基于信息化的高?？蒲胸攧罩卫?/h1>
2024-07-05 03:42:24王翔
安徽理工大學學報·社會科學版 2024年3期
王翔
摘 要：國家科技創(chuàng)新發(fā)展迅速，隨著研發(fā)投入的不斷增加，科研財務管理問題日益凸顯。文章從高?？蒲胸攧展芾憩F(xiàn)狀及問題產生原因入手，剖析了科研項目投標、開票、立項、入賬、報銷、結賬等多環(huán)節(jié)管理問題?；谥腔圬攧障到y(tǒng)，提出運用信息化手段進行科研財務治理的新路徑，并將信息化建設和財務治理相結合，總結出共享共治、業(yè)財融合、人才建設、系統(tǒng)運用等關鍵方面的科研財務治理方案。研究成果將推動相關理論及實踐研究進程。
關鍵詞：信息化；高?？蒲?；財務治理
中圖分類號：F275.5? 文獻標識碼：A? 文章編號：
1672-1101（2024）03-0103-06
Financial Governance of Scientific Research in Universities Based on Informatization
WANG Xiang
（Finance Department，Anhui University of Science and Technology，Huainan，Anhui? 232001，China）
Abstract： With the rapid development of technological innovation and the continuous increase of research and development investment，the problems? of? financial management of scientific research in universities are becoming increasingly prominent.Starting from the causes and manifestations of scientific research financial problems，this article analyzes the management problems of scientific research project bidding，invoicing，project initiation，accounting，reimbursement，and settlement.Based on the perspective of smart finance，a new path of using information technology for scientific research financial governance is proposed.Finally，the paper combines information construction and financial governance，and summarizes the key aspects of scientific research financial governance schemes such as sharing and co-governance，integration of industry and finance，talent construction，and system application，so as to promote the relevant theoretical and practical research process.
Key words：informatization; scientific research in universities; financial governance
國家對科技創(chuàng)新領域的研發(fā)投入逐年增加，高?？蒲薪涃M及項目數量亦隨之快速增長。如何加強高校財務治理以科學高效管理科研經費，提高項目資金使用效率和項目管理信息化水平，是新時期財務理論及實務研究的熱點。基于智慧財務研究高?？蒲胸攧罩卫砭哂兄匾睦碚摵同F(xiàn)實意義。
一、文獻回顧
財務治理方面，鄭瑩以內部審計重點關注的“資金使用效益”“內部管理效果”等為切入點構建了高校財務治理評價指標體系[1]；王宗宗等從財權的流入、配置、重組、再配置、監(jiān)管5個方面分析了高校財務動態(tài)治理與財權動態(tài)配置，提出財權有效地動態(tài)配置是實現(xiàn)高校財務治理體系與治理能力現(xiàn)代化的重要途徑[2]；胡素英認為，高校應當采取強化預算過程、推進網絡治理和落實責任中心管理等措施，優(yōu)化財權配置、完善財務治理、提高資金管理效率，從而提升高校財務治理水平[3]。
財務信息化方面，針對當前高校財務報銷信息化面臨的難點及不足，吳嫣然提出打造智能化報銷平臺、深入開展高校信息化業(yè)財融合等優(yōu)化措施[4]；蔣琴認為，高校需在不斷完善技術框架的基礎上，著重優(yōu)化預算管理、統(tǒng)一數據標準、為高校財務管理信息化建設提供全面支撐[5]。
科研經費管理方面，毛寶海等在對高?？蒲泄芾怼胺殴芊爆F(xiàn)狀及問題進行深入剖析的基礎上，提出高校加強科研經費管理的相關建議[6]；王清華提出，管好科研資金流程關鍵節(jié)點，建立科研經費管理組織架構，并建立以信任為前提的科研管理機制以優(yōu)化服務[7]。
綜上所述，目前國內將財務治理與信息化相結合實現(xiàn)整體治理與完善的工具較少，因此，通過財務信息化手段加強科研財務治理的應用研究亟需推進。
二、高?？蒲胸攧罩卫碇写嬖诘膯栴}
高校是科學研究的生力軍，承載著科技強國的重要使命，如何規(guī)范使用科研經費，加強科研財務治理，是擺在高校財務部門面前的疑難項和重難點，分析歸納起來，當前高?？蒲胸攧罩卫泶嬖凇傲唷薄傲y”問題。
（一）項目類型多，精細管理難
我國年度研發(fā)經費總投入已突破3萬億元。高校承擔的科研項目數量逐年增加，國家重點研發(fā)計劃項目、國家自然科學基金資助項目、國家社會科學基金項目、高等學校哲學社會科學繁榮計劃項目等十幾種高校常見主流科研項目，加上各項目分撥的子課題和學校、地方配套研究資金，各類平臺的開放基金及各類企業(yè)、行業(yè)橫向科研項目等（各類教學研究、黨建和人才課題尚不計算在內），類型眾多的科研經費管理已讓高校財務部門應接不暇。
