魏慈 中鐵二十一局集團(tuán)有限公司

近年來，隨著國家政策的持續(xù)調(diào)整，不同地區(qū)在企業(yè)注冊方面有了諸多優(yōu)惠政策，使得我國企業(yè)數(shù)量日益增加。面對激烈競爭的市場環(huán)境，不同企業(yè)想要生存，并在生存的基礎(chǔ)上謀求發(fā)展，就必須強(qiáng)化企業(yè)管理，充分考慮不同企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、所屬行業(yè)等，便于多角度提升企業(yè)管理水平。企業(yè)管理是為了幫助企業(yè)健康發(fā)展，幫助企業(yè)提升綜合效益，具體管理中需要有相應(yīng)的制度，需要各部門的溝通與協(xié)作，需要立足全局并強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)管理。而行政文秘工作在工作目標(biāo)、工作方式方法等方面同企業(yè)管理有著較多的一致性，故而通過將企業(yè)管理與行政文秘工作有效銜接，并依靠企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合已有文獻(xiàn)報道，對企業(yè)管理與行政文秘工作綜合作用的相關(guān)內(nèi)容展開分析。

一、行政文秘工作在企業(yè)管理中的重要性

行政文秘工作在企業(yè)管理中扮演著重要角色，企業(yè)管理中需要認(rèn)識到行政文秘工作的重要性，進(jìn)而更好地發(fā)揮行政文秘工作的作用，為企業(yè)管理奠定基礎(chǔ)。其重要性重要體現(xiàn)在以下諸多方面：（1）行政文秘工作人員是企業(yè)形象的代表，不同企業(yè)在選擇行政文秘人員過程中會對其有多方面的要求，比如形象好，氣質(zhì)佳，普通話標(biāo)準(zhǔn)，有良好的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力以及工作責(zé)任心等，這是因?yàn)槠髽I(yè)文秘工作人員是企業(yè)的形象代表，其形象、言行舉止、工作態(tài)度等都會對企業(yè)的形象產(chǎn)生影響。各方面表現(xiàn)都優(yōu)異的行政文秘人員可為企業(yè)樹立良好的形象，對提高品牌知名度以及提升企業(yè)品牌價值都有一定的影響。（2）協(xié)助企業(yè)管理者完成相關(guān)工作。企業(yè)招聘的行政文秘工作人員在于協(xié)助企業(yè)管理者完成較多工作，比如組織會議、信息發(fā)布與傳遞、文件處理等。行政文秘人員的加入能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者減輕工作負(fù)擔(dān)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者有更多時間與精力去學(xué)習(xí)以及進(jìn)行企業(yè)管理，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[1]。（3）保證企業(yè)不同部門之間工作的協(xié)調(diào)。企業(yè)管理中涉及多個部門，而不同部門之間需要協(xié)調(diào)，比如相關(guān)資源的協(xié)調(diào)、矛盾的解決、信息的傳遞等。行政文秘人員可在企業(yè)不同部門之間發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，通過不同部門的通力合作，共同幫助企業(yè)取得業(yè)務(wù)，提升工作效率與工作質(zhì)量，為企業(yè)贏得利潤。（4）保證企業(yè)重要信息安全。企業(yè)在管理中會涉及較多文件，其中包括部分機(jī)密性文件，行政文秘工作人員在幫助企業(yè)管理者處理文件過程中，需要有信息保護(hù)的意識，尤其是對于一些機(jī)密文件，必須有較高的職業(yè)素質(zhì)，做好保密工作，避免隨意傳播文件信息可能給企業(yè)的生產(chǎn)、管理帶來負(fù)面影響。由此可見，行政文秘工作在企業(yè)管理中扮演著重要角色，也是影響企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的關(guān)鍵，故而不同企業(yè)在管理中都應(yīng)認(rèn)識到行政文秘工作的重要性。

二、企業(yè)行政管理的概念與特點(diǎn)

