摘要:隨著科技的飛速發(fā)展,人工智能技術(shù)不斷進(jìn)步,其在公文辦理領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前公文辦理現(xiàn)狀中多種問(wèn)題的分析研判,闡述了人工智能在公文辦理中提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率、降低人力成本,以及提升數(shù)據(jù)安全等方面的突出作用,并針對(duì)應(yīng)用中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。
關(guān)鍵詞:人工智能;公文辦理
引言
人工智能是一個(gè)覆蓋諸多研究方向的科學(xué)領(lǐng)域,包括人臉識(shí)別、圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、自然語(yǔ)言處理、計(jì)算機(jī)視覺(jué)等。其通過(guò)硬件軟件相結(jié)合,生產(chǎn)出一種類(lèi)似人類(lèi)行為方式作出反應(yīng)的智能機(jī)器,通過(guò)規(guī)則設(shè)置達(dá)到人類(lèi)想要的功能預(yù)期。隨著信息技術(shù)的飛快發(fā)展,人工智能的應(yīng)用已覆蓋各個(gè)領(lǐng)域,其中公文辦理作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分,也迎來(lái)了人工智能技術(shù)的革新。本文通過(guò)闡述人工智能在公文辦理中的應(yīng)用,對(duì)未來(lái)公文辦理流程優(yōu)化、效率提升進(jìn)行分析與展望。
1. 公文辦理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)
作為政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位履行職能、處理公務(wù)的規(guī)范體式文書(shū),公文在日常工作中發(fā)揮了巨大的作用,而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各種新變化,公文辦理中也呈現(xiàn)了一些不容忽視的問(wèn)題,主要體現(xiàn)在以下兩方面。
1.1 創(chuàng)作與審核的“高門(mén)檻”導(dǎo)致的“低效率”
不同主體的公文涉及政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科技和社會(huì)學(xué)各個(gè)領(lǐng)域,內(nèi)容繁雜,需要擬稿者豐富政策法規(guī)、數(shù)據(jù)信息、案例等素材的知識(shí)儲(chǔ)備,同時(shí)公文創(chuàng)作有其相對(duì)規(guī)范和嚴(yán)格的格式和邏輯,涉及文種、表述、敏感詞等多方面,公文創(chuàng)作中的疏忽反映到社會(huì)現(xiàn)實(shí)中,會(huì)影響發(fā)文單位的權(quán)威和公信力。與公文創(chuàng)作的高門(mén)檻嚴(yán)要求相對(duì)應(yīng)的則是新入職人員往往需要投入大量時(shí)間和精力學(xué)習(xí)和積累,造成人力成本的浪費(fèi)和工作效率的低下。最后傳統(tǒng)的人工審核校對(duì)流程過(guò)于依賴(lài)審核者的個(gè)體素質(zhì),效率低下且易錯(cuò)。
1.2 “數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象導(dǎo)致的資源浪費(fèi)
實(shí)踐中,部門(mén)壁壘和保密等要求導(dǎo)致大量?jī)?yōu)秀的歷史辦文素材沉淀,辦文過(guò)程中相關(guān)資料查找難、借鑒難。一方面,這些歷史辦文素材往往分散在各個(gè)部門(mén)、不同人員的手中,缺少統(tǒng)一、集中、規(guī)范的管理平臺(tái)和整合工具,導(dǎo)致查閱困難。即使有了電子化的存儲(chǔ),但如果缺乏合理的分類(lèi)、標(biāo)簽、數(shù)據(jù)整合,也會(huì)導(dǎo)致檢索效率低下。另一方面,不同的公文有不同的背景、目的和要求。即使找到了相關(guān)的歷史辦文素材,應(yīng)用中仍然需要剖析拆離,科學(xué)借鑒需要較高的判斷和分析能力。
2. 人工智能在公文辦理中的應(yīng)用
自動(dòng)化公文處理系統(tǒng)是基于人工智能和信息技術(shù)的新型公文處理模式,其基本架構(gòu)包括以下多個(gè)方面。
(1)數(shù)據(jù)輸入:負(fù)責(zé)接收來(lái)自各個(gè)渠道的公文信息,如OA公文、掃描件、電子文檔等。
(2)初步處理:對(duì)接收到的公文進(jìn)行初步處理,包括格式轉(zhuǎn)換、光學(xué)字符識(shí)別(OCR)等,以確保公文的標(biāo)準(zhǔn)化和可讀性。