類型各異的科研項目對應不同的管理模式和要求，如果出現(xiàn)項目管理文件修訂的情況，不同年份的同類項目要求也可能不同。同一大類的科研項目細分類型不同，財務管理模式也不相同。如，同是國家自然科學基金資助項目，若是面上項目，經費則劃分為直接經費和間接經費；若是青年項目，則執(zhí)行包干制，不再劃分直接經費和間接經費。不同學科（學院）的科研經費管理模式也不同。如，對數學學科等純基礎研究項目，間接費用比例可提高到60%。不同金額的科研項目，經費管理模式也不同。如，間接經費核定比例，500萬元以下的部分為30%；500萬元至1 000萬元的部分為25%；1 000萬元以上的部分為20%。綜上可見，科研項目類型的復雜多樣顯著增加了財務治理的難度。
（二）課題經費多，合規(guī)支出難
全國年度研發(fā)經費從1萬億增長至2萬億耗時8年，而從2萬億到3萬億元只經過了4年，國家重大科研儀器研制項目單體經費就可高達數千萬元。國家統(tǒng)計局網站數據顯示，我國高等學校研究與試驗發(fā)展項目（課題）數（項）從2018年的107.69萬項增加到2022年的153.98萬項[8]，增幅為42.98%。高等學校研究與試驗發(fā)展經費支出從2018年的1 457.88億元增加到2022年的2 412.4億元，增幅為65.47%，如圖1所示。
圖1 2018—2022年高?？蒲谢顒咏涃M支出情況
課題數量多、經費體量大，高?？蒲谢顒又С鲈鲩L迅速，由此帶來的支出合規(guī)性管理問題日益突出。如，直接經費和間接經費是否存在混用，哪些費用應從直接經費列支，間接經費又包含什么內容，等等?？蒲薪涃M預算有很強的專業(yè)性，然而負責經費報銷、執(zhí)行預算的常常是剛剛接觸科研工作的研究生，他們需要上課、參加組會、做實驗等，時間緊張，科研尚且未入門，更無機會熟悉經費預算、報銷制度，財務部門治理難度大；宣傳培訓工作耗時且低效，教會一屆又迎來新一屆，項目結題驗收時經費混用、預算執(zhí)行差異大等問題屢見不鮮。此外，項目金額大，子課題分撥經費增多，結題時按項目整體驗收，執(zhí)行進度統(tǒng)計困難，分散的預算執(zhí)行缺乏剛性控制，容易形成預算和決算差異。
（三）投標需求多，清理掛賬難
大型企業(yè)集團合作課題，項目咨詢、技術服務研發(fā)等橫向課題主要采用采購服務的模式，由采購代理機構具體負責實施，公開招標，高校科研團隊可根據自身擅長領域和過往業(yè)績以學校名義參與投標，是高校履行服務行業(yè)和地方經濟發(fā)展職能的重要形式。當前，采用公開招標方式采購技術服務的做法較為普遍，已逐步成為高校取得橫向項目經費的主流途徑。隨著大型企業(yè)集團對技術創(chuàng)新的重視程度和實際需求日益增長，科研團隊投標需求大幅度增加，投標保證金匯款業(yè)務要求量也隨之增長。然而，科研團隊往往只關心匯款是否及時準確，能否快速獲取匯款回單作為投標材料附件，是否能夠通過學校借款的方式不使用團隊自有資金來支付保證金及借款時效等問題，不重視還款沖賬、借款和保證金退款雙重往來掛賬等一系列問題。這大大降低了高校資金使用效率，往來款雙重掛賬長期得不到清理，擠占了珍貴的教科研事業(yè)發(fā)展經費，也增加了高?？蒲胸攧罩卫淼碾y度和往來款管理壓力。高校財務部門需要花費大量精力催還借款，但由于開始沒有占用科研團隊自有資金，借款團隊還款積極性不高，即使科研團隊有心還款，在眾多的來款中找到對應的退回保證金，還需要財務部門投入更多的時間精力去配合查詢。因此，伴隨投標需求的增多，投標保證金借款清理已演變?yōu)楦咝？蒲胸攧罩卫淼碾y題。
（四）開票換票多，出票核銷難
高?？蒲袌F隊項目中標后，根據業(yè)務需求、響應文件與項目發(fā)包方進行充分溝通并簽訂技術服務合同，約定付款方式和付款時間，高校依據合同開具技術服務發(fā)票或收據。然而，在高?？蒲泄芾韺崉罩校萍己贤饕筛咝？蒲泄芾聿块T負責管理，而財務部門僅僅負責開票，科技合同規(guī)定是分期開票還是一次性開票，達到何種條件可以開票付款等合同內容，財務部門均無從知曉。此外，企業(yè)課題合同到款比例和金額受企業(yè)經營狀況和行業(yè)、市場環(huán)境影響較大，經濟上行市場景氣時，合同回款及時，而市場環(huán)境蕭條、經濟下行壓力較大時，合同回款率低，應收賬款長期難收回容易引發(fā)壞賬風險。高校作為技術服務提供方簽訂了大量科技合同，在當前買方市場中處于弱勢地位，為爭取科研資金、擴大學校影響力，不能因為回款不及時主動減少對外服務，從而形成當前合同金額和到賬金額差異大的問題。更重要的是，發(fā)票開具還產生了應交稅費問題，高校不僅得不到合同回款，還需要墊付產生的稅費，因為開票后稅費是稅務部門按學校整體收取的，且直接由學校全額支付，墊款的壓力沒有傳導到科研團隊，票據核銷的風險意識沒有形成。由于部分票據開具時間較長，等到準備付款時，公司集團會要求換用當年新票，或者因為公司運營情況不佳，直接協(xié)商核減金額付款，都會造成高校財務部門經常換開發(fā)票。另外，部分大型企業(yè)集團存在總公司簽訂合同，高校提供發(fā)票給總公司，總公司撥款至子公司或項目部，而子公司或項目部付款時要求高校再提供收據的情況，高校被要求提供發(fā)票后又需要開具收款憑證，這給高校帶來了額外的財務風險，財務票據核銷工作也愈加復雜和困難。
（五）來款到賬多，認領入賬難
科研項目經費來源渠道豐富多樣，僅財政性撥款資金就分中央級、省部級、地市級項目等不同層級的來源，非財政性資金項目則來源于各類企業(yè)、協(xié)會、學會組織?？蒲许椖拷涃M的來源從小到幾人的小微企業(yè)，大到跨境經營的巨型企業(yè)集團，來款單位的財務管理水平參差不齊，有的來款備注明確清晰，可以直接對應到相關科研合同，有的來款則沒有備注信息或是備注內容張冠李戴，甚至南轅北轍，撥款來源眾多、來款筆數多和備注信息不全增加了經費認領的難度。與高校長期合作的大型企業(yè)集團可能在同一時間點，例如月末或季末一次性匯來多筆同樣金額但屬于多個不同項目的進度款，若沒有備注信息則很難準確認領經費。部分企業(yè)認為，科研合作是以高校名義簽訂協(xié)議的，提供技術服務的主體是高校本身，而不是高校的某個團隊或項目負責人，項目款項應直接匯給高校，企業(yè)因此不愿備注具體團隊或人員信息。此外，企業(yè)轉來的銀行匯票只有金額和到期時間，更是難以識別區(qū)分。科研項目經費認領難，撥付進度較慢，科研人員著急“等米下鍋”，亟待高效的財務治理來解決。
（六）結題結賬多，查賬備審難
科研經費體量增加，高?？蒲许椖拷Y題結賬和中期檢查也隨之增加。科研經費使用情況是考核的重要內容。當前，為提高辦事效率釋放科研活力，很多高校實施了一系列針對科研工作的“放管服”措施，即將科研業(yè)務驗收和項目財務驗收合二為一。若項目經費財務管理不規(guī)范，即使研究成果達到項目結題要求，項目整體也不會通過驗收。國家重點研發(fā)計劃、省級重點研發(fā)計劃等縱向科研項目則要求在結題時由具有項目相關審計資質的第三方會計師事務所進行專項審計，出具審計報告，項目才能最終通過驗收。大型企業(yè)集團內審部門也會對公開招標的技術服務項目進行專項審計，確保研發(fā)項目支出經濟合規(guī)。項目財務驗收需要提供支出明細賬和會計記賬憑證復印件，高校科研團隊則需安排專人準備相關材料整理打印，再由財務部門審核蓋章才能提交給驗收方。高校紙質憑證成本裝訂，按照檔案管理要求保管，調閱需要審批，大金額項目涉及子課題經費分撥，還需要課題組統(tǒng)籌匯總，科研團隊在項目驗收時點查找好相關憑證方可掃描打印，工作量巨大。
