摘 要：在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理為核心的組成部分，不僅可以記錄醫(yī)院當(dāng)前的各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)，還有助于為醫(yī)院的發(fā)展決策提供重要的幫助，為了使醫(yī)院檔案管理能夠具備較強(qiáng)的針對性，各個(gè)醫(yī)院紛紛融入了權(quán)變管理理論為醫(yī)院檔案管理工作提供重要的支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論；醫(yī)院；檔案管理

中圖分類號(hào)：R197.32；G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-260X（2024）11-0039-04

在醫(yī)院檔案管理中融入權(quán)變管理理論時(shí)，需要加強(qiáng)對權(quán)變管理理論的內(nèi)涵的深入性分析，注重各個(gè)子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，與周邊環(huán)境有機(jī)協(xié)調(diào)，逐漸地提高醫(yī)院檔案管理工作的效果，快速地應(yīng)對在醫(yī)院檔案管理中常見的各項(xiàng)問題，綜合利用不同的邏輯方法，保證醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)實(shí)施。

1 權(quán)變管理理論的內(nèi)涵

權(quán)變管理理論是一種靈活應(yīng)變的管理理論，強(qiáng)調(diào)在復(fù)雜多變的環(huán)境中，領(lǐng)導(dǎo)者需要靈活運(yùn)用權(quán)力和資源，以應(yīng)對突發(fā)事件和挑戰(zhàn)。權(quán)變，顧名思義，即權(quán)力的變動(dòng)和變化，是管理中不可避免的現(xiàn)象。這一理論的內(nèi)涵主要涉及領(lǐng)導(dǎo)者在權(quán)變過程中的決策和行動(dòng)。權(quán)變管理理論認(rèn)為，在現(xiàn)實(shí)的組織運(yùn)作中，往往無法完全按照原有計(jì)劃和策略進(jìn)行。因?yàn)橥獠凯h(huán)境的變化、內(nèi)部的不確定性以及各種意外事件的發(fā)生，可能導(dǎo)致組織原有的計(jì)劃和戰(zhàn)略無法順利實(shí)施。此時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要進(jìn)行相應(yīng)的變通和調(diào)整，以應(yīng)對變化和挑戰(zhàn)。權(quán)變管理理論強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)者在權(quán)變過程中的幾個(gè)核心要素。首先是靈活性和應(yīng)變能力，領(lǐng)導(dǎo)者需要具備靈活性，能夠快速反應(yīng)和適應(yīng)變化，尋找新的解決方案，并及時(shí)調(diào)整決策和行動(dòng)。其次是信息的收集和分析能力。領(lǐng)導(dǎo)者需要準(zhǔn)確地了解外部環(huán)境和內(nèi)部情況，以便做出明智的決策。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還需要有效地與下屬和團(tuán)隊(duì)溝通和協(xié)調(diào)，確保各方的理解和支持。權(quán)變管理理論還強(qiáng)調(diào)了風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性[1]。權(quán)變過程中，領(lǐng)導(dǎo)者需要權(quán)衡不同的風(fēng)險(xiǎn)和利益，并作出相應(yīng)的決策。在面臨不確定性和風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)冷靜分析和評估，通過權(quán)變的方式降低風(fēng)險(xiǎn)，確保組織的長遠(yuǎn)利益。此外，權(quán)變管理理論還提出了一些實(shí)踐原則，比如靈活規(guī)劃。領(lǐng)導(dǎo)者需要制定靈活的計(jì)劃，充分考慮變化和權(quán)變的可能性，避免過于僵化的計(jì)劃。之后是積極反饋，領(lǐng)導(dǎo)者需要及時(shí)反饋和學(xué)習(xí)，不斷調(diào)整和改進(jìn)自己的決策和行動(dòng)。最后是團(tuán)隊(duì)協(xié)作。權(quán)變過程需要團(tuán)隊(duì)的共同努力和協(xié)作，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員主動(dòng)參與，并促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作。