（一）企業(yè)行政管理概述

企業(yè)行政管理指的是企業(yè)在管理中開展的與行政相關(guān)的管理工作，這一管理與政府機(jī)構(gòu)的行政管理有所不同。廣義的企業(yè)行政管理包括行政事務(wù)管理、人力資源管理、辦公事務(wù)管理、財產(chǎn)會計管理；狹義的企業(yè)行政管理主要是行政文秘工作人員對行政事務(wù)以及辦公事務(wù)開展的管理工作，包含的日常工作內(nèi)容也較多，如辦公物品管理、日常辦公事務(wù)管理、企業(yè)相關(guān)資源的合理化分配、會議管理、文書資料管理等[2]。不管是廣義的企業(yè)行政管理還是狹義的企業(yè)行政管理，其在管理中都需要對不同部門、不同人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，需要不同部門與不同人員的密切配合，保證企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，充分激發(fā)企業(yè)員工的工作積極性，更好地幫助企業(yè)完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，踐行企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，讓企業(yè)有更多的機(jī)遇，保證企業(yè)的生存與發(fā)展。

（二）企業(yè)行政管理的特點(diǎn)

企業(yè)行政管理有著自身的特點(diǎn)，掌握企業(yè)行政管理的特點(diǎn)對指導(dǎo)企業(yè)行政管理工作有著重要意義。關(guān)于企業(yè)行政管理特點(diǎn)，可從以下幾個方面分析：（1）企業(yè)行政管理過程中會制定出階段性的工作計劃與目標(biāo)，行政管理計劃、目標(biāo)與企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營狀況具有一致性。企業(yè)在制定行政管理計劃過程中會進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)查與分析，比如企業(yè)的人力資源、物力資源、企業(yè)年度生產(chǎn)與管理目標(biāo)等，保證企業(yè)行政管理計劃具有可行性，同時在制定計劃過程中還需要合理進(jìn)行資源配置，并降低相關(guān)成本，保證企業(yè)通過行政管理有較高的經(jīng)濟(jì)效益。（2）企業(yè)行政管理的綜合性特點(diǎn)。企業(yè)行政管理涉及較多內(nèi)容，包含了不同部門的不同人員，需要進(jìn)行多種業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)處理。此外，企業(yè)行政管理除了包括企業(yè)內(nèi)部管理外，還包括企業(yè)與其他企業(yè)以及政府機(jī)關(guān)部門的日常關(guān)系處理等，凸顯出企業(yè)行政管理的綜合性，需要能夠正確應(yīng)對不同部門、不同人員，處理不同業(yè)務(wù)。（3）企業(yè)行政管理的靈活性。企業(yè)行政管理中雖然制訂了工作計劃，有工作目標(biāo)等，但是在具體管理中需要靈活調(diào)整與應(yīng)對，需要在整體工作目標(biāo)確定的情況下，結(jié)合不同階段企業(yè)的具體情況，對工作內(nèi)容、工作方式等做出調(diào)整，確保企業(yè)行政管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，幫助企業(yè)獲取相應(yīng)的利益[3]。企業(yè)行政管理的靈活性還體現(xiàn)在能夠靈活地應(yīng)對各種突發(fā)狀況，減少突發(fā)狀況對企業(yè)生產(chǎn)與管理造成的影響。企業(yè)行政管理中還能根據(jù)實(shí)際行政管理效果，對企業(yè)管理者、行政文秘人員以及企業(yè)員工的工作能力、業(yè)績等做出評價，從而更好地發(fā)揮協(xié)調(diào)、督促作用，依靠不同員工的共同作用持續(xù)提升工作質(zhì)量以及工作效率，保證行政管理作用的發(fā)揮。（4）企業(yè)行政管理的結(jié)構(gòu)劃分特點(diǎn)。企業(yè)行政管理工作會從結(jié)構(gòu)層面進(jìn)行劃分，具體包括決策層以及執(zhí)行層，前者主要是靈活地根據(jù)企業(yè)在不同階段的計劃、實(shí)際生產(chǎn)以及資源投入、社會環(huán)境變化等情況做出決策，對計劃做出調(diào)整、優(yōu)化等，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理；后者則是做好調(diào)整后計劃、方案等執(zhí)行。不管是決策層還是執(zhí)行層，均需要在企業(yè)行政管理過程中加強(qiáng)溝通，確保調(diào)整后的計劃、方案能夠順利實(shí)施，同時知曉計劃、方案在具體實(shí)施中遇到的阻礙、問題等。決策層與執(zhí)行層之間通過不斷溝通與信息反饋，從而繼續(xù)對計劃、方案等做出調(diào)整與優(yōu)化，共同幫助企業(yè)提高行政管理工作質(zhì)量。（5）企業(yè)行政管理工作還存在實(shí)時性。企業(yè)行政管理中，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層或者決策部門做出決策或者提出相關(guān)要求后，行政文秘人員需要及時將決策、文件或者新要求等傳達(dá)給企業(yè)的其他部門，便于不同部門及時知曉企業(yè)的最新決策與后續(xù)發(fā)展計劃，讓不同部門人員快速行動，完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)。企業(yè)行政管理內(nèi)容較多，決策也較多，只有保證工作的實(shí)時性，才能在具體執(zhí)行中更快地發(fā)現(xiàn)問題，反饋問題，避免因?yàn)橥涎佣绊懙胶罄m(xù)其他工作的開展，進(jìn)而對企業(yè)行政管理時效性、質(zhì)量等產(chǎn)生影響。要讓不同企業(yè)在行政管理方面能夠側(cè)重于管理內(nèi)容以及管理的時效性，依靠決策、管理等幫助企業(yè)發(fā)展，獲取經(jīng)濟(jì)效益，而不是僅限于形式方面[4]。