三、基于信息化的智慧財務治理方案
隨著財務信息化技術的發(fā)展，智慧財務建設為科研財務治理提供了新的路徑，高校財務作為引領社會的先行示范部門，更應發(fā)揮自身理論和技術優(yōu)勢，提出先進的財務治理理念及信息化科研財務治理方案。
（一）分類編碼，定義規(guī)則
實現(xiàn)科研項目的精細管理，首先就必須明確管理的對象和主體?？蒲许椖康念愋捅姸啵灿幸欢ǖ姆诸愐?guī)律。從來款資金性質來看，一般分為財政資金和非財政資金，即可分為縱向項目和橫向項目，其中同級財政項目資金如果年末需要結轉，在會計核算時應計入“財政撥款結轉”，非同級財政和非財政項目資金如果年末需要結轉在會計核算時則應計入“非財政撥款結轉”。因核算方式不同，縱向項目應分為同級財政縱向和非同級財政縱向兩類。從項目類型來看，可根據高校具體情況，將中央級、省部級、地市級、企業(yè)級項目按照管理文件和合同類型來歸類；從學科分類來看，可根據依托學院或所在校內科研平臺歸類。
所有科研項目按類型歸集后，采用計算機信息化思維，對科研項目進行編碼，如表1所示。定義第1位為K，表示科研項目，區(qū)別于其他教研、人才項目等；第2、3位用數字表示立項年份，可據此判斷執(zhí)行何年的管理文件；第4位用數字1、2、3分別表示同級財政、非同級財政、橫向項目等資金性質；第5位用字母B表示項目類型；第6至8位用三位數字表示項目的立項順序編號；第9位用字母A表示依托的學院或校內科研平臺。表1示例為K231B001A項目，表示A學院2023年立項的B類型同級財政縱向第001個科研項目。
編碼定義與項目命名相結合，用項目名稱來區(qū)分直接經費、間接經費或包干制經費，也可將項目名稱與科研合同編號相統(tǒng)一，使縱向項目的任務書和橫向項目的合同管理更為方便高效。
（二）預算控制，額度管理
根據項目任務書所載明的預算情況，結合項目相關管理文件，將經費按照類別編碼管理，可以使用上文所述項目編碼規(guī)則定義中的“項目類型”字段來區(qū)分。首先，仔細研讀項目管理文件，對比經費管理要求，總結提煉出管理要點，將相同要求的項目放在一起管理，如表2所示。不同類型項目在直接經費支出范圍和間接經費核定比例、方法上存在差異，只有明確差異劃分類別，才能便于命名和定義管理模板類型。其次，根據每種類型項目的直接經費支出范圍，細化經濟分類。如，表2中國家重點研發(fā)計劃項目可以支出計算類儀器設備和軟件工具，而國家社會科學基金項目則不可列支，所以國家重點研發(fā)計劃項目管理模板可以支出相關固定資產和無形資產，對應到預算會計中的預算支出經濟分類科目，則可以是其他資本性支出中的信息網絡及軟件購置更新科目。再次，進一步細化國標的一、二級經濟分類科目，增加自主設置的三級經濟分類科目，以滿足科研項目經費支出的核算要求。如勞務費科目，高校核算的勞務費應包含勞務派遣人員勞務報酬、臨聘人員勞務費、外聘教師講課費等科研項目經費不適用的勞務類型，需要區(qū)分用途，設置適用科研項目經費的專用經濟分類科目，限定科研項目經費的開支范圍，同時區(qū)分直接經費和間接經費各自專屬的經濟分類科目，以避免科研經費超范圍支出，杜絕直接經費和間接經費混用，從而達到規(guī)范經費使用的目的。最后，將間接經費按項目類型輸入經費核定比例，即可實現(xiàn)直接經費與間接經費的金額劃分。
（三）抵押借款，線上沖還
科研團隊對于投標保證金借款還款積極性不高的原因主要有兩點：一是借款時不占用團隊自有資金，借款使用學校資金，還款全部依靠責任感和自覺性，缺乏剛性約束；二是還款工作耗時費力，需要電話或現(xiàn)場查詢財務來款信息，核對匹配保證金退款信息效率低?；谝陨显颍眯畔⒒侄蝺?yōu)化借款和沖賬流程，可有效化解借款和保證金退款雙重往來掛賬問題。首先，借款時可通過網絡報銷系統(tǒng)錄入扣劃借款押金的科研經費項目，押金經費項目設置為必填項，借款金額與押金金額相等，提交借款申請時驗證押金經費項目是否余額充足。項目經費余額不足扣劃押金的借款申請不能提交，成功提交借款申請后則凍結押金經費項目相應金額。其次，借款申請時在網絡報銷系統(tǒng)中設置借款人和經辦人輸入框，經辦人輸入框自動填入網報系統(tǒng)當前登錄人員信息且不能修改，借款人輸入框可在學校教職工名單中檢索和選擇，從流程設置上禁止學生及臨聘人員借款，借款申請?zhí)峤缓蟀l(fā)送短信給借款教職工提示借款內容和提醒盡快還款。再次，財務完成借款支付后，系統(tǒng)自動生成對沖識別編號，供借款人后期查詢和沖賬。最后，公開招標的企業(yè)集團或其代理機構將投標保證金退回學校后，財務部門通過網絡報銷系統(tǒng)實時發(fā)布全部來款信息，來款信息設置“來款時間、來款單位、來款金額、來款附言備注”等字段，并提供搜索框檢索來款相關字段。科研團隊檢索退回的投標保證金信息，與前期借款信息進行匹配沖賬，沖賬后原借款時的押金經費項目金額將自動解凍。
（四）預借發(fā)票，自助開票
通過建設預借發(fā)票系統(tǒng)可以有效化解科研票據相關問題。首先，需要上傳科技合同文本，由學?？蒲泄芾聿块T審核合同內容后決定是否開票，同意開票的合同信息傳遞至財務部門，財務部門則依據合同中付款條件，確定開票金額和出票時間。科研團隊需要填寫預借發(fā)票押金支出經費項目，系統(tǒng)根據預設的百分比從經費項目中凍結相應的金額，作為支付稅費和預借發(fā)票的保證金，待回款全部到齊后解凍。其次，科研團隊在系統(tǒng)中提交換開發(fā)票申請并上傳變更支撐材料，經高?？蒲泄芾聿块T審核科技合同變更情況同意后，系統(tǒng)自動換開發(fā)票。再次，財務部門可以根據科研團隊歷史回款情況、換開發(fā)票情況和總借票金額等條件，設置該科研團隊或項目負責人的借票金額和借票次數上限，系統(tǒng)將自動控制發(fā)票開具的額度和頻率。最后，預借發(fā)票系統(tǒng)全部開具電子發(fā)票，通過微信公眾號或電子郵箱自動推送至開票申請人，可加速高校與企業(yè)集團間的票據周轉，減少紙質傳遞，降低票據丟失風險。
（五）實時發(fā)布，來款認領
