伴隨著政府會計信息化改革的穩(wěn)步深入，公共圖書館的財務(wù)管理質(zhì)量逐步上升。盡管如此，面臨快速增長的圖書館行業(yè)的需求，還有很多的優(yōu)化和提升的潛力。因此，增強(qiáng)財務(wù)管理的信息化建設(shè)，對于增強(qiáng)公共圖書館的功能性、促進(jìn)公共圖書館行業(yè)的繁榮，無疑是時代進(jìn)步的必需條件，同樣也是確保公共圖書館未來的長久可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這篇文章詳細(xì)探討了公共圖書館財務(wù)管理信息化的關(guān)鍵性和當(dāng)前狀況，并給出了一些實用的建議，期待通過加大圖書館財務(wù)管理信息化的投入，推動公共圖書館的健康成長。

伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，它為各個領(lǐng)域的管理決策提供了便利、科學(xué)和實用的依據(jù)。利用信息技術(shù)對公共圖書館的財務(wù)進(jìn)行管理能夠增強(qiáng)圖書館的管理能力并推動其發(fā)展。通過使用信息技術(shù)，我們能夠?qū)F(xiàn)有的分散式管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺焦芾?，整合了業(yè)務(wù)與財務(wù)、財務(wù)與內(nèi)部專業(yè)管理的關(guān)系，并對所有因素進(jìn)行了全面的規(guī)劃，明確了優(yōu)化方案和運(yùn)營目標(biāo)。采用全方位的預(yù)算管理作為整體策劃工具，設(shè)定策略目標(biāo)，調(diào)整資源分配，執(zhí)行業(yè)績評估；利用多元化的精益管理作為數(shù)據(jù)依托，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與財務(wù)的深度整合和專業(yè)的精益管理。通過對業(yè)務(wù)運(yùn)行的流程監(jiān)控、成效評估、信息回饋，推動業(yè)務(wù)與財務(wù)管理的持續(xù)改進(jìn)，從而提升業(yè)務(wù)水平，并最終提高圖書館的運(yùn)營效能。

公共圖書館財務(wù)管理信息化的重要性

通過整合各類數(shù)據(jù)信息資源，我們能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性、精確度和全方位。公共圖書館的財務(wù)管理信息化能夠有效地集成所有的信息資源，其中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析因其科學(xué)性和精確度，能夠為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供參考，這對于圖書館的戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定和未來的發(fā)展都非常有益。圖書館作為一個全額財政撥款的公共機(jī)構(gòu)，其資金使用受到了財政部門的嚴(yán)格監(jiān)管?，F(xiàn)行的財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)是由財政部門根據(jù)監(jiān)控需求委托第三方軟件公司開發(fā)和運(yùn)營的，這些系統(tǒng)都遵循了財政部門的統(tǒng)一規(guī)定，但并未根據(jù)圖書館的具體業(yè)務(wù)需求來設(shè)定。因此，會計報告系統(tǒng)展示的財務(wù)信息不夠全面，項目類型的設(shè)定也相對較少，可供參考的會計信息也相對較少。此外，財務(wù)數(shù)據(jù)的公布僅限于向財政部門和高層機(jī)構(gòu)公開。透明度體系存在缺陷。目前的圖書館集群管理體系與財務(wù)體系并未實現(xiàn)連接，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法達(dá)成一致。由于財務(wù)信息的缺乏，無法為領(lǐng)導(dǎo)者設(shè)定戰(zhàn)略目標(biāo)和未來的發(fā)展方向提供有力的支持。

