摘 要：大數(shù)據(jù)時代，檔案管理模式迎來全面的變革發(fā)展。對于煤炭企業(yè)來講，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型是企業(yè)實施時代轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路。當(dāng)前，煤礦企業(yè)檔案管理還存在技術(shù)信息化利用不高、數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識薄弱、專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少、管理工作理念不夠先進等系列問題。文章就煤炭企業(yè)檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題展開了深刻剖析與探究，分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的機遇、變化與挑戰(zhàn)，并結(jié)合問題的產(chǎn)生與發(fā)展提出了檔案管理發(fā)展路徑建設(shè)意見。煤炭企業(yè)必須積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理和模式，實施檔案信息的智能化管理，提高管理人員的專業(yè)技能，合理應(yīng)對新環(huán)境下的挑戰(zhàn)與危機，才能最終促進企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；煤炭企業(yè)；檔案管理；發(fā)展路徑

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

煤炭企業(yè)是我國重要的能源行業(yè)和實體經(jīng)濟支柱，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，煤炭產(chǎn)業(yè)發(fā)展也經(jīng)歷了一場深入變革，數(shù)字經(jīng)濟逐漸融入實體經(jīng)濟，企業(yè)信息化發(fā)展呈現(xiàn)出規(guī)模性數(shù)據(jù)態(tài)特征，要求對企業(yè)發(fā)展起到重要支撐的檔案管理信息化建設(shè)工作也要隨之調(diào)整，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，從“紙質(zhì)文檔”向“電子文檔”轉(zhuǎn)變，從“文件處理”向“數(shù)據(jù)處理”轉(zhuǎn)變。但在數(shù)字經(jīng)濟時代轉(zhuǎn)型期，我國大部分企業(yè)都面臨著檔案信息化轉(zhuǎn)型的難題，陳舊的管理模式、滯后的信息化技術(shù)和非專業(yè)的檔案管理人員等因素嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展。因此，國家檔案局2023年8月8日21號令公布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，設(shè)置了“檔案信息化建設(shè)”專章，明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體要求、工作目標(biāo)和思路，為煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑指明了方向。

一、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理現(xiàn)狀和存在的問題

1.檔案管理信息化利用率不高，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識薄弱

檔案主要是對企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的資料和信息的真實記錄，為其他業(yè)務(wù)有序開展提供參考、創(chuàng)造條件，是企業(yè)實施資源開發(fā)、人員配置的基本依據(jù)，對推動企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略具有十分重要的作用。但是長期以來，很多煤炭企業(yè)簡單地將提升經(jīng)濟效益作為工作重心，而檔案管理與經(jīng)濟效益的直接聯(lián)系較少。因此，企業(yè)對檔案管理的建設(shè)和投入有所忽視，導(dǎo)致部分煤炭企業(yè)的檔案管理方式仍然比較落后，甚至依然沿用紙質(zhì)化等粗放型管理模式。雖然信息技術(shù)發(fā)展為檔案管理提供了技術(shù)支持，但是信息技術(shù)應(yīng)用化程度不高。部分企業(yè)不重視檔案信息化設(shè)備設(shè)施的配置，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識薄弱，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型效率低下，信息化效果較差。

2.檔案管理信息需求激增，傳統(tǒng)數(shù)字化檔案管理模式滯后

在信息時代，經(jīng)濟形勢不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)面臨著多種形式的競爭壓力，要提升企業(yè)的運行實力，企業(yè)的運營方式、組織管理等工作也需要相應(yīng)實施調(diào)整。隨著企業(yè)發(fā)展，檔案信息數(shù)據(jù)不斷更新變化，文件管理也不斷復(fù)雜升級，對檔案管理工作的要求也逐步提高。大部分企業(yè)檔案管理在實體文件整理歸檔的同時，只是做到了簡單的數(shù)字化轉(zhuǎn)換原則，主要是做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息錄入及普通的電子歸檔。數(shù)字化檔案的收集、處理與存儲所需要系統(tǒng)支持和技術(shù)操作并不完備，現(xiàn)有的配套和管理模式不能滿足日益增加的檔案管理信息數(shù)據(jù)，也無法在深入挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)容和調(diào)研信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對其進行全面分類、整合和處理，未能精準(zhǔn)、高效完善檔案管理，即數(shù)字化轉(zhuǎn)型還不成功。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，責(zé)任意識和敏銳度較低

