摘要：綜合檔案資源不僅是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，亦可助力醫(yī)院社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的提升，而數(shù)字化服務(wù)外包模式的有效應(yīng)用，可幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)對(duì)綜合檔案資源的高效化利用。但是，在多方面因素影響下，當(dāng)前綜合檔案規(guī)范整理與服務(wù)外包等存在一些問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)產(chǎn)生一定影響。本文從醫(yī)院綜合檔案規(guī)范整理與數(shù)字化服務(wù)外包存在的問(wèn)題分析入手，提出科學(xué)對(duì)策，以促進(jìn)檔案整理與外包服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；數(shù)字化服務(wù)外包；檔案規(guī)范整理

引言

得益于《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》[1]等政策制度的出臺(tái)，當(dāng)前，醫(yī)院強(qiáng)調(diào)以數(shù)字化、信息化的形式加強(qiáng)歷史檔案保護(hù)。在此形勢(shì)下，醫(yī)院綜合檔案整理與管理面臨嚴(yán)格要求，促使數(shù)字化服務(wù)外包成為主要趨勢(shì)之一。但是，一些外包服務(wù)問(wèn)題增加了綜合檔案管理出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率，甚至影響到醫(yī)院的可靠、長(zhǎng)久運(yùn)行。鑒于此，探討如何利用有效對(duì)策來(lái)提升醫(yī)院綜合檔案整理有效性，并促進(jìn)數(shù)字化服務(wù)外包的高質(zhì)量開展，對(duì)推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展有著重要意義。

1. 綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包的價(jià)值體現(xiàn)

1.1 有效解決人員不足問(wèn)題

一般情況，綜合檔案整理涉及對(duì)紙質(zhì)檔案的組件、排列、編目、裝訂、排架等處理環(huán)節(jié)。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化則涉及數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建、掃描處理、成果管理等流程，環(huán)節(jié)流程煩瑣、復(fù)雜，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出更高要求。再加上大量歷史檔案因長(zhǎng)時(shí)間積壓，頻繁出現(xiàn)變脆、發(fā)黃等問(wèn)題，須利用復(fù)雜工藝和流程進(jìn)行檔案修復(fù)，這意味著大部分醫(yī)院對(duì)于綜合檔案整理與數(shù)字化處理無(wú)暇分身。而服務(wù)外包模式的有效應(yīng)用，可通過(guò)對(duì)專業(yè)人員的合理配備來(lái)解決醫(yī)院檔案管理問(wèn)題，并為綜合檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)提供保障[2]。

1.2 推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理涉及對(duì)專業(yè)設(shè)備、人才、技術(shù)的大量投入，而部分醫(yī)院因資金、能力匱乏，無(wú)法對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理提供支持。通過(guò)服務(wù)外包，不僅可實(shí)現(xiàn)對(duì)先進(jìn)加工軟件、技術(shù)的有效應(yīng)用，亦可結(jié)合醫(yī)院需求進(jìn)行專業(yè)人才的合理配備，避免因數(shù)字化處理不到位影響醫(yī)院檔案資源的利用，并為歷史資源的有效保存、管理提供保障。

2. 醫(yī)院綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包存在問(wèn)題

為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的長(zhǎng)久存儲(chǔ)與高效化利用，檔案整理與服務(wù)外包模式的應(yīng)用較為常見，但在多方面因素影響下，在服務(wù)外包實(shí)施期間仍存在以下問(wèn)題。

首先是數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。一方面，醫(yī)院患者個(gè)人健康信息數(shù)據(jù)屬于隱私敏感信息，若出現(xiàn)泄露、被篡改等情況，極易對(duì)患者個(gè)人隱私、醫(yī)療安全造成嚴(yán)重影響；另一方面，外包服務(wù)商在運(yùn)行期間如果出現(xiàn)內(nèi)部管理不善、技術(shù)水平不足等問(wèn)題，就會(huì)增大數(shù)據(jù)泄露、未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)、數(shù)據(jù)丟失等安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率[3]。此外，患者個(gè)人信息的泄露與醫(yī)院管理質(zhì)量存在密切關(guān)聯(lián)，這種情況的發(fā)生會(huì)影響醫(yī)院管理效率，甚至還會(huì)影響各項(xiàng)醫(yī)療操作的實(shí)施，對(duì)患者的信息隱秘性造成影響，降低患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)的信心。