公共圖書館財務(wù)管理信息化存在的問題

公共圖書館財務(wù)管理信息化當(dāng)前處于初級化階段 當(dāng)前，這些圖書館的財務(wù)管理已經(jīng)進(jìn)入了一種基礎(chǔ)的信息化狀態(tài)，大部分的信息化管理都是采用分布式的方式，各個系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)并沒有實現(xiàn)有效的連通。隨著IT的廣泛應(yīng)用，許多圖書館已經(jīng)采用了信息化管理方法。例如，某市的縣級圖書館現(xiàn)有的圖書館集群管理系統(tǒng)和智能財務(wù)系統(tǒng)各具特色。但是，由于每個系統(tǒng)都是根據(jù)各自的需求來設(shè)計的，因此會出現(xiàn)信息不一致、數(shù)據(jù)斷裂、數(shù)據(jù)散亂等問題。詳細(xì)情況如下：首先，各種系統(tǒng)對于固定資產(chǎn)（如書籍）的價格信息呈現(xiàn)出不一樣的表述。在集群管理系統(tǒng)的某一部分，其對于庫存的書籍的價格展示的是其零售價（即碼洋），然而，在智能財務(wù)系統(tǒng)中，經(jīng)過招投標(biāo)之后，供應(yīng)商將提供一些優(yōu)惠。因此，書籍的價格將以優(yōu)惠的實際價格（也就是碼洋）為基準(zhǔn)進(jìn)行記錄，這導(dǎo)致了庫存書籍的固定資產(chǎn)價值存在較大的偏差。另外，智能財務(wù)系統(tǒng)在記錄資產(chǎn)時，僅記錄了一個單一批次購買的金額，對所有資產(chǎn)的詳細(xì)記錄并未完全覆蓋。如果想要更精細(xì)地編排，就必須根據(jù)書籍的標(biāo)題和售價一本一本地輸入，這樣一來，每年數(shù)萬冊的購買以及之前的庫存都會耗費(fèi)大量的人力和物力。盡管集群管理系統(tǒng)按照每本書籍的編目進(jìn)行存儲，但是卻無法反映出真實的購買價格。其次，各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有所缺失。如果書籍出現(xiàn)損壞，集群管理系統(tǒng)會記錄讀者支付的相關(guān)費(fèi)用或者購買受損的書籍并重新編目入庫，然而在智能財務(wù)系統(tǒng)中卻無法呈現(xiàn)這一狀況，這在財務(wù)處理上構(gòu)成了一大挑戰(zhàn)。目前的財務(wù)處理策略是將賠償金納入其他利潤，然而，對于固定資產(chǎn)（例如書籍）的處理并未對書籍的價值造成相應(yīng)的降低，原因在于無法確認(rèn)該書的真實成本。最后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分布呈現(xiàn)出不均勻的狀態(tài)。在集群管理系統(tǒng)里，只有紙質(zhì)書籍的資產(chǎn)被進(jìn)行了價值管理，而電子書籍和其他固定資產(chǎn)則沒有得到展示。

信息化的財務(wù)管理資金匱乏 由于圖書館的公益屬性，其主要的經(jīng)費(fèi)來源是政府的財政撥款，但目前的財政撥款大多數(shù)都被用于儲存館藏資源和維持日常的工作運(yùn)行。由于圖書和數(shù)字資源的價格持續(xù)攀升，導(dǎo)致財政資金日益緊張，而且財政預(yù)算項目的資金只有下降而沒有增加。在實現(xiàn)每年的基本圖書及數(shù)碼資料擴(kuò)充目標(biāo)時，公共圖書館最大的困擾便是經(jīng)費(fèi)的短缺。為實現(xiàn)財務(wù)管理的電子化，我們需根據(jù)圖書館的總體操作狀態(tài)來研究，升級并優(yōu)化財務(wù)管理的電子化硬件與軟件設(shè)備，確保電子化財務(wù)管理系統(tǒng)的穩(wěn)健性，從而確保公共圖書館的數(shù)碼資料的安全。為防止黑客和病毒的入侵，這些步驟都需要大量的資金投入，對許多公共圖書館而言，其資金實在是有限。以一個城市的圖書館集群管理系統(tǒng)為例，其總花費(fèi)超過一千萬元，這表明財務(wù)管理信息化的投入巨大。對于那些資金匱乏的公共圖書館來說，這種財務(wù)管理信息化的投入使得公共圖書館的資金短缺問題變得更加突出。