三、企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用

雖然企業(yè)管理工作與行政文秘工作在具體內(nèi)容方面會有不同，但是兩者在企業(yè)管理中均有著重要作用，通過將企業(yè)管理與行政文秘工作相結(jié)合，可更好地對企業(yè)內(nèi)部各項工作加以協(xié)調(diào)處理，避免企業(yè)管理或者行政文秘工作中出現(xiàn)的一些重復(fù)性工作，對提升企業(yè)的整體工作效率至關(guān)重要。企業(yè)行政文秘工作本身就需要按照管理者的要求，完成企業(yè)管理中不同信息的傳遞以及對各種信息的處理。企業(yè)管理中同樣要獲取各種信息，包括企業(yè)內(nèi)部的以及企業(yè)外部的，通過收集各種信息以及對信息的處理，為企業(yè)相關(guān)決策奠定基礎(chǔ)。通過企業(yè)管理與行政文秘工作的結(jié)合，能夠更好地促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞，更好地指導(dǎo)企業(yè)做出相關(guān)決策，保證決策的科學(xué)性與決策的準(zhǔn)確性。

企業(yè)管理本身較復(fù)雜，且受到多種因素的影響，管理中需要多個部門的配合，在不同部門協(xié)調(diào)下共同達(dá)到企業(yè)管理目標(biāo)；行政文秘工作內(nèi)容中需要完成對企業(yè)內(nèi)部與外部的協(xié)調(diào)與聯(lián)系工作。通過企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合，可提高不同部門之間的溝通與協(xié)作效率，更快地實(shí)現(xiàn)信息上通下達(dá)，快速做出反應(yīng)等，讓更多部門參與到企業(yè)管理中，提升企業(yè)整體管理效果。企業(yè)管理工作同行政文秘工作的綜合，有利于企業(yè)管理者及時知曉企業(yè)不同計劃的執(zhí)行情況、了解企業(yè)不同部門以及不同階段的資源配置情況，分析資源投入與產(chǎn)出情況，從而對預(yù)算、管理計劃等做出調(diào)整，可更切合實(shí)際地完成不同資源的分配，減少企業(yè)管理中出現(xiàn)的資源浪費(fèi)以及資源使用不合理情況。如可能在高風(fēng)險業(yè)務(wù)方面投入了較多的資源，而在低風(fēng)險業(yè)務(wù)方面投入較少的資源，通過企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合，依據(jù)風(fēng)險識別、風(fēng)險評估情況，調(diào)整風(fēng)險策略，對不同風(fēng)險業(yè)務(wù)類型的相關(guān)資源做出調(diào)整，更好地幫助企業(yè)降低風(fēng)險[5]。

企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合還能讓行政文秘工作人員在與外界聯(lián)系過程中及時知曉市場的需求、市場的變化等，明確市場環(huán)境的變化。相關(guān)信息能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策以及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和措施的調(diào)整提供參考，讓企業(yè)能夠與時俱進(jìn)，更快地對業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)發(fā)展方向等做出調(diào)整，這些均可幫助企業(yè)提升市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、發(fā)揮企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用的策略

