鮑群濤

摘 要：聲像檔案能夠直接反映社會生活中的重大事件和重要信息，展現(xiàn)出較高的價值屬性。做好其管理工作，具有重要的意義。然而隨著社會發(fā)展，傳統(tǒng)聲像檔案管理已難以滿足時代需要和應用需求。在此背景下，先進的數(shù)字化技術在聲像檔案的處理與保存中得到了廣泛應用。但從實際來看，以數(shù)字化為載體對聲像檔案進行管理的過程中，還存在些許問題，由此阻擋了聲像檔案的數(shù)字化進程?；诖?，本文將立足實際，圍繞聲像檔案數(shù)字化處理與保存過程中的系列問題及高效策略展開系統(tǒng)分析論述，以便促使聲像檔案管理質量得以全面提高。

關鍵詞：聲像檔案；數(shù)字化；處理保存

中圖分類號：G270.7? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2024）05-0022-04

隨著新材料、新技術的不斷更新?lián)Q代，傳統(tǒng)檔案逐漸被聲像檔案所取代成為一種被廣泛應用的檔案形式[1]。社會各領域聲像檔案類型和總體數(shù)量都在不斷增加，同時人們對其應用程度和使用頻率也日益提高。若仍以傳統(tǒng)模式進行聲像管理活動，在穩(wěn)定性、安全性和效益方面都難以得到保障，而數(shù)字化處理、保存手段則可以有效彌補不足之處，并在多方面發(fā)揮其優(yōu)勢作用。對此，各單位檔案部門要切實增強對檔案數(shù)字化管理的重視度，并采用多元策略，促使檔案管理水平不斷攀向新高。

1 聲像檔案數(shù)字化處理與保存的內容

聲像檔案以影像和聲音為主，涉及機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位等多個領域。在對聲像檔案進行數(shù)字化處理和保存期間，需要從以下幾方面入手：一是圖像材料，如新聞照片、科技照片、藝術照片、工藝美術作品照片、動植物照片檔案等。在此期間，檔案管理員需要借助掃描設備將紙質圖像轉移到電子設備中，并輔以文字說明，然后將其進行保存。二是影片、唱片、視頻、錄像等檔案材料，如重大會議的聲像、重要活動的聲像、反映新工藝新材料的聲像等，這部分內容需要先進行音頻材料采集，然后依托計算機轉換器功能推進，并對其進行分類編號，最終完成統(tǒng)一管理。經數(shù)字化處理與保存的聲像檔案材料具有更強的應用價值，既是對社會生活重大事項的記錄，又屬于重要的文化遺產，它能夠打破時空和文化的諸多界限，將獨具價值的信息內容以直觀形象的方式呈現(xiàn)出來。

2 聲像檔案數(shù)字化處理與保存過程中的問題

2.1 數(shù)字化管理意識較薄弱

聲像檔案數(shù)字化處理與保存是一項繁重的任務，需要專業(yè)人才、技術及大量時間來實現(xiàn)。從實際來看，部分企業(yè)單位對于聲像檔案的數(shù)字化管理水平還處于薄弱階段，究其原因，很大程度上是由于單位主體及檔案部門未能看到其價值所在，認為數(shù)字化管理體系的建立對于檔案工作的優(yōu)化和單位發(fā)展不能起到關鍵作用。思想層面上對數(shù)字化檔案處理與保存的重視程度較低，由此忽視對檔案管理人員的培訓、業(yè)務指導、技術發(fā)展，也不愿投入更多經費來進行技術設備的引進，從而導致聲像檔案數(shù)字化進程難以推進。

2.2 數(shù)字化管理制度不健全

聲像檔案數(shù)字化處理與保存工作是一個嚴密系統(tǒng)，各項程序需要按照相應規(guī)范和標準有序推進，如數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一歸檔、技術應用等問題，都需要在嚴格管理下進行。然而實際中，部分企業(yè)單位未能針對檔案數(shù)字化處理與保存構建科學的管理制度和規(guī)范標準，很多環(huán)節(jié)都處于松散、自由狀態(tài)，無法為聲像檔案數(shù)字化管理提供準確度高、及時性強的支持和保障。由此會出現(xiàn)許多衍生問題，比如圖像、聲像檔案材料歸檔混亂，內容易丟失，工作環(huán)節(jié)易重復，又或是檔案工作者責任心和積極性不高，細節(jié)工作難以落實到位等。