(3)智能處理:利用自然語(yǔ)言處理(NLP)、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù),根據(jù)預(yù)制公文規(guī)則庫(kù)、格式庫(kù)、敏感詞庫(kù)等(包括文中使用、書(shū)面格式安排、版面樣式、用紙規(guī)格以及印裝格式等要求),對(duì)公文內(nèi)容提供實(shí)時(shí)語(yǔ)法糾錯(cuò)和詞匯補(bǔ)充推薦,確保公文用詞的準(zhǔn)確性和豐富性,并對(duì)公文數(shù)據(jù)深度挖掘和分析,對(duì)公文的寫(xiě)作風(fēng)格、用語(yǔ)習(xí)慣以及處理流程等方面的問(wèn)題,提出改進(jìn)建議,幫助公務(wù)人員提升公文處理的質(zhì)量和效率。
(4)審批流轉(zhuǎn):AI可根據(jù)公文的內(nèi)容、類(lèi)型等特征,自動(dòng)將其分類(lèi)到相應(yīng)的文件夾中。同時(shí),還能根據(jù)設(shè)定的規(guī)則,自動(dòng)將公文發(fā)送給指定的收件人,并自動(dòng)抄送相關(guān)人員。收件人通過(guò)短信提醒跟蹤辦理,在辦理過(guò)程中,可一鍵簽批,也可語(yǔ)音簽批。自動(dòng)化功能可有效減輕公務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān),提高公文處理的效率。
(5)數(shù)據(jù)存儲(chǔ):AI可記錄辦文流程、修訂頒布,同時(shí)可對(duì)各相關(guān)附件和原始數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)作為憑證,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化歸檔。運(yùn)用AI圖像識(shí)別和文本分析技術(shù),可以根據(jù)檔案接收部Bmf5im1zYlLJVQoec2cxl3Oyi6Y8S6X+wcc4n5zD4sQ=門(mén)歸檔要求及預(yù)設(shè)識(shí)別值,自動(dòng)識(shí)別檔案中的關(guān)鍵信息,如單位名稱(chēng)、主題或相關(guān)內(nèi)容、文檔編號(hào)、日期等,進(jìn)行自動(dòng)編目并完成歸檔規(guī)則校驗(yàn),校驗(yàn)通過(guò)后上傳至歸檔服務(wù)器。檔案接收部門(mén)可根據(jù)檔案管理時(shí)限,定期將數(shù)字檔案從歸檔服務(wù)器同步至檔案接收部門(mén)服務(wù)器,既可避免由于公文變更帶來(lái)的麻煩,也可省去檔案接收部門(mén)在檔案數(shù)字化中的經(jīng)費(fèi)支出。
(6)智能推薦:基于大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的智能推薦系統(tǒng)在公文辦理中的應(yīng)用,包括個(gè)性化推薦、自動(dòng)化處理、實(shí)時(shí)優(yōu)化等方面。
3. 案例分析
在公文辦理中,人工智能的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,本節(jié)將以漳州市薌城區(qū)為例,探討人工智能在政府公文辦理中的具體應(yīng)用。
3.1 公文辦理
(1)智能撰寫(xiě),解決公文處理量大問(wèn)題。快速擬定簽批文頭,通過(guò)關(guān)鍵字段,精準(zhǔn)識(shí)別擬文意圖,快速形成審批稿件。
(2)審核校對(duì),解決人工出錯(cuò)及發(fā)文格式問(wèn)題。系統(tǒng)能夠?qū)倪M(jìn)行語(yǔ)法、語(yǔ)義、格式等多方面的自動(dòng)校對(duì),確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤,系統(tǒng)會(huì)提供詳細(xì)的修改建議。
(3)智能審批流轉(zhuǎn),解決辦理流程緩慢問(wèn)題。系統(tǒng)通過(guò)算法分析預(yù)測(cè)審批路徑,自動(dòng)將公文推送給相關(guān)責(zé)任人,并提醒及時(shí)處理、制定催辦時(shí)間。
(4)來(lái)文自動(dòng)提醒,解決文件接收消息滯后問(wèn)題。因工作性質(zhì),在政府日常工作中,公文的來(lái)文時(shí)間無(wú)法確定,特別是半夜緊急來(lái)文,自動(dòng)接收提醒功能可以解決文件接收消息滯后問(wèn)題。
(5)智能推薦,解決文案素材沉淀問(wèn)題。公文推薦,盤(pán)活歷史公文資源,形成知識(shí)圖譜,歷史公文精準(zhǔn)匹配參考。
3.2 政務(wù)服務(wù)
