摘要：隨著科技的飛速發(fā)展，人工智能技術(shù)不斷進(jìn)步，其在公文辦理領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前公文辦理現(xiàn)狀中多種問(wèn)題的分析研判，闡述了人工智能在公文辦理中提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率、降低人力成本，以及提升數(shù)據(jù)安全等方面的突出作用，并針對(duì)應(yīng)用中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：人工智能；公文辦理

引言

人工智能是一個(gè)覆蓋諸多研究方向的科學(xué)領(lǐng)域，包括人臉識(shí)別、圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、自然語(yǔ)言處理、計(jì)算機(jī)視覺(jué)等。其通過(guò)硬件軟件相結(jié)合，生產(chǎn)出一種類(lèi)似人類(lèi)行為方式作出反應(yīng)的智能機(jī)器，通過(guò)規(guī)則設(shè)置達(dá)到人類(lèi)想要的功能預(yù)期。隨著信息技術(shù)的飛快發(fā)展，人工智能的應(yīng)用已覆蓋各個(gè)領(lǐng)域，其中公文辦理作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，也迎來(lái)了人工智能技術(shù)的革新。本文通過(guò)闡述人工智能在公文辦理中的應(yīng)用，對(duì)未來(lái)公文辦理流程優(yōu)化、效率提升進(jìn)行分析與展望。

1. 公文辦理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

作為政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位履行職能、處理公務(wù)的規(guī)范體式文書(shū)，公文在日常工作中發(fā)揮了巨大的作用，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各種新變化，公文辦理中也呈現(xiàn)了一些不容忽視的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下兩方面。

1.1 創(chuàng)作與審核的“高門(mén)檻”導(dǎo)致的“低效率”

不同主體的公文涉及政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科技和社會(huì)學(xué)各個(gè)領(lǐng)域，內(nèi)容繁雜，需要擬稿者豐富政策法規(guī)、數(shù)據(jù)信息、案例等素材的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)公文創(chuàng)作有其相對(duì)規(guī)范和嚴(yán)格的格式和邏輯，涉及文種、表述、敏感詞等多方面，公文創(chuàng)作中的疏忽反映到社會(huì)現(xiàn)實(shí)中，會(huì)影響發(fā)文單位的權(quán)威和公信力。與公文創(chuàng)作的高門(mén)檻嚴(yán)要求相對(duì)應(yīng)的則是新入職人員往往需要投入大量時(shí)間和精力學(xué)習(xí)和積累，造成人力成本的浪費(fèi)和工作效率的低下。最后傳統(tǒng)的人工審核校對(duì)流程過(guò)于依賴(lài)審核者的個(gè)體素質(zhì)，效率低下且易錯(cuò)。

1.2 “數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象導(dǎo)致的資源浪費(fèi)

實(shí)踐中，部門(mén)壁壘和保密等要求導(dǎo)致大量?jī)?yōu)秀的歷史辦文素材沉淀，辦文過(guò)程中相關(guān)資料查找難、借鑒難。一方面，這些歷史辦文素材往往分散在各個(gè)部門(mén)、不同人員的手中，缺少統(tǒng)一、集中、規(guī)范的管理平臺(tái)和整合工具，導(dǎo)致查閱困難。即使有了電子化的存儲(chǔ)，但如果缺乏合理的分類(lèi)、標(biāo)簽、數(shù)據(jù)整合，也會(huì)導(dǎo)致檢索效率低下。另一方面，不同的公文有不同的背景、目的和要求。即使找到了相關(guān)的歷史辦文素材，應(yīng)用中仍然需要剖析拆離，科學(xué)借鑒需要較高的判斷和分析能力。

2. 人工智能在公文辦理中的應(yīng)用

自動(dòng)化公文處理系統(tǒng)是基于人工智能和信息技術(shù)的新型公文處理模式，其基本架構(gòu)包括以下多個(gè)方面。

（1）數(shù)據(jù)輸入：負(fù)責(zé)接收來(lái)自各個(gè)渠道的公文信息，如OA公文、掃描件、電子文檔等。

（2）初步處理：對(duì)接收到的公文進(jìn)行初步處理，包括格式轉(zhuǎn)換、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等，以確保公文的標(biāo)準(zhǔn)化和可讀性。