企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合具有多方面的作用，故而需要從不同角度采取措施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與行政文秘工作的有效融合，促使其綜合作用更好地發(fā)揮。

（一）創(chuàng)新企業(yè)管理機(jī)制

不同企業(yè)在管理以及發(fā)展期間，需要有相應(yīng)的管理機(jī)制，而且還需要在后續(xù)企業(yè)發(fā)展中對企業(yè)管理機(jī)制做出創(chuàng)新與調(diào)整。創(chuàng)新企業(yè)管理機(jī)制中強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理與行政文秘工作的結(jié)合，積極探索企業(yè)管理與行政文秘工作的融合路徑，保證企業(yè)管理與行政文秘工作的融合效果，強(qiáng)調(diào)兩者的協(xié)同工作。為了更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與文秘工作管理的融合，企業(yè)管理中應(yīng)重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，比如注重辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，通過辦公自動化系統(tǒng)去完成行政文秘工作中的文件管理、會議組織等，提升文秘工作的信息化水平。企業(yè)管理與行政文秘工作在綜合期間還可對行政文秘工作流程予以簡化，避免煩瑣的工作程序?qū)?shí)際工作產(chǎn)生影響。創(chuàng)新企業(yè)管理方面還需要從制度方面對企業(yè)管理與行政文秘工作給出相關(guān)要求與規(guī)定，便于規(guī)范化企業(yè)管理與行政文秘工作，通過對管理機(jī)制的創(chuàng)新，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與行政文秘工作的結(jié)合，通過科學(xué)合理的協(xié)調(diào)，更好地發(fā)揮綜合作用，提高行政管理工作效率及企業(yè)管理水平。

（二）持續(xù)提升人員業(yè)務(wù)能力

企業(yè)管理與行政文秘工作在綜合作用期間，需要企業(yè)管理者以及行政文秘人員參與其中，相對于單一管理模式，對不同人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等均提出了更高要求，需要不斷提升人員的業(yè)務(wù)能力。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極學(xué)習(xí)企業(yè)管理的相關(guān)理論知識，對企業(yè)管理的不同案例展開分析，促進(jìn)自身綜合管理能力的提升，強(qiáng)調(diào)管理人員的持續(xù)學(xué)習(xí)。企業(yè)也需要鼓勵并引導(dǎo)行政文秘人員持續(xù)學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)、交流活動、自學(xué)等方式，提升專業(yè)素養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)去更新知識儲備，更好地適應(yīng)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展與管理需求。為了更好地發(fā)揮行政文秘工作人員的作用，企業(yè)還需要建立科學(xué)的行政文秘工作績效評估與考核體系，重視激勵機(jī)制的應(yīng)用，通過激勵措施去激勵員工在工作中不斷超越自我，積極進(jìn)取，讓行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力得到不斷提高，從而在工作中可更好地去協(xié)調(diào)不同部門開展工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展[6]。

（三）建立有效的溝通機(jī)制，提升溝通效率

在企業(yè)管理與行政文秘工作綜合過程中，兩者的溝通效率、溝通時效性是影響決策與管理質(zhì)量的重要因素，故而企業(yè)需要建立有效的溝通機(jī)制。企業(yè)管理人員與行政文秘人員除了直接面對面溝通交流外，還可通過電話、微信、QQ 等完成實(shí)時的信息傳遞，保證企業(yè)管理者與行政文秘工作的溝通效果。行政文秘人員能夠通過在工作中分析相關(guān)數(shù)據(jù)給企業(yè)管理者提出相關(guān)建議，還能收集員工對企業(yè)管理的一些看法或者意見等，通過收集不同部門反饋的信息，并及時將反饋信息傳遞到企業(yè)管理者手中，為企業(yè)管理與決策提供多種數(shù)據(jù)支持。

五、結(jié)語

企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合具有多方面的作用，不同企業(yè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理與行政文秘工作的融合，在融合過程中需要充分考慮企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營范圍、企業(yè)規(guī)模等。通過積極創(chuàng)新企業(yè)管理機(jī)制，加強(qiáng)不同人員業(yè)務(wù)能力提升以及建立有效的溝通機(jī)制，確保企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用能夠在企業(yè)中更好地發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。