傳統(tǒng)煤炭企業(yè)檔案管理工作對管理人員的要求主要是對檔案工作簡單的記錄和保管。傳統(tǒng)的檔案管理部門存在檔案管理人員數(shù)量不足、技能水平較低，甚至出現(xiàn)其他部門人員兼職的情況，人員配置的科學(xué)性與合理性偏低。新時期，科學(xué)技術(shù)不斷推動檔案管理工作向著信息化、綜合性方向發(fā)展，煤炭企業(yè)檔案管理人員的能力和素養(yǎng)也需要進一步提升。在具備較強的檔案管理水平的基礎(chǔ)上，要求管理人員能夠熟練運用計算機，且對檔案管理所涉及的內(nèi)容、類別能夠通過專業(yè)系統(tǒng)和技術(shù)操作實行準(zhǔn)確分類、整合和存儲，提高檔案管理的工作效率。目前，大部分煤炭企業(yè)檔案管理人員配置還無法滿足此要求，專業(yè)職工的技能水平單一，復(fù)合型人員較少，責(zé)任意識和敏銳度較差。同時，由于時間和精力十分有限，人員工作培訓(xùn)升級、能力優(yōu)化力度跟不上信息時代發(fā)展對檔案管理的要求。因此，檔案管理人員現(xiàn)有水平不能全方位滿足此項工作的基本需求，直接影響了檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代煤炭企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性和緊迫性

1.推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有利于煤炭企業(yè)科學(xué)、健康、長遠發(fā)展

檔案是企業(yè)在建設(shè)發(fā)展歷史進程中形成的具有重要價值的記錄材料，現(xiàn)代化的煤炭企業(yè)是推動國家社會經(jīng)濟發(fā)展前進的能源動力。因此，其檔案管理工作轉(zhuǎn)型和發(fā)展極其重要。檔案管理記載了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展、經(jīng)營管理的重要時刻和信息，尤其在歷經(jīng)改革過程中形成的檔案都是企業(yè)制定發(fā)展決策的關(guān)鍵性依據(jù)。當(dāng)企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型升級的時候，可以通過調(diào)閱檔案的形式充分挖掘檔案信息，有效利用成果記錄，結(jié)合實際情況探索出解決問題的方法。因此，檔案管理工作對煤炭企業(yè)穩(wěn)定、健康長遠發(fā)展具有重要意義。高效開展檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)煤炭企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，推動煤炭企業(yè)長遠發(fā)展，提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.加強檔案管理信息安全性建設(shè)，有利于筑牢煤炭企業(yè)安全墻

煤炭企業(yè)檔案記錄了煤炭企業(yè)的整個發(fā)展歷程，保存了企業(yè)內(nèi)部各項工作的實施情況、發(fā)展成果和人力資源規(guī)劃等商業(yè)機密信息，是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的白皮書。從某種程度來說，它是企業(yè)發(fā)展的“商業(yè)機密”。因此，檔案信息化管理工作的安全性建設(shè)尤為重要。首先，應(yīng)當(dāng)加強檔案信息規(guī)范化建設(shè)，對電子存檔、信息儲存、數(shù)據(jù)查閱和系統(tǒng)維護等系統(tǒng)功能開展分類建設(shè)，保證管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化；其次，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格設(shè)置檔案訪問權(quán)限，劃分查詢、檢索與下載的層級權(quán)限，加強檔案管理信息數(shù)據(jù)安全性建設(shè)；最后，應(yīng)當(dāng)重點培養(yǎng)檔案管理人員強烈的數(shù)據(jù)安全意識，煤炭行業(yè)的信息一旦被泄露，會直接影響我國經(jīng)濟的正常運行以及人民群眾的正常生活。因此，加強檔案信息安全性建設(shè)和保護，對企業(yè)本身的經(jīng)濟效益和國家經(jīng)濟的安全都有至關(guān)重要的作用。

