摘 要：文章在基建項目檔案管理中引入數(shù)字人文先進理念，分析了單位存在的問題，探索基建項目檔案數(shù)據(jù)管理機制的構(gòu)建，規(guī)范了基建電子檔案管理，更好地實現(xiàn)數(shù)字人文檔案在智慧急救醫(yī)療服務(wù)中的價值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字人文；基建項目檔案；規(guī)范管理電子檔案

引言

數(shù)字人文也稱人文計算，廣義上是指將現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深入應(yīng)用于傳統(tǒng)的人文研究與教學(xué)的新型跨學(xué)科研究領(lǐng)域，狹義上是指需要一套標準化技術(shù)訓(xùn)練的特定數(shù)字人文學(xué)科建設(shè)研究。新基建是指數(shù)字轉(zhuǎn)型、智能升級、融合創(chuàng)新等服務(wù)的信息基礎(chǔ)設(shè)施、融合基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新基礎(chǔ)設(shè)施體系。

一、數(shù)字人文新基建檔案管理的必要性

數(shù)字基建檔案是基建項目的重要組成部分，作為記錄歷史的“活化石”，記錄基建項目整個工程全過程及項目后評價的管理實踐，運用數(shù)字化和智能化手段，實現(xiàn)新基建檔案管理工作各個環(huán)節(jié)和流程更加優(yōu)化和智能升級。建設(shè)數(shù)字人文新基建檔案管理是為了更好地開展檔案數(shù)據(jù)治理體系和檔案數(shù)據(jù)管理工作，提高檔案數(shù)據(jù)利用率和質(zhì)量，更好地支持急救中心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

1.適應(yīng)檔案數(shù)字化環(huán)境工作的需要

2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的法律效力，強調(diào)要推進檔案法治化建設(shè)，從檔案立法、立規(guī)、立標、執(zhí)法、普法和監(jiān)管等方面對“電子檔案管理”“公文電子郵件歸檔”“電子檔案單套制管理”“電子公文歸檔”等提出了規(guī)范化要求。檔案數(shù)字化是國家推進大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和檔案治理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。新基建檔案不斷朝著智慧化、服務(wù)化方向發(fā)展，急救中心新基建檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的必然要求。因此，檔案數(shù)據(jù)化改造升級，使檔案信息資源全方位滲透到院前急救醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理等領(lǐng)域，與院前急救中心智慧醫(yī)療建設(shè)同步發(fā)展。

2.提供決策依據(jù)的需要

新基建檔案是急救中心智慧醫(yī)療建設(shè)的重要載體。數(shù)據(jù)要素已成為一種新型生產(chǎn)要素，新基建檔案從文獻服務(wù)、信息服務(wù)跨入數(shù)據(jù)服務(wù)領(lǐng)域?；n案科學(xué)規(guī)范管理能夠保證項目過程中產(chǎn)生的各類文件、資料和信息準確程度更高，通過建立可量化、可檢索和可操作的檔案信息系統(tǒng)，為基建項目改造和擴建時提供詳細的技術(shù)資料和數(shù)字支持。同時，還可以為類似項目的規(guī)劃和設(shè)計提供參考，為中心基建項目科研創(chuàng)新和決策能力提供規(guī)范化指導(dǎo)，從而為急救醫(yī)療數(shù)字資源跨領(lǐng)域、跨學(xué)科轉(zhuǎn)型發(fā)展注入新的活力。

3.維護和管理基建項目的需要

急救中心新基建檔案管理以院前急救系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)為管理對象，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享目標。項目建設(shè)學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)鏈條為項目后期維護和管理提供依據(jù)和支持，進一步提高檔案資源管理效率。在項目利用中產(chǎn)生故障和問題，可以通過數(shù)據(jù)信息共享平臺查詢項目合同文件、工程圖紙、施工報告以及質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)等，迅速找出頑瘴痼疾，提高檔案資源的整合和重塑能力，為及時滿足部門需求制定相應(yīng)措施。