2.3 管理存在一定安全風險

新型聲像檔案在經過數(shù)據(jù)處理之后的利用率極高，被廣泛應用到各個行業(yè)中[2]。數(shù)字化技術為聲像檔案的處理與保存帶來極大便利，但也容易出現(xiàn)各種安全風險問題。一方面，若安全防護不到位，數(shù)字化模式下的聲像檔案材料會有受到計算機病毒侵害的風險，從而導致數(shù)據(jù)受損或丟失；另一方面，數(shù)字化技術依托網(wǎng)絡載體，聲像檔案在傳輸入網(wǎng)過程中，若安全防護工作不到位，其中的機密內容、重要信息很容易被非法竊聽或篡改，這會為檔案工作造成極大不便。此外，數(shù)字化聲像檔案存在的形態(tài)并非傳統(tǒng)錄影帶、錄像帶、磁帶等實體模式，其位置不是固定的，若保密性變差，很可能會出現(xiàn)丟失、毀壞風險。

2.4 檔案信息運用途徑較窄

聲像檔案類型多樣，材料內容繁多，在宣傳報道、文化交流、信息交流、科學研究、經濟建設等方面都發(fā)揮著重要作用。將其進行數(shù)字化處理與保存，應更好地發(fā)揮其在文化、教育、經濟等方面的優(yōu)勢作用，優(yōu)化其應用效果。然而從實際來看，部分企業(yè)單位習慣簡單地將聲像材料進行收集、整理和歸檔保存，似乎并未看到其數(shù)字化處理后的深層價值所在，從而導致其應用途徑仍舊比較窄，運用效率也難以有效提升。因而在新時期背景下，廣大企業(yè)單位要加強對于數(shù)字化聲像檔案應用的思考，并采用多元方式，更好地發(fā)揮其內在價值。

3 聲像檔案數(shù)字化處理與保存的價值及原則

3.1 聲像檔案數(shù)字化處理與保存的價值

（1）儲存載體較小，有助于進行便捷操作。聲像檔案在經數(shù)字化處理后，海量信息內容都可進行數(shù)據(jù)壓縮，并儲存于計算機中。這樣的方式相較于傳統(tǒng)模式，能夠極大程度上節(jié)省占地空間，減少資源消耗。同時，數(shù)字化設備具有高度集成和通用屬性，在對數(shù)字化聲像檔案完成歸檔保存、分類處理后，若想要對內容進行查找，只需在綜合檔案庫中輸入關鍵詞便可精準查詢。

（2）易于共享利用，有助于實現(xiàn)資源互通。數(shù)字化聲像檔案為管理過程提供了便捷平臺。查檔者可以突破時空界限，運用信息設備完成聲像檔案的檢索、借閱、瀏覽或下載，能夠有效實現(xiàn)檔案資源流動與互通，由此可以更好地發(fā)揮聲像檔案在人們生活中的應用價值，極大程度上提高檔案共享便捷度。

（3）便于長期保存，有助于提高真實程度。與單純的文字性檔案材料不同，聲像檔案中所涵蓋的內容更加多元，既有文字，又有圖片、音頻、視頻等材料，其復雜程度決定了對保存質量的更高要求。經數(shù)字化處理與保存的聲像檔案，能夠將原有的模擬信號轉為數(shù)字信號，還可以實現(xiàn)復制、備份，提高聲像檔案的存儲安全和內在信息的真實程度。

3.2 聲像檔案數(shù)字化處理與保存原則

3.2.1 規(guī)范性原則

沒有規(guī)矩，不成方圓。在進行聲像檔案數(shù)字化處理和保存過程中，要按照一定的規(guī)范和標準來進行，以此確保聲像檔案的掃描上傳、存儲備份、歸檔整理、應用處理等過程不出差錯，從而全面提高檔案工作效率和應用效果。比如在對圖像檔案進行系統(tǒng)上傳時，要根據(jù)一定標準對圖像文件的大小、格式、分辨率、命名等方面進行嚴格管控，不可隨意操作。在對錄音材料進行數(shù)字化處理時，要注重用44.1KHz作為標準，存儲格式應選為WAV或MP3。諸如此類的規(guī)范性處理要落實到每個流程的細節(jié)中，只有嚴守規(guī)范性原則，才能讓聲像檔案數(shù)字化處理與保存過程更加高效。

