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        城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的問題與策略探討

        2024-06-20 11:07:11董翠娟
        蘭臺內(nèi)外 2024年14期
        關(guān)鍵詞:城建檔案檔案管理數(shù)字化

        董翠娟

        摘 要:在新時代背景下,數(shù)字賦能為各行各業(yè)帶來深刻變化。城建檔案管理部門也面臨著數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn),如何加快推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè),最大化地發(fā)揮城建檔案的作用是現(xiàn)階段亟待解決的問題?;诖耍恼聫某墙n案管理數(shù)字化建設(shè)的背景入手,分析城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性及存在的典型問題,提出要著重從頂層設(shè)計、資金投入利用、信息防護安全以及檔案功能利用等方面加大工作力度,以加快推進城建檔案數(shù)字化建設(shè)進程,提高城建檔案數(shù)字化管理水平。

        關(guān)鍵詞:城建檔案;檔案管理;數(shù)字化

        中圖分類號:G270 文獻標(biāo)識碼:A

        城市建設(shè)檔案資料是對城市發(fā)展進程的客觀記錄,是從城市建設(shè)初始到建設(shè)過程,再到建設(shè)現(xiàn)狀,對全過程、全方位的客觀、詳細、全面的記載。隨著我國城市化進程的快速推進,城市建設(shè)的項目和類型越來越多,相關(guān)資料信息越來越復(fù)雜,使得城建檔案規(guī)模呈現(xiàn)迅速增長,對城建檔案的高效管理與深度利用成為亟待解決的重要問題。數(shù)字賦能為城建檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了可行路徑,在外部客觀需求和內(nèi)部高質(zhì)量發(fā)展的需求下,城建檔案管理部門需要加強城建資料保護、探索創(chuàng)新工作,構(gòu)建城建檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新格局。

        一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)背景概述

        城建檔案信息資源量大,涉及城市規(guī)劃、建設(shè)管理等部門,內(nèi)容豐富、形式多樣,包括各類圖文聲像等資料。一直以來,城建檔案管理的接收、整理、登記、保管、利用等主要以人工管理和紙質(zhì)檔案為主,不僅存儲空間大,耗費巨大人力、物力,還會受外界多種環(huán)境因素的干擾,檔案利用率低下。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展,將城建檔案轉(zhuǎn)化成智慧城市建設(shè)中的數(shù)字化載體成為現(xiàn)實可能?!丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對此也提出了明確要求,指出檔案信息化建設(shè)要進一步融入數(shù)字中國建設(shè),提高檔案管理的數(shù)字化、智能化水平,基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型,具體要求包括中央和國家機關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到80%,中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%,全國縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率達到80%,對重要檔案數(shù)字化成果要加快文字識別和語音識別。然而,現(xiàn)階段部分市(縣、區(qū))城建檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)開展,但進展緩慢,難以在規(guī)定的期限內(nèi)實現(xiàn)數(shù)字化。

        總之,城建檔案數(shù)字化建設(shè)目前還是一個具有挑戰(zhàn)性的階段,與示范城市城建檔案數(shù)字化建設(shè)成果相比仍有較大差距。因此,城建檔案管理要多措并舉,加快數(shù)字化建設(shè)工作力度,實施新時代成就國家記憶工程。

        二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要作用

        1.有利于提高檔案管理工作效率

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是人工手動操作,對人力依賴性強,檔案的獲取、組織、存儲和使用過程需要遵循很多步驟,管理過程相對復(fù)雜?;诖耍ㄟ^對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理,可以充分利用計算機技術(shù)和數(shù)字工具,實現(xiàn)對檔案的高效查閱、鑒別、接收、檢索和應(yīng)用,從而提高工作效率。城建檔案中有很大一部分是工程建設(shè)項目的檔案資料,通過數(shù)字化管理,還能針對工程建設(shè)進度和質(zhì)量實現(xiàn)在線監(jiān)督和及時反饋,實現(xiàn)對工程項目全生命周期的有效管控,可以減少人力成本,提高工作效率。

        2.有利于實現(xiàn)信息共享和高效檢索

        目前,檔案室的管理方式主要是讓工作人員手動查找檔案。查檔者必須攜帶身份證、證明文件等材料到檔案室查閱檔案,在工作時間、工作區(qū)域的約束下,檔案應(yīng)用的便捷性很低。城建檔案實施數(shù)字化管理,通過云服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫來存儲檔案資料信息,并與多個子系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通。檔案使用者可以根據(jù)權(quán)限,不受時間和地點限制,方便快捷地查閱所需檔案,為檔案信息的深度利用奠定良好基礎(chǔ)。