二、存在問題

1.基建制度建設(shè)不夠完善

由于歷史原因，急救中心建設(shè)項目少，缺乏管理經(jīng)驗，基建檔案數(shù)字人文制度不夠健全。檔案科室只是根據(jù)實際需求自行設(shè)定，跟不上時代步伐，未能及時修改完善制度。同時，業(yè)務(wù)科室受限于檔案專業(yè)知識水平，無法提出有效建議。制度不全面，流程不規(guī)范，管理不到位，容易造成檔案工作成本與產(chǎn)出不匹配。

2.基建檔案材料收集不夠全面

建設(shè)工程中過于重視工程實地建設(shè)，忽視基建檔案收集管理工作，難以準確查找和追溯原始資料，如招投標文件及資質(zhì)不健全、參建方只簽名字未簽日期，難以保障基建檔案的質(zhì)量；再如，施工記錄、實驗報告未簽字確認修改內(nèi)容，設(shè)計變更后的竣工圖修改不到位，造成竣工圖與基建工程實際現(xiàn)狀不符以及工程配套資料開箱資料不健全、原材料相關(guān)文件不能全面反映原材料的使用情況、工程管理與建設(shè)前期文件只保存原件，不注重附件保存等。

3.對基建數(shù)字檔案認識不足

由于人員變動和機構(gòu)撤并以及對基建數(shù)字檔案重要性認識不足等因素，影響了對基建數(shù)字檔案的規(guī)范收集和整理，容易與現(xiàn)實項目資料脫節(jié)，檔案收集方式、工具和技術(shù)革新無法達到同頻共振。由于科室之間信息溝通欠缺，導(dǎo)致檔案管理人員未全程參與基建工程建設(shè)，不能完全按照基建檔案管理標準規(guī)范收集工程建設(shè)項目檔案信息，造成基建檔案不合規(guī)，檔案數(shù)據(jù)難以形成共享網(wǎng)絡(luò)，無法按照數(shù)字人文需要提供數(shù)據(jù)監(jiān)護、管理和共享等基礎(chǔ)服務(wù)。工作中多以收集紙質(zhì)文書資料、圖紙單一形式為主，收集載體系統(tǒng)性不足，記錄不完善，容易破壞原始檔案的完整性，忽視了對電子檔案的收集整理，使得電子檔案數(shù)據(jù)未能按時歸檔，影響了日常工作效率，數(shù)字化檔案管理水平不高。

三、基建電子檔案規(guī)范化管理的策略

1.強化管理，健全各項制度

（1）加強基建項目檔案管理制度體系建設(shè)

隨著社會發(fā)展變革、工作研究領(lǐng)域結(jié)構(gòu)細分，檔案管理工作形成多元主體為主導(dǎo)、數(shù)字化發(fā)展模式的局面。急救中心修訂了《南寧急救醫(yī)療中心檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表三合一制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案資料接收制度》，有助于提高基建項目檔案管理制度規(guī)范化水平。

（2）完善基建項目電子檔案管理制度

增加了《急救中心電子檔案管理制度》《急救中心電子檔案移交制度》等，重點將項目檔案中的立項、勘察設(shè)計、征地移民、合同協(xié)議、項目管理文件、重要隱蔽工程驗收、合同驗收、竣工驗收文件以及重要設(shè)備驗收等實施數(shù)字化處理，提前做好基建檔案數(shù)字化，規(guī)范化前端控制。

（3）建立項目管理檔案工作責(zé)任制度

各主體單位要厘清檔案管理責(zé)任，項目管理檔案由文件形成單位實行歸檔。例如，由各分包單位實行歸檔，各參建單位技術(shù)負責(zé)人負責(zé)檔案內(nèi)容及質(zhì)量的真實性并復(fù)查核驗，監(jiān)理單位與建設(shè)單位整理編制工程建設(shè)檔案質(zhì)量專項審核報告，并由建設(shè)單位承擔建設(shè)項目業(yè)務(wù)部門文件歸檔工作。

2.求真務(wù)實，收集檔案資料

（1）遵循規(guī)范，全程收集

基建檔案收集工作應(yīng)依據(jù)國家檔案局發(fā)布的《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范（DA/T28-2018）》（以下簡稱《規(guī)范》）的要求開展，項目工程應(yīng)融入項目建設(shè)，與項目建設(shè)管理同步，納入項目建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。“四同步”是與工程人員同步深入工地考察取證，積極收集檔案資料，基建檔案資料的收集與項目進程同期開展，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步收集，檔案收集與預(yù)立卷同步，促進工程建設(shè)歸檔常態(tài)化，工程建設(shè)完成隨即歸檔全套技術(shù)文件，項目建設(shè)結(jié)束階段檔案收集與檢查如期完成。