漳州市薌城區(qū)利用人工智能技術(shù)開(kāi)展政務(wù)服務(wù)。融合大語(yǔ)言模型和新興技術(shù),打造“語(yǔ)音申報(bào)模式”創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景,提升政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)網(wǎng)上辦理的現(xiàn)實(shí)需求。主要服務(wù)內(nèi)容有:(1)整合提供語(yǔ)音申報(bào)模式和傳統(tǒng)申報(bào)模式,兩種模式隨時(shí)隨意切換,符合用戶(hù)各階段需求;(2)用戶(hù)語(yǔ)音表述轉(zhuǎn)換為文字信息,內(nèi)容抽取后自動(dòng)回填到相應(yīng)的表格中,減少用戶(hù)填寫(xiě)動(dòng)作;(3)通過(guò)感知用戶(hù)的辦件意圖,多次命中后即可觸發(fā)辦件,自動(dòng)提示可進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理流程;(4)定制專(zhuān)業(yè)的公務(wù)員形象,頁(yè)面交互創(chuàng)新,數(shù)字人同步語(yǔ)音答復(fù)用戶(hù)問(wèn)題,語(yǔ)言表達(dá)自然。
3.3 政務(wù)工作
文會(huì)事協(xié)同助手通過(guò)自然語(yǔ)言分析和OCR技術(shù),支持根據(jù)公文內(nèi)容,一鍵發(fā)起會(huì)議和督辦,并結(jié)合歷史同類(lèi)型任務(wù)分解主題推薦歷史分解信息,完成對(duì)督辦任務(wù)詳情、辦理部門(mén)、辦理時(shí)間準(zhǔn)確分解。
總的來(lái)說(shuō),人工智能在公文辦理中的應(yīng)用已經(jīng)取得了顯著成效。通過(guò)引入AI技術(shù),政府部門(mén)不但實(shí)現(xiàn)服務(wù)大眾,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了公文的高效流轉(zhuǎn)、協(xié)同編輯、版本控制以及寫(xiě)作輔助等功能,從而提高工作效率、降低錯(cuò)誤率并提升公文質(zhì)量。
4. 人工智能在公文處理中的優(yōu)勢(shì)與挑戰(zhàn)
任何事物都有兩面性,作為一種新興技術(shù),人工智能已經(jīng)不可阻擋地進(jìn)入社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域,并開(kāi)始發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。ChatGPT已經(jīng)向世人展示了人工智能在文字創(chuàng)作領(lǐng)域的巨大優(yōu)勢(shì)。應(yīng)當(dāng)科學(xué)看待人工智能的正向作用,同時(shí)警惕存在的風(fēng)險(xiǎn),在充分認(rèn)知的基礎(chǔ)上規(guī)劃好、應(yīng)用好人工智能,在公文處理領(lǐng)域同樣如此。
4.1 人工智能在公文處理中的優(yōu)勢(shì)
4.1.1 提高公文處理效率,減少人力成本
智能編輯與流轉(zhuǎn):基于深度學(xué)習(xí)和自然語(yǔ)言處理技術(shù)的AI系統(tǒng),可以根據(jù)預(yù)設(shè)模板和特定場(chǎng)景,自動(dòng)生成公文的基本框架和內(nèi)容,如針對(duì)通知公告等常見(jiàn)公文類(lèi)型,AI能迅速完成初稿,并在語(yǔ)法、用詞規(guī)范等方面提供實(shí)時(shí)校驗(yàn)和修正建議。同時(shí),分析預(yù)測(cè)審批路徑,提醒相關(guān)人員及時(shí)處理,從而縮短公文審批時(shí)間。
4.1.2 降低人為錯(cuò)誤率,提高公文質(zhì)量
精確的數(shù)據(jù)處理:人工智能具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,能夠快速、準(zhǔn)確地處理和分析大量數(shù)據(jù)。在公文辦理中,AI可以自動(dòng)識(shí)別和提取關(guān)鍵信息,避免因人為疏忽或錯(cuò)誤導(dǎo)致的信息遺漏或錯(cuò)誤,避免因錯(cuò)誤累積而導(dǎo)致的公文質(zhì)量下降。
4.1.3 實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷服務(wù),打破服務(wù)時(shí)間局限
實(shí)時(shí)響應(yīng)與快速處理:人工智能系統(tǒng)不受工作時(shí)間限制,能夠全天候?qū)崟r(shí)響應(yīng)和處理公文辦理需求。這意味著無(wú)論是白天還是夜晚,政府部門(mén)都能及時(shí)接收、處理和反饋公文,大幅提高了工作效率。
4.2 存在的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)
4.2.1 數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題
在政府公文辦理中,人工智能的應(yīng)用帶來(lái)了便利和效率的提升,但同時(shí)也面臨數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題的挑戰(zhàn)。
