吳煜

[摘 要]為提高科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理績效，解決標簽動態(tài)信息頻繁更替問題，降低人力資源管理成本，文章通過分析科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，剖析主要問題?；诙S碼和射頻RFID等信息化技術，對固定資產(chǎn)存放單元進行分區(qū)處理，提出一種標簽數(shù)據(jù)動態(tài)管理新模式，從標簽內(nèi)容、二維碼技術、RFID技術等方面闡釋該模式的具體應用方式和難點。該模式能夠在原信息化基礎上，解決標簽頻繁更換耗時耗力問題，提高管理效率，降低人力資源成本。

[關鍵詞]科研事業(yè)單位；固定資產(chǎn)管理；信息化；標簽

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）10-0082-03

一、科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

科研事業(yè)單位的主體任務為基礎科學研究、研究生培養(yǎng)和博士后再培養(yǎng)[ 1 ]。特殊的任務性質決定了科研事業(yè)單位重視科研人員和科研工作條件。在辦公場所，科研工作條件方面更側重于科研人員的滿意度，對于射頻信號傳輸方面則沒有限制。為滿足科研工作需求，單位為科研人員提供了必要的辦公設備和科研設備，給予了科研人員很大的資產(chǎn)調配自由度。因此，固定資產(chǎn)存在流動性極強、設備數(shù)量大、移動性強、使用周期長等問題，導致管理難度較大[2-4]。

固定資產(chǎn)管理只是科研事業(yè)單位綜合管理的很小一部分，投入的人力、財力成本不足，管理過程容易出現(xiàn)賬目信息與實物動態(tài)信息不符以及人為不重視導致的管理混亂問題[5]。然則，一旦投入較多的人力成本用于固定資產(chǎn)后期運維等非主體任務方向，其產(chǎn)出效益和成本情況就不被單位接受，在財務主管部門要求下，管理標準和要求不能降低。上述問題導致信息數(shù)據(jù)無法通暢流轉，管理者無法得到動態(tài)的管理數(shù)據(jù)，固定資產(chǎn)無法得到充分調配使用，甚至出現(xiàn)資產(chǎn)流失卻無法察覺的情況，影響科研和教學主體業(yè)務發(fā)展[6]。

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)廣泛應用于企事業(yè)單位，同時也產(chǎn)生了系統(tǒng)信息與實物更新速度不一致等系列問題。固定資產(chǎn)信息在系統(tǒng)內(nèi)變更后，打印的實物標簽內(nèi)容無法隨系統(tǒng)自動改變，仍需要大量人工操作進行打印、查找和替換實物標簽。同時，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)一般不能兼顧所有打印、掃描等配套管理設備。例如，從系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)并不能直接與打印機聯(lián)機實時打印，需要人工轉換格式。這些過程伴生的問題會導致信息化的效率優(yōu)勢不能充分發(fā)揮甚至降低[7]。

基于以上現(xiàn)狀，文章綜合利用兩種標簽信息技術，從標簽管理信息數(shù)據(jù)處理的角度進行管理模式簡化探索，為解決標簽重復替換耗時耗力、人為不重視導致資產(chǎn)頻繁流動、動態(tài)管理不完善、系統(tǒng)操作復雜等信息化伴生問題提供參考。

二、單元動態(tài)管理模式

（一）模式基礎和目標

賬實相符是固定資產(chǎn)管理的基本要求。同時，管理模式應將單位的人力、財力投入控制在合理范圍內(nèi)，減少管理過程的人工重復性操作，提高效率。

預期實現(xiàn)：標簽避免頻繁制作替換，延長標簽信息有效使用時間，從而降低耗材使用成本和運維人力成本；固定資產(chǎn)信息在系統(tǒng)內(nèi)隨實際位置變化實現(xiàn)動態(tài)變化，并聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)動態(tài)查詢、報警追蹤、顯示結果等功能。

（二）實施方法及分析

1 .標簽內(nèi)容精簡

固定資產(chǎn)標簽一般采用耐腐蝕、黏性強、耐水、耐旱、耐寒等綜合性能較高的材質制成，成本高于普通標簽[8]，通過表面打印或者信號寫入標簽芯片等方式存儲固定資產(chǎn)信息[9]。采用在標簽表面打印數(shù)據(jù)的方式，如果出現(xiàn)打印信息與系統(tǒng)信息不符的情況，則標簽作廢；采用信號寫入標簽芯片的方式，則對寫入芯片的字數(shù)和符號有一定限制。

為減少固定資產(chǎn)信息發(fā)生變化而導致標簽需要更換的人工操作，建議將標簽內(nèi)容設為固定且唯一辨識的固定資產(chǎn)信息（例如資產(chǎn)編號），而不是位置、責任人等經(jīng)常變化的固定資產(chǎn)信息。

