法律法規(guī)的逐步完善對(duì)央企進(jìn)一步提升合同管理工作的質(zhì)量提出了全新且明確的要求，促進(jìn)合同管理規(guī)范化是央企管理層控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，也是提高央企生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效益的重要保障，對(duì)央企優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)控制體系，維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的合法權(quán)益有著重要意義。文章從央企內(nèi)控體系的角度出發(fā)，分析了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要作用，并提出幾點(diǎn)優(yōu)化合同管理的措施，以期提升央企內(nèi)控水平。

社會(huì)不斷進(jìn)步，央企要想在新的市場(chǎng)環(huán)境下保持核心競(jìng)爭(zhēng)力、引領(lǐng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，就需要重視內(nèi)控體系的優(yōu)化。合同管理作為企業(yè)內(nèi)控體系中的重要一環(huán)，保障其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化就顯得尤為重要。近年來(lái)，國(guó)家愈加重視企業(yè)的內(nèi)控體系建設(shè)，并出臺(tái)一系列的法律法規(guī)，明確要求各個(gè)企業(yè)在內(nèi)控體系方面的實(shí)施與優(yōu)化。盡管央企在這一過(guò)程中取得了一定的工作成效，但由于新技術(shù)、新模式在企業(yè)管理中的應(yīng)用以及監(jiān)管環(huán)境愈發(fā)嚴(yán)格，央企仍然需要不斷地梳理現(xiàn)行的內(nèi)控體系，把握標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化兩個(gè)重要方面，進(jìn)一步完善內(nèi)控體系的適用性。而合同管理作為重要組成部分，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的持久性產(chǎn)生著重要影響。在中央與地方巡視組對(duì)企業(yè)巡查的過(guò)程中，所涉及的大部分經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)均與企業(yè)合同管理有所關(guān)聯(lián)，如領(lǐng)導(dǎo)干部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、特別是任中審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)工作，會(huì)重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的全流程管理。因此，規(guī)范合同管理不僅是企業(yè)管理層分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、核算企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展、控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，也是落實(shí)企業(yè)精細(xì)化管理、提升管理效益的重要途徑，對(duì)企業(yè)提升風(fēng)險(xiǎn)控制水平、維護(hù)合法權(quán)益起到至關(guān)重要的作用。

合同管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要作用

合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同，依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、糾紛處理以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

首先，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的合同管理流程可以進(jìn)一步提升合同執(zhí)行的有效性，通過(guò)明確的合同條款、合同規(guī)定，有效規(guī)避由于合同執(zhí)行環(huán)節(jié)出現(xiàn)的疏漏，避免由于執(zhí)行的不確定性而引發(fā)的合同糾紛與合作延誤。其次，企業(yè)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化可以保障企業(yè)簽署合同的合法性、有效性、可執(zhí)行性，幫助企業(yè)進(jìn)一步識(shí)別、管理合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，避免由于合同漏洞而引發(fā)的糾紛或造成的損失，保證企業(yè)的合法權(quán)益。再次，標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范的合同管理可以有效提升合同管理工作的透明度與可追溯性。通過(guò)建立統(tǒng)一的合同管理模板、制定明確的合同審批流程，避免由于工作不透明而導(dǎo)致的人為操控或干擾因素，提升合同管理工作的可控性和有效性。最后，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的合同管理可以促使企業(yè)與合作伙伴保持正向、緊密的關(guān)系。在合同簽署之前，雙方通過(guò)透徹的溝通和達(dá)成共識(shí)的條款擬定，規(guī)避在合同執(zhí)行中引發(fā)的常規(guī)問題，加強(qiáng)雙方合作的穩(wěn)定性。

