一、引言

電子文件管理系統(tǒng)是一種基于計算機技術的信息管理系統(tǒng)，專門用于對檔案進行全面管理。它以電子化方式存儲、整理、查詢、更新檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、規(guī)范化、集成化和共享化。隨著信息技術的飛速發(fā)展，電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設中的應用日益廣泛。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已經無法滿足當今社會對檔案管理安全性和便捷性的需求，因此電子文件管理系統(tǒng)的應用顯得尤為重要。本文將對電子文件管理系統(tǒng)的作用和意義進行深入分析，并從多個角度探討其在檔案信息化建設中的應用。

二、電子文件管理系統(tǒng)概述

電子文件管理系統(tǒng)（簡稱EDMS）是一種基于現(xiàn)代信息技術的計算機應用系統(tǒng)，以高度有序的數(shù)據信息資源為中心，通過數(shù)字化手段來存儲、管理、檢索和共享電子檔案。電子文件管理系統(tǒng)以高速寬帶通信網絡為基礎，實現(xiàn)了資源高效傳輸與信息共享。在電子文件管理系統(tǒng)中，電子檔案以數(shù)位格式進行儲存，每一份檔案均有特定的屬性及識別碼，以方便檔案管理與檢索。這種有序結構使用戶能夠迅速查找到所需的檔案，節(jié)約了大量人力和時間。該系統(tǒng)還具有版本控制、權限管理、審批等功能，保證了文檔的安全性與可追溯性。[1]

電子文件管理系統(tǒng)由多個部分構成，每個部分都發(fā)揮著重要的作用，共同促進電子檔案的高效管理和利用。首先，其核心組成部分是電子檔案庫。電子檔案庫是電子檔案的集中存儲空間，包含各類電子檔案的數(shù)據信息。每份電子檔案都被賦予特定的屬性和標識符，便于系統(tǒng)對其進行管理和檢索。其次，元數(shù)據管理模塊是其不可或缺的組成部分。元數(shù)據是描述檔案屬性和內容的數(shù)據，如檔案的創(chuàng)建時間、關鍵詞等。通過元數(shù)據管理模塊，用戶可以更好地管理和組織檔案，提高檔案檢索的效率和準確性。再次，權限控制模塊也是電子文件管理系統(tǒng)的重要組成部分。權限控制模塊明確了用戶對檔案的訪問權限，可以精確設置不同用戶對檔案的查看、編輯、刪除等操作權限，保障了檔案的安全性和隱私性。最后，審批流程管理模塊也是電子文件管理系統(tǒng)的組成部分。通過審批流程管理模塊，用戶可以設定檔案的審批流程，確保檔案的合規(guī)性和完整性，提高工作的透明度和效率。

三、電子文件管理系統(tǒng)的特點

首先，電子文件管理系統(tǒng)具有數(shù)字性特征。電子文件管理系統(tǒng)以現(xiàn)代信息技術為基礎，要求檔案以數(shù)字化形式存儲，檔案的管理、保存、傳遞和檢索過程都須以數(shù)字化方式進行。其次，該系統(tǒng)具有高效性的特征。利用電子文件管理系統(tǒng)，用戶可迅速找到并取得所需檔案，節(jié)省了大量的檔案檢索時間。同時，其還支持審批、存檔等自動化功能，大大提高了檔案工作的效率和管理水平。再次，該系統(tǒng)還具有智能化的特征。電子文件管理系統(tǒng)通常將搜索引擎、智能分類和檔案識別等功能整合在一起，可以根據用戶需求進行智能推薦，提高了檔案管理的智能化程度。最后，該系統(tǒng)還具有一定的安全性。該系統(tǒng)應用加密技術，提供訪問權限控制、審計等功能，對于保證檔案信息的安全性與隱私性，防止非法存取與篡改而言具有重要作用。

四、電子文件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）提升檔案管理質效及信息安全性

利用電子文件管理系統(tǒng)進行檔案管理具有重要意義，為2AkbC22hRoggy5EUCpYjbyTD3zTIwHixboqIfvdACJo=管理效率、管理流程、信息安全等方面帶來諸多益處。

首先，其可以提升檔案管理的效率。通過電子文件管理系統(tǒng)，檔案機構可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，還能大大減少查找、整理文件的時間，方便管理人員更快速地獲取所需信息，做出決策，加快各方面工作的進程。其次，其可以優(yōu)化管理流程。電子文件管理系統(tǒng)提供了審批流程管理、訪問權限控制等功能，使管理流程更加規(guī)范化和透明化。[2]管理人員可以清晰地了解檔案的審批狀態(tài)和工作流程，提高管理的規(guī)范性和效率。最后，其可以增強信息安全性。傳統(tǒng)紙質檔案容易受到損壞、丟失或篡改的風險，而電子文件管理系統(tǒng)利用加密技術對檔案進行訪問權限控制，保障了檔案信息的安全性和完整性，防止信息遭到泄露和損壞。

