摘 要：在檔案信息化建設不斷推進的背景下，紙質檔案仍然是重要的檔案管理對象，紙質檔案將會與電子檔案長期共存。隨著紙質檔案數(shù)量飛速增長，產生巨大管理壓力。文章分析了紙質檔案在形成、整理、保管、利用等方面暴露出的現(xiàn)實問題，并提出利用智能自動化技術提高整理效率、利用智能物流倉儲技術提高存儲效率以及完善文檔領域應用智能技術的標準與政策，以規(guī)避當前紙質檔案管理難題，提高管理效率與水平。

關鍵詞：智能檔案管理；紙質檔案；智能技術

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

一、概述

隨著信息化時代的到來，檔案管理領域迎來了轉型與升級的重要契機，檔案工作的數(shù)字化轉型成為當前檔案工作的主要目標。檔案資源的數(shù)字化轉型涵蓋了“增量電子化”和“存量數(shù)字化”兩個關鍵方面。所謂“增量電子化”，是指從當前時點起，所有新生成的電子文檔都應當被有序地收集、保存和管理；“存量數(shù)字化”則指的是現(xiàn)有紙質檔案向數(shù)字格式的轉化，對于那些已經完成數(shù)字化的重要檔案，還需要進一步推進文字和語音識別工作，以深入挖掘潛在價值。

在智能技術突飛猛進、新一代信息技術廣泛應用的背景下，一方面，為滿足數(shù)字環(huán)境下高質量檔案需求，推動檔案事業(yè)全面數(shù)字化轉型是大勢所趨；另一方面，也應認識到，紙質檔案作為傳統(tǒng)檔案時代的主要管理形態(tài)，在使用習慣、載體耐久度、歷史文化價值等方面依然有優(yōu)勢，在新的檔案管理模式中，紙質檔案仍然繼續(xù)存在也必然繼續(xù)存在。尤其在當前檔案數(shù)字化轉型期，單套制管理模式及其配套技術尚處于探索階段，紙質檔案是許多檔案管理部門電子檔案異質保存的優(yōu)先選擇。加上不同領域、不同組織的信息化發(fā)展水平具有差異性，紙質檔案在許多領域和組織中依然是重要乃至主要的檔案管理形式，紙質檔案和電子檔案長期共存會是檔案數(shù)字化轉型階段的鮮明特征。當下前端業(yè)務中形成的紙質檔案數(shù)量爆炸式增長，如何利用智能技術助力紙質檔案管理，以解決海量紙質檔案整理和保存的現(xiàn)實難題，是當前迫切需要研究和解決的問題。

二、紙質檔案管理中的現(xiàn)實問題分析

1.紙質檔案形成和整理成本較高

紙質檔案形成和整理工作的特性決定了具有較高的形成和整理成本。紙質檔案的形成和整理具有以下特性：一是環(huán)節(jié)繁多，過程重復。一份文件需要經過歸檔、分類、劃分保管期限、賦予檔號、著錄等多個環(huán)節(jié)才能成為一份可供利用的檔案，每一份檔案的形成和整理都需要依次重復上述環(huán)節(jié)；二是高度依賴經驗。在檔案的歸檔、分類、鑒定等環(huán)節(jié)，檔案工作者需要對文件、檔案內容和反映的實踐活動有一定了解，這意味著檔案的形成和整理質量高度依賴檔案工作者的經驗和認知水平；三是以手工方式為主。紙質檔案的形成和整理多采用手工方式，一方面，是因為過去檔案數(shù)量相對較少，若干檔案工作者用手工的方式就可以完成工作；另一方面，主要是受制于社會整體技術水平，只能采取人工方式。

隨著社會發(fā)展，業(yè)務活動趨于復雜，文件和檔案數(shù)量高速增長，上述特性引發(fā)了成本過高的問題。而紙質檔案形成和整理的成本集中體現(xiàn)為無形的成本，即關于人的成本。具體來說，一是情緒成本較高的問題。情緒成本在經濟學中應用較多，一般是指經濟行為引發(fā)的負面情緒。借鑒到檔案學中則是指由于檔案管理行為引發(fā)的負面情緒——紙質檔案形成和整理環(huán)節(jié)煩瑣、過程機械重復，檔案工作者極易淹沒在海量的文件歸檔和檔案整理工作中，極大地消耗著檔案工作者的工作熱情和精力，進而產生負面情緒影響工作；二是成長的機會成本問題。檔案工作者的精力消耗在了重復機械的紙質檔案整理工作中，很容易產生職業(yè)懈怠心理，無心也無力繼續(xù)學習和進修，從而喪失進一步成長的機會；三是培養(yǎng)成本較高的問題。紙質檔案的整理非常依賴從業(yè)者的經驗和認知，隨著前端業(yè)務專業(yè)性不斷加強，若想達到理想的整理質量，對檔案工作者的培養(yǎng)時間和培養(yǎng)資源投入也會較高。