（3）智能處理：利用自然語(yǔ)言處理（NLP）、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，根據(jù)預(yù)制公文規(guī)則庫(kù)、格式庫(kù)、敏感詞庫(kù)等（包括文中使用、書(shū)面格式安排、版面樣式、用紙規(guī)格以及印裝格式等要求），對(duì)公文內(nèi)容提供實(shí)時(shí)語(yǔ)法糾錯(cuò)和詞匯補(bǔ)充推薦，確保公文用詞的準(zhǔn)確性和豐富性，并對(duì)公文數(shù)據(jù)深度挖掘和分析，對(duì)公文的寫(xiě)作風(fēng)格、用語(yǔ)習(xí)慣以及處理流程等方面的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，幫助公務(wù)人員提升公文處理的質(zhì)量和效率。

（4）審批流轉(zhuǎn)：AI可根據(jù)公文的內(nèi)容、類(lèi)型等特征，自動(dòng)將其分類(lèi)到相應(yīng)的文件夾中。同時(shí)，還能根據(jù)設(shè)定的規(guī)則，自動(dòng)將公文發(fā)送給指定的收件人，并自動(dòng)抄送相關(guān)人員。收件人通過(guò)短信提醒跟蹤辦理，在辦理過(guò)程中，可一鍵簽批，也可語(yǔ)音簽批。自動(dòng)化功能可有效減輕公務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高公文處理的效率。

（5）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：AI可記錄辦文流程、修訂頒布，同時(shí)可對(duì)各相關(guān)附件和原始數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)作為憑證，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化歸檔。運(yùn)用AI圖像識(shí)別和文本分析技術(shù)，可以根據(jù)檔案接收部Bmf5im1zYlLJVQoec2cxl3Oyi6Y8S6X+wcc4n5zD4sQ=門(mén)歸檔要求及預(yù)設(shè)識(shí)別值，自動(dòng)識(shí)別檔案中的關(guān)鍵信息，如單位名稱(chēng)、主題或相關(guān)內(nèi)容、文檔編號(hào)、日期等，進(jìn)行自動(dòng)編目并完成歸檔規(guī)則校驗(yàn)，校驗(yàn)通過(guò)后上傳至歸檔服務(wù)器。檔案接收部門(mén)可根據(jù)檔案管理時(shí)限，定期將數(shù)字檔案從歸檔服務(wù)器同步至檔案接收部門(mén)服務(wù)器，既可避免由于公文變更帶來(lái)的麻煩，也可省去檔案接收部門(mén)在檔案數(shù)字化中的經(jīng)費(fèi)支出。

（6）智能推薦：基于大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的智能推薦系統(tǒng)在公文辦理中的應(yīng)用，包括個(gè)性化推薦、自動(dòng)化處理、實(shí)時(shí)優(yōu)化等方面。

3. 案例分析

在公文辦理中，人工智能的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，本節(jié)將以漳州市薌城區(qū)為例，探討人工智能在政府公文辦理中的具體應(yīng)用。

3.1 公文辦理

（1）智能撰寫(xiě)，解決公文處理量大問(wèn)題。快速擬定簽批文頭，通過(guò)關(guān)鍵字段，精準(zhǔn)識(shí)別擬文意圖，快速形成審批稿件。

（2）審核校對(duì)，解決人工出錯(cuò)及發(fā)文格式問(wèn)題。系統(tǒng)能夠?qū)倪M(jìn)行語(yǔ)法、語(yǔ)義、格式等多方面的自動(dòng)校對(duì)，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)提供詳細(xì)的修改建議。

（3）智能審批流轉(zhuǎn)，解決辦理流程緩慢問(wèn)題。系統(tǒng)通過(guò)算法分析預(yù)測(cè)審批路徑，自動(dòng)將公文推送給相關(guān)責(zé)任人，并提醒及時(shí)處理、制定催辦時(shí)間。