2 權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用價(jià)值

檔案管理是醫(yī)院運(yùn)營的重要組成部分，它涉及醫(yī)院患者的個(gè)人信息、病歷記錄、醫(yī)療數(shù)據(jù)等重要資料。良好的檔案管理既能提高醫(yī)院內(nèi)部的工作效率，又能保障醫(yī)患雙方的權(quán)益。然而，由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性和復(fù)雜性，檔案管理往往面臨著各種挑戰(zhàn)和困難。權(quán)變管理理論，顧名思義，是指在復(fù)雜和不確定的環(huán)境中，為了達(dá)到最佳效果而靈活變通地進(jìn)行管理決策或調(diào)整。在醫(yī)院檔案管理工作中，權(quán)變管理理論的運(yùn)用可以帶來多方面的價(jià)值。

首先，權(quán)變管理理論能夠應(yīng)對醫(yī)院檔案管理工作中的復(fù)雜性和不確定性。醫(yī)院檔案管理涉及大量的患者數(shù)據(jù)和病歷信息，而這些信息的獲取、整理和存儲(chǔ)具有一定的難度。此時(shí)，如果刻板地按照原有的管理方案進(jìn)行操作，很可能會(huì)導(dǎo)致效率低下或者出現(xiàn)錯(cuò)誤[2]。而權(quán)變管理理論提倡根據(jù)具體情況進(jìn)行靈活調(diào)整，能夠更好地應(yīng)對不確定性，并及時(shí)解決問題。

其次，權(quán)變管理理論能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。隨著科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)也在不斷變革，新的技術(shù)和方法不斷涌現(xiàn)。在這個(gè)變革的過程中，檔案管理工作也需要跟上時(shí)代的步伐。權(quán)變管理理論鼓勵(lì)人們從創(chuàng)新的角度思考問題，尋找更好的解決方案，以適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和需求。通過運(yùn)用權(quán)變管理理論，醫(yī)院檔案管理工作可以不斷優(yōu)化和改進(jìn)，推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展。此外，權(quán)變管理理論還能夠提高醫(yī)院檔案管理工作的靈活性和適應(yīng)性。醫(yī)療行業(yè)的變化常常是不可預(yù)見的，可能會(huì)出現(xiàn)一些緊急情況或突發(fā)事件。這時(shí)，如果檔案管理工作缺乏靈活性和適應(yīng)性，很可能造成一系列的問題。而權(quán)變管理理論注重適應(yīng)環(huán)境的變化，可以幫助醫(yī)院檔案管理人員及時(shí)做出調(diào)整和決策，確保工作的順利進(jìn)行。

3 醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理理論的應(yīng)用方法

3.1 統(tǒng)一集中管理檔案

在現(xiàn)代醫(yī)療體系中，檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。它不僅關(guān)乎醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，更關(guān)系到醫(yī)療資源的合理利用和醫(yī)療質(zhì)量的提升。然而，很多醫(yī)院在檔案管理上存在著諸多問題，如檔案分散、管理不規(guī)范等，導(dǎo)致信息的丟失和工作效率的下降。為了解決這些問題，權(quán)變管理理論逐漸在醫(yī)院檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，其中，統(tǒng)一集中管理檔案的方法被視為一種行之有效的解決方案。它通過優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了檔案的全面統(tǒng)一管理，為醫(yī)院提供了更高效、更準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)療質(zhì)量的提升。統(tǒng)一集中管理檔案的核心思想是將散亂的檔案統(tǒng)一整合，集中存放于專門的檔案館中。這一方法的實(shí)施需要從醫(yī)院的管理層中建立起一個(gè)專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，在這個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和查詢等工作。通過這樣的方式，有效地統(tǒng)一了檔案的管理，確保了檔案的準(zhǔn)確性和完整性[3]。統(tǒng)一集中管理檔案的好處不勝枚舉，比如可以避免檔案分散管理所帶來的信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在過去的檔案管理中，檔案常常分散存放于各個(gè)科室，容易導(dǎo)致檔案的遺失或混亂。而通過統(tǒng)一集中管理，檔案可以有序地整合存放，徹底解決了這一問題。統(tǒng)一集中管理檔案提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，檔案管理人員專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和存儲(chǔ)等工作，避免了醫(yī)務(wù)人員因檔案管理事務(wù)分心，使他們能夠更專注于醫(yī)療工作本身。與此同時(shí)，檔案管理人員通過專業(yè)的培訓(xùn)和系統(tǒng)的管理流程，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保了檔案的可靠性和可追溯性。統(tǒng)一集中管理檔案提供了更便捷的查詢和使用方式，在檔案館中，檔案管理人員采用先進(jìn)的電子化檔案管理系統(tǒng)，將檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案的全面電子化。醫(yī)院工作人員只需要在電腦上輸入相關(guān)信息，即可快速查找所需檔案，極大地提高了工作效率和便利性。

