一、引言

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱?，F(xiàn)階段的檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理工作效率不斷提升。進(jìn)入新時(shí)期，檔案管理工作在獲得諸多便利、迎來(lái)新發(fā)展機(jī)遇之余，無(wú)疑也面臨更多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，復(fù)雜化、多元化趨勢(shì)愈發(fā)明顯，亟須加以重視。如何緊抓新機(jī)遇、直面新問(wèn)題、迎接新挑戰(zhàn)，提高檔案管理工作效率，成為亟待相關(guān)人員積極實(shí)踐、深入探討的核心課題?；诖?，本文主要就新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的措施進(jìn)行探究，以期用高質(zhì)量、高效率的檔案管理手段為檔案事業(yè)的穩(wěn)步、有序發(fā)展保駕護(hù)航。

二、檔案管理工作的意義

檔案管理工作在當(dāng)代社會(huì)扮演著至關(guān)重要的角色，其不僅保障了信息的傳承和利用，還對(duì)社會(huì)發(fā)展、文化積累和知識(shí)傳播產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。檔案作為歷史信息的載體，記錄了人類社會(huì)的發(fā)展軌跡，其管理工作的重要性體現(xiàn)在多個(gè)方面。首先，檔案管理有助于維護(hù)歷史真實(shí)性和完整性，為研究者提供可靠的原始資料，為文化傳承提供保障。其次，檔案管理促進(jìn)了信息的有序存儲(chǔ)和高效檢索，使大量珍貴資料得以妥善保存并支持即時(shí)檢索，極大提高了檔案資源的利用效率，減少了因信息查找困難造成的資源浪費(fèi)。最后，檔案管理為管理者決策提供了有效的歷史依據(jù)，能夠幫助其制定更加合理和有效的策略。

三、新時(shí)期檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)不足

當(dāng)前，一些檔案管理機(jī)構(gòu)盡管在信息化建設(shè)方面取得了一定成果，配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備、?數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備、?網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、?服務(wù)器、?打印設(shè)備等硬件，但檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)的人工操作階段。在這種情況下，信息化建設(shè)沒(méi)有落到實(shí)處，檔案管理的工作效率并能未得到顯著提升。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，存在軟件建設(shè)方面滯后問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資源的數(shù)字化程度不高，影響了檔案的檢索效率。此外，由于缺乏有效的信息化管理平臺(tái)，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用過(guò)程不夠便捷，難以滿足快速變化的業(yè)務(wù)需求。這些都影響了新時(shí)期檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

（二）管理不到位

一方面，部分單位未能建立完善的檔案管理機(jī)制，難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。這導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性和連續(xù)性，檔案的收集、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)存在漏洞，因此出現(xiàn)檔案分類混亂、重要文件流失等情況。另一方面，部分單位責(zé)任分工不明確，檔案管理責(zé)任落實(shí)不到位，執(zhí)行力不足，使檔案管理工作的效果大打折扣，這種狀況不僅影響了檔案管理工作的質(zhì)量，也制約了檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和利用，亟須完善和解決。

（三）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前，部分檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，具體表現(xiàn)在信息化知識(shí)儲(chǔ)備和技能掌握方面，同時(shí)，還有一些檔案管理人員雖然具備一定的信息化理論基礎(chǔ)，但在工作實(shí)踐中信息技術(shù)應(yīng)用能力不足、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理和相關(guān)工作開(kāi)展的效率和質(zhì)量，難以滿足檔案工作的要求。

四、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的具體措施

（一）加快檔案管理信息化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化與智能化，已然成為大勢(shì)所趨。

1.加速紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型

檔案管理工作要處理海量、煩瑣、多元的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)類型與數(shù)量的不斷增加使存儲(chǔ)、檢索、備份等基本的檔案管理事務(wù)皆面臨諸多困難。對(duì)此，檔案部門應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將以電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、利用與共享，同時(shí)，搭建統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)，及時(shí)將相應(yīng)單位檔案資源加以匯整與存儲(chǔ)，確保檔案信息的完整性與一致性。

2.積極引入前沿技術(shù)手段

加大技術(shù)支持力度，是助推檔案信息化建設(shè)、提升檔案管理數(shù)字化水平的關(guān)鍵。具體而言，檔案部門要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，致力于檔案信息的深入挖掘與細(xì)致剖析，為相應(yīng)決策的制訂提供有力的支持與指導(dǎo)，提高檔案信息的利用效率與決策支持能力；引入人工智能技術(shù)，諸如自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等，致力于對(duì)檔案信息的智能化管理，提高檔案管理的質(zhì)量與效率；引入云計(jì)算技術(shù)，致力于對(duì)檔案信息的云端存儲(chǔ)、快速共享與高效利用，提高檔案信息的可訪問(wèn)性與便捷性。[1]另外，在聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)的同時(shí)，可結(jié)合外包模式，依靠專業(yè)機(jī)構(gòu)的力量，基于本單位需求，進(jìn)行定向性的檔案管理軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，這一系統(tǒng)必須功能齊全、運(yùn)行順暢，以適應(yīng)檔案管理的新要求。