        3.有利于加強對城建檔案原件的保護

        在紙質(zhì)檔案管理模式下,很多檔案原件經(jīng)過人工審查、多方利用后會遭受不同程度的損壞,加大了紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險。數(shù)字化處理后,檔案多方用戶可以查詢和訪問檔案管理信息系統(tǒng),獲得所需的檔案資料和內(nèi)容,大幅減少對紙質(zhì)檔案手動操作的頻率,降低對紙質(zhì)檔案損壞的概率,有利于對城建檔案原件的保護。

        4.有利于節(jié)約經(jīng)費支出

        隨著城市建設(shè)檔案的數(shù)量與規(guī)模不斷增大,紙質(zhì)檔案的存儲需要越來越多的物理空間,給相關(guān)部門帶來巨大的經(jīng)濟壓力。城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化,就是將紙質(zhì)檔案內(nèi)容存儲在硬盤、云盤上,對物理空間要求不高,重復(fù)性勞動減少,對人力的依賴度也有所降低。再加上不需復(fù)制原件、加蓋公章、打印內(nèi)容等,對印刷設(shè)備設(shè)施和耗材的要求也會降低,、。因此,能夠減少經(jīng)費支出。

        三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題分析

        1.數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計不夠完善

        頂層設(shè)計是順利推進城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要保障。數(shù)字化建設(shè)相對于傳統(tǒng)管理模式,在管理理念、管理工具和管理方法上都有創(chuàng)新。因此,需要做好頂層設(shè)計,為工作制度和工作方法提供依據(jù)。然而,在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐中,相關(guān)的數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)并不完善,缺乏系統(tǒng)、清晰的工作步驟和方法,阻礙了城建檔案的數(shù)字化建設(shè)。一些城建檔案管理部門高度重視數(shù)字化的處理和輸出,忽視了對數(shù)字化建設(shè)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和實施細則的建設(shè)和推廣,導(dǎo)致目標(biāo)不明確,有關(guān)人員執(zhí)行不力,影響了數(shù)字化管理的進程。

        2.數(shù)字化建設(shè)的資金投入壓力較大

        城建檔案館作為一個公共服務(wù)機構(gòu),主要是依靠財政撥款來開展數(shù)字化建設(shè)工作。由于不同地區(qū)之間的經(jīng)濟發(fā)展水平不相同,有些地區(qū)的城建檔案部門獲得的數(shù)字化建設(shè)資金不足。特別是在一些縣級地區(qū),檔案數(shù)字化的設(shè)備設(shè)施不全、軟件配置落后、更新不及時、響應(yīng)速度慢以及數(shù)字化建設(shè)的進展緩慢。

        3.數(shù)字化建設(shè)安全風(fēng)險隱患較多

        城建檔案數(shù)字化相對于傳統(tǒng)檔案管理模式,處于更加開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,這在一定程度上也增加了各方面的安全風(fēng)險。一是存儲穩(wěn)定性風(fēng)險。數(shù)字化檔案存儲在硬盤、光盤、虛擬空間等載體中,信息安全風(fēng)險也隨之驟增,對存儲載體性能有較高要求,如果存儲載體性能不高,則可能造成數(shù)字化檔案遭受損害或丟失的風(fēng)險;二是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。檔案管理主要為了利用,城建檔案不能隨意公開,在開放城建檔案目錄、公開相關(guān)資料數(shù)據(jù)的時候,要保證不能隨意傳閱、篡改和銷毀。另外,很多城建檔案有保密要求,而網(wǎng)絡(luò)開放性的特點加大了信息被泄露的風(fēng)險,影響城建檔案安全;三是第三方外包風(fēng)險。城建檔案館館藏量巨大,工作人員數(shù)量有限,數(shù)字化建設(shè)需要第三方技術(shù)服務(wù)機構(gòu)的支持,外包方式能夠保證進度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),但也存在由于外包人員責(zé)任心不強造成的各類操作風(fēng)險。