3.2 健全責(zé)任機(jī)制

在醫(yī)院檔案管理工作中，健全責(zé)任機(jī)制尤為重要。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，管理人員可以借鑒權(quán)變管理理論，運(yùn)用其方法來健全醫(yī)院檔案管理的責(zé)任機(jī)制。權(quán)變管理理論是現(xiàn)代組織管理領(lǐng)域的重要理論之一，它強(qiáng)調(diào)在面對不斷變化的環(huán)境和需求時(shí)，組織和個(gè)體需要具備靈活性和創(chuàng)新性，不斷適應(yīng)變化并做出相應(yīng)的調(diào)整。在醫(yī)院檔案管理工作中，隨著技術(shù)的發(fā)展和信息化的迅猛推進(jìn)，面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，因此需要運(yùn)用權(quán)變管理理論來構(gòu)建健全的責(zé)任機(jī)制。

首先，可以通過明確各個(gè)崗位的職責(zé)和任務(wù)來健全責(zé)任機(jī)制。在醫(yī)院檔案管理中，可以設(shè)立檔案管理部門或小組，明確其職能和工作內(nèi)容。每個(gè)崗位都應(yīng)該有明確的工作職責(zé)和任務(wù)，以確保醫(yī)院檔案管理工作的有序展開[4]。例如，可以設(shè)立檔案管理員、信息技術(shù)專員、審計(jì)人員等職位，明確他們的工作范圍和職責(zé)，使他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮專長，共同推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的工作。

其次，運(yùn)用權(quán)變管理理論的創(chuàng)新性思維，推動(dòng)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足日益增長的需求。因此，在健全責(zé)任機(jī)制的過程中，管理人員應(yīng)該引入現(xiàn)代信息技術(shù)，推行電子檔案管理系統(tǒng)。通過建立統(tǒng)一的電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和共享，大大提高了檔案管理的效率和可靠性。這些創(chuàng)新的舉措將為醫(yī)院檔案管理帶來新的思路和方法，從而更好地履行檔案管理的責(zé)任。此外，合理的激勵(lì)機(jī)制也是健全責(zé)任機(jī)制的重要組成部分，在醫(yī)院檔案管理中，管理人員可以通過明確管理者和員工的績效目標(biāo)，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。通過設(shè)定合理的績效指標(biāo)和獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)管理者和員工在檔案管理工作中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造力。例如，可以設(shè)立檔案管理績效獎(jiǎng)，對在檔案管理工作中表現(xiàn)出色的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)對工作不到位或出現(xiàn)失誤的員工進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，營造出良好的檔案管理氛圍。

最后，健全責(zé)任機(jī)制還需要建立起有效的監(jiān)督機(jī)制，在醫(yī)院檔案管理中，可以設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門或委員會(huì)，對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)和檢查。通過對檔案管理工作的監(jiān)督和評估，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)進(jìn)行整改，避免不規(guī)范操作和管理漏洞的出現(xiàn)。監(jiān)督機(jī)制的建立不僅能夠促進(jìn)責(zé)任的履行，還可以提高檔案管理工作的規(guī)范性和透明度。

3.3 融入現(xiàn)代化信息技術(shù)

