摘 要：高校除了是人才培育的重要場所，同時(shí)也是我國資源存儲管理的重要機(jī)構(gòu)。在信息資源共享發(fā)展的新時(shí)代，高校檔案管理工作需要向共享共建的方向發(fā)展，從而提高檔案信息資源利用率，為高校教學(xué)、管理、科研工作良性開展奠定豐富的信息基礎(chǔ)?；诖耍恼铝⒆阈畔①Y源共享環(huán)境，剖析了推進(jìn)高校檔案管理共享共建的積極影響，梳理了當(dāng)前高校檔案管理共享共建的現(xiàn)狀，并圍繞發(fā)現(xiàn)的問題，從實(shí)現(xiàn)機(jī)制建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化體系構(gòu)建、信息安全防護(hù)、提高共享共建水平四個方面著手，給出了可行性優(yōu)化對策，旨在驅(qū)動高校檔案管理共享共建工作目標(biāo)早日實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息資源；檔案管理；共享共建

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容之一，在高校教學(xué)管理以及科學(xué)研究工作中會生成大量具有較高學(xué)術(shù)研究價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，因而高校需要將之整理成檔案進(jìn)行存儲與利用。然而，各大高校是獨(dú)立管理檔案，會限制檔案資料利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，可能會阻礙高校教學(xué)管理優(yōu)化及科研工作深化開展，因此，推動檔案管理共享共建是新時(shí)代背景下高校檔案管理優(yōu)化的必然選擇。在信息資源共享環(huán)境下，高校應(yīng)整合本校信息資源，積極參與檔案管理共享共建，充分發(fā)掘檔案信息資源價(jià)值，為社會進(jìn)步、高校自身發(fā)展提供全面、可靠的信息支持。

一、信息資源共享環(huán)境下落實(shí)高校檔案管理共享共建的積極影響

1.推動社會生產(chǎn)發(fā)展，滿足高校健康發(fā)展需求

在社會發(fā)展過程中，高校發(fā)揮著重要作用。高校檔案管理工作的開展，積累了大量具有價(jià)值的科研成果及研究數(shù)據(jù)。在高校立足信息資源共享背景下，推動檔案管理共享共建，能夠深層發(fā)掘這些信息資源的內(nèi)在價(jià)值，并可以全面化共享與高效利用信息資源，為社會生產(chǎn)發(fā)展與持續(xù)進(jìn)步起到積極的推動作用。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理共享共建，也可以增強(qiáng)高校自身發(fā)展的健康性與穩(wěn)定性。在全面共享檔案信息資源之后，高校可以從其他學(xué)校的檔案信息中提取有益的教學(xué)管理方式或是尋找到科學(xué)研究的思路及靈感，為學(xué)校重大管理決策、科研決策的制定提供依據(jù)，為全校師生提供豐富多樣的檔案信息，有助于驅(qū)動教學(xué)管理工作優(yōu)化，并能提高高校的科研水平，夯實(shí)高校創(chuàng)新發(fā)展、持續(xù)發(fā)展的根基。

2.豐富資源信息，提高檔案管理效率

檔案管理是收集、整理、加工信息資源、挖掘與利用信息潛在價(jià)值的過程。實(shí)現(xiàn)高校共享共建檔案管理之后，可以將區(qū)域內(nèi)或不同區(qū)域的檔案管理成果歸集到一起，可以豐富檔案信息資源，為檔案管理工作的深化開展提供有力支持。在信息資源共享之后，高校各項(xiàng)工作運(yùn)行將會更加便捷，并能提高管理成效，改變原本各高校均獨(dú)立存儲文件的檔案管理模式，可以降低重復(fù)性工作，防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)問題。同時(shí)，對于部分未構(gòu)建完善的信息資源存儲層的高校而言，共享共建檔案管理實(shí)現(xiàn)后，可以與其他院校共同利用相同的平臺記錄與發(fā)布信息資源，可以更加快捷地完成檔案管理工作，提升檔案管理工作的質(zhì)效以及檔案管理運(yùn)行的流暢性與科學(xué)性。