為讓使用者直觀地獲取資產(chǎn)信息，單位可能要求資產(chǎn)存放位置、責任人和責任人所在部門等信息必須在標簽上直觀打印。同時，為方便資產(chǎn)清查，這些強制要求顯示的信息也是核對賬實的重要依據(jù)。這種情況下，由于低成本標簽無法像顯示器一樣同步顯示修改后的信息，因此無法通過簡化標簽內(nèi)容來提高效率。

在單位沒有要求標簽表面必須直觀顯示位置、責任人等容易動態(tài)變化的信息時，可以在標簽上隱形存儲這些動態(tài)信息，比如通過二維碼、RFID等技術存儲這些數(shù)據(jù)[10]。采用這種方法，在資產(chǎn)清查時，既可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速收集，也可避免標簽的頻繁更換工作[ 1 1 ]。為讓使用者能夠實時查詢到固定資產(chǎn)詳細內(nèi)容，使用者在讀取標簽信息時，可聯(lián)網(wǎng)打開系統(tǒng)平臺并發(fā)送唯一標識ID查詢和顯示數(shù)據(jù)庫的固定資產(chǎn)信息。

2.QR二維碼標簽打印技術應用

在固定資產(chǎn)清查、信息變更等情況下，需要快讀標簽信息并錄到計算機中處理。采用QR二維碼技術，可將固定資產(chǎn)信息生成二維碼并在標簽上打印[ 1 2 ]。使用掃碼槍、手機等設備可批量快速讀取和收集二維碼信息。

與傳統(tǒng)紙質統(tǒng)計方式相比，采用QR二維碼和掃碼設備相結合批量讀取信息的方式極大提高了管理效率，但也產(chǎn)生一些操作性問題，容易出現(xiàn)二維碼信息讀取后亂碼，掃碼設備不支持中文數(shù)據(jù)掃描，實時讀取信息錯行等情況，導致掃碼數(shù)據(jù)不夠準確，需要進一步人工核對；當固定資產(chǎn)的多個信息字段需要合并存儲在同一個二維碼中時，還需用分隔符合并字段；掃碼設備讀取的信息一般還需要人工進行字段分割數(shù)據(jù)處理，核對掃碼的數(shù)據(jù)是否齊全、準確，這要求管理人員有一定編程能力；此外，采用QR二維碼存儲固定資產(chǎn)動態(tài)信息的方式，并不能避免因信息變更導致的標簽需要替換的問題。

為解決以上問題，可使用“鏈接+ID+其他信息”的內(nèi)容樣式寫入QR二維碼。在手機、計算機等用戶端掃碼后，用戶端自動打開鏈接進入系統(tǒng)。同時，系統(tǒng)通過GET方式獲取ID并根據(jù)ID自動查詢和呈現(xiàn)對應固定資產(chǎn)信息。系統(tǒng)還可授權登錄者在手持用戶端自主發(fā)起資產(chǎn)信息變更。固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)存儲在服務器內(nèi)，避免了因信息變更導致的標簽人工更換操作；掃碼設備直接讀取二維碼信息進行資產(chǎn)清查時，對獲取到ID在系統(tǒng)內(nèi)匹配后，可快速記錄該固定資產(chǎn)是否已被清查，從而排重篩漏快速得到清查的進展和結果。

基于ID自動獲取固定資產(chǎn)信息的方式，適用于統(tǒng)一更換標簽的情形。統(tǒng)一更換標簽會導致實際操作者需要重新打印和操作，大量的數(shù)據(jù)操作在急劇增加工作量的同時，也會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)錯誤。為避免以上情況發(fā)生，可采用網(wǎng)頁編程的方式，也可以直接基于現(xiàn)有標簽二維碼信息，直接進行數(shù)據(jù)分割和模糊檢索，根據(jù)數(shù)據(jù)信息優(yōu)先等級進行分布檢索確認。該方式能避免現(xiàn)有二維碼標簽需要重新設計內(nèi)容和更換的問題，降低人力成本和標簽成本，但對編程要求較高。

3.RFID標簽打印技術應用

類似QR二維碼技術，RFID技術也可以實現(xiàn)非接觸的機器自動識別。相比之下，通過調節(jié)射頻頻率，RFID技術可實現(xiàn)更大距離范圍讀取標簽信號。使用RFID標簽代替普通固定資產(chǎn)標簽，理論上可實現(xiàn)實時判斷固定資產(chǎn)實物是否存在，這對實現(xiàn)固定資產(chǎn)動態(tài)位置的管理起到了關鍵作用。