(1)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。政府公文往往包含敏感信息,如政策文件、機(jī)密數(shù)據(jù)等。在利用人工智能進(jìn)行公文處理時(shí),如果系統(tǒng)存在安全漏洞或被黑客攻擊,這些敏感信息可能會(huì)被泄露,給政府和社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。
(2)隱私侵犯問(wèn)題。人工智能在處理公文時(shí),可能需要訪問(wèn)和存儲(chǔ)個(gè)人信息,如果使用不當(dāng)或?yàn)E用這些信息,就可能侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)。
(3)數(shù)據(jù)加密與保護(hù)。為保障數(shù)據(jù)安全,需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和保護(hù)。然而,人工智能在處理加密數(shù)據(jù)時(shí)可能會(huì)面臨性能下降或無(wú)法處理的問(wèn)題。
4.2.2 技術(shù)更新與人才培養(yǎng)問(wèn)題
(1)技術(shù)快速迭代。人工智能領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展日新月異,新的算法、模型和工具不斷涌現(xiàn)。政府公文辦理系統(tǒng)需要不斷更新和升級(jí),以適應(yīng)這些新技術(shù)的發(fā)展,確保系統(tǒng)的先進(jìn)性和有效性。
(2)人才短缺。目前,人工智能領(lǐng)域的人才供給相對(duì)不足,尤其是既具備技術(shù)能力又了解政府公文辦理流程的人才更是稀缺,導(dǎo)致政府在引進(jìn)和培養(yǎng)人工智能技術(shù)人才方面面臨一定的困難。
(3)教育體系滯后。目前,我國(guó)的人工智能教育體系尚未完全建立,尤其是在政府公文辦理領(lǐng)域,缺乏針對(duì)該領(lǐng)域的人工智能課程和教材,導(dǎo)致政府公文辦理人員在接受人工智能培訓(xùn)時(shí)缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性。
4.2.3 法律法規(guī)問(wèn)題
(1)數(shù)據(jù)保護(hù)與隱私安全。人工智能系統(tǒng)在公文辦理過(guò)程中會(huì)處理大量的個(gè)人和機(jī)構(gòu)信息,包括敏感數(shù)據(jù)和隱私信息。如何確保這些數(shù)據(jù)在收集、存儲(chǔ)、處理和使用過(guò)程中的安全性和合規(guī)性,避免數(shù)據(jù)泄露和濫用,是當(dāng)前面臨的重要法律法規(guī)挑戰(zhàn)。
(2)法律責(zé)任界定。當(dāng)人工智能系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤或故障時(shí),如何界定法律責(zé)任是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題。
5. 對(duì)策與建議
基于上述人工智能在政府公文辦理中面臨的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)、技術(shù)更新與人才培養(yǎng)以及法律法規(guī)等問(wèn)題,提出以下幾點(diǎn)對(duì)策和建議。
第一,在數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)方面:(1)強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密技術(shù)。使用先進(jìn)的加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)中的安全性。(2)嚴(yán)格訪問(wèn)控制。建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制,限制只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理公文數(shù)據(jù)。(3)定期安全審計(jì)。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì),發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患并及時(shí)修復(fù)[1]。