3.完善數(shù)字化檔案管理機制，有利于提高煤炭企業(yè)工作質(zhì)量

完善煤炭企業(yè)的檔案管理機制，不僅能夠提升檔案管理部門的工作質(zhì)量及效率，更重要的是還能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案的信息化轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)自身的工作質(zhì)量和服務(wù)能力。首先，做好檔案管理系統(tǒng)配套和升級，在系統(tǒng)保障基本功能的前提下，還具有診斷、判別、篩選等鑒定功能。同時，還可以滿足科技人員對系統(tǒng)的二次利用和開發(fā)；其次，做好對檔案管理工作的分層負責(zé)工作機制，并建立監(jiān)督控制體系。煤炭企業(yè)需要向各個管理人員發(fā)布檔案管理的具體任務(wù)，明確設(shè)置工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保檔案的管理責(zé)任能夠落實到具體個人，各司其職，按照制度開展日常工作；最后，要建立健全考核指標(biāo)體系，監(jiān)督檔案管理人員妥善完成指標(biāo)。煤炭企業(yè)可以依據(jù)該制度對檔案管理工作開展定期檢查，了解該制度的實際落實情況，對檔案管理人員的工作態(tài)度和能力做出正確判斷。

三、煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑探析

1.健全信息化檔案資源管理體系建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理工作的建設(shè)越來越重要，要求企業(yè)必須重視內(nèi)部檔案的信息化管理工作，持續(xù)健全信息化檔案資源管理體系結(jié)構(gòu)。一是完善數(shù)字檔案的收集與歸檔工作，對企業(yè)各項經(jīng)營活動實施多角度的數(shù)據(jù)采集，采用文字、音頻與視頻等形式，保證信息收集的全面性與有效性，對數(shù)字信息與紙質(zhì)資料實行合理歸檔；二是根據(jù)數(shù)據(jù)類型對檔案實行分類錄入，需要借助第三方技術(shù)及設(shè)備設(shè)施對企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息加以科學(xué)采集和管理；三是通過優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)對檔案實施開發(fā)、布局，提高檔案信息化管理水平，做到最大程度簡化調(diào)取信息；四是要做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，對檔案工作人員在檔案的收集、歸檔、管理、保存和銷毀等方面實施監(jiān)督，確保檔案收集和管理能夠規(guī)范化與高效化。

2.加強檔案管理制度優(yōu)化升級

完善的制度是保證檔案管理工作穩(wěn)步前行的基礎(chǔ)。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型大背景下，檔案資源搜集方式、管理模式及管理人員的工作方式都呈現(xiàn)出新的變化和特點。為了推動檔案管理工作更好的創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理制度必須實行優(yōu)化升級。一是要開展頂層制度建設(shè)，在組織學(xué)習(xí)國家、省市檔案數(shù)字管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實際，制定多層級的管理、執(zhí)行及監(jiān)督機制，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、精細化；二是要開展流程化制度建設(shè)，在檔案管理的每個流程都要制定相關(guān)制度，從檔案保密、整理、移交、收集、鑒定以及歸檔等環(huán)節(jié)有制度可依，有條例可循；三是要開展精細管理模式，完善檔案結(jié)構(gòu)，科學(xué)界定和劃分檔案。對煤炭企業(yè)的檔案管理制度實施全面分析，制訂科學(xué)的工作計劃，開展檔案知識輔導(dǎo)、制度培訓(xùn)、制度討論，為檔案數(shù)字化管理做好制度鋪墊。對檔案的管理流程實施開發(fā)和利用，通過現(xiàn)代化方式提高利用率，為員工和企業(yè)查閱檔案信息提供便利。對檔案的內(nèi)容和資源實施研究和深挖，為需要查閱的人節(jié)省時間，提高服務(wù)效率，強化管理過程。對檔案工作人員的要求標(biāo)準(zhǔn)、工作方法開展規(guī)范考核，確保檔案管理的流程性、安全性和高效性。