公共圖書館的管理體系尚未健全 在圖書館的財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中，管理體系的因素對其進(jìn)步產(chǎn)生了直接的影響。當(dāng)前的管理體系在信息科技快速變化的背景下，在管理目標(biāo)、管理技術(shù)和管理方法方面顯得相對滯后，導(dǎo)致了公共圖書館資源的大量浪費(fèi)。隨著新型科技的廣泛應(yīng)用，圖書館在信息收集和整合的技術(shù)上已經(jīng)相當(dāng)成熟和科學(xué)，然而，傳統(tǒng)的落后管理方式并未能夠跟上這個趨勢，這阻礙了信息化的持續(xù)發(fā)展和建設(shè)。此外，構(gòu)建信息化系統(tǒng)需要團(tuán)隊協(xié)作。目前的管理架構(gòu)下，信息化的執(zhí)行僅限于專業(yè)的信息化工作者、領(lǐng)導(dǎo)層和第三方機(jī)構(gòu)，缺乏對整個圖書館的集中指引。但是，財務(wù)管理的信息化建設(shè)需要將公共圖書館的所有資源進(jìn)行高效的整合，這就需要團(tuán)隊的一致性，齊心協(xié)力，積極配合。一旦有任何一個步驟出錯，都有可能對財務(wù)管理的數(shù)字化構(gòu)建造成干擾。

公共圖書館財務(wù)管理的對策建議

全方位優(yōu)化系統(tǒng)，確保財務(wù)管理的數(shù)字化的有效發(fā)展 盡管目前的公共圖書館的財務(wù)管理流程僅限于基礎(chǔ)的財務(wù)操作，但是，隨著新時期的到來，公共圖書館的信息化技術(shù)的持續(xù)使用，所有與財務(wù)管理有關(guān)的問題也將被涵蓋其內(nèi)。比方說，我們應(yīng)該怎樣對網(wǎng)絡(luò)圖書、數(shù)碼產(chǎn)品以及定期刷新的網(wǎng)絡(luò)資料庫進(jìn)行合適的標(biāo)準(zhǔn)化與控制等。由于制度上的不足，使得公共圖書館在信息化時代的大背景下，總體的財務(wù)風(fēng)險逐漸增加。因此有必要優(yōu)化公共圖書館的財務(wù)管理體系，以便為信息化的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。管理公共圖書館的人員必須高度重視財務(wù)管理體系。他們需要依照圖書館的運(yùn)營狀況和發(fā)展目標(biāo)來制定相應(yīng)的財務(wù)管理體系，并對其工作人員的行為進(jìn)行全方位的規(guī)范。在制訂這些體系時，公共圖書館需要根據(jù)實際狀況，找出現(xiàn)有的缺陷和問題，并針對這些缺陷和問題來改進(jìn)或者創(chuàng)建適當(dāng)?shù)呢攧?wù)管理體系。此外，在優(yōu)化規(guī)章制度的過程中，也必須確切執(zhí)行。只有規(guī)章制度被徹底執(zhí)行，才能充分發(fā)揮其約束力，提升財務(wù)管理的總體質(zhì)量，為信息化的建設(shè)提供規(guī)章制度的支持。

科學(xué)運(yùn)營，塑造專業(yè)的數(shù)字化團(tuán)隊 缺少專門的財務(wù)數(shù)字化管理人才不只會妨礙財務(wù)管理中各種數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建和保養(yǎng)，也會對圖書館的財務(wù)計算效率和精確度產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。圖書館不只需要提升財務(wù)人員的專業(yè)知識，也應(yīng)當(dāng)提升他們的IT能力，以滿足財務(wù)管理數(shù)字化建設(shè)的需求。在合適的情況下，圖書館也能吸納相關(guān)專業(yè)人士，為財務(wù)管理的信息化團(tuán)隊注入新的活力，從而提升團(tuán)隊的信息化程度。