（4）來(lái)文自動(dòng)提醒，解決文件接收消息滯后問(wèn)題。因工作性質(zhì)，在政府日常工作中，公文的來(lái)文時(shí)間無(wú)法確定，特別是半夜緊急來(lái)文，自動(dòng)接收提醒功能可以解決文件接收消息滯后問(wèn)題。

（5）智能推薦，解決文案素材沉淀問(wèn)題。公文推薦，盤(pán)活歷史公文資源，形成知識(shí)圖譜，歷史公文精準(zhǔn)匹配參考。

3.2 政務(wù)服務(wù)

漳州市薌城區(qū)利用人工智能技術(shù)開(kāi)展政務(wù)服務(wù)。融合大語(yǔ)言模型和新興技術(shù)，打造“語(yǔ)音申報(bào)模式”創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景，提升政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)網(wǎng)上辦理的現(xiàn)實(shí)需求。主要服務(wù)內(nèi)容有：（1）整合提供語(yǔ)音申報(bào)模式和傳統(tǒng)申報(bào)模式，兩種模式隨時(shí)隨意切換，符合用戶(hù)各階段需求；（2）用戶(hù)語(yǔ)音表述轉(zhuǎn)換為文字信息，內(nèi)容抽取后自動(dòng)回填到相應(yīng)的表格中，減少用戶(hù)填寫(xiě)動(dòng)作；（3）通過(guò)感知用戶(hù)的辦件意圖，多次命中后即可觸發(fā)辦件，自動(dòng)提示可進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理流程；（4）定制專(zhuān)業(yè)的公務(wù)員形象，頁(yè)面交互創(chuàng)新，數(shù)字人同步語(yǔ)音答復(fù)用戶(hù)問(wèn)題，語(yǔ)言表達(dá)自然。

3.3 政務(wù)工作

文會(huì)事協(xié)同助手通過(guò)自然語(yǔ)言分析和OCR技術(shù)，支持根據(jù)公文內(nèi)容，一鍵發(fā)起會(huì)議和督辦，并結(jié)合歷史同類(lèi)型任務(wù)分解主題推薦歷史分解信息，完成對(duì)督辦任務(wù)詳情、辦理部門(mén)、辦理時(shí)間準(zhǔn)確分解。

總的來(lái)說(shuō)，人工智能在公文辦理中的應(yīng)用已經(jīng)取得了顯著成效。通過(guò)引入AI技術(shù)，政府部門(mén)不但實(shí)現(xiàn)服務(wù)大眾，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了公文的高效流轉(zhuǎn)、協(xié)同編輯、版本控制以及寫(xiě)作輔助等功能，從而提高工作效率、降低錯(cuò)誤率并提升公文質(zhì)量。

4. 人工智能在公文處理中的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)

任何事物都有兩面性，作為一種新興技術(shù)，人工智能已經(jīng)不可阻擋地進(jìn)入社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域，并開(kāi)始發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。ChatGPT已經(jīng)向世人展示了人工智能在文字創(chuàng)作領(lǐng)域的巨大優(yōu)勢(shì)。應(yīng)當(dāng)科學(xué)看待人工智能的正向作用，同時(shí)警惕存在的風(fēng)險(xiǎn)，在充分認(rèn)知的基礎(chǔ)上規(guī)劃好、應(yīng)用好人工智能，在公文處理領(lǐng)域同樣如此。

4.1 人工智能在公文處理中的優(yōu)勢(shì)

4.1.1 提高公文處理效率，減少人力成本

智能編輯與流轉(zhuǎn)：基于深度學(xué)習(xí)和自然語(yǔ)言處理技術(shù)的AI系統(tǒng)，可以根據(jù)預(yù)設(shè)模板和特定場(chǎng)景，自動(dòng)生成公文的基本框架和內(nèi)容，如針對(duì)通知公告等常見(jiàn)公文類(lèi)型，AI能迅速完成初稿，并在語(yǔ)法、用詞規(guī)范等方面提供實(shí)時(shí)校驗(yàn)和修正建議。同時(shí)，分析預(yù)測(cè)審批路徑，提醒相關(guān)人員及時(shí)處理，從而縮短公文審批時(shí)間。