（二）完善檔案管理機(jī)制

設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、細(xì)致可行的管理機(jī)制是加強(qiáng)檔案管理工作的基石，在實(shí)際執(zhí)行中，可以從如下幾點(diǎn)著手。

1.設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

檔案部門要形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，全面覆蓋檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用及銷毀等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，確保整個(gè)檔案管理流程的連貫性和系統(tǒng)性。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范旨在引導(dǎo)管理人員有序地開(kāi)展各項(xiàng)工作，保障檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，同時(shí)提升檔案的可讀性、可檢索性和可追溯性，以適應(yīng)新時(shí)期信息化檔案管理的需求，便于檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和長(zhǎng)期保存。[2]

2.明確檔案管理的職責(zé)與權(quán)限

檔案部門要通過(guò)精細(xì)化管理，明確劃分相關(guān)人員的工作職責(zé)與管理權(quán)限，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，從而避免因職責(zé)劃分不明確而出現(xiàn)管理混亂的情況，保證檔案管理工作能夠始終高效、有序地進(jìn)行。

3.完善監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制

檔案部門要完善檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，定期就近期的檔案管理工作加以檢查與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，提高檔案管理的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)，還要加大追責(zé)力度，對(duì)常規(guī)管理工作中可能存在的違規(guī)、錯(cuò)誤行為進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督與及時(shí)追責(zé)，督促管理人員增強(qiáng)職責(zé)意識(shí)、提高專業(yè)素養(yǎng)。上述措施可以促進(jìn)單位檔案管理機(jī)制不斷完善，提高檔案管理的規(guī)范性與專業(yè)性，以行之有效的手段為檔案管理提供保障。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)入信息化時(shí)代，要加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案管理智能化、數(shù)字化進(jìn)程，就必須夯實(shí)設(shè)施基礎(chǔ)，推進(jìn)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等在內(nèi)的硬件設(shè)備的完善，從基礎(chǔ)設(shè)施層面有效提高檔案資料存儲(chǔ)、傳輸、利用的效率。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理的信息化發(fā)展規(guī)劃，細(xì)化檔案管理設(shè)施建設(shè)的整體目標(biāo)與具體方向，對(duì)各項(xiàng)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)管理事宜提供準(zhǔn)確、有效的指導(dǎo)。

首先，檔案部門要將更多資金投入到各種信息化設(shè)備的購(gòu)置與維護(hù)中，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，保障基礎(chǔ)設(shè)施日常運(yùn)行有條不紊。要建設(shè)獨(dú)立、可封閉的檔案數(shù)字化用房，并配備符合安全需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，應(yīng)確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、門窗等處監(jiān)控?zé)o死角，符合防火、防盜、防潮等安全管理要求。其次，檔案存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)字化處理設(shè)備是檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)的重點(diǎn)，主要應(yīng)配備服務(wù)器、掃描儀、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、非線性編輯設(shè)備等。最后，要強(qiáng)化對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的日常監(jiān)管和維護(hù)，優(yōu)化監(jiān)管細(xì)節(jié)，具體應(yīng)涵蓋設(shè)施的安全管理、合規(guī)性要求等不同方面的細(xì)則，以提高檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。此外，考慮到新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)愈發(fā)繁復(fù)龐雜，還應(yīng)依據(jù)設(shè)施配備實(shí)施更完善可行的數(shù)據(jù)管理策略，方能管理好類型多元、數(shù)量激增的檔案數(shù)據(jù)。[3]

（四）建設(shè)檔案管理優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍

人才是影響檔案管理質(zhì)量與效率的重要因素，檔案部門應(yīng)重視此項(xiàng)工作，緊抓人才隊(duì)伍建設(shè)。要想擁有一支與時(shí)俱進(jìn)、能力過(guò)硬的檔案管理人才隊(duì)伍，應(yīng)從如下方面著手。