其次是服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。通常情況下，醫(yī)院綜合檔案涉及大量病歷、檢查報(bào)告等重要信息，而服務(wù)承包商在整理和數(shù)字化過(guò)程中，極易因錯(cuò)誤、疏漏導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，繼而對(duì)醫(yī)院臨床診斷、科研工作和患者醫(yī)療安全產(chǎn)生較大影響。另外，個(gè)別外包服務(wù)商可能缺乏專業(yè)知識(shí)和技術(shù)實(shí)力，導(dǎo)致整理和數(shù)字化過(guò)程中存在錯(cuò)誤和延誤。如果外包服務(wù)商的服務(wù)態(tài)度、溝通方式存在問(wèn)題，如溝通不暢或服務(wù)態(tài)度不佳，就會(huì)對(duì)雙方合作的順利進(jìn)行產(chǎn)生影響[4]。同時(shí)，服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題還會(huì)影響患者的配合度、依從性等，使患者的整體就醫(yī)體驗(yàn)感受到影響，極易引起醫(yī)患糾紛等情況的發(fā)生，影響醫(yī)患之間的關(guān)系和諧度。再者，服務(wù)質(zhì)量也在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平情況，若出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題，則會(huì)影響醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)效率。

最后是成本控制問(wèn)題。綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包涉及數(shù)據(jù)整理、數(shù)字化、存儲(chǔ)、備份等環(huán)節(jié)，如果成本控制不符合預(yù)期要求，極易對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)狀況和運(yùn)營(yíng)效率產(chǎn)生不利影響。在實(shí)際外包服務(wù)過(guò)程中，若出現(xiàn)成本超支、服務(wù)費(fèi)用增加等情況，極易增大醫(yī)院的財(cái)務(wù)壓力。成本消耗會(huì)給醫(yī)院造成較大的經(jīng)濟(jì)支出，影響醫(yī)院各方面運(yùn)營(yíng)，從而使醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量降低，甚至還會(huì)使臨床各項(xiàng)醫(yī)療操作的落實(shí)受到影響，導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)缺乏連續(xù)性、完整性和規(guī)范性。

3. 醫(yī)院綜合檔案規(guī)范整理與數(shù)字化服務(wù)外包過(guò)程的解決對(duì)策

本部分以廈門市婦幼保健院為例進(jìn)行研究。廈門市婦幼保健院綜合檔案室館藏?cái)?shù)量15853卷（永久件3605卷，長(zhǎng)期件3230卷，短期件9018卷）；會(huì)計(jì)檔案7552卷；科研檔案18卷；基建檔案132卷；設(shè)備檔案（醫(yī)療設(shè)備）516卷；聲像檔案96卷；實(shí)物檔案27卷。庫(kù)房面積約200平方米。

3.1 健全管理機(jī)制

廈門市婦幼保健院綜合檔案室設(shè)置按照“八防”要求，配備空調(diào)機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲樟腦、滅火器、遮光窗簾、門窗加固等，使之與檔案管理相配套，檔案保管條件得到保證。配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等電子化辦公設(shè)備，為逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案館創(chuàng)造條件。同時(shí)，組織保障保衛(wèi)部定期對(duì)電源電線、通道安全、消防安全等方面進(jìn)行檢查，定期到各檔案分庫(kù)房進(jìn)行檔案管理檢查，包括對(duì)案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變、溫濕度等情況進(jìn)行檢查，落實(shí)檔案的統(tǒng)一管理。對(duì)照福建省檔案局《市、縣兩級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展檢查評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（試行）》《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作檢查評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，編制并修訂了《廈門市婦幼保健院檔案管理實(shí)施細(xì)則》《廈門市婦幼保健院檔案分類與編號(hào)辦法》《檔案驗(yàn)收制度》《廈門市婦幼保健院文件材料歸檔案不歸檔范圍》《廈門市婦幼保健院檔案歸檔范圍及保管期限表》等制度。