建立高?？蒲泄芾聿块T與財務部門的系統(tǒng)接口。由財務部門將來款信息導入來款認領系統(tǒng)進行實時發(fā)布，系統(tǒng)接口將預借發(fā)票系統(tǒng)中的發(fā)票編號傳遞到科研管理系統(tǒng)與科技合同進行匹配，實現(xiàn)票據編號和科技合同編號的綁定?？蒲袌F隊可以在公布的來款信息中檢索需要認領的款項，再選取與來款對應的發(fā)票編號，提交認領申請后，科研部門根據合同內容對認領申請進行審核，同意通過的申請將推送至財務核算系統(tǒng)，財務部門自動生成入賬分配憑證，提取科研管理費，并核銷預借發(fā)票金額，當預借發(fā)票的票面金額全部到齊時，自動解凍借票時凍結的押金，恢復項目經費額度。來款認領系統(tǒng)實時公布來款所有相關信息，承兌匯票到期兌現(xiàn)后，展示匯票票號和出票銀行，為科研團隊提供便捷的檢索和認領方式。已經認領的款項系統(tǒng)自動修改展示狀態(tài)，防止同一筆款項被重復認領，每一筆款項都標有會計核算系統(tǒng)生成的對沖號，使得與高校長期合作的大型企業(yè)集團即使在同一時間點一次性匯來多筆同金額進度款，也可進行編號管理區(qū)分開來。
（六）電子存檔，智慧查閱
電子化會計檔案是順應辦公無紙化形勢、提升工作效率的有力工具，即通過網絡報銷系統(tǒng)采集發(fā)票、審批單、合同協(xié)議等原始憑證影像文件，導入電子檔案系統(tǒng)，再通過會計核算系統(tǒng)獲取記賬憑證和收支明細賬表，連接財政一體化系統(tǒng)和銀校互聯(lián)系統(tǒng)采集財政和銀行支付回單，匹配合并成完整的會計檔案?？蒲袌F隊可以在線上申請調閱檔案，按照審批權限通過審批后，可以查看下載帶有財務審核用印和防偽二維碼的憑證賬表資料，這滿足了項目財務驗收需求并大幅度提升了工作效率。
四、結論
運用智慧財務信息化手段可以優(yōu)化科研財務管理流程，加強科研財務治理，有效化解高校科研事業(yè)發(fā)展帶來的“六難”問題，為解決科研財務問題提供了新的思路和途徑，具有深遠的理論和現(xiàn)實意義。財務治理是不斷提升、完善的發(fā)展過程，應把握好以下幾個關鍵點。
一是共享共治。科研財務治理是對科研業(yè)務的管理和提升，用財務治理思維指導科研財務管理工作，智慧財務系統(tǒng)必須與科研管理系統(tǒng)對接，消除信息孤島，形成信息共享、共同治理、過程控制的閉環(huán)。
二是業(yè)財融合。堅持業(yè)財深度融合，財務治理應在對科研管理業(yè)務完全理解和靈活運用的基礎上進行。如，自主設置的經濟分類科目需事先對科研業(yè)務相關的支出全面梳理，真正做到業(yè)財融合，才能更好地引導科研業(yè)務。
三是人才建設?！皩I(yè)人做專業(yè)事”，高校財務部門要建設與高?？蒲惺聵I(yè)發(fā)展相適應的財務治理人才隊伍，建立健全財務助理制度，更要著力培養(yǎng)一批計算機和財務業(yè)務兼通的高素質人才。
四是系統(tǒng)運用。智慧財務不是單純的軟件安裝，而是建立在財務治理系統(tǒng)理念上的綜合運用，并可根據高校科研事業(yè)發(fā)展的實際需要定制開發(fā)，從而豐富財務信息化的管理內涵，以解決不斷發(fā)展過程中遇到的各種問題。
參考文獻：
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[責任編輯：范 君]
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王翔
摘 要：國家科技創(chuàng)新發(fā)展迅速，隨著研發(fā)投入的不斷增加，科研財務管理問題日益凸顯。文章從高?？蒲胸攧展芾憩F(xiàn)狀及問題產生原因入手，剖析了科研項目投標、開票、立項、入賬、報銷、結賬等多環(huán)節(jié)管理問題?；谥腔圬攧障到y(tǒng)，提出運用信息化手段進行科研財務治理的新路徑，并將信息化建設和財務治理相結合，總結出共享共治、業(yè)財融合、人才建設、系統(tǒng)運用等關鍵方面的科研財務治理方案。研究成果將推動相關理論及實踐研究進程。
關鍵詞：信息化；高?？蒲?；財務治理
中圖分類號：F275.5? 文獻標識碼：A? 文章編號：
1672-1101（2024）03-0103-06
Financial Governance of Scientific Research in Universities Based on Informatization
WANG Xiang
（Finance Department，Anhui University of Science and Technology，Huainan，Anhui? 232001，China）
Abstract： With the rapid development of technological innovation and the continuous increase of research and development investment，the problems? of? financial management of scientific research in universities are becoming increasingly prominent.Starting from the causes and manifestations of scientific research financial problems，this article analyzes the management problems of scientific research project bidding，invoicing，project initiation，accounting，reimbursement，and settlement.Based on the perspective of smart finance，a new path of using information technology for scientific research financial governance is proposed.Finally，the paper combines information construction and financial governance，and summarizes the key aspects of scientific research financial governance schemes such as sharing and co-governance，integration of industry and finance，talent construction，and system application，so as to promote the relevant theoretical and practical research process.
