李菁
摘 要:老齡健康服務(wù)中心檔案資料能夠?yàn)槔淆g人群的健康保健服務(wù)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料,以此凸顯老齡健康服務(wù)的針對性,促使老齡健康服務(wù)中心更好地服務(wù)于老齡人群。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展,通過將人工智能技術(shù)合理應(yīng)用到老齡健康服務(wù)中心檔案管理中,促使檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。文章通過闡述人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢和存在的問題,再根據(jù)實(shí)際情況提出人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用對策,最大限度地提升老齡健康服務(wù)中心檔案管理的實(shí)效性。
關(guān)鍵詞:人工智能;健康服務(wù)中心;檔案管理
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
隨著數(shù)字化時代的到來,對老齡健康服務(wù)中心檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求。人工智能技術(shù)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和分析能力,能夠更好地助力老齡健康服務(wù)中心檔案管理工作的開展,促使檔案管理朝著數(shù)字化、智能化和高效化方向發(fā)展,從而有效提高老齡健康服務(wù)中心檔案資料的利用效率。
一、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢
1.有利于降低工作錯誤率
通過在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù),充分凸顯了人工智能技術(shù)的優(yōu)勢,巧借人工智能的檢索和分類功能有利于檔案管理人員快速查詢相關(guān)的信息,從而有效減少老齡健康服務(wù)中心檔案資料的錯誤率。不僅如此,在人工智能的輔助作用下,數(shù)據(jù)搜索的路徑還能得到拓寬,這將有助于分類管理重要文件,從而方便后續(xù)的檢索與利用。
2.有利于保障檔案資料的安全性
由傳統(tǒng)檔案管理方式向檔案電子化管理轉(zhuǎn)型雖然能夠有效簡化當(dāng)代管理的諸多環(huán)節(jié)工作,但其安全程度卻有待提升。尤其是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的社會背景下,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性時刻遭受著各方面的威脅。基于此,人工智能技術(shù)的運(yùn)用不僅可以完美解決此類問題,還能對檔案的隱私內(nèi)容提供保護(hù),如基于權(quán)限等級機(jī)制來保護(hù)隱私檔案,再加上防火墻程序能夠有效阻擋網(wǎng)絡(luò)中的不良信息及危險因素入侵,在保證檔案數(shù)據(jù)安全性的同時,為后續(xù)的檔案調(diào)用提供便利。
3.有利于提高檔案管理的效率
檔案涉及的內(nèi)容十分龐雜,若仍是以傳統(tǒng)方式來處理檔案信息,則管理的質(zhì)量及效率均將受到影響,不利于后續(xù)管理工作的開展。然而,運(yùn)用人工智能技術(shù)則能串聯(lián)起各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容,能夠有效提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。
4.有利于減少檔案管理的成本
通過在老齡健康服務(wù)中心檔案管理過程中應(yīng)用人工智能技術(shù),雖然在前期階段需要投入一定的技術(shù)和人力成本,但后續(xù)通過充分發(fā)揮人工智能的功能優(yōu)勢,在降低檔案管理工作難度的同時,能夠有效減少老齡健康服務(wù)中心檔案資料的管理成本,從而更好地凸顯檔案資料服務(wù)老齡健康工作的價值。
二、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中存在的問題
1.檔案管理機(jī)制不完善,制約檔案管理工作開展