二、信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建的實(shí)施現(xiàn)狀

1.統(tǒng)籌規(guī)劃不到位

檔案管理共享共建的實(shí)現(xiàn)，要立足頂層設(shè)計(jì)層面，做好規(guī)劃與部署，需要組建獨(dú)立運(yùn)行、權(quán)威性高的檔案管理共享共建部門，負(fù)責(zé)高校檔案管理共享共建工作的規(guī)劃設(shè)計(jì)與方案落實(shí)。但是，目前一些地區(qū)并沒有構(gòu)建專業(yè)的檔案管理共享共建執(zhí)行部門，無法針對參與檔案管理共享共建的各高校進(jìn)行有機(jī)協(xié)調(diào)或是由于部門的職權(quán)行使會受到一定限制，一些制訂的方案無法按計(jì)劃執(zhí)行或是由于不具備良好的統(tǒng)籌管理能力，無法立足整體制定出科學(xué)、可行的檔案管理共享共建規(guī)劃方案，難以通過有效措施快速推進(jìn)檔案管理共享共建工作，致使各高校之間的合作無法深入性、全面化開展，出現(xiàn)了信息資源未能合理分布、信息資源共享無法全面實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)象。在缺少完善的共享共建規(guī)劃前提下，各高校會獨(dú)立構(gòu)建自身的檔案信息化系統(tǒng)，因沒有與其他單位協(xié)同合作，院校所引進(jìn)軟件系統(tǒng)可能與其他學(xué)校并不兼容或是沒有按照共享共建要求配備檔案管理人才，后續(xù)可能會出現(xiàn)二次投入或臨時(shí)更換或補(bǔ)充人力，可能會出現(xiàn)資源浪費(fèi)問題。

2.信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系不完善

充分挖掘檔案信息價(jià)值、提高檔案資源利用率是高校檔案管理共享共建的主要目的，需要以全面的信息收集、精準(zhǔn)的信息統(tǒng)計(jì)、高效的信息處理作為必要手段，從而為高校管理、教學(xué)、科研工作開展提供可靠服務(wù)。然而，在信息資源共享背景下，高校檔案管理工作開展中會出現(xiàn)信息體量大增、信息類型日益增多的問題，導(dǎo)致檔案管理部門面臨更大的工作壓力。由于各高校的合作意識不一致，且未出臺規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息收集、整理、歸檔、利用標(biāo)準(zhǔn)體系，在不同高校匯總信息資源時(shí)，可能會出現(xiàn)信息檢索形式不一、著錄方式不同的現(xiàn)象，影響到檔案信息資源的共享成效，給檔案資料分析處理、檢索利用帶來一定阻礙。此外，高校構(gòu)建信息化體系時(shí)，還可能存在資源共享終端無法兼容的問題或是由于不同高校所應(yīng)用的信息管理系統(tǒng)采購自不同廠家，功能、性能均不一致，而無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時(shí)共享與有效互換，也會限制檔案管理共享共建工作的順暢開展。

3.信息安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高

安全防護(hù)檔案信息是防止高價(jià)值檔案被泄露的關(guān)鍵手段。在高校存儲的檔案管理資源中，不僅具有較高學(xué)術(shù)性的科研檔案及機(jī)密性教學(xué)檔案，還包含大量師生隱私數(shù)據(jù)，如果檔案信息安全防護(hù)不當(dāng)，可能會因檔案信息被泄露、丟失而造成難以預(yù)料的影響。信息資源共享需要依托具有開放特征的互聯(lián)網(wǎng)而實(shí)現(xiàn)，需要與專業(yè)網(wǎng)盤公司合作，利用云端存儲重要、機(jī)密性檔案信息資源。雖然此種方式可以使檔案信息資源的提取、查看、管理、利用更加快捷與高效，但也可能會存在不法分子惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，黑客可能會采用先進(jìn)技術(shù)手段竊取重要性學(xué)術(shù)資料或研究成果或是故意刪改、損毀檔案信息，從而給檔案信息資源的管理與利用帶來不利影響。同時(shí)，高校檔案管理共享共建實(shí)現(xiàn)之后，需要在各大管理主體之間相互傳送檔案信息資源，這一過程給各高校的信息安全管理能力帶來了更大的挑戰(zhàn)。在共享共建模式下，各高校擔(dān)負(fù)著同樣的職責(zé)與任務(wù)，各方均具備保障信息安全的職責(zé)，任何一方的信息安全管理未能有效開展，均可能會引發(fā)信息安全事故，導(dǎo)致各高校共享的檔案信息資源出現(xiàn)被泄露或損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