第二,在技術(shù)更新與人才培養(yǎng)方面:(1)加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)和投入。政府應(yīng)加大對(duì)人工智能技術(shù)研發(fā)的投入,鼓勵(lì)和支持科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)開(kāi)展相關(guān)研究和創(chuàng)新,推動(dòng)政府公文辦理系統(tǒng)的技術(shù)更新和升級(jí)。(2)建立人才培養(yǎng)機(jī)制。政府應(yīng)建立人才培養(yǎng)機(jī)制,加強(qiáng)與高校、科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)的合作,共同培養(yǎng)具備技術(shù)能力和政府公文辦理流程知識(shí)的人才。同時(shí),政府還可以通過(guò)設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金、提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)等方式吸引更多的優(yōu)秀人才加入該領(lǐng)域。(3)加強(qiáng)國(guó)際合作與交流。政府應(yīng)加強(qiáng)與國(guó)際組織和其他國(guó)家的合作與交流,學(xué)習(xí)借鑒他們?cè)谌斯ぶ悄芗夹g(shù)應(yīng)用和人才培養(yǎng)方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐,推動(dòng)我國(guó)政府公文辦理領(lǐng)域的人工智能技術(shù)發(fā)展和人才培養(yǎng)。
第三,在法律法規(guī)方面:(1)制定和完善相關(guān)法律法規(guī)。政府應(yīng)制定和完善相關(guān)的法律法規(guī),明確人工智能系統(tǒng)在公文辦理中的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任,規(guī)范人工智能系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用和管理。(2)建立監(jiān)管機(jī)制。政府應(yīng)建立對(duì)人工智能系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制,對(duì)人工智能系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用和管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查,確保其符合法律法規(guī)要求。(3)加強(qiáng)公眾教育和宣傳。政府應(yīng)加強(qiáng)公眾對(duì)人工智能技術(shù)的了解和認(rèn)識(shí),提高公眾對(duì)人工智能技術(shù)的信任度和接受度,同時(shí),加強(qiáng)公眾對(duì)人工智能技術(shù)在公文辦理中應(yīng)用的監(jiān)督和反饋機(jī)制,確保人工智能系統(tǒng)的合法、合規(guī)使用[2]。
結(jié)語(yǔ)
人工智能為公文辦理工作帶來(lái)了諸多便利并提升了工作效率,其在自然語(yǔ)言處理、智能審批和流程管理、智能推薦和預(yù)測(cè)、效率提升與自動(dòng)化、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策、優(yōu)化用戶(hù)體驗(yàn)等領(lǐng)域已經(jīng)取得了一系列令人矚目的成就,使公文辦理效率得到了前所未有的提升,用戶(hù)體驗(yàn)也得到大幅度優(yōu)化[3]。通過(guò)智能問(wèn)答系統(tǒng),用戶(hù)可以快速獲取所需信息;通過(guò)智能推薦系統(tǒng),用戶(hù)可以更輕松地找到相關(guān)的公文或資源[4]。人工智能在政府推動(dòng)公文辦理現(xiàn)代化、智能化方面的重要作用不斷凸顯,不僅提高了政府工作的效率和質(zhì)量,還推動(dòng)了政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新發(fā)展。未來(lái),隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場(chǎng)景的不斷拓展,人工智能將在政府工作中發(fā)揮更加重要的作用。
參考文獻(xiàn):
[1]杜勝賢,廖晨陽(yáng),于勁松,等.公文處理系統(tǒng)智能化服務(wù)的提供方式[J].辦公自動(dòng)化,2021,26(9):33-36.
[2]方義,齊鶴,陸鵬,等.基于人工智能技術(shù)的鐵路電子公文數(shù)據(jù)智能化分析及關(guān)聯(lián)方法研究[J].鐵路計(jì)算機(jī)應(yīng)用,2024,33(1):67-71.
[3]段洋.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代機(jī)關(guān)單位審校工作的新思路[J].記者觀察,2022(29):34-36.
[4]佘恒健,黃煥清,余鐘昌,等.基于BiLSTM-CRF的政務(wù)公文實(shí)體識(shí)別[J].電腦編程技巧與維護(hù),2022(8):119-121.
作者簡(jiǎn)介:沈源,本科,高級(jí)工程師,研究方向:人工智能在行政服務(wù)管理中的應(yīng)用。