權(quán)變管理理論是一種在不確定的環(huán)境中靈活應(yīng)對的管理策略，在醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用，為融入信息技術(shù)提供了有力的依據(jù)。在當(dāng)今信息化的時(shí)代，醫(yī)院檔案管理不僅需要高效地管理大量的紙質(zhì)檔案，還要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化管理，以提高工作效率和信息共享的便捷性。融入信息技術(shù)的方法必須考慮醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和需求，作為醫(yī)院的核心資源，檔案管理關(guān)系到醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)和患者的安全，因此，所選擇的信息技術(shù)必須具備高度的安全性和穩(wěn)定性[5]。同時(shí)，考慮到醫(yī)院檔案的復(fù)雜性和多樣性，信息技術(shù)的應(yīng)用也需要具備高度的靈活性和可定制性。只有充分考慮這些方面，才能確保信息技術(shù)的有效融入。

基于權(quán)變管理理論，在融入信息技術(shù)的過程中，可以采取以下步驟。先明確目標(biāo)，確定需要借助信息技術(shù)改進(jìn)的具體方面。例如，提高檔案的檢索速度、減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)、簡化檔案管理流程等。通過設(shè)定明確的目標(biāo)，可以為后續(xù)的技術(shù)選擇和實(shí)施提供指導(dǎo)。之后，進(jìn)行信息技術(shù)的選型和實(shí)施?；跈?quán)變管理理論，管理人員可以在實(shí)施過程中靈活應(yīng)對不確定因素。根據(jù)不同的檔案管理需求，可以選擇合適的技術(shù)方案，如電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)、智能化的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)等。在實(shí)施過程中，需要注意與現(xiàn)有的檔案管理工作的銜接，確保技術(shù)的順利應(yīng)用。接下來，進(jìn)行必要的改進(jìn)和調(diào)整。在技術(shù)應(yīng)用的初期，可能會(huì)出現(xiàn)一些問題和矛盾，需要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整。此時(shí)，權(quán)變管理理論可以指導(dǎo)管理人員靈活應(yīng)對，尋找合適的解決方案。比如，針對某些技術(shù)難題，可以引入新的技術(shù)手段或借助外部專業(yè)技術(shù)支持，既解決了問題，又提升了整體的檔案管理水平。最后，持續(xù)監(jiān)測和評估信息技術(shù)的應(yīng)用效果。權(quán)變管理理論強(qiáng)調(diào)了隨時(shí)調(diào)整策略的靈活性，因此，在信息技術(shù)融入醫(yī)院檔案管理后，需要持續(xù)監(jiān)測和評估其應(yīng)用效果，并及時(shí)做出調(diào)整。通過不斷評估和改進(jìn)，可以確保信息技術(shù)的有效應(yīng)用，并為醫(yī)院檔案管理工作帶來更大的成效。

3.4 適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化

醫(yī)療領(lǐng)域作為一個(gè)高度復(fù)雜、瞬息萬變的行業(yè)，其動(dòng)態(tài)變化常常令人難以預(yù)測。新的疾病不斷涌現(xiàn)，治療方法不斷更新，醫(yī)療技術(shù)日新月異。因此，醫(yī)院檔案管理工作必須具備良好的適應(yīng)能力，以應(yīng)對這不斷變化的醫(yī)療動(dòng)態(tài)。在醫(yī)院檔案管理中，權(quán)變管理理論應(yīng)用于適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化成為一種理想的方法。權(quán)變管理理論強(qiáng)調(diào)的是在面對不確定的情況下，通過權(quán)衡利弊、靈活變通，找到可行的解決方案。這一理論在檔案管理中的應(yīng)用，意味著工作人員需要根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整檔案管理策略，以適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)的發(fā)展。在實(shí)踐中，適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化的檔案管理方法可以從多個(gè)方面展開，比如檔案管理部門需要定期進(jìn)行檔案審查和整理，剔除過時(shí)、無效的信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和有效性。之后，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與醫(yī)療科室的溝通和合作，及時(shí)獲取最新的醫(yī)療信息和治療方案，做到及時(shí)更新檔案。此外，檔案管理部門還應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和共享，便于醫(yī)療人員隨時(shí)獲取最新的醫(yī)療動(dòng)態(tài)[6]。適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化的檔案管理方法的關(guān)鍵在于靈活性和變通性，事實(shí)上，醫(yī)療動(dòng)態(tài)的變化強(qiáng)調(diào)了醫(yī)療行業(yè)的不確定性，而檔案管理作為醫(yī)療信息的重要載體，必須能夠迅速反應(yīng)和適應(yīng)這種不確定性。因此，檔案管理人員需要具備敏銳的觀察力和快速反應(yīng)能力，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的醫(yī)療動(dòng)態(tài)，并及時(shí)更新檔案信息。同時(shí)，檔案管理人員還需要具備扎實(shí)的醫(yī)學(xué)知識(shí)和專業(yè)背景，以便更好地理解醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化的背后原因和影響。而在具體的操作中，檔案管理人員可以運(yùn)用一些方法和技巧來適應(yīng)醫(yī)療動(dòng)態(tài)變化。例如，建立一個(gè)持續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)制，定期組織檔案管理培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠不斷更新醫(yī)學(xué)知識(shí)和技能，提高自身的適應(yīng)能力。