4.共享共建技術(shù)水平不足

在高校管理體系當(dāng)中，檔案管理并不屬于核心范疇，因而未能投入充足的資源，所配備的專業(yè)化檔案管理人員數(shù)量也有所不足。而檔案管理共享共建是一項(xiàng)系統(tǒng)化、長期性的工作，對于高校檔案管理人員的能力素養(yǎng)要求更高，如果高?，F(xiàn)有技術(shù)人才稀缺，可能會由于技術(shù)水平不足而影響檔案管理共享共建工作的推進(jìn)與實(shí)施。目前，一些高校并未配備數(shù)量充足的專職檔案管理人員，面對較多的檔案管理業(yè)務(wù)，檔案管理人員投入大量的時(shí)間與精力，導(dǎo)致沒有時(shí)間提高自身的檔案管理能力與信息技術(shù)能力，檔案管理共享共建工作推進(jìn)因此受到了阻礙。同時(shí)，高校檔案管理共享共建以深入性挖掘與高效性利用檔案信息資源為重點(diǎn)，需要利用某信、某博等多種新媒體平臺開展檔案信息資源的收集與推送，但一些高校檔案管理人員并不具備良好的新媒體技術(shù)應(yīng)用能力。此外，在信息資源共享背景下，需要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段不斷創(chuàng)新檔案管理工作，豐富檔案信息資源，同時(shí)還需要分析信息使用者的需求，開展用戶體驗(yàn)優(yōu)化設(shè)計(jì)。然而，高校此方面的技術(shù)人才有所不足，可能會出現(xiàn)技術(shù)水平不足以支撐共享共建工作穩(wěn)步推進(jìn)的現(xiàn)象。

三、基于信息資源共享環(huán)境的高校檔案管理共享與共建路徑

1.立足整體統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)制定實(shí)現(xiàn)機(jī)制

高校傳播檔案信息資源時(shí)，具有校園內(nèi)傳播、校際傳播兩種途徑，信息傳播維度較廣且傳播層次較多。為此，需要構(gòu)建一個檔案管理共享共建實(shí)現(xiàn)機(jī)制，為高校檔案信息資源的通暢傳播提供保障，確保檔案管理共享共建任務(wù)能夠順利落實(shí)，從而為高校檔案管理工作改革升級產(chǎn)生有力驅(qū)動。為保障高校檔案管理共享共建工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，一要構(gòu)建完善的運(yùn)行保障機(jī)制，完善相關(guān)法律法規(guī)，制定詳細(xì)、明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還要出臺各方利益制衡機(jī)制，以便為檔案管理共享共建的依法合規(guī)開展提供制度保障，促進(jìn)共享共建工作高效性、持續(xù)性開展；二要制定與推行協(xié)同合作機(jī)制。高校檔案管理共享共建需要各大院校通力合作，整合各方資源，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，以擴(kuò)充檔案資源的體量、豐富檔案信息的類型。為此，需要建立各高校協(xié)同合作機(jī)制，在信息資源共享環(huán)境下，清晰界定各方的職責(zé)、義務(wù)，并賦予各方應(yīng)有的權(quán)利，利用此機(jī)制對各方有效共享檔案信息資源提供約束與保障；三要出臺有效的激勵機(jī)制，應(yīng)為各方搭建通暢的溝通交流平臺，促進(jìn)各方資源高效利用，重點(diǎn)要明確資源共享共建所得收益的分配方法，實(shí)現(xiàn)利益共享，以此激發(fā)各高校主動參與檔案管理共享共建的積極性，為檔案管理共享共建提供充足動力，進(jìn)而加快共享共建目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)速度。

2.加強(qiáng)調(diào)研分析，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化信息資源共享利用體系

為推動高校檔案信息資源全面共享，需要構(gòu)建一個完善、標(biāo)準(zhǔn)的信息資源共享體系，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范設(shè)置基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)規(guī)則，還需要明確著錄標(biāo)引方法。同時(shí)，要詳細(xì)給出不同領(lǐng)域數(shù)據(jù)信息的收集、整合與歸集標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)構(gòu)建高校檔案管理共享共建協(xié)調(diào)委員會，以此部門為主導(dǎo)，聯(lián)合各高校共同展開調(diào)研，并整合與分析各方檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建完善化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息資源共享實(shí)施框架，需要在設(shè)置信息資源共享最低標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，全過程監(jiān)督監(jiān)管整個共享過程；其次，還要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源利用體系，需要規(guī)范各方檔案信息資源收集、傳送、匯總、檢索、提取、利用各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，為各高校規(guī)范描述元數(shù)據(jù)、統(tǒng)一著錄規(guī)格提供依據(jù)，消除高校之間信息資源格式不兼容的問題，保障檔案信息資源的高效、快捷處理；最后，還需要出臺各大高校軟件系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，需要按照統(tǒng)一要求處理各個系統(tǒng)的終端基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)代碼，為后續(xù)開發(fā)與利用檔案管理及檔案服務(wù)提供保障，提高高校檔案管理共享共建服務(wù)的品質(zhì)。