（2）科學(xué)收集，注重資料完整

對檔案收集工作做到“縱向到底、橫向到邊”，科學(xué)收集在基本建設(shè)形成階段的各種原始材料，主要內(nèi)容包括建設(shè)項目的規(guī)劃立項、招標投標、項目勘察設(shè)計、施工圖設(shè)計審批、開工啟動、竣工檢查、驗收和交付使用等工作活動中形成的資料。具體為信息系統(tǒng)開發(fā)文件、征地、拆遷、各類合同文檔、項目圖表、設(shè)備文件、工程圖紙、管理文件、材料合格證、檢驗報告和聲像文件資料等內(nèi)容。應(yīng)科學(xué)、規(guī)范地收集各項檔案資料，進一步豐富和充實基建項目檔案信息資源，保證基建項目檔案資料的完整性。

3.實事求是，鑒別整理歸檔資料

（1）根據(jù)實際，鑒別檔案資料

急救中心檔案鑒定小組應(yīng)科學(xué)、規(guī)范地整理基建檔案，仔細甄別基建資料，去偽存真，盡量保持檔案材料的原貌，明確本單位鑒定工作的標準、目標、程序和責(zé)任，確定其是否具有保存價值。

（2）堅持原則，推行主管部門“預(yù)立卷制度”

根據(jù)《規(guī)范》規(guī)定，項目文件應(yīng)由形成單位或部門展開整理。整理工作包括項目文件鑒定、分類、組卷、排列、編目和裝訂等內(nèi)容，并堅持“誰形成、誰收集、誰歸檔”的原則，工程文件形成后應(yīng)由業(yè)務(wù)部門及時收集，實行“預(yù)立卷制度”。實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到電子文件歸檔全過程閉環(huán)管理，質(zhì)量控制關(guān)口前移，有效監(jiān)督關(guān)鍵節(jié)點，提高工程建設(shè)電子文件集中歸檔效率，強化電子檔案的管理。

（3）規(guī)范流程，做好分類立卷

《規(guī)范》第3.17款規(guī)定，項目管理卷是檔案管理機構(gòu)在管理某一項目過程中形成的，包括項目概況、標段劃分、參建單位規(guī)定情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等，說明項目檔案管理情況是有關(guān)材料組成的專門案卷。項目檔案管理卷可以按照全宗卷的要求來建立。項目檔案管理卷以一個建設(shè)項目為單位編制，主要收集、保管在項目檔案管理過程中形成、能起到介紹建設(shè)項目背景和檔案狀況作用的文件材料，內(nèi)容主要包括建設(shè)項目檔案介紹類、收集類、整理類、鑒定類、保管類、統(tǒng)計類、利用類和新技術(shù)應(yīng)用類等方面的文件材料。

4.與時俱進，建設(shè)新基建檔案信息庫

（1）健全基建數(shù)字檔案管理體制，加強數(shù)字檔案“收管存用”全流程規(guī)范體系建設(shè)

以智慧醫(yī)療信息化建設(shè)等現(xiàn)代技術(shù)迭代發(fā)展為依托，借助網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字技術(shù)手段已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢。應(yīng)不斷開發(fā)和優(yōu)化管理技術(shù)、方法，對基建檔案進行整合存儲、自動化識別、高效傳輸和全文搜索等，實現(xiàn)遠程傳輸、保管和查閱，建成科學(xué)系統(tǒng)的基建檔案信息數(shù)據(jù)庫，為基建檔案的開發(fā)利用提供便利條件。聚焦電子檔案收集存儲難題，推進“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作要求，深刻挖掘數(shù)字基礎(chǔ)建設(shè)的改革紅利，構(gòu)建賦能檔案與數(shù)字資源互為補充、線上線下雙向聯(lián)動的數(shù)字成果實踐管理模式。

（2）升級改造基建數(shù)據(jù)系統(tǒng)