3.加大檔案管理復(fù)合型人才培育

煤炭企業(yè)的檔案管理人員是否重視管理工作，對檔案管理質(zhì)量和企業(yè)發(fā)展有著直接關(guān)系。隨著信息化的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的綜合工作能力和素養(yǎng)要求更高，加大檔案管理復(fù)合型人才的培育是提升檔案管理質(zhì)量的核心任務(wù)。一是引入專業(yè)水平和綜合素質(zhì)較高的全面型、專業(yè)性管理人才，加強人員配置的科學(xué)性與合理性，取消管理人員兼職，專業(yè)的事交給專業(yè)的人。只有這樣，才能提高檔案管理工作人員的工作效率， 幫助檔案管理工作更加自動化、數(shù)字化，大幅減輕工作人員負擔(dān)；二是要給檔案工作人員提供學(xué)習(xí)平臺，定期對他們開展專業(yè)培訓(xùn)和思想宣講，加強管理人員對新知識、新方法的學(xué)習(xí)，夯實他們的專業(yè)技能，增強他們的責(zé)任感， 激發(fā)他們的創(chuàng)新力，確保煤炭企業(yè)檔案管理更加科學(xué)、高效；三是建立健全檔案管理人員考核機制，在現(xiàn)代檔案管理機制的指導(dǎo)下，使管理隊伍樹立責(zé)任意識和安全意識，高效、規(guī)范、精準(zhǔn)地完成檔案管理工作。

4.優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)大背景下，檔案管理模式也在向“電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔”的方向轉(zhuǎn)型和過渡，需要利用數(shù)字化技術(shù)完成對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，并在系統(tǒng)中對轉(zhuǎn)化的電子檔案實施加工和處理，再將處理后的電子檔案輸送到大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建的檔案信息管理系統(tǒng)中，最終構(gòu)建一個系統(tǒng)科學(xué)、功能完備的電子檔案數(shù)據(jù)庫和操作平臺。一是要利用數(shù)字化掃描與識別技術(shù)完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化。數(shù)字化掃描設(shè)備通過捕捉文檔的圖像信息，將其轉(zhuǎn)換成各種格式的電子文件。同時，掃描技術(shù)結(jié)合了文本和圖像識別等功能，使掃描后的文檔具備可搜索和可編輯的特性，圖像識別功能還能夠?qū)Σ煌膱D像信息展開識別、分類，提高了檔案管理效率；二是要搭建從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的功能模塊。梳理電子文件歸檔范圍，對其組成材料及數(shù)據(jù)開展收集、整理和歸檔，通過不同數(shù)據(jù)類型對應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，將電子文檔實施歸檔、整理和入庫；三是要應(yīng)用云存儲平臺作為檔案管理的存儲空間。云計算技術(shù)在檔案存儲空間、數(shù)據(jù)共享和安全管理方面具有獨特的優(yōu)勢和作用，它提供了大規(guī)模、彈性可擴展的存儲空間，配備了備份等級制，能確保檔案數(shù)據(jù)的長期安全保存。同時，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得檔案共享變得更加便捷、高效。

四、結(jié)論

煤炭企業(yè)在我國經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮了十分重要的作用。大數(shù)據(jù)時代，煤炭企業(yè)迎來了更高的發(fā)展要求，檔案管理是煤炭企業(yè)運行中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的智庫。為此，企業(yè)應(yīng)全面推進檔案信息化建設(shè)，通過健全檔案資源信息化管理體系，加強檔案管理制度優(yōu)化升級，組建高素質(zhì)、專業(yè)性、復(fù)合型的檔案管理團隊，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用，不斷推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)的進程，為煤炭企業(yè)建立現(xiàn)代檔案信息管理機制奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)決策和轉(zhuǎn)型升級提供科學(xué)的參考。

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作者單位：棗莊礦業(yè)集團新安煤業(yè)有限公司