（二）促進檔案資源共享、整合與利用

電子文件管理系統(tǒng)能夠有效促進檔案資源的共享、整合與利用。

首先，電子文件管理系統(tǒng)為信息資源共享提供了便利。電子文件管理系統(tǒng)為單位各部門之間共享檔案資源提供了重要平臺，避免“資訊孤島”現(xiàn)象產生，為實現(xiàn)檔案資源共享提供了可能性。這樣就方便了各部門間的交流與合作，打破了檔案傳遞與共享的壁壘，構建一個完整的檔案共享系統(tǒng)。通過建立電子文件管理系統(tǒng)，單位可以將大量的信息資源進行數(shù)字化存儲、管理和共享，使信息資源更加便捷地被社會各界獲取和利用，這有助于打破信息壁壘，促進信息資源的流通和共享。信息資源的共享不僅促進了跨部門、跨領域之間的合作與交流，也為社會創(chuàng)新發(fā)展提供了更廣闊的空間。其次，電子文件管理系統(tǒng)可將各類檔案資源進行整合，形成一個統(tǒng)一的信息管理平臺。[3]該系統(tǒng)利用元數(shù)據管理模塊，對各類檔案資源進行分類、標記和關聯(lián)，達到統(tǒng)一管理檔案資源的目的，從而提高檔案資源的總體利用率。例如，單位可將不同時期的檔案資料進行集成，便于用戶在同一系統(tǒng)中瀏覽、對比，為單位決策與管理提供更好的支持。最后，電子文件管理系統(tǒng)使用戶能夠很容易地檢索到所需的檔案資源，避免了對檔案的重復收集與創(chuàng)建，提高利用效率。例如，單位在特殊時間點可能需要用到某些歷史檔案資料來進行對比分析，利用電子文件管理系統(tǒng)的查詢功能，用戶能夠迅速找到自己需要的資料，避免花費大量的時間去查找相關資料，在提高檔案工作效率的同時，還有效提升了檔案資源的利用率，促進了檔案資源的持續(xù)發(fā)展。除此之外，單位還能夠利用數(shù)據挖掘、分析等技術，從電子文件管理系統(tǒng)中獲得更多檔案信息，從而更準確地做出決策。

（三）加快社會信息化進程

電子文件管理系統(tǒng)在社會信息化進程中扮演著重要的促進作用，可以推動信息資源共享、提升信息服務水平、促進信息技術應用和推動數(shù)字化轉型，對于社會信息化進程的發(fā)展具有積極意義。

首先，電子文件管理系統(tǒng)的應用推動社會信息化進程向更加開放和包容的方向發(fā)展，提升了信息服務水平。通過數(shù)字化的方式進行管理和提供信息資源，單位可以更加高效地向社會提供各類信息服務，滿足不同用戶群體的需求。[4]高效的信息服務不僅提升了社會信息化水平，也促進了社會經濟的發(fā)展和創(chuàng)新能力的提升。同時，通過信息服務的持續(xù)改進和優(yōu)化，可以更好地滿足社會對信息的需求，推動社會向信息化、智能化方向發(fā)展。其次，電子文件管理系統(tǒng)的應用促進了信息技術的廣泛應用。在電子文件管理系統(tǒng)中，各種信息技術工具和方法得到了廣泛應用，例如，數(shù)據分析、人工智能、大數(shù)據等技術可以幫助單位更好地管理和利用信息資源，提升工作效率和決策水平。這種信息技術的應用不僅促進了單位的現(xiàn)代化轉型，也推動了社會信息化進程的進一步發(fā)展。信息技術的廣泛應用促使社會各個領域更好地適應信息化發(fā)展的潮流，加快了社會數(shù)字化進程，推動了產業(yè)結構和商業(yè)模式的創(chuàng)新與升級。

五、電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設中的應用

（一）進行紙質檔案數(shù)據化與歸檔

電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設中起著重要的促進作用。應用電子文檔管理系統(tǒng)，使紙質檔案數(shù)字化處理和存儲成為可能。這樣可以使檔案的數(shù)字化建設工作更加高效，從而解決傳統(tǒng)紙質檔案管理中存在的不足。

首先，選用專業(yè)軟件與硬件。要選擇符合行業(yè)標準的電子文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應具備高效的掃描技術、OCR（光學字符識別）技術，自動分類、檢索、標注、審批分類與索引功能，以及強大的檢索和安全控制機制，同時配置高性能的掃描設備和存儲設備，確保數(shù)字化過程的效率與數(shù)據的安全性。其次，要實施分步式建設。根據檔案的重要程度、使用頻率及保存狀況，制訂分階段、分批次的數(shù)字化計劃。優(yōu)先處理高頻使用、易損或高價值的紙質檔案，逐步推進整體檔案的數(shù)字化進程。

