【摘要】財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案是一次管理變革、流程再造，不僅重新劃分地區(qū)公司財(cái)務(wù)人員和財(cái)務(wù)共享中心檔案管理人員職責(zé)權(quán)限，而且降低了集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理成本，提高了工作效率。文章探討了在財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)，研究分析了電子會計(jì)檔案的優(yōu)劣和存在的問題，并提出了加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理的措施。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享；電子會計(jì)檔案；檔案管理

【中圖分類號】F275

隨著集團(tuán)公司業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和管理的精細(xì)化，會計(jì)檔案總量整體呈增長態(tài)勢。在大數(shù)據(jù)和人工智能時(shí)代的背景下，增值稅專用發(fā)票、財(cái)政票據(jù)等外部原始單據(jù)的電子化，以及企業(yè)內(nèi)部銷售日報(bào)、出入庫單等原始單據(jù)的電子化，使得集團(tuán)公司會計(jì)檔案電子化率逐年攀升。集團(tuán)公司與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理電子會計(jì)檔案，不僅可以全面承接地區(qū)公司共享業(yè)務(wù)，也可以釋放出地區(qū)公司在財(cái)務(wù)會計(jì)處理中的工作量和會計(jì)檔案管理中的工作量，有效提升會計(jì)基礎(chǔ)工作水平。目前，集團(tuán)公司采用會計(jì)檔案集中管理模式管理電子會計(jì)檔案。

一、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

（一）由屬地化管理向集中化管理轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)會計(jì)檔案屬地化管理，原始單據(jù)由地區(qū)公司管理，會計(jì)憑證由共享中心制作，地區(qū)公司自行完成原始單據(jù)與會計(jì)憑證匹配及后續(xù)裝訂成冊等工作，存在人力難以釋放的問題，且隨著電子會計(jì)檔案快速推行和公司業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和管理的精細(xì)化，會計(jì)檔案總體規(guī)模龐大，地區(qū)公司檔案管理資源整體存在庫房緊張且分布不均，管理水平參差不齊的情況，部分單位還存在外租庫房現(xiàn)象。

集中化管理在推進(jìn)檔案資源集約化管理的同時(shí)，還能進(jìn)一步提升會計(jì)基礎(chǔ)工作效率，有利于共享中心完整承接共享業(yè)務(wù)。會計(jì)檔案集中化管理由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的檔案管理部門進(jìn)行會計(jì)檔案的統(tǒng)一管理，地區(qū)公司只需按規(guī)定把檔案寄送到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心掃描紙質(zhì)檔案形成電子化會計(jì)檔案，統(tǒng)一歸檔管理會計(jì)檔案。

（二）由紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案以紙質(zhì)單據(jù)為載體，需要財(cái)務(wù)人員序號，匹配憑證與附件，按照順序裝訂成冊，消耗了大量的人力成本、裝訂過程中的辦公成本、取得紙質(zhì)票據(jù)的成本。

隨著增值稅專用發(fā)票、財(cái)政票據(jù)等外部原始單據(jù)的電子化，以及企業(yè)內(nèi)部銷售日報(bào)、出入庫單等原始單據(jù)的電子化，在電子會計(jì)檔案快速推行，電子歸檔冊數(shù)顯著攀升的大環(huán)境下，會計(jì)檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變，電子化檔案節(jié)約了成本，不需要再打印電子票據(jù)，取得較好經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。財(cái)務(wù)共享模式下會計(jì)檔案以電子化方式保存，一是財(cái)務(wù)共享模式下會計(jì)信息從取得、報(bào)銷、審核、生成、傳遞、歸檔均為電子化方式。二是非電子化的紙質(zhì)單據(jù)也會集中寄送到財(cái)務(wù)共享中心，由其掃描形成電子檔案歸檔便于隨時(shí)查閱。

（三）由定期存檔、信息滯后向?qū)崟r(shí)更新、信息高效轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案以月度為單位，每月定期裝訂成冊歸檔，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的實(shí)時(shí)更新，存在信息滯后，財(cái)務(wù)管理人員分析數(shù)據(jù)，需要翻閱大量資料，花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，不僅工作質(zhì)量、工作效率得不到提高，而且需要耗用大量人力。

財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案從取得到歸檔的全生命周期管理都是電子化方式，且財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、物料等系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，便于信息及時(shí)更新，保證了財(cái)務(wù)共享云中的電子會計(jì)檔案信息的實(shí)時(shí)性和有效性，當(dāng)企業(yè)管理人員需要分析數(shù)據(jù)時(shí)，可以運(yùn)用圖文識別等先進(jìn)信息技術(shù)對電子會計(jì)檔案進(jìn)行合理、科學(xué)的匯總和分析，有利于管理人員及時(shí)獲得資料，做出科學(xué)合理決策。