2.紙質檔案保管成本較高

隨著紙質檔案數(shù)量的增長，保管所需要的成本也隨之急劇增加。紙質檔案的保管成本主要體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，紙質檔案保管所需的空間成本。紙質檔案數(shù)量迅猛增長，給很多檔案館（室）的檔案庫房容量帶來巨大挑戰(zhàn)。近年來，許多檔案部門為了應對庫房壓力，更好地保管紙質檔案，紛紛增加、開設新的館（室）庫房。但是，新址即使預留了較為充裕的庫房空間，產生速度極快的紙質檔案仍給新庫房帶來了巨大的保管壓力，存滿新庫房只是時間問題。同時，加上居高不下的房價成本以及檔案庫房的特殊建筑與布局要求，建設、購置和租賃大面積、符合相關規(guī)定的新庫房，對于多數(shù)組織存在不小的資金壓力，保管紙質檔案的空間成本巨大。

第二，紙質檔案保管庫房的配套成本。檔案庫房除了配備存放檔案的密集架等檔案用具，還需配置安保設備、環(huán)境監(jiān)測設備、庫房環(huán)境控制設備、消防設備等配套基礎設施，以保障紙質檔案的安全保存。這一系列庫房配套基礎設施是紙質檔案安全保管的必要條件和必要支出，也是一項較大的保管成本。

第三，設備設施的維護更新成本。紙質檔案保管所配套的設備設施需要持續(xù)維護、更換和升級才能更好地完成使命，以維護紙質檔案的安全可用。設備設施的維護更新成本是一項持續(xù)性的成本，一方面，檔案庫房的設備設施維護具有專業(yè)性和日常性，需要專業(yè)人員定期維護才能保證設備設施正常運行；另一方面，設備設施的壽命有限，定期更換和升級是一項較大的持續(xù)性支出。

3.紙質檔案的利用存在局限

由于紙質檔案自身的載體性質原因，在信息化時代紙質檔案的利用存在一定局限。

一是紙質檔案不利于數(shù)據(jù)分析。隨著大數(shù)據(jù)作為新的基礎設施正在重塑社會生態(tài)與生產要素，“數(shù)據(jù)化”開始接力“數(shù)字化”，推動著社會新一輪、基于數(shù)據(jù)維度的空間與秩序變革。隨著前端業(yè)務形態(tài)和文件形成場景的變化，檔案管理模式正經歷著“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”劇烈轉變的過程中。而紙質檔案由于自身載體性質原因，無法直接對檔案的內容信息和表征信息展開數(shù)據(jù)關聯(lián)與分析，檔案的深層價值和信息之間的聯(lián)系無法得到有效利用。

二是紙質檔案檢索局限。在檔案利用需求朝著知識化和智能化方向發(fā)展的趨勢下，紙質檔案在檢索的速度與準確度方面存在局限性。與紙質檔案檢索相匹配的是傳統(tǒng)的檔案著錄規(guī)則，主要面向的是倉儲式的庫房實體館藏管理，并不注重檔案知識的表示。而在當今數(shù)據(jù)時代，檔案利用需求更多以檔案內容為中心，對檔案檢索在精細化、全面化上有更高的要求。傳統(tǒng)檔案著錄規(guī)則與當前檔案利用需求之間的矛盾，是紙質檔案的檢索利用局限的主要表現(xiàn)。

三是紙質檔案共享局限。當下社會業(yè)務活動復雜，不同組織和部門合作頻繁，對檔案的共享需求旺盛。而以實體形態(tài)存在的紙質檔案在利用方面存在排他性，即同一件（卷）紙質檔案在規(guī)定的利用時間內只能由一個個體或部門利用，紙質檔案的排他性造成了其存在共享困難的局限。

三、智能技術在紙質檔案管理中的應用分析

通過分析紙質檔案在形成和整理、保管與利用方面的現(xiàn)實問題，結合當前智能技術的特點和應用現(xiàn)狀，可以從紙質檔案的整理、存儲、標準和政策角度探索智能技術在紙質檔案管理中的應用，以規(guī)避傳統(tǒng)模式下紙質檔案管理的局限性，提高紙質檔案管理的效率和水平。

1.利用智能自動化提高整理效率

智能自動化技術是一種基于人工智能與自動化機器人的技術，能夠通過模擬人類在某些流程作業(yè)上的操作行為，自動執(zhí)行大量重復性、基于規(guī)則的工作流程任務。與傳統(tǒng)自動化控制技術不同，該技術將智能賦予機械流程作業(yè)，通過對業(yè)務數(shù)據(jù)的模型訓練與深度學習形成業(yè)務模型，將業(yè)務模型內置到自動化機器人中，并通過機器視覺等自動化技術實現(xiàn)業(yè)務的識別和處理。智能自動化技術可以適應復雜的業(yè)務場景，對于復雜、煩瑣的業(yè)務處理具有較好的適用性，可以大幅提高效率，降低失誤，將工作人員從大量重復的工作中解放出來。智能自動化技術已應用到電力、物流、制造業(yè)等眾多領域。檔案領域智能自動化技術已經有了初步的實際應用，在檔案智能篩密、智能文檔管理等部分環(huán)節(jié)、部分領域開啟了積極的探索，利用智能自動化技術到檔案整理已有可學習的先例和可依賴的路徑，在技術實現(xiàn)和應用實際等方面具有可行性。