做好央企內(nèi)控體系中合同管理的措施

樹立信息化思維 合同管理工作需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，借助技術(shù)手段構(gòu)建合同管理體系，實(shí)現(xiàn)合同電子化管理。央企需要重視信息化思維的樹立，加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)，將合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字化、自動(dòng)化梳理，提高合同管理效率、提升央企整體的管理水平。第一，央企的管理層需結(jié)合自身管理需求，選擇當(dāng)前市場(chǎng)上相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，高匹配度的軟件系統(tǒng)能夠輔助合同創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、監(jiān)管等工作的推進(jìn)，并依據(jù)合同的具體內(nèi)容提供相應(yīng)的分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，在減少人工操作工作量的同時(shí)提升工作效率。第二，建立數(shù)字化合同存檔體系，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理體系逐步轉(zhuǎn)換為電子文檔管理系統(tǒng)，從而有效規(guī)避由于保存不當(dāng)而引發(fā)的合同丟失、損壞風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)電子化文檔管理體系可以借助信息檢索技術(shù)提升文檔檢索、共享的效率，有效提升合同管理工作的質(zhì)量。第三，構(gòu)建合同自動(dòng)化審批流程。企業(yè)通過(guò)行政授權(quán)，確定合同審批工作的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，減少由于人工操作而引發(fā)的錯(cuò)誤與延誤。第四，借助數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用分析數(shù)據(jù)、形成報(bào)告。合同管理軟件具有強(qiáng)大的內(nèi)置功能，可以依據(jù)使用人的具體使用需求生成各類數(shù)據(jù)分析報(bào)告，從而幫助企業(yè)管理者深入了解當(dāng)前合同具體的執(zhí)行情況、企業(yè)指標(biāo)的完成情況等各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)提供有力的數(shù)據(jù)支撐、提升決策的有效性。第五，開設(shè)移動(dòng)端審批流程。將合同校驗(yàn)、審核、批準(zhǔn)等工作事項(xiàng)移入移動(dòng)端操作平臺(tái)，并設(shè)置合同通過(guò)、退回等重要內(nèi)容，打破空間局限性，提升合同審批效率。第六，加強(qiáng)培訓(xùn)與推廣工作。深入分析當(dāng)前內(nèi)部工作人員的綜合能力，員工提供適宜的合同軟件培訓(xùn)與指導(dǎo)，通過(guò)宣傳視頻、專業(yè)培訓(xùn)等措施，大幅提升員工對(duì)辦公軟件的了解。管理層需要明確合同信息化對(duì)于央企發(fā)展的重要意義，促使員工積極參與企業(yè)合同管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

加強(qiáng)一體化設(shè)計(jì) 央企需要加強(qiáng)合同管理的一體化頂層設(shè)計(jì)，成立獨(dú)立的合同管理部門與崗位，專職負(fù)責(zé)合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。合同管理部門需要具備獨(dú)立性與權(quán)威性，在合同管理流程中需要具有決策權(quán)，以制定、推動(dòng)符合企業(yè)發(fā)展的合同管理制度與流程。第一，以制度為基。企業(yè)開展管理工作的重要基礎(chǔ)是管理制度，良好的制度可以支撐著企業(yè)的健康發(fā)展，因此央企需要依據(jù)其管理需求梳理修訂其合同管理制度，制定符合其自身需求的管理規(guī)定。同時(shí)需要明確合同管理的具體標(biāo)準(zhǔn)需求，制定統(tǒng)一的文本庫(kù)、統(tǒng)一的資訊管理體系、統(tǒng)一的合同檔案管理等，做到合同全過(guò)程一體化管理。第二，重視系統(tǒng)建設(shè)。合同管理平臺(tái)需要在原有業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深化其管理過(guò)程，利用信息手段完善管理程序，將合同管理與業(yè)務(wù)管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，提升央企整體內(nèi)控水平。同時(shí)優(yōu)化預(yù)警機(jī)制，通過(guò)搭建智能化合同管理系統(tǒng)，進(jìn)行關(guān)鍵環(huán)節(jié)預(yù)警提示，保障企業(yè)合規(guī)合法生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。第三，以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向。在簽署合同之前，需要充分利用各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，以有效分析企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理情況，依據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，優(yōu)化企業(yè)管理制度，提升企業(yè)管理效率。為了實(shí)現(xiàn)合同全流程管理，需要重視事前、事中、事后管理監(jiān)控機(jī)制，以降低合同的履行風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)信息化系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)，規(guī)范央企合同付款流程，加強(qiáng)審查工作。同時(shí)需要重視合同監(jiān)督管理，以落實(shí)改善相關(guān)制度，定期、不定期對(duì)央企內(nèi)部合同管理工作進(jìn)行突擊檢查，并分析合同信息系統(tǒng)的使用情況，以明確當(dāng)前合同管理工作中存在的不足，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)需要及時(shí)上報(bào)處理，及時(shí)溝通，綜合央企的發(fā)展需求與業(yè)務(wù)需求優(yōu)化系統(tǒng)，進(jìn)一步提升合同管理的一體化建設(shè)，提升合同管理的整體水平。

