摘 要：2024年3月1日《檔案法實施條例》正式實施。這個條例的頒布實施使美術館檔案信息化建設有了明確的方向和工作重點，是檔案信息化建設的重要依據(jù)。本文以美術館檔案信息化建設為例，首先從資源為先、標準規(guī)范、整體推進和確保安全四個方面提出了檔案信息化建設應遵循的原則。其次，從檔案資源、檔案實體、檔案管理、信息傳遞和檔案利用等五個方面進一步分析了檔案信息化建設特點。最后，從標準規(guī)范、信息資源、應用系統(tǒng)、基礎設施和人才隊伍建設方面，提出了貫徹《檔案法實施條例》要求下的美術館檔案信息化建設路徑和策略，為進一步提升新時代美術館檔案信息化建設提供有力指導，具有積極的現(xiàn)實參考借鑒意義。

關鍵詞：美術館；《檔案法實施條例》；檔案信息化建設

概述

新時代檔案事業(yè)進入了快速發(fā)展時期，大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等先進技術的應用不斷提高檔案信息化水平，也深刻地影響和改變著檔案管理模式，使檔案信息存儲、傳遞、檢索和利用呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢，面臨著全新挑戰(zhàn)。崔子范美術館于1999年8月落成，館舍建筑1906平方米，現(xiàn)有六個展廳，珍藏陳列崔子范捐贈的自己創(chuàng)作的300幅精品和珍藏的30件明清書畫珍品，館內還建有中國現(xiàn)代美術史料和藝術檔案。根據(jù)《檔案法實施條例》的相關規(guī)定，崔子范美術館積極利用各類現(xiàn)代信息技術，全系統(tǒng)、全鏈條地開展美術館檔案收集、管理、開放和利用，切實加強軟件平臺應用、硬件設施建設、安全管理保障和人才隊伍培育等，實現(xiàn)美術館檔案歸檔電子化、資源傳輸網(wǎng)絡化、檢索利用智能化，檔案信息化建設取得良好成效。

1 美術館檔案信息化建設原則

在《檔案法實施條例》的要求下美術館檔案信息化建設應堅持“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，結合美術館館藏檔案資源數(shù)量、規(guī)模、種類以及物力、財力和人力狀況，做好頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃，穩(wěn)步推進，確保取得預期實效。

1.1 資源為先

《檔案法實施條例》第四十四條第一款規(guī)定，要促進全國檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級和跨部門共享利用。美術館檔案信息化建設首先是要堅持“資源為先”原則，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”，統(tǒng)籌推動館藏檔案資源信息化，利用技術手段和管理措施等，使電子檔案信息資源滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求?？傊佬g館檔案信息化建設的核心和內容是要加快推進館藏檔案資源信息化。始終秉持“資源為王”理念。美術館信息化軟硬件建設都要著眼于服務檔案信息資源的收集、整理和利用。一方面，要利用現(xiàn)代信息技術和數(shù)字技術，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化；另一方面，要利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術，建立檔案管理設備之間的連接，暢通辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，使美術館新增的館藏檔案信息資源能夠全面、及時、有效和規(guī)范地完成歸檔，也有利于后期檔案信息資源的檢索、查詢和利用。

1.2 標準規(guī)范

《檔案法實施條例》第三十九條第三款提出，檔案信息化建設要使“內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素符合規(guī)范要求”，第四十四條規(guī)定，“國家檔案主管部門應當制定數(shù)據(jù)共享標準”。近年來，我國檔案領域陸續(xù)頒布出臺了一系列國家標準、行業(yè)標準以及法律、行政法規(guī)和規(guī)范性文件，如《檔案法》《檔案法實施條例》《數(shù)字檔案館建設指南》等。美術館檔案信息化建設要嚴格按照已經(jīng)頒布并實施的法律法規(guī)、行業(yè)標準與規(guī)范的具體規(guī)定和要求，高標準、嚴要求地抓好貫徹落實，使檔案信息化符合美術館建設要求，也體現(xiàn)了檔案管理的特點和規(guī)律，有利于實現(xiàn)檔案信息跨部門、跨層級的共享利用。

1.3 整體推進

《檔案法實施條例》第三十八條明確要求“應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規(guī)劃”。美術館檔案信息化建設是美術館信息化建設的重要組成部分，要把檔案信息化納入美術館信息化整體中去謀劃，加強頂層設計，擬定檔案信息化工作方案，綜合美術館信息化建設各要素，堅持整體推進原則，既要做好長中短期規(guī)劃設計，出臺美術館檔案信息化建設方案，從美術館建設、管理和發(fā)展等一體推進信息化，并結合美術館的人財物，統(tǒng)籌做好人員配置、財力分配和物資保障等。