優(yōu)化經(jīng)費(fèi)結(jié)構(gòu)，保障財務(wù)管理信息化資金投入 首先，一切都要提前做好準(zhǔn)備，否則就會失敗。因此，對于經(jīng)濟(jì)組織來說，科學(xué)且合理的預(yù)算設(shè)定是第一步?；谝酝母鞣N業(yè)務(wù)的預(yù)算資金運(yùn)用狀態(tài)，并參考每一個業(yè)務(wù)單位的新的規(guī)劃目標(biāo)以及圖書館的新一年的規(guī)劃，我們可以創(chuàng)建一份全方位的預(yù)算。接著，我們可以把這份全方位的預(yù)算細(xì)化為一系列的財務(wù)指數(shù)，并且把這些指數(shù)明確地分配給每一個部門以及相應(yīng)的工作人員，從而加大對整個流程的預(yù)算管理，以便能夠有效地達(dá)成預(yù)算目標(biāo)，并且能夠保證每一項業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。為了防止預(yù)算資金的濫用，減少某些項目對其他項目的資源消耗，并且防止預(yù)算實施能力不足，精細(xì)的預(yù)算設(shè)定和高效的實施能夠極大地支持財務(wù)管理的數(shù)字化資本的投入。其次，精確的數(shù)據(jù)是預(yù)算編制的基礎(chǔ)，因此，財務(wù)管理者需要在日常工作中精確地記錄下經(jīng)費(fèi)的使用狀態(tài)，以便清晰地了解每個業(yè)務(wù)或活動所需的真實資金。通過這些記錄，我們可以分析圖書館內(nèi)各個業(yè)務(wù)的資金使用和占比，從而為預(yù)算提供更精確的指引。

加大對公共圖書館財務(wù)管理信息化體系構(gòu)建的資金投入 長期以來，公共圖書館的發(fā)展面臨著資金短缺的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為了確保其穩(wěn)定地運(yùn)作，公共圖書館不可避免地需要在所有環(huán)節(jié)上進(jìn)行資本的投入。尤其是在打造財務(wù)管理的信息化體系時，我們需要大筆的經(jīng)費(fèi)作為后盾，只有如此，我們才能確保圖書館內(nèi)的設(shè)施得到及時的升級，同時也可以推動IT的進(jìn)步。目前，對于公共圖書館財務(wù)信息化建設(shè)來說，增強(qiáng)資金投入是一個需要被重點(diǎn)考慮和研究的問題。身為財務(wù)管理者，必須深入了解圖書館的發(fā)展?fàn)顩r，并根據(jù)自身的具體情況，創(chuàng)建出真正適應(yīng)圖書業(yè)務(wù)的財務(wù)管理體系。同時，也可以根據(jù)資金的實際情況，設(shè)計出財務(wù)管理信息化的項目，這樣能夠有效地減輕財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。筆者深信，只要全體員工齊心協(xié)力，必將提高資金的運(yùn)用效率，從而推動財務(wù)管理的數(shù)字化進(jìn)程更為迅速。

本文對當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境下的公共圖書館財務(wù)管理的信息化構(gòu)建狀態(tài)進(jìn)行了深入探討與剖析，揭示出其中的一系列挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)對于推動公共圖書館的財務(wù)管理信息化構(gòu)建產(chǎn)生了不利的影響。作為一個公共圖書館的工作者，我們需要明白財務(wù)管理信息化的關(guān)鍵和正面影響，并實行切實可行的方法去應(yīng)對現(xiàn)階段的財務(wù)管理信息化難題，以推動公共圖書館在這個數(shù)字化時代快速發(fā)展。

（作者單位：國家圖書館）