3.增強(qiáng)信息安全意識，打造系統(tǒng)化信息安全防范機(jī)制

為保障檔案信息資源安全，在信息資源共享背景下，需要構(gòu)建科學(xué)、完善的信息安全防護(hù)體系。第一，要有針對性地增強(qiáng)高校檔案管理人員的信息安全防護(hù)意識，幫助其形成良好的責(zé)任感、危機(jī)感及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防思維，詳細(xì)列出各個操作業(yè)務(wù)的流程，并對每一位檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)利進(jìn)行細(xì)化與分解，從而在檔案管理人員主動預(yù)防的基礎(chǔ)上盡可能地降低安全風(fēng)險(xiǎn)隱患；第二，構(gòu)建完善的信息安全管理制度。由于高校檔案涉及一些高價(jià)值性、機(jī)密性、隱私性信息，因而協(xié)調(diào)管理委員會需要以現(xiàn)行法律政策為依據(jù)，充分考慮高校檔案信息資源的類型及特征，構(gòu)建一個與高校相匹配的信息安全管理制度，為各高校的信息安全防護(hù)提供可靠的制度支持，保障檔案信息的安全性與可靠性；第三，應(yīng)引入多元化、先進(jìn)性的信息安全防護(hù)技術(shù)。針對復(fù)雜的檔案信息共享共建運(yùn)行環(huán)境，可以將云計(jì)算、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)融入共享共建過程。例如，云計(jì)算屬于分布式計(jì)算類別，可基于網(wǎng)絡(luò)云分解規(guī)模化數(shù)據(jù)計(jì)算處理程序，從而獲得多個小程序，利用多臺服務(wù)器系統(tǒng)處理分析之后再反饋分析結(jié)果。在此技術(shù)支持下，可以根據(jù)實(shí)際需求安全存儲與整合檔案信息資源，從而滿足不同用戶的個性化需求。

4.加強(qiáng)人才引進(jìn)與培訓(xùn)，提高檔案管理共享共建水平

雖然各高?；旧贤瓿闪藱n案信息化建設(shè)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理與利用檔案的基礎(chǔ)設(shè)施較為完善，但在信息資源共享背景下，檔案管理共享共建任務(wù)的實(shí)現(xiàn)仍然需要有更加專業(yè)的人才提供技術(shù)支撐。為保障檔案管理共享共建工作持續(xù)性、高效性推進(jìn)，各高校均要明確自身在檔案管理人員配置方面的缺陷及問題，大力開展專業(yè)化檔案管理人才引進(jìn)與培訓(xùn)工作。一方面，應(yīng)面向社會招聘掌握大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)、檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)深厚的專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人才，以此優(yōu)化與調(diào)整高校檔案管理團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)及能力，為檔案業(yè)務(wù)改革創(chuàng)新提供充足的人才支持。可以采用技術(shù)外包模式，與專業(yè)機(jī)構(gòu)達(dá)成合作，由其負(fù)責(zé)較為專業(yè)的技術(shù)模塊，也可在學(xué)校內(nèi)部設(shè)立專門的技術(shù)崗位，吸納專業(yè)化檔案管理人才，以此奠定檔案管理共享共建的人才基礎(chǔ)；另一方面，高校需要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人才的專業(yè)能力培訓(xùn)，應(yīng)定期組織檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化收集、管理、利用方面的培訓(xùn)，并組織信息安全防護(hù)技術(shù)強(qiáng)化訓(xùn)練，還需提高檔案管理人員的審美力、傳播力，并開展先進(jìn)信息技術(shù)實(shí)操培訓(xùn)，從而滿足檔案管理共享共建對復(fù)合型人才的需求。

四、結(jié)語

共享共建是信息時(shí)代背景下高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新方向，由于此工程較為浩大，涉及內(nèi)容復(fù)雜，需要做好頂層規(guī)劃、協(xié)調(diào)各大高校，在多方配合、資源整合的基礎(chǔ)上穩(wěn)步開展，從而豐富高校的檔案信息資源，保障檔案管理工作高效開展，并為社會進(jìn)步與學(xué)校自身發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。為解決當(dāng)前高校檔案管理共享共建面臨的問題，需要做好頂層設(shè)計(jì)、完善運(yùn)行保障、協(xié)同合作、制定相關(guān)激勵機(jī)制，還需要加強(qiáng)調(diào)研分析，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化信息資源共享利用體系，增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識，打造系統(tǒng)性信息安全防范機(jī)制，并積極引進(jìn)與培訓(xùn)人才，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及信息素養(yǎng)，以此提高共享共建水平，保障高校檔案管理共享共建工作快速、穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]白 珊.試論高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建[J].黑龍江檔案，2018（1）：60.

[2]車瑞雯.檔案信息化背景下高校檔案管理的共建與共享[J].魅力中國，2021（5）：24.

[3]梁 倩.淺析高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建[J].蘭臺內(nèi)外，2018（6）：74-75.

[4]鄭 卉.基于數(shù)字資源共享的高?？蒲袡n案管理研究[J].山東電力高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2023，26（4）：77-80.

[5]朱麗紅.淺談信息資源共享下的高校檔案管理工作[J].青年時(shí)代，2021（5）：251-252.

作者單位：鶴崗師范高等?？茖W(xué)校