此外，廈門市婦幼保健院重視文書檔案改革。一是根據(jù)工作實(shí)際重新修訂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。二是針對(duì)文件收發(fā)過(guò)程做了流程改進(jìn)；設(shè)備檔案進(jìn)入初級(jí)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，工作效率提高；不斷優(yōu)化查閱流程；會(huì)計(jì)檔案明確新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，歸檔數(shù)量提升了50%。三是基建檔案取得新進(jìn)展，前期積累的竣工資料全部驗(yàn)收完成，集美新院建設(shè)前期基建文件材料重新劃分項(xiàng)目代號(hào)，隨時(shí)辦理移交，隨時(shí)歸檔。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保障

為避免數(shù)據(jù)安全問(wèn)題影響醫(yī)院綜合檔案的價(jià)值體現(xiàn)，并保證數(shù)字化服務(wù)滿足醫(yī)院實(shí)際需求，可結(jié)合以下措施來(lái)強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保障。

3.2.1 數(shù)據(jù)加密機(jī)制構(gòu)建

為避免在傳輸、存儲(chǔ)期間出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改、非法獲取等現(xiàn)象，可構(gòu)建契合檔案服務(wù)實(shí)際需求的數(shù)據(jù)加密機(jī)制。具體包括：一是對(duì)數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程進(jìn)行加密處理。結(jié)合實(shí)際情況分析，在醫(yī)院對(duì)外包服務(wù)商傳輸數(shù)據(jù)期間，可依托安全加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，如利用SSL/TLS等安全傳輸協(xié)議，建立安全數(shù)據(jù)通道。二是對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程進(jìn)行加密處理。若外包服務(wù)商以服務(wù)器或云端為載體進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，可采用AES、RSA等加密算法，對(duì)數(shù)據(jù)加密保護(hù)，確保數(shù)據(jù)不受未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)的影響。三是建立訪問(wèn)控制和密鑰管理機(jī)制。以合理設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限控制為前提，對(duì)外包服務(wù)商和其他未授權(quán)人員的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限加以設(shè)定，避免數(shù)據(jù)被非法獲取。同時(shí)，可結(jié)合對(duì)密鑰管理機(jī)制的優(yōu)化構(gòu)建，對(duì)加密密鑰進(jìn)行安全管理、定期更換，確保數(shù)據(jù)加密效果符合預(yù)期要求。

3.2.2 優(yōu)化權(quán)限管理體系設(shè)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，醫(yī)院須提高對(duì)權(quán)限管理體系構(gòu)建的重視度，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)泄露、濫用風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避。首先，明確權(quán)限分級(jí)?；趯?duì)員工職責(zé)和需求的綜合分析，合理設(shè)定權(quán)限等級(jí)確保每位員工只能訪問(wèn)工作所需數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)被未授權(quán)人員訪問(wèn)。例如，醫(yī)務(wù)人員可查看病歷數(shù)據(jù)，而非醫(yī)務(wù)人員只能訪問(wèn)部分非敏感數(shù)據(jù)[5]。其次，加大對(duì)身份驗(yàn)證機(jī)制的實(shí)施力度。依托雙因素身份驗(yàn)證等安全措施，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的員工才能訪問(wèn)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。結(jié)合對(duì)密碼、生物識(shí)別等技術(shù)的有效應(yīng)用，加強(qiáng)員工身份驗(yàn)證，避免非法訪問(wèn)和操作。再次，優(yōu)化對(duì)審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制的構(gòu)建。對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)和操作進(jìn)行審計(jì)記錄和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作和未授權(quán)訪問(wèn)行為。以日志記錄、實(shí)時(shí)監(jiān)控等形式對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄進(jìn)行追蹤，以加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障。最后，做到定期審查和更新權(quán)限設(shè)置。視情況定期審查權(quán)限設(shè)置，并及時(shí)調(diào)整員工的權(quán)限級(jí)別，確保權(quán)限與實(shí)際工作需求相匹配。同時(shí)，隨著員工變動(dòng)和業(yè)務(wù)需求的變化，要求相關(guān)人員第一時(shí)間更新權(quán)限管理體系，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限的合理性。

3.3 提升檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量

為促進(jìn)綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)的高質(zhì)量開展，須結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況分析，借助以下策略來(lái)優(yōu)化服務(wù)開展。