基于當前已有案例和技術基礎，提出了智能自動化技術應用到檔案整理方面的應用功能和技術框架。在應用功能方面，利用智能自動化技術可以實現(xiàn)紙質檔案自動分類、自動劃分保管期限、自動編號、自動打印歸檔、自動裝盒等功能；在技術框架方面，應用“機器視覺—人工智能—自動化”三項技術可以起到輔助甚至代替人類“眼—腦—手”的作用，技術框架詳見圖1。上述三項技術分別對應三個功能模塊：一是信息采集預處理模塊。該模塊對紙質檔案圖像展開識別、預處理和特征提取，為后續(xù)智能處理提供數(shù)據(jù)基礎；二是智能處理模塊。該模塊建立在迭代優(yōu)化成熟的檔案業(yè)務模型基礎上，該模塊利用模型對識別提取出的數(shù)據(jù)展開分析并輸出結果；三是自動化終端模塊。該模塊包括自動化的傳送裝置、傳感裝置和控制裝置，主要根據(jù)智能處理模塊的輸出結果實行紙質檔案整理操作。

2.利用智能物流倉儲技術提高存儲效率

首先，現(xiàn)代智能物流倉儲技術的發(fā)展較為成熟，為紙質檔案的保管提供了較好的技術基礎。在制造業(yè)、能源、電商等許多行業(yè)，智能物流倉儲技術依托物聯(lián)網、移動式機器人、無人運輸設備等智能化技術，可以實現(xiàn)無人化作業(yè)管理和精細化密集存儲，在節(jié)省人工和空間成本、提高存儲空間利用率、提升出入庫效率方面效果顯著。目前，應用智能物流倉儲技術已經成為眾多組織智能化升級改造的重要一環(huán)，也成為許多企業(yè)降本增效的優(yōu)先選擇。將其他行業(yè)的現(xiàn)代智能物流倉儲技術遷移到檔案領域具備較強的可行性：一是現(xiàn)代智能物流倉儲技術發(fā)展較為成熟，在眾多行業(yè)都有技術遷移的成功經驗，即便是炸藥等存儲要求較高的行業(yè)也取得了較好的應用效果；二是紙質檔案保管與物流倉儲本質模式相似，都需經歷入庫、保管、定位揀選、出庫等流程，都對倉儲環(huán)境的控制有一定要求；三是檔案庫房應用機器人助力檔案保管已有一定先例和經驗，具有較好的接受程度。

其次，在檔案管理的職能走向專業(yè)化、精細化以及館際聯(lián)動和館際共享模式不斷推進的基礎上，利用智能物流倉儲技術提高紙質檔案的存儲效率成為可能。在新興技術沖擊下，檔案工作發(fā)生巨大變革——檔案數(shù)量爆炸式增長、檔案利用需求趨向多元，檔案管理的職責不斷專業(yè)化和精細化，檔案部門的存儲職能和服務職能呈現(xiàn)分離趨勢。此趨勢下，檔案部門的形態(tài)也發(fā)生變化，檔案部門可能分化為檔案存儲中心和檔案服務中心，檔案存儲中心主要負責檔案的存儲和保護，是檔案保管場所，檔案服務中心負責檔案的利用和管理，是檔案利用場所。由此，檔案存儲的專業(yè)化和分化成為可能，通過規(guī)模效應降低保管成本，利用智能物流倉儲技術提高保管水平。

3.完善文檔領域應用智能技術的政策與標準

加強頂層設計，完善文檔領域應用智能技術的相關政策和標準，是加快智能技術應用、解決當前紙質檔案管理難題的必要手段。目前，智能技術尤其是人工智能的發(fā)展在全球范圍內如火如荼，檔案領域應用智能技術在分類、鑒定、利用等方面取得了積極的成果。與智能技術實際應用狀況相悖的是，在政策和標準層面，檔案領域對于智能技術的應用尚待完善，智能技術的進一步推廣和深度應用缺少政策和倫理上的規(guī)范與支撐。

為解決智能技術應用過程中政策和標準缺失導致的制約發(fā)展問題，加快智能技術在檔案領域的應用，尤其是對傳統(tǒng)紙質檔案管理的改造和升級，完善文檔領域應用智能技術的相關政策和標準應從以下兩個方面推進：一是加快智能技術應用的法規(guī)制定。目前，我國并未從法規(guī)層面對智能技術的應用提供規(guī)范和保障，應加快智能技術應用的法規(guī)建設，為各行業(yè)和領域提供具有普適性的法律規(guī)范；二是借鑒、學習國際上相關政策和標準。部分發(fā)達國家在文檔領域智能技術的應用已有一些政策成果，我國可以及時追蹤、積極借鑒。

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作者單位：中國交通建設集團有限公司作者簡介：劉月艷（1982—），女，漢族，陜西渭南人，碩士，副研究館員，研究方向：利用智能技術提高紙質檔案管理效率和水平。