Key words：informatization; scientific research in universities; financial governance
國家對科技創(chuàng)新領域的研發(fā)投入逐年增加，高?？蒲薪涃M及項目數量亦隨之快速增長。如何加強高校財務治理以科學高效管理科研經費，提高項目資金使用效率和項目管理信息化水平，是新時期財務理論及實務研究的熱點。基于智慧財務研究高?？蒲胸攧罩卫砭哂兄匾睦碚摵同F(xiàn)實意義。
一、文獻回顧
財務治理方面，鄭瑩以內部審計重點關注的“資金使用效益”“內部管理效果”等為切入點構建了高校財務治理評價指標體系[1]；王宗宗等從財權的流入、配置、重組、再配置、監(jiān)管5個方面分析了高校財務動態(tài)治理與財權動態(tài)配置，提出財權有效地動態(tài)配置是實現(xiàn)高校財務治理體系與治理能力現(xiàn)代化的重要途徑[2]；胡素英認為，高校應當采取強化預算過程、推進網絡治理和落實責任中心管理等措施，優(yōu)化財權配置、完善財務治理、提高資金管理效率，從而提升高校財務治理水平[3]。
財務信息化方面，針對當前高校財務報銷信息化面臨的難點及不足，吳嫣然提出打造智能化報銷平臺、深入開展高校信息化業(yè)財融合等優(yōu)化措施[4]；蔣琴認為，高校需在不斷完善技術框架的基礎上，著重優(yōu)化預算管理、統(tǒng)一數據標準、為高校財務管理信息化建設提供全面支撐[5]。
科研經費管理方面，毛寶海等在對高?？蒲泄芾怼胺殴芊爆F(xiàn)狀及問題進行深入剖析的基礎上，提出高校加強科研經費管理的相關建議[6]；王清華提出，管好科研資金流程關鍵節(jié)點，建立科研經費管理組織架構，并建立以信任為前提的科研管理機制以優(yōu)化服務[7]。
綜上所述，目前國內將財務治理與信息化相結合實現(xiàn)整體治理與完善的工具較少，因此，通過財務信息化手段加強科研財務治理的應用研究亟需推進。
二、高?？蒲胸攧罩卫碇写嬖诘膯栴}
高校是科學研究的生力軍，承載著科技強國的重要使命，如何規(guī)范使用科研經費，加強科研財務治理，是擺在高校財務部門面前的疑難項和重難點，分析歸納起來，當前高?？蒲胸攧罩卫泶嬖凇傲唷薄傲y”問題。
（一）項目類型多，精細管理難
我國年度研發(fā)經費總投入已突破3萬億元。高校承擔的科研項目數量逐年增加，國家重點研發(fā)計劃項目、國家自然科學基金資助項目、國家社會科學基金項目、高等學校哲學社會科學繁榮計劃項目等十幾種高校常見主流科研項目，加上各項目分撥的子課題和學校、地方配套研究資金，各類平臺的開放基金及各類企業(yè)、行業(yè)橫向科研項目等（各類教學研究、黨建和人才課題尚不計算在內），類型眾多的科研經費管理已讓高校財務部門應接不暇。
類型各異的科研項目對應不同的管理模式和要求，如果出現(xiàn)項目管理文件修訂的情況，不同年份的同類項目要求也可能不同。同一大類的科研項目細分類型不同，財務管理模式也不相同。如，同是國家自然科學基金資助項目，若是面上項目，經費則劃分為直接經費和間接經費；若是青年項目，則執(zhí)行包干制，不再劃分直接經費和間接經費。不同學科（學院）的科研經費管理模式也不同。如，對數學學科等純基礎研究項目，間接費用比例可提高到60%。不同金額的科研項目，經費管理模式也不同。如，間接經費核定比例，500萬元以下的部分為30%；500萬元至1 000萬元的部分為25%；1 000萬元以上的部分為20%。綜上可見，科研項目類型的復雜多樣顯著增加了財務治理的難度。
（二）課題經費多，合規(guī)支出難
全國年度研發(fā)經費從1萬億增長至2萬億耗時8年，而從2萬億到3萬億元只經過了4年，國家重大科研儀器研制項目單體經費就可高達數千萬元。國家統(tǒng)計局網站數據顯示，我國高等學校研究與試驗發(fā)展項目（課題）數（項）從2018年的107.69萬項增加到2022年的153.98萬項[8]，增幅為42.98%。高等學校研究與試驗發(fā)展經費支出從2018年的1 457.88億元增加到2022年的2 412.4億元，增幅為65.47%，如圖1所示。
圖1 2018—2022年高?？蒲谢顒咏涃M支出情況
課題數量多、經費體量大，高?？蒲谢顒又С鲈鲩L迅速，由此帶來的支出合規(guī)性管理問題日益突出。如，直接經費和間接經費是否存在混用，哪些費用應從直接經費列支，間接經費又包含什么內容，等等?？蒲薪涃M預算有很強的專業(yè)性，然而負責經費報銷、執(zhí)行預算的常常是剛剛接觸科研工作的研究生，他們需要上課、參加組會、做實驗等，時間緊張，科研尚且未入門，更無機會熟悉經費預算、報銷制度，財務部門治理難度大；宣傳培訓工作耗時且低效，教會一屆又迎來新一屆，項目結題驗收時經費混用、預算執(zhí)行差異大等問題屢見不鮮。此外，項目金額大，子課題分撥經費增多，結題時按項目整體驗收，執(zhí)行進度統(tǒng)計困難，分散的預算執(zhí)行缺乏剛性控制，容易形成預算和決算差異。