3.3.1 重視市場(chǎng)摸底

為保證檔案整理與數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量符合預(yù)期要求，須做到在招標(biāo)階段開展企業(yè)摸底工作，以內(nèi)外調(diào)研的方式對(duì)檔案服務(wù)公司的口碑、信譽(yù)、背景、資質(zhì)等進(jìn)行全面調(diào)查。對(duì)企業(yè)的甲級(jí)、乙級(jí)資質(zhì)進(jìn)行了解，若情況允許，可在建立合作關(guān)系前對(duì)承包商不加密檔案加工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行觀摩，檢查其整理流程是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。同時(shí)，還須對(duì)承包商檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器進(jìn)行考量，判斷其OCR識(shí)別、安全、掛接等是否符合預(yù)期要求[6]。

3.3.2 完善構(gòu)建績(jī)效評(píng)估機(jī)制

首先，醫(yī)院可以制定完善的評(píng)估指標(biāo)體系，具體涉及服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、服務(wù)效率等指標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)外包服務(wù)商表現(xiàn)的有效評(píng)估。指標(biāo)設(shè)定應(yīng)具體、可量化，能夠客觀反映服務(wù)質(zhì)量情況。其次，在合理設(shè)立評(píng)估周期的基礎(chǔ)上，對(duì)外包服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期評(píng)估、監(jiān)控。構(gòu)建契合檔案管理需求的評(píng)估流程，明確評(píng)估責(zé)任人和具體操作步驟，確保評(píng)估工作的順利進(jìn)行。須注意，評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給外包服務(wù)商，促使其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。最后，采用多種評(píng)估方法，可以結(jié)合定性和定量的評(píng)估方法，如問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等，綜合評(píng)估外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)對(duì)外包服務(wù)商表現(xiàn)的全面了解，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)建議。

3.3.3 完善加工過(guò)程監(jiān)管

以合同簽訂為前提，要求服務(wù)公司在進(jìn)場(chǎng)后簽署人員安全保密協(xié)議、規(guī)范勞動(dòng)合同，檔案交接時(shí)務(wù)必有紙質(zhì)簽名。加工期間須做到對(duì)攝像頭的全面配備，且現(xiàn)場(chǎng)錄制視頻保存時(shí)間應(yīng)超過(guò)半年。檔案整理期間須按相關(guān)要求進(jìn)行分隔標(biāo)識(shí)處理，以期為后續(xù)加工處理提供依據(jù)，并促進(jìn)加工效率的顯著提升[7]。

3.4 加強(qiáng)成本控制

為避免因服務(wù)成本過(guò)高影響醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，要依據(jù)對(duì)醫(yī)院綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)需求的分析，結(jié)合對(duì)醫(yī)院需求和外包項(xiàng)目特點(diǎn)的分析，注重對(duì)合作模式的合理選擇，如按項(xiàng)目外包、按人員外包、按服務(wù)外包等。須注意，不同合作模式的成本、風(fēng)險(xiǎn)控制存在差異，醫(yī)院須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇。同時(shí)，須完善構(gòu)建成本核算機(jī)制，對(duì)外包項(xiàng)目成本進(jìn)行全面核算，對(duì)直接成本和間接成本等各項(xiàng)費(fèi)用全面分析。依托成本核算及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本問(wèn)題，采取科學(xué)措施加以控制，以期服務(wù)成本在可控范圍內(nèi)。重視與外包服務(wù)商建立良好合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，共同制定科學(xué)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和合同條款。通過(guò)雙方合作來(lái)實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，避免因資源浪費(fèi)導(dǎo)致符合性成本增高[8]。另外，可對(duì)外包合作模式效果和成本控制情況進(jìn)行定期評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并持續(xù)優(yōu)化合作模式。以評(píng)估結(jié)果為基準(zhǔn)，調(diào)整合作方式和流程，尋求更為高效、經(jīng)濟(jì)的合作模式，實(shí)現(xiàn)成本控制的持續(xù)改進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包不僅可助力醫(yī)院資源高效化利用，亦可為醫(yī)院綜合檔案的可靠、長(zhǎng)久保存提供保障。鑒于此，要在明確檔案整理與數(shù)字化外包重要性的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)對(duì)策來(lái)促進(jìn)檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包的順利進(jìn)行，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者簡(jiǎn)介：溫雅倩，碩士研究生，副研究館員，461231736@qq.com，研究方向：檔案政工。