首先，要組織好專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)檔案管理人員踴躍參加專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)、掌握信息化管理技術(shù)、了解相關(guān)法律法規(guī)等，提升專業(yè)素養(yǎng)、精進(jìn)自身能力；定期開(kāi)展相應(yīng)的單位檔案業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，鼓勵(lì)管理人員積極分享工作經(jīng)驗(yàn)、交流管理心得，在學(xué)習(xí)中不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)。[4]同時(shí)，在培訓(xùn)中要注重培養(yǎng)員工嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的檔案工作意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，潛移默化地引導(dǎo)其在日常工作中發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，遵循檔案管理規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。其次，檔案部門應(yīng)提供晉升渠道與發(fā)展機(jī)會(huì)，不斷拓展管理人員的晉升渠道，提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，引導(dǎo)他們不斷學(xué)習(xí)知識(shí)、增強(qiáng)技能，激發(fā)強(qiáng)烈的工作熱情。[5]再次，檔案部門要引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員之間加強(qiáng)溝通與協(xié)作。在檔案管理工作中，良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作與專業(yè)分工是發(fā)揮檔案管理人才隊(duì)伍效能的關(guān)鍵?；诖?，檔案部門要進(jìn)行合理的專業(yè)分工，讓檔案管理人員能在各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域發(fā)揮作用，通過(guò)協(xié)同合作，共同推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，還要完善跨部門的協(xié)作機(jī)制，促進(jìn)檔案部門與其他部門人員之間的信息交流和共享，以促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。最后，檔案部門的管理層也要關(guān)注前沿技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，并注重提升管理人員的信息化管理水平，如其對(duì)新技術(shù)、新理論的掌握，確保他們能夠適應(yīng)和滿足新時(shí)期檔案管理工作的新要求。

（五）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

當(dāng)前檔案管理工作要直面日趨嚴(yán)峻的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)挑戰(zhàn)。對(duì)此，檔案部門應(yīng)充分考慮技術(shù)、法律等因素，進(jìn)行數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)管理，全面推進(jìn)檔案管理工作。

首先，檔案部門要致力于數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制的完善與推行，將資源分類、訪問(wèn)管理、數(shù)據(jù)加密等要素包含其中，對(duì)檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的管理，同時(shí)進(jìn)行更為嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密保護(hù)，[6]尤其對(duì)檔案中出現(xiàn)的涉及個(gè)人隱私的敏感信息，必須進(jìn)行加密管理，使各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以安全、可靠地傳輸，降低其外泄風(fēng)險(xiǎn)。其次，要進(jìn)一步做好訪問(wèn)控制管理，充分運(yùn)用多種方式，比如強(qiáng)化訪問(wèn)控制、進(jìn)行身份驗(yàn)證、推進(jìn)審計(jì)追蹤等，保護(hù)好敏感信息、規(guī)避違規(guī)訪問(wèn)行為。同時(shí)，要重視網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，通過(guò)防火墻、數(shù)據(jù)加密等手段加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)力度，防止受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或惡意入侵問(wèn)題的干擾。再次，為了更好地確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，應(yīng)加大對(duì)安全審計(jì)與隱患評(píng)估事宜的重視力度，提早察覺(jué)到現(xiàn)存的安全漏洞，并加以妥善解決。[7]最后，要做好檔案數(shù)據(jù)的信息備份工作，既要在云端服務(wù)器上進(jìn)行在線備份，也要通過(guò)物理存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行離線的數(shù)據(jù)備份，并制訂相應(yīng)的應(yīng)急數(shù)據(jù)恢復(fù)備案，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況。此外，還要有意識(shí)地增強(qiáng)管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，定期舉辦主題性的教育培訓(xùn)活動(dòng)，在耳濡目染中引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)、進(jìn)步，讓他們切實(shí)意識(shí)到自身的安全管理責(zé)任，繼而身體力行，踴躍參與到檔案數(shù)據(jù)的安全管理與維護(hù)工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)入新時(shí)期，檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn)，要求相關(guān)人員在日常工作中不斷提升自身素養(yǎng)，探索有效工作方法，堅(jiān)持思維創(chuàng)新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正工作中存在的各種問(wèn)題。檔案部門應(yīng)立足檔案管理工作現(xiàn)狀，探尋最佳解決對(duì)策，采取同信息化環(huán)境相適應(yīng)的管理策略與技術(shù)手段，更好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的復(fù)雜性，在實(shí)際執(zhí)行中，要通過(guò)完善檔案管理機(jī)制，加快檔案管理的信息化進(jìn)程，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，打造檔案管理優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍等，通過(guò)一系列措施進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，以更加開(kāi)放、高效、安全地推進(jìn)檔案管理工作。

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[7]翟培元.數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理策略探析[J].參花（上），2023（08）：107-109.

（作者簡(jiǎn)介：樊宇，男，本科，內(nèi)蒙古自治區(qū)衛(wèi)生健康宣傳教育中心，中級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>