（二）選擇合適的存儲格式

傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式存在諸多弊端，如占用大量空間、易損壞和丟失等。而應用電子文件管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)檔案的長期保存，使檔案備份、存檔更方便，避免了紙質檔案損壞或遺失而造成信息損失。因此，通過電子文件管理系統(tǒng)對電子檔案進行安全、高效的存儲，可以為不同類型的檔案（如文書類、照片類、錄音類、錄像類等）選擇合適的保存格式。這些格式應能夠確保檔案的真實可靠和長期可用。要確立一套全面的數(shù)字化標準，包括文件格式（如PDF、TIFF等）、命名規(guī)范、元數(shù)據標準（如作者、日期、關鍵詞等）、安全級別劃分等，確保所有檔案格式的一致性和可互操作性。例如，PDF格式具有兼容性和穩(wěn)定性，可用于文書類文件的長期保存；而TIFF格式則具有無損壓縮的特性，可用于高質量照片的長期存儲。除此之外，將電子檔案存儲在安全的服務器或云端存儲中心中，也可以保證檔案信息長期保存、內容完整，進一步促進檔案信息化建設。

（三）支持多種檢索方式

檔案檢索是檔案信息化建設中的重要內容，而電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能和查詢工具，能夠方便用戶快速、準確地獲取所需檔案資料，用戶可以利用系統(tǒng)提供的搜索引擎快速精準地檢索所需的檔案信息，[5]因此，應豐富電子文件管理系統(tǒng)的檢索方式。

首先，通過提供關鍵詞檢索、日期檢索、分類檢索等方式，使用戶可以根據實際需求靈活選擇，快速檢索到所需的檔案。其次，通過在該系統(tǒng)中明確標明檔案類型、檔案編號、檔案狀態(tài)以及檔案所屬部門，通過限定搜索范圍，幫助用戶快速找到符合特定屬性的檔案。最后，可以在搜索結果中提供檔案的快速預覽功能，用戶可以在不打開檔案的情況下，先了解檔案的基本內容，如檔案摘要、正文前幾頁的內容等，從而節(jié)省用戶檢索的時間。

（四）保障檔案安全性

科學、合理地使用電子文件管理系統(tǒng)，可以有效地保證檔案的安全，防范多種風險，保證檔案信息的完整性與機密性。

首先，對檔案進行加密與存取控制。利用該系統(tǒng)中先進的加密技術對檔案資料進行加密保存，以保證檔案資料在傳送、儲存時不會被非法存取或篡改。其次，提供靈活的訪問控制機制。根據用戶的身份、權限設置不同的訪問權限，對檔案信息進行精細化管理，從而有效地防止檔案信息的泄露與非法存取，增強了檔案信息的安全性。再次，電子文件管理系統(tǒng)對檔案安全性的影響也體現(xiàn)在對檔案的審核與監(jiān)控上。一方面，可以將用戶在檔案資料中的瀏覽、修改和刪除等操作記錄下來，并生成日志供審核；利用審計功能及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的潛在風險及安全隱患，及時采取應對措施。另一方面，利用該系統(tǒng)的實時監(jiān)控功能，對檔案存取狀況進行監(jiān)控、預警，保證檔案信息的安全性和可控性。最后，電子文件管理系統(tǒng)還具備備份與恢復機制?？稍O定自動備份策略，定期備份檔案資料，以確保檔案資料之長期性與完整性，還具有災難恢復的作用，當系統(tǒng)發(fā)生不可預料的故障或者數(shù)據丟失時，能夠迅速地恢復檔案信息，從而將損失降到最低。這些功能的運用，能有效地應對各種突發(fā)事件，保證檔案資料安全可靠。

六、結語

電子文件管理系統(tǒng)是檔案信息化建設的重要組成部分，對檔案管理工作有著重要作用。其數(shù)字化、高效性、智能化和安全性的特點，使檔案管理工作更加便捷、高效。電子文件管理系統(tǒng)能提升檔案管理工作質效，促進信息資源的共享、整合和利用，促進社會向信息化方向發(fā)展。因此，加強電子文件管理系統(tǒng)在檔案信息化建設中的應用十分必要，能夠促進檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。

參考文獻：

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[3]戴朋.職業(yè)院校檔案信息化管理創(chuàng)新策略[J].辦公自動化，2024，29（03）：75-77.

[4]謝王艷.智慧校園背景下高校檔案信息化建設研究[J].鄂州大學學報，2024，31（01）：87-88.

[5]刁偉.事業(yè)單位檔案信息化管理工作的思考[J].四川農業(yè)與農機，2023（06）：45+51.

（作者簡介：安茜雯，女，本科，長江武漢航道局，助理館員，研究方向：檔案信息化）

（責任編輯 劉冬楊）