1.4 確保安全

《檔案法實施條例》第三十九條第一款提出，電子檔案要確保系統(tǒng)安全可靠、第四十條規(guī)定，電子檔案移交應符合網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全及保密等的規(guī)定。檔案館應當在接收電子檔案時進行“四性”檢測。并要采取技術手段和管理措施保證電子檔案長期保存的“安全性”[1]?？梢?，安全是美術館檔案信息化建設的重要原則，也是必須堅守的一條底線。既要采取各種先進的技術手段，如分級保護、數(shù)據(jù)備份、密鑰等，確保檔案信息安全；也要采取科學的管理措施，定期檢查、堅持檔案開放審核等，確保美術館檔案信息化建設及日常運行檔案實體及信息安全。

2 美術館檔案信息化建設的特點

2.1 檔案資源“數(shù)字化”

《檔案法實施條例》第三十九條明確提出，電子檔案要做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”；第四十一條提出要確?！皵?shù)據(jù)可讀性”；第四十三條則強調，鼓勵開展數(shù)字檔案室建設，提升本單位的檔案信息化水平?？梢?，美術館檔案信息化建設從資源的角度來看，就是利用現(xiàn)代信息技術，將傳統(tǒng)的館藏檔案進行數(shù)字化采集，建立起統(tǒng)一、安全的數(shù)據(jù)庫。美術館檔案數(shù)據(jù)庫包括藝術品名稱、作者、創(chuàng)作年代等基礎信息，還包括高清圖像、展覽記錄和研究成果等深度信息。因此，美術館檔案信息化建設首要的特點便是檔案資源的“數(shù)字化”，美術館借助統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種館藏檔案信息，包括文本、圖像、聲音和視頻等，壓縮存儲空間，改進組織形式。

2.2 檔案實體“虛擬化”

《檔案法實施條例》第四十二條明確提出，檔案館和機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化?！稒n案法》中明確對檔案管理單套制的法律認可，《檔案法實施條例》對該條做了進一步的細化規(guī)定，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，在辦公系統(tǒng)、美術館業(yè)務管理系統(tǒng)中直接產生的具有保存價值的信息施行實時歸檔和存儲。但傳統(tǒng)的館藏實體檔案以及藝術品實物檔案則要求進行數(shù)字化，利用數(shù)字技術、掃描技術等對美術館中館藏檔案進行數(shù)字化掃描，實體檔案進一步“虛擬化”。

2.3 檔案管理“系統(tǒng)化”

《檔案法實施條例》第三十八條明確要求機關、團體和企事業(yè)單位加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能建設，“實現(xiàn)對電子檔案的全過程管理”；第三十九條第一款提出要確?！跋到y(tǒng)安全可靠”。美術館檔案信息化是一個系統(tǒng)性工程，要把檔案管理、藝術展覽和群眾觀展有機結合起來，利用現(xiàn)代信息技術、人工智能技術和虛擬現(xiàn)實技術等，將館藏的藝術檔案進行系統(tǒng)化管理。山東美術館資源共享平臺系統(tǒng)建設包括管理平臺和共享查詢平臺兩個模塊，且模塊之間實現(xiàn)聯(lián)動，使平臺具有館藏檔案資源能夠實時查詢、借展、策展和場館預約等先進功能。

2.4 信息傳遞“網(wǎng)絡化”

《檔案法實施條例》第四十四條提出，要“促進全國檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級和跨部門的共享利用工作，提升檔案信息共享服務水平”。美術館檔案信息化建設，就是要通過現(xiàn)代信息技術、互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術的應用[2]，使館藏的藝術檔案信息資源在館舍內部各部門之間流通，也可以實現(xiàn)館際之間的跨系統(tǒng)傳遞與共享。美術館檔案信息化建設使館藏的藝術檔案信息依附于網(wǎng)絡而存在，檔案查詢利用者可直接登錄檔案管理系統(tǒng)平臺，通過身份認證就可以利用所需的信息。

2.5 檔案利用“知識化”

《檔案法實施條例》第四十二條提出，國家鼓勵加強檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。檔案具有“存史資政育人”功能，美術館檔案信息化建設就是要利用現(xiàn)代信息技術和數(shù)字技術等，將館藏的藝術品、文書、照片和視音頻資料等，在知識單元的基礎上進行有機組織，使其形成一個知識體系，為檔案的利用者提供檔案知識，從而發(fā)揮檔案利用的綜合效益。檔案信息化推動了檔案利用的“知識化”，這也是符合新時代檔案開放共享的發(fā)展理念。

3 美術館檔案信息化建設內容

3.1 完善信息標準體系[3]