3.2.2 安全性原則

隨著聲像檔案數(shù)字化、智能化進程不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)中潛在的安全問題也逐漸顯現(xiàn)出來。例如，在數(shù)字化聲像檔案資料使用過程中，有的人會隨意復制并進行對外傳播，若相關部門缺乏完善的監(jiān)督管理機制，違規(guī)操作難以被及時發(fā)現(xiàn)、查處，從而致使檔案信息泄露。同時，數(shù)字化處理與保存過程中需要應用專業(yè)技術，若技術應用過程中出現(xiàn)違規(guī)失范行為，也容易對重要檔案信息的安全性造成威脅。因而各單位需要始終把聲像檔案信息數(shù)字化處理和保存的安全問題放在重要位置，并積極采取多種措施，從源頭上加以管控，確保各環(huán)節(jié)風險程度降至最低，從而確保檔案信息安全。

3.3.3 效益性原則

聲像檔案信息取之于社會方方面面，是國家和人民的寶貴財富，同時又能夠應用于社會各個領域，并對國家經濟、文化、教育建設發(fā)揮積極作用。構建開闊的信息應用系統(tǒng)，檔案資源的價值就能夠得到更好顯現(xiàn)。當下，隨著聲像檔案數(shù)字化進程加快，能夠為構建暢通、高效的信息共享渠道提供極大便利。對此，各單位要牢牢把握效益性原則，并充分利用數(shù)字化平臺，促使聲像檔案信息在共享互通中創(chuàng)造更高效益和價值。

4 聲像檔案數(shù)字化處理與保存策略

4.1 聲像檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢與可行性分析

4.1.1 聲像檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢

隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)聲像檔案管理模式中的缺陷不斷顯現(xiàn)，檔案信息的應用程度也難以貼合時代發(fā)展要求。以某機關事業(yè)單位為例，一些具有價值的聲像檔案多以光盤、磁帶為載體存在，管理過程耗時耗力，人力成本、時間成本支出較高，會為單位造成沉重負擔，而且隨著時間推移，部分聲像信息內容會出現(xiàn)霉變、變形問題，導致檔案信息失真。此外，若想要借閱或瀏覽，過程十分繁瑣，大大降低了檔案材料的實用性。數(shù)字化模式下，聲像檔案能夠更好地展現(xiàn)其生動直觀等優(yōu)勢，并能夠擴大其應用范圍，提高其使用頻率。在未來，聲像檔案數(shù)字化處理與保存也將更廣泛地應用于各企業(yè)單位中，并促使海量聲像檔案資源煥發(fā)其較強運用價值。

4.1.2 聲像檔案數(shù)字化發(fā)展可行性分析

現(xiàn)如今，聲像檔案數(shù)字化處理與保存具有較強的可行性，一是強有力的技術支撐，比如在對音頻、視頻、圖片等材料進行數(shù)字化格式轉換的技術、電子掃描技術、PS修復技術、編輯壓縮技術、仿真技術、信息遷移技術等，都已逐漸滲透到各個領域中，并得到了廣泛應用，因而在進行聲像檔案處理與保存時，能夠得到一定技術保障；二是專業(yè)人才保障，現(xiàn)如今，數(shù)字化專業(yè)技術的人才不斷涌現(xiàn)，能夠為傳統(tǒng)聲像檔案管理朝數(shù)字化管理推進奠定堅實基礎；三是良好的政策支持，當前，國家對于聲像檔案信息化管理給予了較高的重視，并出臺多項政策大力支持，在系列政策保障下，有助于各單位企業(yè)聲像檔案數(shù)字化進程不斷加快。

