范策略。相關(guān)機(jī)構(gòu)必須明確允許查詢的檔案內(nèi)容界限，并依據(jù)各種查閱目的限定查閱權(quán)限。通過實(shí)施身份驗(yàn)證、信息加密和訪問權(quán)限管理等安防措施，切實(shí)保障地名檔案的安全，避免地名檔案信息被不法分子盜用；最后，嚴(yán)格執(zhí)行地名檔案信息安全保密制度。數(shù)據(jù)庫應(yīng)用、防病毒程序及其他相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)置布置，應(yīng)得到權(quán)力機(jī)關(guān)的安全認(rèn)證或批準(zhǔn)。在電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)及操作等階段，均應(yīng)形成合理嚴(yán)密的安全管理體系，并對(duì)此類檔案資料實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩珜彶?，保障檔案數(shù)據(jù)的完好無損和可信度。

五、結(jié)論

地名檔案管理構(gòu)成了地名事務(wù)的核心環(huán)節(jié)，完善地名檔案歸檔對(duì)于維護(hù)地名成果、優(yōu)化地名治理至關(guān)重要。并且，高效的建設(shè)、維護(hù)和運(yùn)用地名檔案能夠有效促進(jìn)咨詢服務(wù)的質(zhì)量，有助于提升地名的知曉度以及區(qū)域地名檔案管理成效。檔案管理人員應(yīng)努力研究優(yōu)化地名檔案管理的策略與途徑，科學(xué)擬定地名檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展藍(lán)圖，持續(xù)推動(dòng)地名公共服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，優(yōu)化公共服務(wù)體系，提升地名檔案信息服務(wù)的管理質(zhì)量，創(chuàng)新管理模式，力求將地名檔案管理提升至更高層次，推動(dòng)地名檔案工作的持續(xù)進(jìn)步，從而為構(gòu)筑和諧的社會(huì)貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：福建省三明市社會(huì)福利院

作者簡介：鄧良梅（1975—），女，漢族，福建泰寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理。