        4.數(shù)字化建設(shè)的功能拓展與利用不足

        隨著城市發(fā)展建設(shè),城建檔案數(shù)量不斷增多,雖然數(shù)字化建設(shè)取得了初步成果,電子檔案占比越來越高,但由于忽視功能拓展與利用,數(shù)據(jù)庫建設(shè)及檢索不成熟,導(dǎo)致城建檔案“重保存輕利用”的現(xiàn)象依然比較突出。社會公眾和其他主體很難在眾多的城建檔案中選擇所需要的內(nèi)容,跨區(qū)域查閱權(quán)限設(shè)置不夠標(biāo)準(zhǔn),用戶利用城建檔案的流程不規(guī)范,需要花費大量的時間去查閱,數(shù)字化城建檔案的利用效率依然偏低。

        四、加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

        1.做好頂層設(shè)計,為數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)

        城建檔案包含了大量科技類的知識,隨著城市建設(shè)進程的推進,目前一些大型城市的城建檔案館藏量較大,各種類型的文字、數(shù)據(jù)、圖紙和圖表,數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作量十分龐大,對管理人員的專業(yè)水平要求很高,數(shù)字化加工的難度也很大。首先,前期需要工作人員展開系統(tǒng)的整理分析。檔案管理部門要以國家檔案館管理體制和“十四五”規(guī)劃為基礎(chǔ),結(jié)合單位實際資源條件和數(shù)字化工作需求,圍繞檔案“采集、處理、存儲、使用”四個部門,明確自身數(shù)字化建設(shè)定位,完善城建檔案數(shù)字化管理的配套制度與實施方案,有條不紊地推進數(shù)字化建設(shè);其次,在做頂層設(shè)計時,要關(guān)注崗位職責(zé)、人事標(biāo)準(zhǔn)、處理流程、現(xiàn)場管理、實物管理、處理設(shè)備、管理系統(tǒng)以及安全管理等環(huán)節(jié),圍繞這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立健全工作制度與操作守則。將制度和守則通過會議、發(fā)文、手冊等形式在單位內(nèi)部開展系統(tǒng)的宣傳教育,增強所有人員的責(zé)任感,為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供依據(jù),促進城建檔案數(shù)字化管理的科學(xué)化、合理化。

        2.加大資金投入,循序漸進地推進數(shù)字化建設(shè)

        數(shù)字化建設(shè)需要加大資金投入,并循序漸進地推進數(shù)字化建設(shè),提高資金資產(chǎn)的利用效率。首先,城建檔案管理部門應(yīng)積極與市政府和財政局溝通,以獲得更大資金支持。通過科學(xué)預(yù)算、合理配置高性能的服務(wù)器、計算機等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施,建立完善的城建檔案數(shù)字化管理平臺,提高資金資產(chǎn)的使用效率。為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實現(xiàn)提供保障;其次,加大檔案鑒定力度,按照實際情況推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化。城建檔案門類豐富多樣,在資金有限的情況下,應(yīng)做好資金使用規(guī)劃,加強檔案評估工作,根據(jù)單位實際情況和外部使用需求選擇管理模式,加強資金利用效率。在數(shù)字化轉(zhuǎn)化之前,做好檔案數(shù)量、類別和使用情況的調(diào)研。在資金約束的情況下,優(yōu)先對利用率高的檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)化。比如,珍貴瀕危檔案、民生工程檔案、重點建設(shè)工程項目檔案等,然后將數(shù)字化轉(zhuǎn)化延伸到其他城建檔案,分階段、分步驟地展開數(shù)字化管理,使檔案利用能夠滿足需要的同時,還能夠節(jié)約資金;最后,加強智能檔案建設(shè)的研究與探索,將BIM、CIM等前沿技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合,通過圖像生成技術(shù),將檔案圖紙轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)模型,以便于對檔案資料的查詢與利用。將城市建筑通過分類處理和BIM建模,對建筑項目全生命周期實施無損歸檔和高效管控,在檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上,為城市建設(shè)智能化、智慧化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        3.加強信息安全防護,降低數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險