4.2 聲像檔案數(shù)字化處理與保存策略分析

4.2.1 開展專業(yè)培訓，提高數(shù)字化管理保存質量

聲像檔案是一個龐大的信息庫，要想使其獲得數(shù)字化處理，需要有較為準確的思想認識和較高水平的技術應用。針對部分企業(yè)單位聲像檔案數(shù)字化處理與保存水平較為薄弱這一情況，應及時做好專業(yè)培訓。在專業(yè)培訓活動中，要著眼于理論和實踐等多個層面，一方面要促使檔案人員加強對于現(xiàn)階段聲像檔案數(shù)字化處理與保存的價值認知及重點問題分析。另一方面要助力其專業(yè)技術水平得到穩(wěn)步增長。例如，使其掌握如何對圖像檔案信息進行電子掃描、如何對視頻資料進行數(shù)字化格式轉換、如何對掃描文件加以注釋、如何對聲像材料進行歸類等技術。此外，培訓形式也可以多元化，比如外聘專業(yè)技術人員，開辟單位內部講堂，又如外派學習，以此促使檔案人員能夠獲得更多的學習機會。通過技術培訓，既能自上而下地形成濃厚氛圍，強化檔案工作人員對于聲像檔案數(shù)字化管理的意識，又能妥善做好“收集、整理、管理、歸檔、運用”等各工作環(huán)節(jié)，有效地為聲像檔案數(shù)字化管理奠定堅實基礎。

4.2.2 優(yōu)化管理過程，致力于檔案管理提質增效

隨著我國科學技術的不斷創(chuàng)新發(fā)展，傳統(tǒng)的聲像檔案逐漸被新型聲像檔案形式所取代，新型聲像檔案經過數(shù)字化處理之后，實現(xiàn)聲像檔案的創(chuàng)新與發(fā)展具有較高的利用性與實用性特征[3]。數(shù)字化背景下，各單位檔案部門要構建完善的體系，并從細節(jié)入手，對聲像檔案進行優(yōu)化管理。

在此期間，首先要借助采集服務器做好信息收集工作，并對聲像檔案材料進行數(shù)字化轉換，確保前后數(shù)據(jù)信息格式是統(tǒng)一的。例如，某單位開展重大活動、重要外事活動形成了對應的聲像信息材料。要想對其進行數(shù)字化處理，需要檔案工作人員從攝錄階段就產生長期保存意識，加強對視頻材料分鏡頭、場景的關注，并對其中的人物信息、事件信息等進行編目，以避免重要信息流失。同時還要根據(jù)其性質做好分類整理和歸檔工作，確保檔案內容的順序性，避免混亂狀況。此外，為了優(yōu)化管理過程，并提高檢索效率，檔案部門還要根據(jù)實際情況，圍繞圖像材料、音視頻材料做好數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)庫類型可以根據(jù)單位發(fā)展情況和具體特點，進行靈活構建，比如時間信息數(shù)據(jù)庫、人物信息數(shù)據(jù)庫、重大活動事項數(shù)據(jù)庫等。無論是進行檔案信息檢索還是存儲應用，完善的數(shù)據(jù)庫支撐，都會提供極大便利。

4.2.3 加強安全意識，規(guī)避數(shù)字化管理保存風險

檔案數(shù)字化是指將數(shù)字影音文件從一個計算機存儲空間中去除后，用另一個計算機存儲空間進行掃描、處理和分析的過程[4]。但其中也存在著一定安全風險，若稍有不慎，很容易使檔案信息遺失或泄露，從而使整體管理水平大打折扣。對此，各企業(yè)單位要主動強化安全意識，做好各類風險規(guī)避準備。

首先，要加強安全教育工作，提高全員對于檔案數(shù)字化處理與保存的安全重視，并提前制定好預警措施，確保在出現(xiàn)安全問題后能夠高效應對。同時，要從細節(jié)上制定安全管理機制。比如，制定統(tǒng)一的格式轉換標準，以此能夠減少聲像檔案在數(shù)字化轉換期間出現(xiàn)的文件破損問題，促使檔案信息處于完整狀態(tài)。還要做好檔案存儲硬盤的安全保障工作和備份工作，檔案管理人員要定期對存儲載體進行檢測維護，若發(fā)現(xiàn)問題要及時處理，避免出現(xiàn)信息丟失或讀取不完整問題。此外，還要注重技術規(guī)范性，確保聲像檔案數(shù)字化處理多個環(huán)節(jié)時刻處于合規(guī)合法狀態(tài)，過程中，對于機密性較高的聲像檔案，要采取用戶權限、設置復雜密碼、設置防火墻等措施，以此減少檔案被攻擊、竊取等問題出現(xiàn)，著力確保各類檔案信息實現(xiàn)長久性保存。