歷史學(xué)家用 GIS 建立交互式的數(shù)字地圖，文學(xué)家則通過不同算法對海量文學(xué)書籍進行分析以揭示文學(xué)史的“真面貌”，實現(xiàn)信息資源共享。檔案行業(yè)也應(yīng)通過升級改造數(shù)據(jù)系統(tǒng)促進共享信息資源。檔案管理軟件連接辦公業(yè)務(wù)平臺，增進基建數(shù)字資料“云端+本地”基礎(chǔ)設(shè)施互聯(lián)互通，實現(xiàn)增量資源在線歸檔和利用，提高基建檔案資源的云存儲、云獲取、云服務(wù)和云管理。并且，還應(yīng)加強數(shù)字資源安全防護機制，增加數(shù)字資源異地異質(zhì)備份制度，切實提升數(shù)字檔案資源安全防護效能，防范潛在的法律風(fēng)險，實現(xiàn)檔案信息化強基工程。

（3）增強檔案數(shù)據(jù)利用的有效性

聚焦院前急救重大需求，組合智能醫(yī)療領(lǐng)域優(yōu)質(zhì)資源，構(gòu)筑開放的數(shù)字化空間，以現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)管理體制建設(shè)為支撐，創(chuàng)新基建電子檔案利用和服務(wù)模式。根據(jù)中心基建檔案實際內(nèi)容，撰寫科學(xué)性及實用性相結(jié)合的編研材料，如中心組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、基建工程簡報、項目大事記、項目圖表匯編等。同時，形成基建項目總體工程概況、項目建設(shè)歷程精彩回顧、中心基建新舊對比和檔案基建文化專題等數(shù)據(jù)化編研成果，通過中心辦公系統(tǒng)電子平臺發(fā)布，方便查詢基建項目檔案視頻、圖片和文字等資料。促進形式多樣的專題檔案資源建設(shè)，豐富檔案文化資源，加大對院前急救基建歷史的宣傳，開創(chuàng)新的服務(wù)路徑，進一步提高基建檔案數(shù)據(jù)的有效利用率。

5、培養(yǎng)人才，提高檔案管理水平

數(shù)字化資源開發(fā)、人才教育和培養(yǎng)是高質(zhì)量管理基建檔案的重要途徑。應(yīng)注重內(nèi)部規(guī)范化培訓(xùn)以及外部的人才引進，通過長期和短期并行的教育方式，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。一是實行檔案人員考核制度，健全人才保障機制、評價機制和激勵機制，把日?？己伺c年終檢查相結(jié)合，考核包括信息化管理水平、檔案收集的完整性、檔案編研成果、檔案工作質(zhì)量與工作成效等內(nèi)容，逐步提升檔案管理質(zhì)量和效率；二是加強與高校的交流與合作，扎實檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論研究，構(gòu)建具備檔案數(shù)字人文知識體系，引進熟悉各種數(shù)字化環(huán)境工作的人才，促進非專業(yè)性檔案管理人員的知識轉(zhuǎn)型升級；三是培養(yǎng)復(fù)合型人才隊伍，要求專兼職檔案管理人員自學(xué)基建項目工程技術(shù)方面的知識，熟悉基建項目檔案工作流程、工程報建、施工管理、工程圖識圖以及造價管理初步知識，促進學(xué)科交叉融合，提升檔案管理人員的實踐技能技巧和管理水平。

四、結(jié)語

在萬物互聯(lián)的5G時代，數(shù)字人文向傳統(tǒng)檔案服務(wù)提出新的挑戰(zhàn)，積極推進中心基建項目檔案管理向智慧化管理轉(zhuǎn)型。檔案工作者必須適應(yīng)新形勢、新要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“末位”觀念，樹立“先行”意識，精準規(guī)劃基建工程檔案管理各項步驟，優(yōu)化檔案工作流程，構(gòu)建新基建檔案數(shù)字人文規(guī)范管理體系，實現(xiàn)新基建檔案管理和工程建設(shè)的全面融合，更便捷、更廣泛地共享檔案信息，共同推進基建項目檔案管理高質(zhì)量開展，助力急救醫(yī)療質(zhì)控中心實現(xiàn)新跨越。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧急救醫(yī)療中心

作者簡介：唐夢雅（1987—），女，壯族，廣西宜州人，碩士研究生，館員，研究方向：基建檔案管理。