4.1.2 降低人為錯(cuò)誤率，提高公文質(zhì)量

精確的數(shù)據(jù)處理：人工智能具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，能夠快速、準(zhǔn)確地處理和分析大量數(shù)據(jù)。在公文辦理中，AI可以自動(dòng)識(shí)別和提取關(guān)鍵信息，避免因人為疏忽或錯(cuò)誤導(dǎo)致的信息遺漏或錯(cuò)誤，避免因錯(cuò)誤累積而導(dǎo)致的公文質(zhì)量下降。

4.1.3 實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷服務(wù)，打破服務(wù)時(shí)間局限

實(shí)時(shí)響應(yīng)與快速處理：人工智能系統(tǒng)不受工作時(shí)間限制，能夠全天候?qū)崟r(shí)響應(yīng)和處理公文辦理需求。這意味著無(wú)論是白天還是夜晚，政府部門(mén)都能及時(shí)接收、處理和反饋公文，大幅提高了工作效率。

4.2 存在的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)

4.2.1 數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題

在政府公文辦理中，人工智能的應(yīng)用帶來(lái)了便利和效率的提升，但同時(shí)也面臨數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題的挑戰(zhàn)。

（1）數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。政府公文往往包含敏感信息，如政策文件、機(jī)密數(shù)據(jù)等。在利用人工智能進(jìn)行公文處理時(shí)，如果系統(tǒng)存在安全漏洞或被黑客攻擊，這些敏感信息可能會(huì)被泄露，給政府和社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。

（2）隱私侵犯問(wèn)題。人工智能在處理公文時(shí)，可能需要訪問(wèn)和存儲(chǔ)個(gè)人信息，如果使用不當(dāng)或?yàn)E用這些信息，就可能侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)。

（3）數(shù)據(jù)加密與保護(hù)。為保障數(shù)據(jù)安全，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和保護(hù)。然而，人工智能在處理加密數(shù)據(jù)時(shí)可能會(huì)面臨性能下降或無(wú)法處理的問(wèn)題。

4.2.2 技術(shù)更新與人才培養(yǎng)問(wèn)題

（1）技術(shù)快速迭代。人工智能領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展日新月異，新的算法、模型和工具不斷涌現(xiàn)。政府公文辦理系統(tǒng)需要不斷更新和升級(jí)，以適應(yīng)這些新技術(shù)的發(fā)展，確保系統(tǒng)的先進(jìn)性和有效性。

（2）人才短缺。目前，人工智能領(lǐng)域的人才供給相對(duì)不足，尤其是既具備技術(shù)能力又了解政府公文辦理流程的人才更是稀缺，導(dǎo)致政府在引進(jìn)和培養(yǎng)人工智能技術(shù)人才方面面臨一定的困難。

（3）教育體系滯后。目前，我國(guó)的人工智能教育體系尚未完全建立，尤其是在政府公文辦理領(lǐng)域，缺乏針對(duì)該領(lǐng)域的人工智能課程和教材，導(dǎo)致政府公文辦理人員在接受人工智能培訓(xùn)時(shí)缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性。

4.2.3 法律法規(guī)問(wèn)題

（1）數(shù)據(jù)保護(hù)與隱私安全。人工智能系統(tǒng)在公文辦理過(guò)程中會(huì)處理大量的個(gè)人和機(jī)構(gòu)信息，包括敏感數(shù)據(jù)和隱私信息。如何確保這些數(shù)據(jù)在收集、存儲(chǔ)、處理和使用過(guò)程中的安全性和合規(guī)性，避免數(shù)據(jù)泄露和濫用，是當(dāng)前面臨的重要法律法規(guī)挑戰(zhàn)。