以數(shù)字化手段開展的檔案管理工作,若無完善的規(guī)章制度來約束,則運(yùn)用數(shù)字化的過程就會顯得混亂。目前的檔案數(shù)字化管理便存在以下問題:其一,部分檔案管理部門即便已經(jīng)運(yùn)用了數(shù)字化技術(shù),但工作思路仍舊依循傳統(tǒng)模式。因此,依靠傳統(tǒng)思維來維持?jǐn)?shù)字化的檔案管理便會導(dǎo)致數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施的優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮。而當(dāng)現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施如同擺設(shè)一般毫無優(yōu)勢可言時,檔案管理的效率及應(yīng)用價值也難以得到有效提升,故即便是數(shù)字化的檔案管理仍舊表現(xiàn)出了管理效率低下與應(yīng)用價值不高的問題;其二,對檔案整理及運(yùn)用不規(guī)范。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程是以數(shù)字化技術(shù)來處理原本的紙質(zhì)檔案,利用更為便捷的分類處理方式,無論是檔案的利用價值或是保存效果都是傳統(tǒng)方式無法比擬的。然而,由于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)量過于龐大,其數(shù)字化轉(zhuǎn)型難度就相對較高,難以確保檔案的整理及使用效果。但歸根結(jié)底,以上問題終究是因管理機(jī)制的缺失所致,因而無法對數(shù)字檔案的收集、保存及管理等行為產(chǎn)生有效約束,阻礙了檔案信息作用的發(fā)揮。
2.檔案資料生成單一,影響檔案資料利用成效
傳統(tǒng)檔案管理基于數(shù)字化技術(shù)的支撐,不僅能幫助管理人員輕松收集到各項(xiàng)檔案信息,還可以為信息收集的全面性和有效性提供保障。然而,受現(xiàn)實(shí)因素影響,致使檔案管理過程對數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用出現(xiàn)了以下幾方面問題:一是過于狹窄且單一的信息獲取渠道,使得檔案管理人員鮮少獲取到有價值的數(shù)據(jù)信息。例如,在日常管理工作中,檔案管理人員僅是通過軟件與各部門對接,在運(yùn)用數(shù)字技術(shù)方面也只是用于匯總各部門上傳的信息,不僅無法彰顯檔案管理部門的積極作用,還會逐漸消磨管理人員的工作耐心;二是單一的信息采集形式使得檔案信息收集工作大受束縛。現(xiàn)存的檔案信息均是以文字為主,而如圖片、視頻、音頻一類的現(xiàn)代化檔案則少之又少。要知道在如今人工智能時代的背景下,檔案信息的類型多種多樣,連檔案管理的工作模式也有了顯著變化。因此,檔案管理人員的日常工作也將面臨更多類型的檔案信息,而要讓檔案信息發(fā)揮最大的作用,便需要將不同類型的檔案信息整合到一起。然而,因受傳統(tǒng)工作思維的限制,致使不少檔案管理人員仍固執(zhí)地認(rèn)為檔案資源僅是文字信息,導(dǎo)致有價值的檔案數(shù)據(jù)嚴(yán)重流失。
3.管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升,人工智能技術(shù)應(yīng)用效率低下
管理人員本身的素質(zhì)亦是影響檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要因素之一。例如,基于檔案數(shù)字化的發(fā)展背景,數(shù)字技術(shù)是實(shí)施檔案管理工作的必要手段。然而,因部分檔案人員的信息素養(yǎng)低下而未能掌握數(shù)字化技術(shù),以致無法利用相關(guān)技術(shù)開展工作,必定影響到檔案管理的工作效率。此外,部分管理人員因業(yè)務(wù)能力薄弱而在具體操作時未能依照系統(tǒng)的具體要求,也必定會影響到管理的效果,更遑論為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供支持。
三、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用策略
1.立足檔案數(shù)字化,建立完善的管理制度
當(dāng)前,我國雖然針對檔案管理出臺了一系列的管理規(guī)定,但制度缺失的問題卻始終未能杜絕,不僅是因?yàn)椴煌貐^(qū)的檔案管理所面臨的管理局面不盡一致,還在于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不夠重視。因此,為促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的有效推行,各地管理部門均應(yīng)制定科學(xué)的管理制度,一來對檔案管理的流程予以規(guī)范,二來推動檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。至于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中遭遇到的具體問題,相關(guān)管理部門則應(yīng)積極采取以下措施:首先,檔案管理部門需積極建立崗位責(zé)任制度,明確檔案管理人員的工作職責(zé)及范圍。