（四）由個(gè)性化向流程化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)人員手工進(jìn)行定期的整理、歸檔，因地區(qū)公司眾多，每個(gè)公司根據(jù)管理需求，會計(jì)檔案管理都有自己的特點(diǎn)。

在財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案的管理有一套統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的流程，無論是電子會計(jì)檔案在報(bào)銷、審核、移交、成冊的權(quán)限配置，還是流程設(shè)置，都按標(biāo)流化和流程化操作，有效降低了人為判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一帶來的管理上的“漏點(diǎn)”和“堵點(diǎn)”。目前，集團(tuán)公司采用會計(jì)檔案集中管理，從會計(jì)檔案投遞、傳輸、歸檔，地區(qū)公司、共享運(yùn)營中心各司其職，按照標(biāo)準(zhǔn)的流程體系執(zhí)行。

二、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案的優(yōu)劣

（一）共享檔案資源，挖掘數(shù)據(jù)潛力

紙質(zhì)檔案的查閱，需要按照流程提交紙質(zhì)申請，按照檔案借閱的規(guī)定來查找、借閱會計(jì)檔案，如果不同人員想查閱同一份會計(jì)檔案，不能同時(shí)查閱，不利于工作效率提升。財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域調(diào)閱，多人同時(shí)在線查閱，打通了查閱檔案的空間范圍、時(shí)間范圍，降低檔案借閱、檢查中附件丟失及人為破壞風(fēng)險(xiǎn)，只需申請賦權(quán)就可以查閱檔案，而且可以利用大數(shù)據(jù)工具分析電子會計(jì)檔案，利用檢索能力進(jìn)行快速定位檢索，最大可能挖掘數(shù)據(jù)潛力，提高工作效率。

（二）節(jié)約管理成本，提高工作效率

財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案節(jié)約了紙張使用、庫房占用、人力資源耗用等各環(huán)節(jié)的成本，在電子會計(jì)檔案管理下，會計(jì)原始憑證和記賬憑證是影像化的，共享系統(tǒng)中不管是影像信息，還是單據(jù)編號信息與FMIS系統(tǒng)各記賬憑證關(guān)聯(lián)，通過記賬憑證可聯(lián)查附件影像，并且財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案，打通了FMIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間的壁壘，各系統(tǒng)之間可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)自動、精準(zhǔn)匹配、交互利用，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案從“前端產(chǎn)生-財(cái)務(wù)核算-檔案管理”全生命周期的電子化閉環(huán)管理，省時(shí)省力，此外，還可以降低儲存成本和人力資源成本，因不需要裝訂會計(jì)憑證，地區(qū)公司不需要花費(fèi)人力資源去匹配憑證與附件，節(jié)約了地區(qū)公司大量的人力資源、庫房占用甚至租用庫房的情況，地區(qū)公司財(cái)務(wù)人員更加注重管理工作，只需把會計(jì)資料寄送到財(cái)務(wù)共享中心，由共享中心人員掃描檔案，財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案是一次管理變革、流程再造，提高了工作效率。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化程度高，管理安全可控

財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案有一套標(biāo)準(zhǔn)化流程，從流程設(shè)置到權(quán)限配置，會計(jì)檔案的審核、成冊、移交等環(huán)節(jié)，都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，有效減少了人為判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一帶來的管理上的“漏點(diǎn)”和“堵點(diǎn)”。檔案管理的流程化、規(guī)范化，使其安全性、保密性更高，也可以利用數(shù)智化智能技術(shù)，降低電子會計(jì)檔案篡改、損毀、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案存在的問題

（一）數(shù)據(jù)安全性存在挑戰(zhàn)

財(cái)務(wù)共享模式下，計(jì)算機(jī)是電子會計(jì)檔案的存儲媒介，只有保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全，才能保障電子會計(jì)檔案的安全。目前，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺等智能化技術(shù)水平的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒逐年上升，攻擊性也越來越強(qiáng)，一旦遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)中斷、系統(tǒng)故障或者運(yùn)維保障不力，都會引發(fā)電子會計(jì)檔案毀壞、破壞、丟失、盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案交叉操作流程長

在財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案的管理涉及各地區(qū)公司、財(cái)務(wù)共享中心會計(jì)檔案管理人員、檔案移交人員等，會計(jì)檔案的形成過程，涉及掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞等流程，容易出現(xiàn)職責(zé)劃分不清，原來的屬地管理與現(xiàn)在的財(cái)務(wù)共享模式下管理交叉操作的情況，對企業(yè)內(nèi)控管理提出了新的挑戰(zhàn)。

（三）缺乏高素質(zhì)檔案管理人才

財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案管理者素質(zhì)參差不齊，一是會計(jì)管理人員重視核算、報(bào)表、分析，輕視會計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作，導(dǎo)致企業(yè)管理層不重視會計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)；二是電子會計(jì)檔案管理既需要懂財(cái)務(wù)也需要懂計(jì)算機(jī)維護(hù)的復(fù)合型人才，而會計(jì)檔案管理者往往只懂會計(jì)，不懂計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等技能，缺乏電子會計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，一旦遇到電子會計(jì)檔案系統(tǒng)故障等問題，就會造成電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)丟失、毀壞、破壞等風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