具體實施時，在每個固定資產(chǎn)上粘貼RFID標簽，寫入加密固定資產(chǎn)信息，并通過天線、饋線、讀取器與聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行信息動態(tài)處理。將資產(chǎn)移動到存放單元距離或區(qū)域后，系統(tǒng)將自動追蹤報告、變更位置信息，從而實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管，解決人工監(jiān)管不到位的問題。

單位內(nèi)對射頻信號沒有限制的區(qū)域可采用RFID標簽進行資產(chǎn)監(jiān)管?？紤]到教學科研單位固定資產(chǎn)一般以教室、辦公室等房間為基本存放單元?；诖娣艈卧墓潭ㄙY產(chǎn)RFID標簽技術在讀取標簽信號方面可采用不同的方式。

一是在每個存放單元固定資產(chǎn)移動必經(jīng)之路安裝RFID標簽讀取相關裝置（含天線、饋線和讀取器等），讀取器網(wǎng)絡連接服務器。

二是在每個存放單元內(nèi)，根據(jù)有效讀取距離安裝天線，信號通過饋線統(tǒng)一反饋到讀取器。讀取器通過網(wǎng)絡與服務器連接。

目前，RFID標簽信號在3—10米以上距離寫入仍存在難度且可擦寫標簽成本較高，不建議采用標簽實時寫入數(shù)據(jù)的模式。在RFID標簽內(nèi)一次性寫入固定資產(chǎn)唯一標識信息即可實現(xiàn)動態(tài)追蹤，額外寫入其他信息需要增加人工維護成本。

此外，射頻信號遇到金屬或尺寸較大的物品遮擋時，信號強度衰減較快。實際部署時應增強天線信號或替換功能更強的RFID標簽以減少誤差。

同時，部署讀取器時需要考慮美觀效果，很難做到部署均勻，建議部署于隱蔽位置，通過強度檢測將信號強度控制在有效范圍即可。

在成本方面，基于RFID技術的動態(tài)管理模式使用的標簽單價遠高于常用標簽單價，配置設備（天線、讀取器等）成本也會隨存放單元的數(shù)量而增加。

在降低成本方面，可行方式主要有以下兩種。

一是降低標簽替換頻率，發(fā)揮標簽使用壽命長的優(yōu)勢。理論上RFID標簽物理使用壽命一般可達十幾年。

二是讀取器（讀寫器）成本遠高于天線。讀取器可設置多個輸入端口，可通過合并多個存儲單元、一個讀取器多連接一些天線的方式減少讀取器個數(shù)，從而降低成本。

4 .網(wǎng)絡及系統(tǒng)編程技術應用

網(wǎng)絡及系統(tǒng)編程可將標簽信息動態(tài)存儲于服務器內(nèi)，并在線實時顯示和變更數(shù)據(jù)。

通過將存放單元的位置標識與讀取器在系統(tǒng)內(nèi)綁定的方式（例如“房間A101與讀取器1綁定”），當固定資產(chǎn)跨存放單元移動時，由于獲取信號的讀取器發(fā)生了變更，系統(tǒng)獲取到信號時將自動變更“存放位置”信息，從而實現(xiàn)位置追蹤。

通過將“鏈接+ID+其他信息”作為QR二維碼內(nèi)容的方式，實現(xiàn)系統(tǒng)與實物標簽關聯(lián)。掃碼后系統(tǒng)根據(jù)獲取的ID進行查詢、反饋、顯示和變更數(shù)據(jù)。同時，掃描設備直接掃碼讀取內(nèi)容中包含的“ID+其他信息”，可用于固定資產(chǎn)清查和統(tǒng)計。清查時，系統(tǒng)自動獲取查詢次數(shù)，配合實際掃描統(tǒng)計數(shù)據(jù)，實現(xiàn)最終數(shù)據(jù)的排重篩漏。

通過在走廊、大門等資產(chǎn)移動必經(jīng)路段安裝讀取器，在系統(tǒng)中綁定位置信息，實現(xiàn)移動路徑追蹤。當設備離開大樓或存放在信號未覆蓋位置時，可根據(jù)系統(tǒng)提示確定追蹤路徑和時間，配合監(jiān)控進行溯源查找。

此外，系統(tǒng)應配置固定資產(chǎn)采購、驗收、信息變更、報廢、損失遺失報告、出院、到位等常見固定資產(chǎn)管理功能并根據(jù)單位實際情況調整。

三、結語

教學科研單位一般不限制射頻信號使用，位置、責任人等固定資產(chǎn)信息動態(tài)變化頻繁，同時單位人力精簡，管理難度大。為解決科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理過程中伴生的實際困難，基于二維碼和射頻RFID等新標簽技術，文章提出了綜合信息化技術應用于基本存放單元的固定資產(chǎn)標簽動態(tài)管理模式。該模式能夠在原信息化基礎上，解決標簽頻繁更換耗時耗力問題，從而提高管理效率、降低成本。

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