同時,為激發(fā)檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性,相關(guān)部門還需從人員的思想入手,避免因思想落后而對檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展造成阻礙,并明確數(shù)字化檔案管理的覆蓋范圍,才能將檔案的真正價值充分挖掘出來,繼而為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供支撐;其次,要對基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)給予高度重視。數(shù)字化的檔案管理既是以數(shù)字化技術(shù)為主的管理手段,也需要能夠施展數(shù)字化技術(shù)手段的平臺。因此,做好基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)方能為數(shù)字化手段的合理運(yùn)用提供支持;最后,對數(shù)字化檔案管理的具體流程及標(biāo)準(zhǔn)予以明確。在明確了各環(huán)節(jié)工作及相應(yīng)流程的情況下,便能對管理人員的管理行為予以有效約束,以此提高信息搜集的全面性,確保檔案管理工作的高質(zhì)量開展。
2.拓展檔案信息收集渠道,豐富檔案管理內(nèi)容
首先,豐富信息收集渠道。真實(shí)的檔案信息具有一定的參考價值。因此,確保檔案信息的真實(shí)與具體是檔案管理部門的一項(xiàng)工作重點(diǎn)。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還要求管理人員必須將各部門上傳的數(shù)據(jù)信息予以及時保存,并對各部門已經(jīng)產(chǎn)生卻沒能及時上傳的信息也要主動搜集并保存。變被動為主動,方能提升檔案信息的管理效果。
其次,優(yōu)化檔案信息類型。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程,最應(yīng)突出的重點(diǎn)便是“數(shù)字化”。同時,檔案信息的整理亦當(dāng)全面包含不同類型的檔案信息,而不是如過往一般僅注重搜集文字類的檔案信息,而忽略了保存視頻、圖片等類型的信息化檔案。利用數(shù)字化的管理手段,以便在提升檔案管理質(zhì)量的同時,能夠有效推動檔案管理工作開展。
3.創(chuàng)建人工智能檔案管理平臺,注重系統(tǒng)維護(hù)和升級
基于人工智能背景下的檔案管理,積極構(gòu)建數(shù)字化平臺是提升檔案管理效果的有效手段。并且,通過數(shù)字化管理的構(gòu)建,對檔案管理各項(xiàng)工作的實(shí)施提供有力支撐,為檔案管理工作的高效展開提供保障。目前,部分檔案管理部門雖然構(gòu)建了信息化管理平臺,但平臺功能因長久未更新而十分落后,自然也無法為檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力的支撐。對此,相關(guān)部門可從以下幾方面入手,為檔案管理部門開展日常管理工作提供支持:一是基于數(shù)字化管理平臺的建設(shè)需立足于檔案管理的具體要求,為檔案管理的一體化發(fā)展提供支持??紤]到檔案管理部門可能不具備建立數(shù)字化管理平臺的能力與技術(shù),故此可與第三方建立合作關(guān)系,由第三方依據(jù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求研發(fā)數(shù)字化的檔案管理平臺,為檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供支持;二是所研發(fā)的檔案數(shù)字化管理平臺需與其他信息系統(tǒng)相兼容,能夠支持系統(tǒng)之間的資源共享,讓檔案資源的利用率得以最大限度地提高。檔案管理部門應(yīng)在建設(shè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)之前,對其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)開展全方位的調(diào)研,為后續(xù)信息資源共享提供便利;三是需要中期數(shù)據(jù)系統(tǒng)的日常維護(hù)與升級,不斷更新系統(tǒng)功能來滿足檔案管理日益提高的現(xiàn)實(shí)需求,為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。