4.2.4 健全管理制度，完善數(shù)字化管理保存過程

基于數(shù)字化管理模式的高效和便捷，大大提高了檔案管理工作的質量和效率[5]。廣大企業(yè)單位要針對聲像檔案數(shù)字化管理活動，制定相關制度條例，用嚴格的要求對檔案工作各環(huán)節(jié)進行規(guī)范和約束。

以某高校為例，針對聲像檔案數(shù)字化管理，可以從信息采集、數(shù)字化轉換、數(shù)字化存儲、數(shù)字化保管、資源共享、實踐運用、安全管理等方面進行制度建設，比如：（1）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符；（2）同屬一類的照片要按照時間順序編號，同時填寫其底片號；（3）聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，應使其系統(tǒng)起來。諸如此類的規(guī)范制度能夠促使聲像檔案數(shù)字化處理與保存更加完善、流暢。同時，還要在此基礎上著眼于校內檔案工作者的行為規(guī)范、技術水平、日常工作情況進行監(jiān)督管理，并輔以相應考核制度、監(jiān)督制度。在完善的制度保障下，還要確保各流程有特定負責人，只有責任明確到個人，系列制度才能更好地發(fā)揮其實效作用，并有效提高聲像檔案信息化處理與保存水平。

4.2.5 依托先進技術，拓寬檔案信息運用的路徑

聲像檔案有其獨特屬性和較強應用價值。聲像檔案數(shù)字化能夠提升聲像檔案的現(xiàn)實利用價值，有助于發(fā)揮聲像檔案的現(xiàn)實價值，促進檔案管理水平的進一步發(fā)展[6]。然而部分企業(yè)單位卻未能充分借助現(xiàn)代化手段對聲像檔案材料進行開發(fā)運用，從而導致其內在價值時常被淹沒。基于此，各檔案部門要及時轉換思想，并以團結協(xié)作之勢，做好聲像檔案的宣傳運用。

以公立醫(yī)院為例，檔案員可以構建特定主題，比如醫(yī)院發(fā)展歷程、院內優(yōu)秀代表介紹、科研專家簡介等，并根據(jù)主題從諸多圖像檔案材料中進行精細化選擇，然后將圖像檔案制作成電子畫冊、宣傳冊，以此展現(xiàn)單位良好風貌。

又以機關單位為例，在開展主題教育活動期間，檔案工作人員可以把以往重大會議講話之類的視頻檔案材料整理出來，并以PPT、微課等形式融入主題教育內容中，促使廣大工作人員能夠透過獨具價值的檔案材料獲得思想上的洗禮。

此外，相關企業(yè)單位還可以加強聲像檔案網(wǎng)站建設，并做好聲像檔案材料的宣傳、普及，以此方式能夠提高檔案材料的實踐運用率，各領域人員可以結合自身需求，對聲像檔案內容進行瀏覽、下載，并從中獲得知識文化熏陶，通過這樣的形式，有助于聲像檔案信息價值更好發(fā)揮出來。

5 結語

綜上所述，可以看到，隨著時代發(fā)展，對聲像檔案進行數(shù)字化處理，能夠促使檔案安全、質量得以充分保障，有利于實現(xiàn)長久保存，并能更好展現(xiàn)其價值屬性。然而在進行數(shù)字化管理過程中，仍存在諸多問題，這就需要各單位從制度、管理上加以支持，需要檔案部門人員從思想認知上進行轉變，從專業(yè)技術上進行優(yōu)化精進，以此才能促使聲像檔案信息化處理與保存水平不斷得以提升。

參考文獻：

〔1〕王珺.淺析聲像檔案的數(shù)字化處理與保存[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2020，18（01）：167.

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〔3〕宋芳.聲像檔案數(shù)字化處理與長期保存對策[J].辦公室業(yè)務，2019，28（11）：37.

〔4〕張妙齡.聲像檔案數(shù)字化處理與保存技術[J].數(shù)字技術與應用，2023，41（04）：116-118.

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〔6〕劉明珠.數(shù)字化背景下聲像檔案管理機制探析[J].辦公室業(yè)務，2020，29（11）：88+90.