[摘 要]干部人事檔案是各級組織人事部門、教育部門在學籍管理、干部選拔、人事評聘、人才服務等工作中形成的反映干部個人思想政治表現(xiàn)、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績、家庭信息等情況的歷史記錄，在數(shù)字化的背景下，高校干部人事檔案扮演著重要角色，整合干部人事檔案信息資源對于提高工作效率、推動組織人事工作有著至關重要的作用。筆者通過分析黨建、干部、人事工作等出現(xiàn)的信息共享不暢、信息更新不及時、信息不準確等問題，提出在檔案數(shù)字化的基礎上，通過使用OCR技術對人事檔案進行文字識別，提取出所需的信息資源，并以區(qū)塊鏈技術對信息資源進行加密、安全處理，達到信息資源的開發(fā)整合，為黨建工作、干部云平臺建設、干部提拔任用、職稱評聘、工資信息更新等工作提供共享與高效利用，最終達到保護紙質(zhì)檔案、提升工作效率、提高信息準確率、解決溝通矛盾等目的。

[關鍵詞]干部人事檔案數(shù)字化；信息資源整合；檔案開發(fā)利用

隨著數(shù)字化時代的到來，高校干部人事檔案作為記錄干部個人各方面情況的重要歷史資料，其信息資源的整合與利用顯得尤為關鍵。如果未能通過資源整合將檔案信息數(shù)據(jù)化，必然會影響到人事檔案的使用效率，甚至會對高校高質(zhì)量發(fā)展造成影響，此時就需要對高校干部信息資源開發(fā)的方式保持高度重視，采用行之有效的整合方式，保證各種信息的準確，實現(xiàn)資源共享，以此為高校做好組織人事工作提供助力。

一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀

高校干部人事檔案管理水平的好壞關系到教育教學質(zhì)量和學校管理效能，一些高校存在檔案信息不統(tǒng)一、不完整、不準確等問題。目前來看，我國高校干部人事檔案管理工作在開展時面臨著一些挑戰(zhàn)和問題。一是高校干部人事檔案管理的信息化水平參差不齊。有的高校已經(jīng)建成了較為完善的信息化管理系統(tǒng)，管理信息化和水平較高；而有的高校在干部人事檔案管理這方面的信息化水平還比較低，很多方面的工作尚未形成信息化的管理體系。二是高校干部人事檔案存在信息共享不暢的問題。筆者發(fā)現(xiàn)，一些高校存在檔案管理部門與業(yè)務部門之間的協(xié)作機制不健全，缺乏有效的溝通渠道和信息共享平臺。這導致檔案信息的更新和傳遞滯后，無法滿足業(yè)務部門對實時信息的需求。例如：某高校干部人事檔案由組織部檔案室保管，無論是組織部的黨員管理、干部管理工作還是人事處的工資和人才培養(yǎng)工作均需要利用到檔案中記錄的干部信息，由于傳統(tǒng)方式的限制，當檔案室對干部的“三齡兩歷一身份”認定之后，無法及時有效地將修改過后的干部信息進行實時共享和更新，從而導致記錄錯誤信息的工資表、干部任免審批表、《入黨志愿書》等材料又反復回到檔案中。三是高校干部人事檔案工作存在檔案信息統(tǒng)計形式單一、方法落后、效率低下的問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管模式下，人工逐卷翻閱、提取干部的信息并錄入電子表格的方式不僅費時費力，而且極易出錯，嚴重影響了檔案信息的準確性和時效性[1]。

二、數(shù)字化背景下干部人事檔案的數(shù)據(jù)化和安全化

（一）0CR文字識別技術將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化

1.0CR文字識別技術在檔案中運用的現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化時代的來臨，OCR文字識別技術開始被應用在不同的方面，并在紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化方面發(fā)揮著越來越重要的作用。目前，這項技術已經(jīng)實現(xiàn)了令人矚目的進展，能夠高效、精準地將紙質(zhì)檔案中的文字、表格、圖像等內(nèi)容轉換為可編輯、可搜索的數(shù)字格式，并且直接儲存在電腦當中。在實際應用中，高校及其他機構已經(jīng)開始廣泛采用OCR技術對紙質(zhì)檔案進行掃描和識別。這項技術不僅可以幫助機構節(jié)省大量的存儲空間，避免檔案出現(xiàn)丟失等情況。與此同時，還能夠提高檔案檢索的速度和準確性。通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，高?？梢愿颖憬莸毓芾?、共享和利用檔案信息，從而提升工作效率和服務水平。