在現(xiàn)實(shí)中,檔案管理部門還應(yīng)積極與軟件開發(fā)商建立合作關(guān)系,向軟件開發(fā)商全面講述檔案數(shù)字化的管理需求,方便開發(fā)商依據(jù)現(xiàn)實(shí)管理需求研發(fā)一體化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將集中信息搜集、處理、保存及應(yīng)用等多個環(huán)節(jié),不但方便對檔案資料集中管理,而且在互聯(lián)網(wǎng)的支撐下能夠有效促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)朝著智能化方向發(fā)展。譬如,業(yè)務(wù)審批、自動化的服務(wù)以及移動化辦公等。同時,通過及時統(tǒng)計分析檔案信息,企業(yè)的發(fā)展過程也能獲得更多信息支撐,不僅能幫助企業(yè)及時修正當(dāng)前企劃中的不足,還能為企業(yè)重新擬定發(fā)展決策提供依據(jù);四是安全方面。通過與軟件開發(fā)商保持密切的合作關(guān)系,可借助開發(fā)商的數(shù)字化能力構(gòu)建智慧檔案信息資源安全管理平臺,為企業(yè)的檔案信息安全提供有效保障。
4.注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高人工智能技術(shù)應(yīng)用水平
基于人工智能的時代背景,檔案管理人員掌握基本的人工智能與現(xiàn)代信息技術(shù)知識已是時代的基本要求。對此,檔案管理部門可采取以下手段來提升管理人員的信息素養(yǎng)。
首先,檔案管理部門可邀請此方面專家開展專題講座,具體圍繞數(shù)字化的檔案管理分享個人的管理經(jīng)驗(yàn)及方法,以此促使檔案管理人員數(shù)字化檔案管理意識的逐步形成。同時,通過講座來向管理人員灌輸檔案管理的新思想,并將數(shù)字化的管理理念融入其中,以此為檔案管理人員帶來不一樣的學(xué)習(xí)感受,從而促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展。
其次,檔案管理部門內(nèi)部需積極開展培訓(xùn)工作,且培訓(xùn)的內(nèi)容需與數(shù)字化的檔案管理相關(guān)。檔案數(shù)字化管理必定不同于傳統(tǒng)檔案管理,可基于數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)分析數(shù)字化檔案管理的操作流程以及處理標(biāo)準(zhǔn)等。其中,為確保培訓(xùn)效果,在培訓(xùn)前要做好培訓(xùn)方案的制定,確保檔案管理人員能夠通過學(xué)習(xí)形成完整的知識結(jié)構(gòu)。培訓(xùn)后則要在第一時間以書面考核的形式檢驗(yàn)人員的培訓(xùn)情況,為部門其他培訓(xùn)工作的開展提供參考。
最后,利用人才引進(jìn)方式,優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。任何工作的創(chuàng)新發(fā)展離不開高素質(zhì)人才的支撐。因此,檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程,檔案管理人員亦是決定發(fā)展高度的重要核心。對此,檔案管理部門不僅要做好現(xiàn)有人員的培訓(xùn),還要積極從外部引進(jìn)檔案管理人才,既能解決現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)不高的問題,又能豐富檔案管理的人才儲備。當(dāng)然,在此之前,檔案管理部門需制定嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)與流程,確保人才的高素質(zhì)。檔案管理部門為提升人員的綜合素質(zhì)可有針對性地舉辦各種人才隊(duì)伍建設(shè)活動,如邀請豐富經(jīng)驗(yàn)的專家講解數(shù)字化檔案管理中常見問題的處理方法,檔案的審核移交、不同類型檔案的歸檔要求以及整理的具體流程等。此外,還可開展以數(shù)字化為主題的專題培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)字化的建設(shè)意義及其必要性等,在培養(yǎng)檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的同時,助力檔案管理工作的創(chuàng)新開展。
四、結(jié)語
總之,檔案管理應(yīng)用人工智能雖然能帶來諸多便利,但也讓檔案管理面臨了新的挑戰(zhàn)。未來,人工智能也必然會被普及并成為推動各行各業(yè)發(fā)展的重要技術(shù)。因此,檔案管理亦要做足準(zhǔn)備,積極與人工智能技術(shù)相結(jié)合,在提高檔案管理智能化水平的同時,滿足時代賦予檔案管理的新要求,切實(shí)維護(hù)檔案管理工作的高效開展。
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作者單位:延安市老齡健康服務(wù)中心