拓展實(shí)用性功能 信息管理部門不僅需要深入市場(chǎng)，尋找與企業(yè)管理需求相契合的信息管理平臺(tái)，還要隨著企業(yè)的發(fā)展實(shí)時(shí)進(jìn)行優(yōu)化，維護(hù)企業(yè)整體的管理質(zhì)量。在管理平臺(tái)功能定位尚未完全清晰的階段，可以考慮先優(yōu)化操作界面，提升操作的直觀性、降低操作難度，同時(shí)增添更多的操作指引與操作幫助，以提升員工對(duì)操作平臺(tái)的使用能力。然后，逐步擴(kuò)大并完善平臺(tái)各項(xiàng)功能，比如在合同管理平臺(tái)中引入合同模板與自動(dòng)化生成功能，以滿足客戶對(duì)合同生成的不同需求；在合同模板中需要依據(jù)自身的實(shí)際需求自定義編輯字段，以建立符合企業(yè)實(shí)際需求的合同內(nèi)容；增加審批流程與電子簽名的功能，以逐步引導(dǎo)企業(yè)建立信息化、電子化管理體系；借助互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建審批流程，并將合同發(fā)至合作方進(jìn)行審核，從而提升合同審批工作的效率；為用戶增添合同審批流程通知，以及時(shí)處理合同，可以通過(guò)短信提醒、郵件提醒、通知提醒等措施；為用戶提供優(yōu)質(zhì)的合同數(shù)據(jù)分析功能，輔助其了解合同簽訂、執(zhí)行的具體情況，依據(jù)合同的數(shù)量、簽訂時(shí)間、合同金額等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)相關(guān)管理指標(biāo)，并即時(shí)生成報(bào)表。另外，央企信息管理部門還需要在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中逐步整合其他相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，比如營(yíng)銷管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，從而提高跨部門溝通的效率。

做好合同保密工作 合同管理信息化平臺(tái)的建立在給企業(yè)合同管理工作帶來(lái)便利性的同時(shí)，也可能導(dǎo)致合同管理工作存在一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因此需要重視信息安全管理，保障合同管理工作的準(zhǔn)確性。在信息時(shí)代央企管理層需要充分認(rèn)識(shí)到信息安全的重要性，明確合同信息的價(jià)值與敏感性，深入分析合同管理中各個(gè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。第一，制定科學(xué)的合同信息安全管理制度與流程，明確各個(gè)部門在信息管理中的權(quán)責(zé)，保障合同信息的保密性、完整性、可用性。第二，加強(qiáng)合同管理信息保護(hù)措施，借助信息技術(shù)的發(fā)展，落實(shí)物理保護(hù)、技術(shù)保護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)合同信息的加密、訪問設(shè)置、備份、恢復(fù)等功能，有效保護(hù)合同信息的安全性。第三，重視合同信息安全的培訓(xùn)工作，提升工作人員信息安全意識(shí)，提高信息安全相關(guān)技能，確保技術(shù)人員能夠正確處理合同信息管理。第四，建立合同信息安全事件快速響應(yīng)機(jī)制，針對(duì)突發(fā)事件需及時(shí)應(yīng)對(duì)處理，最大程度降低影響、減少損失；第五，同時(shí)保障合作伙伴的信息安全。

加強(qiáng)平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè) 企業(yè)要想在信息技術(shù)發(fā)展的背景下進(jìn)一步促進(jìn)信息安全，就需要加強(qiáng)平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)機(jī)制的優(yōu)化，在完善其內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上，借助信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)一步提高企業(yè)合同管理的現(xiàn)代化水平，開發(fā)針對(duì)平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)的信息化風(fēng)險(xiǎn)管理體系，提升對(duì)各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力；借助信息技術(shù)及時(shí)識(shí)別合同履行過(guò)程中存在的違約風(fēng)險(xiǎn)，并確認(rèn)合同的履約情況，進(jìn)一步提升合同管理工作質(zhì)量。

合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是央企保持其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段，需要依據(jù)實(shí)際需求采取科學(xué)的合同管理措施，以有效維護(hù)央企生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的合法權(quán)益，有效規(guī)避合同糾紛問題，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)江蘇省電力設(shè)計(jì)院有限公司）