2.實現(xiàn)信息資源提取的方法

利用OCR文字識別技術進行信息資源提取，是當前一種十分常見且有效的方式。首先，OCR技術能夠將紙質(zhì)文檔中的文字內(nèi)容準確地轉換為可編輯的電子文檔，確保信息資源的數(shù)字化。在這個數(shù)字化的存儲過程中，人們可以通過掃描紙質(zhì)文檔并使用OCR軟件進行文字識別來實現(xiàn)。其次，利用OCR技術可以實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)提取。工作人員可以設置OCR軟件的參數(shù)和規(guī)則，使其能夠快速地識別電子人事檔案中的關鍵信息，例如姓名、性別、出生日期、參加工作時間、入黨時間、工作經(jīng)歷、學歷學位、職稱、家庭成員信息等，從而實現(xiàn)對信息資源的自動化提取和分類。這樣的自動化過程，能夠大大地提高工作效率，節(jié)省人力成本。此外，OCR技術被應用在工作中，還可以實現(xiàn)多語言文字識別，可以準確識別和提取不同語種的文檔內(nèi)容，滿足不同語種信息資源的處理需求。OCR文字識別技術還可以結合文本分析和挖掘技術，進一步提高信息資源的利用價值。通過對提取的文本數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，可以發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，為決策提供更加準確的支持和參考。

3.元數(shù)據(jù)安全保存的必要性

元數(shù)據(jù)是關于數(shù)據(jù)的組織、數(shù)據(jù)域及其關系的信息，反映了數(shù)據(jù)的結構、特征、關系、管理等。所以做好元數(shù)據(jù)的安全保存工作是十分必要的，對于高校而言，應當主動采取相應的措施和技術手段，確保干部人事檔案元數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，這樣也能夠為數(shù)據(jù)管理和利用提供保障。一是做好元數(shù)據(jù)安全保存工作，可以確保數(shù)據(jù)的準確性和可信度。通過保存元數(shù)據(jù)，能夠快速地追蹤到數(shù)據(jù)的來源和歷史變更情況，為數(shù)據(jù)的使用提供可靠的參考依據(jù)。二是元數(shù)據(jù)的安全保存，也是保證數(shù)據(jù)管理具備合規(guī)性的基礎。通過合理地管理元數(shù)據(jù)，可以更好地監(jiān)控數(shù)據(jù)的使用情況，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露和濫用問題，保障數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。三是元數(shù)據(jù)的安全保存工作，能夠使得數(shù)據(jù)的檢索和共享獲得可靠的支持。通過元數(shù)據(jù)的標記和索引，人們能夠快速地定位到自身所需要的數(shù)據(jù)，提高了數(shù)據(jù)的可訪問性和可用性[2]。

（二）區(qū)塊鏈技術將數(shù)據(jù)安全化

1.區(qū)塊鏈技術在檔案中運用的現(xiàn)狀

干部的人事檔案是評定組織選拔和任用干部的重要指標，內(nèi)容詳細記錄了干部在政治表現(xiàn)、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、業(yè)績成果、獎懲情況等方面的信息。在高校干部的人事檔案中也包含了教職員工的科研成果、專業(yè)職稱評聘、培訓學習等信息，對于高校教師具有重要意義。當前來看，部分高校因為有著足夠的資金與人力支持，已經(jīng)開始嘗試將檔案信息存儲在區(qū)塊鏈上。通過將檔案信息以區(qū)塊的形式記錄在區(qū)塊鏈上，可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可信度。每個區(qū)塊都包含了前一個區(qū)塊的哈希值，這樣可以保證任何人都無法篡改已經(jīng)記錄在區(qū)塊鏈上的信息，保障了檔案信息的完整性和真實性。此外，區(qū)塊鏈技術的應用還可以對檔案信息完成去中心化管理工作，主要是因為傳統(tǒng)的檔案管理工作的開展，往往需要依賴中心化的機構或部門對數(shù)據(jù)進行存儲和管理，因此存在單點故障和數(shù)據(jù)泄露的風險。而采用區(qū)塊鏈技術可以實現(xiàn)去中心化的檔案管理，每個節(jié)點都存儲有完整的檔案信息，提高了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