（2）法律責(zé)任界定。當(dāng)人工智能系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤或故障時(shí)，如何界定法律責(zé)任是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題。

5. 對(duì)策與建議

基于上述人工智能在政府公文辦理中面臨的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)、技術(shù)更新與人才培養(yǎng)以及法律法規(guī)等問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策和建議。

第一，在數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)方面：（1）強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密技術(shù)。使用先進(jìn)的加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)中的安全性。（2）嚴(yán)格訪問(wèn)控制。建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，限制只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理公文數(shù)據(jù)。（3）定期安全審計(jì)。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患并及時(shí)修復(fù)[1]。

第二，在技術(shù)更新與人才培養(yǎng)方面：（1）加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)和投入。政府應(yīng)加大對(duì)人工智能技術(shù)研發(fā)的投入，鼓勵(lì)和支持科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)開(kāi)展相關(guān)研究和創(chuàng)新，推動(dòng)政府公文辦理系統(tǒng)的技術(shù)更新和升級(jí)。（2）建立人才培養(yǎng)機(jī)制。政府應(yīng)建立人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)與高校、科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)的合作，共同培養(yǎng)具備技術(shù)能力和政府公文辦理流程知識(shí)的人才。同時(shí)，政府還可以通過(guò)設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金、提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)等方式吸引更多的優(yōu)秀人才加入該領(lǐng)域。（3）加強(qiáng)國(guó)際合作與交流。政府應(yīng)加強(qiáng)與國(guó)際組織和其他國(guó)家的合作與交流，學(xué)習(xí)借鑒他們?cè)谌斯ぶ悄芗夹g(shù)應(yīng)用和人才培養(yǎng)方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，推動(dòng)我國(guó)政府公文辦理領(lǐng)域的人工智能技術(shù)發(fā)展和人才培養(yǎng)。

第三，在法律法規(guī)方面：（1）制定和完善相關(guān)法律法規(guī)。政府應(yīng)制定和完善相關(guān)的法律法規(guī)，明確人工智能系統(tǒng)在公文辦理中的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，規(guī)范人工智能系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用和管理。（2）建立監(jiān)管機(jī)制。政府應(yīng)建立對(duì)人工智能系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)人工智能系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用和管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保其符合法律法規(guī)要求。（3）加強(qiáng)公眾教育和宣傳。政府應(yīng)加強(qiáng)公眾對(duì)人工智能技術(shù)的了解和認(rèn)識(shí)，提高公眾對(duì)人工智能技術(shù)的信任度和接受度，同時(shí)，加強(qiáng)公眾對(duì)人工智能技術(shù)在公文辦理中應(yīng)用的監(jiān)督和反饋機(jī)制，確保人工智能系統(tǒng)的合法、合規(guī)使用[2]。

結(jié)語(yǔ)

人工智能為公文辦理工作帶來(lái)了諸多便利并提升了工作效率，其在自然語(yǔ)言處理、智能審批和流程管理、智能推薦和預(yù)測(cè)、效率提升與自動(dòng)化、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策、優(yōu)化用戶(hù)體驗(yàn)等領(lǐng)域已經(jīng)取得了一系列令人矚目的成就，使公文辦理效率得到了前所未有的提升，用戶(hù)體驗(yàn)也得到大幅度優(yōu)化[3]。通過(guò)智能問(wèn)答系統(tǒng)，用戶(hù)可以快速獲取所需信息；通過(guò)智能推薦系統(tǒng)，用戶(hù)可以更輕松地找到相關(guān)的公文或資源[4]。人工智能在政府推動(dòng)公文辦理現(xiàn)代化、智能化方面的重要作用不斷凸顯，不僅提高了政府工作的效率和質(zhì)量，還推動(dòng)了政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新發(fā)展。未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場(chǎng)景的不斷拓展，人工智能將在政府工作中發(fā)揮更加重要的作用。

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作者簡(jiǎn)介：沈源，本科，高級(jí)工程師，研究方向：人工智能在行政服務(wù)管理中的應(yīng)用。