（三）投標需求多，清理掛賬難
大型企業(yè)集團合作課題，項目咨詢、技術服務研發(fā)等橫向課題主要采用采購服務的模式，由采購代理機構具體負責實施，公開招標，高校科研團隊可根據自身擅長領域和過往業(yè)績以學校名義參與投標，是高校履行服務行業(yè)和地方經濟發(fā)展職能的重要形式。當前，采用公開招標方式采購技術服務的做法較為普遍，已逐步成為高校取得橫向項目經費的主流途徑。隨著大型企業(yè)集團對技術創(chuàng)新的重視程度和實際需求日益增長，科研團隊投標需求大幅度增加，投標保證金匯款業(yè)務要求量也隨之增長。然而，科研團隊往往只關心匯款是否及時準確，能否快速獲取匯款回單作為投標材料附件，是否能夠通過學校借款的方式不使用團隊自有資金來支付保證金及借款時效等問題，不重視還款沖賬、借款和保證金退款雙重往來掛賬等一系列問題。這大大降低了高校資金使用效率，往來款雙重掛賬長期得不到清理，擠占了珍貴的教科研事業(yè)發(fā)展經費，也增加了高?？蒲胸攧罩卫淼碾y度和往來款管理壓力。高校財務部門需要花費大量精力催還借款，但由于開始沒有占用科研團隊自有資金，借款團隊還款積極性不高，即使科研團隊有心還款，在眾多的來款中找到對應的退回保證金，還需要財務部門投入更多的時間精力去配合查詢。因此，伴隨投標需求的增多，投標保證金借款清理已演變?yōu)楦咝？蒲胸攧罩卫淼碾y題。
（四）開票換票多，出票核銷難
高?？蒲袌F隊項目中標后，根據業(yè)務需求、響應文件與項目發(fā)包方進行充分溝通并簽訂技術服務合同，約定付款方式和付款時間，高校依據合同開具技術服務發(fā)票或收據。然而，在高?？蒲泄芾韺崉罩校萍己贤饕筛咝？蒲泄芾聿块T負責管理，而財務部門僅僅負責開票，科技合同規(guī)定是分期開票還是一次性開票，達到何種條件可以開票付款等合同內容，財務部門均無從知曉。此外，企業(yè)課題合同到款比例和金額受企業(yè)經營狀況和行業(yè)、市場環(huán)境影響較大，經濟上行市場景氣時，合同回款及時，而市場環(huán)境蕭條、經濟下行壓力較大時，合同回款率低，應收賬款長期難收回容易引發(fā)壞賬風險。高校作為技術服務提供方簽訂了大量科技合同，在當前買方市場中處于弱勢地位，為爭取科研資金、擴大學校影響力，不能因為回款不及時主動減少對外服務，從而形成當前合同金額和到賬金額差異大的問題。更重要的是，發(fā)票開具還產生了應交稅費問題，高校不僅得不到合同回款，還需要墊付產生的稅費，因為開票后稅費是稅務部門按學校整體收取的，且直接由學校全額支付，墊款的壓力沒有傳導到科研團隊，票據核銷的風險意識沒有形成。由于部分票據開具時間較長，等到準備付款時，公司集團會要求換用當年新票，或者因為公司運營情況不佳，直接協(xié)商核減金額付款，都會造成高校財務部門經常換開發(fā)票。另外，部分大型企業(yè)集團存在總公司簽訂合同，高校提供發(fā)票給總公司，總公司撥款至子公司或項目部，而子公司或項目部付款時要求高校再提供收據的情況，高校被要求提供發(fā)票后又需要開具收款憑證，這給高校帶來了額外的財務風險，財務票據核銷工作也愈加復雜和困難。
（五）來款到賬多，認領入賬難
科研項目經費來源渠道豐富多樣，僅財政性撥款資金就分中央級、省部級、地市級項目等不同層級的來源，非財政性資金項目則來源于各類企業(yè)、協(xié)會、學會組織?？蒲许椖拷涃M的來源從小到幾人的小微企業(yè)，大到跨境經營的巨型企業(yè)集團，來款單位的財務管理水平參差不齊，有的來款備注明確清晰，可以直接對應到相關科研合同，有的來款則沒有備注信息或是備注內容張冠李戴，甚至南轅北轍，撥款來源眾多、來款筆數多和備注信息不全增加了經費認領的難度。與高校長期合作的大型企業(yè)集團可能在同一時間點，例如月末或季末一次性匯來多筆同樣金額但屬于多個不同項目的進度款，若沒有備注信息則很難準確認領經費。部分企業(yè)認為，科研合作是以高校名義簽訂協(xié)議的，提供技術服務的主體是高校本身，而不是高校的某個團隊或項目負責人，項目款項應直接匯給高校，企業(yè)因此不愿備注具體團隊或人員信息。此外，企業(yè)轉來的銀行匯票只有金額和到期時間，更是難以識別區(qū)分。科研項目經費認領難，撥付進度較慢，科研人員著急“等米下鍋”，亟待高效的財務治理來解決。
（六）結題結賬多，查賬備審難
科研經費體量增加，高?？蒲许椖拷Y題結賬和中期檢查也隨之增加。科研經費使用情況是考核的重要內容。當前，為提高辦事效率釋放科研活力，很多高校實施了一系列針對科研工作的“放管服”措施，即將科研業(yè)務驗收和項目財務驗收合二為一。若項目經費財務管理不規(guī)范，即使研究成果達到項目結題要求，項目整體也不會通過驗收。國家重點研發(fā)計劃、省級重點研發(fā)計劃等縱向科研項目則要求在結題時由具有項目相關審計資質的第三方會計師事務所進行專項審計，出具審計報告，項目才能最終通過驗收。大型企業(yè)集團內審部門也會對公開招標的技術服務項目進行專項審計，確保研發(fā)項目支出經濟合規(guī)。項目財務驗收需要提供支出明細賬和會計記賬憑證復印件，高校科研團隊則需安排專人準備相關材料整理打印，再由財務部門審核蓋章才能提交給驗收方。高校紙質憑證成本裝訂，按照檔案管理要求保管，調閱需要審批，大金額項目涉及子課題經費分撥，還需要課題組統(tǒng)籌匯總，科研團隊在項目驗收時點查找好相關憑證方可掃描打印，工作量巨大。