2.實現(xiàn)檔案信息安全的方法

區(qū)塊鏈技術作為一種去中心化技術，具有不可篡改的特性。將其運用于干部人事檔案管理領域，可以有效保障人事檔案信息的安全性。首先，利用區(qū)塊鏈技術可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的加密存儲，每個檔案信息都以區(qū)塊的形式記錄在區(qū)塊鏈上，并經(jīng)過加密處理，只有授權用戶才能解密訪問，確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護。其次，區(qū)塊鏈技術的去中心化管理機制，為高校檔案信息的安全性提供了保障，每個節(jié)點都存儲有完整的檔案信息，即使有些節(jié)點的部分受到損壞或攻擊，其他節(jié)點仍然可以保持數(shù)據(jù)的完整性。因此，區(qū)塊鏈技術的應用，可以為高校建立起安全、可靠的人事檔案信息管理系統(tǒng)，通過加密存儲、數(shù)據(jù)不可篡改和去中心化管理等方法，也能保證檔案信息的安全性[3]。

三、高校干部人事檔案信息資源整合的路徑和策略

在數(shù)字化背景下，高校干部人事檔案的信息資源整合工作非常重要，需要通過合理的措施來實現(xiàn)檔案資源的整合，為檔案管理及開發(fā)利用奠定堅實基礎。具體來說，對于檔案信息資源的整合，需要從以下方面著手。

（一）制定檔案信息資源整合方案

在高校干部人事檔案信息資源的整合工作中，需要先做好方案制定，明確基本的目標和方案，為相關工作的開展創(chuàng)造基本的前提條件。首先，要明確干部人事檔案信息資源整合的目標。對于高校而言，干部人事檔案信息資源，是服務于檔案管理、人事管理、職稱晉升、思政黨建等方面的重要資源。在對相關信息資源進行整合時，就需要以這些方面的需求為導向，進一步明確檔案信息資源整合的目標，包括整合特定類型的信息、特定時間段的信息等。只有明確目標，才能為工作開展指明方向。其次，制定干部人事檔案信息資源整合的方案。在明確工作目標的基礎上，需要制定相應的工作方案，這就需要明確搜集、整理檔案信息資源的時間、方式、人力安排、流程和步驟、歸檔標準等。將這些方面的要求進行細化明確，形成具體的工作方案，可以對干部人事檔案信息資源的整合起到指導作用。

（二）檔案信息資源的收集與整理

在明確整合目標和方案的基礎上，就可以進一步切入到具體的工作實踐當中。首先，進行干部人事檔案信息資源的收集。干部人事檔案信息資源所涉及的內(nèi)容其實很多，但是目前檔案中所包含的信息資源，并沒有實現(xiàn)完全覆蓋，比如思政黨建這個方面，在檔案中的內(nèi)容就不多。所以，檔案管理人員需要先對當前檔案中存在的信息疏漏進行分析，然后針對性來搜集相關的信息資源。比如思政黨建方面的信息資源，就要通過思政黨建部門獲取相應的信息，補充到檔案之中。對于一些其他方面的信息資源，也要盡可能搜集，確保信息資源完整。其次，要做好檔案信息資源的整理及歸檔。在搜集到相應的檔案信息資源以后，需要進行分類整理工作，根據(jù)信息資源的類型、時間、項目等方面進行分類劃分，并根據(jù)文件的相似性將其歸類入檔。