美術館檔案信息化建設需要完善的標準規(guī)范做支撐和保證。美術館檔案信息來源渠道廣、數(shù)量大，且呈現(xiàn)出多元化的顯著特征。近年來，隨著美術事業(yè)的發(fā)展以及群眾對藝術品的喜歡，走進美術館的人次呈現(xiàn)持續(xù)增長之勢。查詢、觀展和在線預約等需求越來越大。美術館檔案管理部門利用現(xiàn)代信息技術，將多元化的檔案信息資源有機組織起來，離不開完善的標準規(guī)范體系做支撐。目前，檔案領域出臺了一系列國家標準與行業(yè)標準，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案數(shù)字資源備份實施規(guī)范》《檔案征集工作規(guī)范》《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》等，美術館檔案信息化建設要立足這些標準，結合美術館檔案管理實際，進一步予以細化和具體化，形成美術館檔案信息化標準體系，指導并保障美術館檔案信息化建設順利實現(xiàn)。

3.2 豐富信息資源內容

美術館檔案信息化建設的核心是信息資源建設，按照《檔案法實施條例》第三十九條中“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等相關要求，堅持“增量電子化、存量數(shù)字化”原則[4]。一方面，建立美術館日常辦公OA系統(tǒng)、美術館業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，系統(tǒng)應具有實時歸檔功能，實現(xiàn)增量檔案電子化，不斷豐富館藏檔案信息資源；另一方面，要進一步加快推進傳統(tǒng)館藏檔案資源數(shù)字化，通過招投標等形式，委托第三方檔案數(shù)字化專業(yè)機構，協(xié)助美術館將現(xiàn)有館藏的紙質檔案、美術作品等實物檔案以及視音頻檔案等及館藏資料進行數(shù)字化采集，構建專題目錄數(shù)據(jù)庫，存儲元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)存量數(shù)字化。

3.3 搭建信息應用平臺

美術館檔案信息化建設要打造專門的信息應用系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)信息資源實時管理以及在線查詢利用等。平臺應具有檔案在線收集與接收、登記與整理、保存與保管、檢索與利用、監(jiān)督與評估等功能，滿足美術館檔案管理的現(xiàn)實要求。此外，美術館檔案應用管理平臺建設是一個動態(tài)、可擴展的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，在整個檔案信息管理體系中發(fā)揮著承上啟下的關鍵性聯(lián)接作用[5]。一方面按照最新的信息技術標準，實現(xiàn)日常辦公OA系統(tǒng)、美術館業(yè)務應用系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)的有機整合，將獲取到的具有保存價值的信息資料實時地實現(xiàn)歸檔、收集和整理。另一方面，應用平臺中的應用層、服務層和管理層，能夠為檔案查詢、檢索和利用提供技術支持。平臺中的統(tǒng)計功能還能及時統(tǒng)計美術館檔案信息查詢與利用數(shù)據(jù)，掌握檔案的使用情況，為檔案編研提供方向指引。

3.4 夯實信息基礎設施

《檔案法實施條例》第四十三條第二款規(guī)定，“國家鼓勵有條件的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展數(shù)字檔案室建設”。美術館館藏大量具有保存價值的藝術檔案，加快推進美術館檔案信息化建設需要從基礎做起，夯實檔案信息化硬件設施基礎，切實加強數(shù)字檔案館（室）、購置計算機和掃描儀等信息化硬件設施的建設。重點是要做好檔案信息化硬件配置。按照《數(shù)字檔案館建設指南》的要求，選擇適宜的服務器、終端、網(wǎng)絡、存儲及其他配套設備。要按照“盡力而為，適度超前”原則，選配系統(tǒng)性、安全性和高性能服務器，根據(jù)美術館館藏檔案數(shù)量和規(guī)模，配齊相應數(shù)量的計算機、掃描儀、存儲系統(tǒng)以及RFID系統(tǒng)和傳感系統(tǒng)等。選用光纖網(wǎng)絡設備，包括交換機、路由器、傳輸介質和集線器等。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等將計算機網(wǎng)絡組網(wǎng)，經(jīng)路由器實現(xiàn)網(wǎng)絡連接，通過光電轉換設備實現(xiàn)檔案信息在不同傳輸介質中的信號傳輸。此外，還要添置相應的光盤、磁帶和磁盤等存儲設備，以及掃描儀、非線性編輯系統(tǒng)和數(shù)碼照相機等數(shù)字化設備。

3.5 打造信息化人才隊伍

美術館檔案信息化建設以及《檔案法實施條例》的貫徹實施離不開一支高素質、復合型的人才隊伍。要把人才培育、隊伍建設作為檔案信息化建設的一項重要內容，常態(tài)化地組織檔案管理人員開展數(shù)字信息、計算機網(wǎng)絡等領域知識的培訓[6]，舉辦信息化檔案業(yè)務應用知識講座或論壇等，加強實踐鍛煉，著力打造一支優(yōu)秀的檔案人才隊伍，使信息技術不斷與美術館檔案信息化建設有機結合，提升綜合素養(yǎng)。此外，還要加強檔案人員職業(yè)道德培育，通過先進典型事跡的學習，大力弘揚“為國守史、為黨管檔、為民服務”的價值觀，增強做好檔案工作的職業(yè)榮譽感、責任感和使命感，為美術館檔案信息化建設提供又紅又專的人才支持和保障。

參考文獻

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