三、基于信息化的智慧財務治理方案
隨著財務信息化技術的發(fā)展，智慧財務建設為科研財務治理提供了新的路徑，高校財務作為引領社會的先行示范部門，更應發(fā)揮自身理論和技術優(yōu)勢，提出先進的財務治理理念及信息化科研財務治理方案。
（一）分類編碼，定義規(guī)則
實現(xiàn)科研項目的精細管理，首先就必須明確管理的對象和主體?？蒲许椖康念愋捅姸啵灿幸欢ǖ姆诸愐?guī)律。從來款資金性質來看，一般分為財政資金和非財政資金，即可分為縱向項目和橫向項目，其中同級財政項目資金如果年末需要結轉，在會計核算時應計入“財政撥款結轉”，非同級財政和非財政項目資金如果年末需要結轉在會計核算時則應計入“非財政撥款結轉”。因核算方式不同，縱向項目應分為同級財政縱向和非同級財政縱向兩類。從項目類型來看，可根據高校具體情況，將中央級、省部級、地市級、企業(yè)級項目按照管理文件和合同類型來歸類；從學科分類來看，可根據依托學院或所在校內科研平臺歸類。
所有科研項目按類型歸集后，采用計算機信息化思維，對科研項目進行編碼，如表1所示。定義第1位為K，表示科研項目，區(qū)別于其他教研、人才項目等；第2、3位用數字表示立項年份，可據此判斷執(zhí)行何年的管理文件；第4位用數字1、2、3分別表示同級財政、非同級財政、橫向項目等資金性質；第5位用字母B表示項目類型；第6至8位用三位數字表示項目的立項順序編號；第9位用字母A表示依托的學院或校內科研平臺。表1示例為K231B001A項目，表示A學院2023年立項的B類型同級財政縱向第001個科研項目。
編碼定義與項目命名相結合，用項目名稱來區(qū)分直接經費、間接經費或包干制經費，也可將項目名稱與科研合同編號相統(tǒng)一，使縱向項目的任務書和橫向項目的合同管理更為方便高效。
（二）預算控制，額度管理
根據項目任務書所載明的預算情況，結合項目相關管理文件，將經費按照類別編碼管理，可以使用上文所述項目編碼規(guī)則定義中的“項目類型”字段來區(qū)分。首先，仔細研讀項目管理文件，對比經費管理要求，總結提煉出管理要點，將相同要求的項目放在一起管理，如表2所示。不同類型項目在直接經費支出范圍和間接經費核定比例、方法上存在差異，只有明確差異劃分類別，才能便于命名和定義管理模板類型。其次，根據每種類型項目的直接經費支出范圍，細化經濟分類。如，表2中國家重點研發(fā)計劃項目可以支出計算類儀器設備和軟件工具，而國家社會科學基金項目則不可列支，所以國家重點研發(fā)計劃項目管理模板可以支出相關固定資產和無形資產，對應到預算會計中的預算支出經濟分類科目，則可以是其他資本性支出中的信息網絡及軟件購置更新科目。再次，進一步細化國標的一、二級經濟分類科目，增加自主設置的三級經濟分類科目，以滿足科研項目經費支出的核算要求。如勞務費科目，高校核算的勞務費應包含勞務派遣人員勞務報酬、臨聘人員勞務費、外聘教師講課費等科研項目經費不適用的勞務類型，需要區(qū)分用途，設置適用科研項目經費的專用經濟分類科目，限定科研項目經費的開支范圍，同時區(qū)分直接經費和間接經費各自專屬的經濟分類科目，以避免科研經費超范圍支出，杜絕直接經費和間接經費混用，從而達到規(guī)范經費使用的目的。最后，將間接經費按項目類型輸入經費核定比例，即可實現(xiàn)直接經費與間接經費的金額劃分。
（三）抵押借款，線上沖還
科研團隊對于投標保證金借款還款積極性不高的原因主要有兩點：一是借款時不占用團隊自有資金，借款使用學校資金，還款全部依靠責任感和自覺性，缺乏剛性約束；二是還款工作耗時費力，需要電話或現(xiàn)場查詢財務來款信息，核對匹配保證金退款信息效率低?；谝陨显颍眯畔⒒侄蝺?yōu)化借款和沖賬流程，可有效化解借款和保證金退款雙重往來掛賬問題。首先，借款時可通過網絡報銷系統(tǒng)錄入扣劃借款押金的科研經費項目，押金經費項目設置為必填項，借款金額與押金金額相等，提交借款申請時驗證押金經費項目是否余額充足。項目經費余額不足扣劃押金的借款申請不能提交，成功提交借款申請后則凍結押金經費項目相應金額。其次，借款申請時在網絡報銷系統(tǒng)中設置借款人和經辦人輸入框，經辦人輸入框自動填入網報系統(tǒng)當前登錄人員信息且不能修改，借款人輸入框可在學校教職工名單中檢索和選擇，從流程設置上禁止學生及臨聘人員借款，借款申請?zhí)峤缓蟀l(fā)送短信給借款教職工提示借款內容和提醒盡快還款。再次，財務完成借款支付后，系統(tǒng)自動生成對沖識別編號，供借款人后期查詢和沖賬。最后，公開招標的企業(yè)集團或其代理機構將投標保證金退回學校后，財務部門通過網絡報銷系統(tǒng)實時發(fā)布全部來款信息，來款信息設置“來款時間、來款單位、來款金額、來款附言備注”等字段，并提供搜索框檢索來款相關字段。科研團隊檢索退回的投標保證金信息，與前期借款信息進行匹配沖賬，沖賬后原借款時的押金經費項目金額將自動解凍。