（三）檔案信息資源的識別和保存

在將檔案信息資源進行歸檔以后，還需要進行信息識別和保存。一方面，進行檔案信息的識別。在資料分類整理完畢后，需要細致地對資料中的信息進行甄別和鑒定。首要任務是驗證資料信息的真實性，排除任何不真實的數(shù)據(jù)，并對異常數(shù)據(jù)進行核實，通過與相關單位或人員的溝通確認其準確性。同時，需要識別并消除重復的數(shù)據(jù)，以確保信息的唯一性和準確性。此外，對檔案資料的歸類進行審查，確保歸類的正確性。對于歸類錯誤的資料，必須進行調(diào)整并重新歸檔，以保證檔案的有序性和準確性。另一方面，關于檔案資料的保存。對于紙質(zhì)檔案，應確保其存放環(huán)境干燥、通風、防火且防潮，從而避免檔案受到損害。而對于數(shù)字化的檔案資料，必須加強數(shù)據(jù)安全的防護工作，并進行定期備份，以確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。

（四）構建數(shù)字化管理體系

高校干部人事檔案的整合工作必須與時俱進，向數(shù)字化、智能化的方向邁進。首先，要積極推進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程。針對各類紙質(zhì)檔案，可借助OCR文字識別技術，精確提取并轉化其中的文字信息為數(shù)字化形式，從而實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化。其次，為了更有效地管理這些數(shù)字化檔案，高校應構建專門的數(shù)字化檔案管理平臺。這個平臺應集成檔案資料搜集、自動分類、信息識別等多項功能，實現(xiàn)檔案處理的自動化，從而大幅縮短處理時間，提高整體工作效率。最后，鑒于數(shù)字信息的易修改性，必須加強對原始數(shù)據(jù)的管理，以確保檔案信息的真實性和可靠性。在這方面，可以采用區(qū)塊鏈技術來增強原始數(shù)據(jù)的安全性。通過區(qū)塊鏈技術，能夠依托其唯一性和不可篡改性，為檔案原始數(shù)據(jù)提供堅實的安全保障。

結束語

綜上所述，在數(shù)字化背景下，高校干部人事檔案信息資源的整合是一個不斷迭代和發(fā)展的過程。未來，隨著科技的不斷進步和高校管理模式的不斷創(chuàng)新，我們可以期待干部人事檔案信息資源整合的進一步深化和完善。通過不斷加強跨部門合作、優(yōu)化數(shù)據(jù)管理機制、引入先進的信息技術等手段，高?？梢詫崿F(xiàn)信息資源的共享和利用，提高管理效率和服務水平，為自身長遠發(fā)展提供強有力的支撐。

參考文獻

[1]劉云霞，魏學江，朱祥玉，等.項目管理視角下高校干部人事檔案數(shù)字化實踐研究[J].蘭臺世界，2024（1）：60-63.

[2]歐陽海琴.高質(zhì)量發(fā)展背景下高校干部人事檔案信息資源開發(fā)利用面臨的困境及對策：以貴州大學為例[J].辦公自動化，2023，28（4）：53-55，18.

[3]歷佳.普通高校干部人事檔案管理系統(tǒng)智能化模式建設[J].蘭臺世界，2022（1）：67-68.

作者簡介：楊永軍（1994— ），男，漢族，貴州福泉人，黔東南民族職業(yè)技術學院，助理館員，本科。

研究方向：干部人事檔案管理，檔案信息化，檔案信息資源開發(fā)等。

王紹芬（1983— ），女，漢族，貴州凱里人，黔東南民族職業(yè)技術學院，館員，本科。

研究方向：干部人事檔案管理。

陳琳（1983— ），女，侗族，貴州天柱人，黔東南民族職業(yè)技術學院，副研究館員，本科。

研究方向：高校綜合檔案管理及利用。

李若寧（1990— ），男，苗族，貴州雷山人，黔東南民族職業(yè)技術學院，講師，本科。

研究方向：臨床醫(yī)學職業(yè)教育教學。

基金項目：黔東南民族職業(yè)技術學院2022年度院級科研課題“基于數(shù)字化背景下高校干部人事檔案信息資源整合的路徑和策略研究”（項目編號：22zyyjzd02）。