        城市建設(shè)檔案的專業(yè)性和高使用率決定了數(shù)字化建設(shè)過程中可能存在各種風(fēng)險,需要管理部門開展數(shù)字化建設(shè)時做好信息安全防護措施,降低各類風(fēng)險影響。第一,逐步推廣電子簽名、電子簽章。2019年,國務(wù)院頒布的《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第八條規(guī)定:“政務(wù)服務(wù)中使用的符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定條件的可靠的電子簽名,與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力。”城建檔案管理部依托智能城市建設(shè)系統(tǒng),應(yīng)積極規(guī)劃完成建設(shè)項目檔案全過程的在線接收系統(tǒng),大力推動電子簽名和電子蓋章的批量應(yīng)用,提高城市建設(shè)檔案創(chuàng)新服務(wù)水平。第二,使用高性能的存儲運營商做好數(shù)據(jù)備份工作。配置穩(wěn)定的硬盤存儲電子文件,嚴(yán)格執(zhí)行機房盜竊、高溫保護、火災(zāi)、防潮等安全措施,做好硬件備份保存、異地備份等信息備份。第三,建立訪問權(quán)限,做好安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),記錄檔案管理人員的操作日志,嚴(yán)格管理檔案用戶的訪問權(quán)限、加強建設(shè)防火墻、做好跟蹤管理,從而減少非法入侵造成的損失與干擾。第四,加強外包機構(gòu)管理。數(shù)字化建設(shè)過程中的第三方技術(shù)支持機構(gòu)要做好招投標(biāo)管理,選擇合格、有信譽、經(jīng)驗豐富的合作伙伴,在項目實施的早期階段推廣數(shù)字化處理系統(tǒng)和過程標(biāo)準(zhǔn),采取有效的評價和激勵機制,增強外包人員的責(zé)任和風(fēng)險意識,確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化及時、高質(zhì)量地開展。

        4.拓展優(yōu)化利用,提升檔案的功能性

        實現(xiàn)檔案的有效利用是檔案管理的最終目標(biāo)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)必須以提高檔案服務(wù)水平為出發(fā)點,除了做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,還要不斷擴大管理系統(tǒng)的服務(wù)功能,推進數(shù)字成果在檔案應(yīng)用中的呈現(xiàn),增加用戶對城建檔案應(yīng)用的高效性和便捷性。第一,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通。可以將城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)、“一網(wǎng)通”等App等實現(xiàn)連接,用戶可以通過移動終端設(shè)備自主查詢、一鍵預(yù)訂和訪問,實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用”。第二,為了豐富城建檔案的應(yīng)用場景,可以連接檔案數(shù)據(jù)庫與GIS數(shù)據(jù)系統(tǒng),用戶能夠可視化檢索地圖檔案,實現(xiàn)“用圖檢索”功能。在條件許可的情況下,可以開展基于GIS的數(shù)據(jù)挖掘,開發(fā)城建檔案各類型的數(shù)據(jù)信息和知識信息,增強城建檔案的文化建設(shè)功能,進一步拓展城建檔案多元化領(lǐng)域的可用性。第三,加強城市建設(shè)檔案數(shù)字資源開發(fā),積極開展城市重大項目和音像檔案專題活動,對城市建設(shè)歷程、發(fā)展現(xiàn)狀和變化變革等展開詳細、真實的記錄,為社會提供多領(lǐng)域的文化信息服務(wù)。第四,完善配套工作制度,加快推進開放檔案,建設(shè)完整檔案開放單位、國家檔案館藏開放的相關(guān)制度,實現(xiàn)檔案開放工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和常態(tài)化,推動檔案館定期公布開放檔案目錄,穩(wěn)步推進開放檔案全文在線查閱,并健全重大科技突破、重大產(chǎn)品開發(fā)、重大建設(shè)項目檔案利用服務(wù)機制,鼓勵檔案館結(jié)合實際開放經(jīng)濟、教育、科技和文化等類檔案,向社會公眾提供更多檔案服務(wù)。

        五、結(jié)論

        城建檔案是一個城市建設(shè)發(fā)展的智慧結(jié)晶,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,城建檔案的數(shù)字化建設(shè)成效直接關(guān)系檔案功能效用的發(fā)揮。隨著信息科技不斷發(fā)展,城市建設(shè)檔案的管理必須依靠數(shù)字化授權(quán)來提高管理的智能化水平。針對城市建設(shè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn),要深刻認(rèn)識到加快城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)重要性的深遠意義,從制度建設(shè)、資金投入、安全防護以及深度利用等方面,采取有效的工作方式,加強安全措施,加大城市建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)進程,針對數(shù)字化建設(shè)中面臨的各種問題,堅持提高檔案服務(wù)水平的目標(biāo),完善檔案管理的資源體系,逐步推進城建檔案管理向數(shù)字化和智能化管理轉(zhuǎn)變,為城市發(fā)展貢獻知識力量。

        參考文獻:

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        作者單位:青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心

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