（四）檔案管理制度不健全

財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案存在制度不健全情況，某些企業(yè)電子會計(jì)檔案的審核、歸檔、交付、保管、銷毀等沒有明確的制度規(guī)定，在移交時(shí)間、歸檔范圍、保管期限上沒有制度支撐，會增加內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)、安全隱患。

四、財(cái)務(wù)共享模式下加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化電子會計(jì)檔案安全管理

只有不斷完善電子會計(jì)檔案安全管理制度，定期維護(hù)升級軟硬件設(shè)施，監(jiān)控會計(jì)檔案數(shù)據(jù)，才能有效解決數(shù)據(jù)安全性帶來的問題。一是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立環(huán)境安全的電子會計(jì)檔案室，選擇耐火、耐濕、耐腐蝕、耐蛀、耐磨損的存儲材料來儲存電子會計(jì)檔案，并安裝監(jiān)控、防盜等設(shè)備，一旦遇到突發(fā)事故，可及時(shí)提醒管理人員，采取有效措施解決問題；二是定期維護(hù)升級軟硬件設(shè)施，完善數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，定期備份電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)至云端，一旦遇到自然或人為災(zāi)害，可短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)，保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益；三是安裝殺毒軟件、建立高安全性防火墻、定期進(jìn)行病毒查殺，監(jiān)控會計(jì)檔案數(shù)據(jù)是否存在修改、毀損的情況；四是加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理人員的保密培訓(xùn)，系統(tǒng)設(shè)置賬戶與密碼，訪問電子會計(jì)檔案需要設(shè)置權(quán)限，不斷提高管理者的安全保密意識。

（二）健全電子會計(jì)檔案內(nèi)控制度

財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案管理使地區(qū)公司財(cái)務(wù)人員和財(cái)務(wù)共享中心檔案管理人員職責(zé)發(fā)生變化，需要建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，識別風(fēng)險(xiǎn)、抵御風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)交叉操作，職責(zé)模糊不清的情況。一是建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)管控，在電子會計(jì)檔案的掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞的全生命周期管理過程中，嵌入RPA自動化的審計(jì)監(jiān)督檢查，可以有效提示風(fēng)險(xiǎn)，防范風(fēng)險(xiǎn)，完整地監(jiān)督管理體系的嵌入，是電子會計(jì)檔案安全性和可靠性的有效保障；二是要避免人工干預(yù)電子會計(jì)檔案的生成，單據(jù)傳遞過程中，不允許非提單人修改信息，并且明確領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，不得超金額跨業(yè)務(wù)審批，完善監(jiān)督職責(zé)；三是內(nèi)控人員定期抽樣檢查和反饋，保證電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性、完整性。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員綜合能力

財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，需要培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)、云平臺環(huán)境下信息化的快速發(fā)展，電子會計(jì)檔案管理人員不僅需要熟悉檔案管理知識、會計(jì)知識，還要具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識。一是加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，包括財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、軟件維護(hù)技能的學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)能更快融入信息化的管理工作，解決電子會計(jì)檔案管理工作中遇到的常見問題，提高電子會計(jì)檔案管理效率和效果；二是學(xué)習(xí)電子會計(jì)檔案管理相關(guān)制度和網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)維護(hù)等專業(yè)知識，會識別日常風(fēng)險(xiǎn)，解決基本的操作流程；三是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還需重視檔案管理人員培養(yǎng)，將電子檔案管理納入到績效考核范圍。

（四）完善電子會計(jì)檔案管理制度

財(cái)務(wù)共享模式下的電子會計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)在不違背相關(guān)法律法規(guī)，不違背內(nèi)部管理制度的前提下，企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況，因地制宜科學(xué)合理地制定電子會計(jì)檔案管理制度。一是要明確電子會計(jì)檔案的歸檔范圍、保管期限等明細(xì)條款，整理標(biāo)準(zhǔn)、移交時(shí)間等問題制定具體的制度規(guī)定，只有建立完善的電子會計(jì)檔案管理制度，才能有章可循，按照制度辦事；二是確定歸檔內(nèi)容、范圍、移交、保存、備份、查詢、借閱、銷毀等細(xì)則，做好財(cái)務(wù)共享中心檔案部門與業(yè)務(wù)部門的溝通，劃分責(zé)任權(quán)屬，落實(shí)崗位責(zé)任，讓電子會計(jì)檔案能夠在安全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的環(huán)境下完成成冊、移交、接收、保管；三是與時(shí)俱進(jìn)，定期修訂電子會計(jì)檔案管理制度，對相關(guān)制度進(jìn)行補(bǔ)充修訂，逐漸完善。

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責(zé)編：吳迪