（四）預借發(fā)票，自助開票
通過建設預借發(fā)票系統(tǒng)可以有效化解科研票據相關問題。首先，需要上傳科技合同文本，由學?？蒲泄芾聿块T審核合同內容后決定是否開票，同意開票的合同信息傳遞至財務部門，財務部門則依據合同中付款條件，確定開票金額和出票時間。科研團隊需要填寫預借發(fā)票押金支出經費項目，系統(tǒng)根據預設的百分比從經費項目中凍結相應的金額，作為支付稅費和預借發(fā)票的保證金，待回款全部到齊后解凍。其次，科研團隊在系統(tǒng)中提交換開發(fā)票申請并上傳變更支撐材料，經高?？蒲泄芾聿块T審核科技合同變更情況同意后，系統(tǒng)自動換開發(fā)票。再次，財務部門可以根據科研團隊歷史回款情況、換開發(fā)票情況和總借票金額等條件，設置該科研團隊或項目負責人的借票金額和借票次數上限，系統(tǒng)將自動控制發(fā)票開具的額度和頻率。最后，預借發(fā)票系統(tǒng)全部開具電子發(fā)票，通過微信公眾號或電子郵箱自動推送至開票申請人，可加速高校與企業(yè)集團間的票據周轉，減少紙質傳遞，降低票據丟失風險。
（五）實時發(fā)布，來款認領
建立高?？蒲泄芾聿块T與財務部門的系統(tǒng)接口。由財務部門將來款信息導入來款認領系統(tǒng)進行實時發(fā)布，系統(tǒng)接口將預借發(fā)票系統(tǒng)中的發(fā)票編號傳遞到科研管理系統(tǒng)與科技合同進行匹配，實現(xiàn)票據編號和科技合同編號的綁定?？蒲袌F隊可以在公布的來款信息中檢索需要認領的款項，再選取與來款對應的發(fā)票編號，提交認領申請后，科研部門根據合同內容對認領申請進行審核，同意通過的申請將推送至財務核算系統(tǒng)，財務部門自動生成入賬分配憑證，提取科研管理費，并核銷預借發(fā)票金額，當預借發(fā)票的票面金額全部到齊時，自動解凍借票時凍結的押金，恢復項目經費額度。來款認領系統(tǒng)實時公布來款所有相關信息，承兌匯票到期兌現(xiàn)后，展示匯票票號和出票銀行，為科研團隊提供便捷的檢索和認領方式。已經認領的款項系統(tǒng)自動修改展示狀態(tài)，防止同一筆款項被重復認領，每一筆款項都標有會計核算系統(tǒng)生成的對沖號，使得與高校長期合作的大型企業(yè)集團即使在同一時間點一次性匯來多筆同金額進度款，也可進行編號管理區(qū)分開來。
（六）電子存檔，智慧查閱
電子化會計檔案是順應辦公無紙化形勢、提升工作效率的有力工具，即通過網絡報銷系統(tǒng)采集發(fā)票、審批單、合同協(xié)議等原始憑證影像文件，導入電子檔案系統(tǒng)，再通過會計核算系統(tǒng)獲取記賬憑證和收支明細賬表，連接財政一體化系統(tǒng)和銀校互聯(lián)系統(tǒng)采集財政和銀行支付回單，匹配合并成完整的會計檔案?？蒲袌F隊可以在線上申請調閱檔案，按照審批權限通過審批后，可以查看下載帶有財務審核用印和防偽二維碼的憑證賬表資料，這滿足了項目財務驗收需求并大幅度提升了工作效率。
四、結論
運用智慧財務信息化手段可以優(yōu)化科研財務管理流程，加強科研財務治理，有效化解高校科研事業(yè)發(fā)展帶來的“六難”問題，為解決科研財務問題提供了新的思路和途徑，具有深遠的理論和現(xiàn)實意義。財務治理是不斷提升、完善的發(fā)展過程，應把握好以下幾個關鍵點。
一是共享共治。科研財務治理是對科研業(yè)務的管理和提升，用財務治理思維指導科研財務管理工作，智慧財務系統(tǒng)必須與科研管理系統(tǒng)對接，消除信息孤島，形成信息共享、共同治理、過程控制的閉環(huán)。
二是業(yè)財融合。堅持業(yè)財深度融合，財務治理應在對科研管理業(yè)務完全理解和靈活運用的基礎上進行。如，自主設置的經濟分類科目需事先對科研業(yè)務相關的支出全面梳理，真正做到業(yè)財融合，才能更好地引導科研業(yè)務。
三是人才建設?！皩I(yè)人做專業(yè)事”，高校財務部門要建設與高?？蒲惺聵I(yè)發(fā)展相適應的財務治理人才隊伍，建立健全財務助理制度，更要著力培養(yǎng)一批計算機和財務業(yè)務兼通的高素質人才。
四是系統(tǒng)運用。智慧財務不是單純的軟件安裝，而是建立在財務治理系統(tǒng)理念上的綜合運用，并可根據高校科研事業(yè)發(fā)展的實際需要定制開發(fā)，從而豐富財務信息化的管理內涵，以解決不斷發(fā)展過程中遇到的各種問題。
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[責任編輯：范 君]
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