3.5 檔案信息安全管理

醫(yī)院檔案管理作為一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而復(fù)雜的工作，管理著無數(shù)患者的醫(yī)療記錄，涉及隱私保護(hù)、信息安全等重要領(lǐng)域。為了確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，醫(yī)院檔案管理者們應(yīng)當(dāng)運(yùn)用權(quán)變管理理論，采用一系列科學(xué)且高效的方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理的目標(biāo)。檔案信息安全管理需要采取多層次、多維度的綜合手段，其中合理的權(quán)限控制是確保檔案信息安全的重要手段之一。根據(jù)檔案信息的等級(jí)、敏感程度，給予不同層次的人員不同的權(quán)限，并制定詳細(xì)的權(quán)限管理規(guī)定，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，之后完善的安全培訓(xùn)和意識(shí)教育也是必不可少的環(huán)節(jié)，通過定期開展安全知識(shí)培訓(xùn)、安全意識(shí)教育等活動(dòng)，提高醫(yī)務(wù)人員對檔案信息安全的重視程度和保密意識(shí)，降低內(nèi)部人員疏忽或故意泄露信息的風(fēng)險(xiǎn)。此外，技術(shù)手段在檔案信息安全管理中也發(fā)揮著重要作用，例如，使用先進(jìn)的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理軟件，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的加密和備份，防止惡意破壞和數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立完善的信息安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，定期對系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行檢測和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全隱患，保障檔案信息的安全性和可靠性。除了上述措施，檔案信息安全管理中的權(quán)變管理理論還要求管理者注重監(jiān)督與反饋。通過建立健全的管理機(jī)制和監(jiān)督體系，保障檔案信息安全管理的執(zhí)行和效果。同時(shí)，及時(shí)獲取員工和用戶的反饋，傾聽他們的需求和意見，不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理方法，提升檔案信息安全管理的質(zhì)量和效能。在醫(yī)院檔案信息安全管理中，權(quán)變管理理論的應(yīng)用不僅提供了一種科學(xué)而靈活的管理思路，也為管理者們帶來了巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。在面對復(fù)雜多變的檔案信息安全管理環(huán)境時(shí)，管理者們需要具備高度的敏感性和判斷力，在保護(hù)患者隱私的同時(shí)，確保醫(yī)療記錄的可靠性和安全性。只有不斷深化理論研究，不斷探索實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能建立起一套完善的檔案信息安全管理體系，為醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

4 結(jié)束語

在醫(yī)院檔案管理中，要結(jié)合現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及對檔案管理的新要求選擇合適的管理理論，尤其是要增加權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案中所占據(jù)的比例，為檔案管理工作提供重要的支持以及幫助，通過長期的實(shí)施實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理和權(quán)變管理理論之間的深度融合，提高醫(yī)院檔案管理的效果。

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收稿日期：2024-08-22