王海琴

[摘 要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐步實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化。然而，檔案信息化管理中保密與安全管理問題一直是管理者和用戶關(guān)注的重點。如何平衡檔案資源的共享利用與安全保密，是當前檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。文章圍繞檔案管理安全保密及信息化檔案管理，探討了檔案管理安全保密的重要性，并提出了相應的對策和建議，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）09-0034-03

檔案是記錄歷史、傳承文明的重要載體，也是國家和社會發(fā)展的重要信息資源，檔案管理是其他工作開展的重要基礎(chǔ)與前提，在社會整體發(fā)展中占據(jù)重要地位。

信息化的發(fā)展，尤其是檔案管理工作的信息化發(fā)展，讓檔案管理與保密工作變得困難。信息化發(fā)展提高了檔案管理效率，豐富了檔案資源的開發(fā)利用方式，但與此同時，檔案信息化管理中的安全保密問題也日益凸顯。如何在確保檔案信息安全的前提下，推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，成為當前亟待解決的問題。

一、檔案管理工作的特點

專業(yè)性：檔案管理需要具備專業(yè)的知識和技能，包括檔案分類、編目、整理、保存、利用等。管理人員需要經(jīng)過專業(yè)培訓，才能有效地管理和保護檔案。

規(guī)范性：檔案管理工作必須遵循一定的規(guī)范和標準，如檔案的分類方法、保存方式、保密規(guī)定等[ 1 ]。這些規(guī)范和標準是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

歷史性：檔案是歷史的記錄，具有重要的歷史價值。檔案管理不僅是對檔案的保存，更是對歷史的尊重和保護。

系統(tǒng)性：檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，涉及檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等多個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了完整的檔案管理體系。

保密性：許多檔案涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私，因此檔案管理工作必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。

服務(wù)性：檔案管理的最終目的是為社會和公眾提供服務(wù)。管理人員需要積極開發(fā)檔案資源，為利用者提供便捷、高效的檔案服務(wù)。

二、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的意義

檔案管理作為企業(yè)和組織運營中的重要環(huán)節(jié)，安全保密及信息化管理對于維護檔案的真實性、完整性和可用性具有至關(guān)重要的作用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)和組織的需求，實施信息化檔案管理成為必然選擇[ 2 ]。

（一）檔案管理安全保密的意義

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄價值的固化信息。檔案管理安全保密工作對于維護國家安全、保障社會穩(wěn)定、促進經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。

首先，檔案管理安全保密是維護國家安全的重要組成部分。檔案中往往包含國家政治、經(jīng)濟、軍事、文化等方面的重要信息，一旦泄露，就可能對國家的安全造成嚴重威脅。因此，加強檔案管理安全保密工作是保障國家安全的重要舉措[ 3 ]。

其次，檔案管理安全保密對于保障社會穩(wěn)定具有重要意義。檔案是社會歷史發(fā)展的重要見證，是維護社會公平正義的重要依據(jù)。如果檔案管理不善，導致檔案丟失、損毀或篡改，就可能產(chǎn)生不穩(wěn)定因素，甚至引發(fā)社會動蕩。

最后，檔案管理安全保密對于促進經(jīng)濟發(fā)展也具有重要意義。檔案中往往包含企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)研發(fā)成果等重要信息，是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。加強檔案管理安全保密工作，保障企業(yè)核心信息的安全，對于維護企業(yè)利益、促進經(jīng)濟發(fā)展具有重要作用。

檔案管理安全保密工作是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要全社會的共同努力。全社會應增強檔案管理安全保密意識，建立健全檔案管理制度，加強技術(shù)防范和人才隊伍建設(shè)，切實保障檔案的安全和保密。

（二）信息化檔案管理的意義

信息化檔案管理具有深遠的意義，它不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，還極大地提高了檔案管理的效率和安全性。

首先，提高效率。傳統(tǒng)的檔案管理通常依賴于紙質(zhì)文檔和人工操作，查找、存儲和分享信息的過程煩瑣且耗時。而信息化檔案管理通過數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，實現(xiàn)了快速、準確的信息檢索和共享，極大地提高了工作效率，節(jié)省了時間和人力成本。

其次，保護檔案安全[ 4 ]。紙質(zhì)檔案容易受到自然因素（如火災、水災）和人為因素（如損壞、丟失）的影響，電子檔案通過數(shù)據(jù)備份和加密技術(shù)等手段，能夠更好地保護檔案的安全。此外，信息化檔案管理系統(tǒng)還可以設(shè)置權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問或修改檔案，確保檔案的安全性和保密性。

最后，推動綠色環(huán)保。通過減少紙質(zhì)文檔的使用，信息化檔案管理有助于減少樹木砍伐和紙張浪費，減輕對環(huán)境的壓力。同時，電子檔案的存儲和處理過程中產(chǎn)生的碳排放也相對較低，有利于實現(xiàn)綠色辦公和可持續(xù)發(fā)展。在信息化時代，各級組織和機構(gòu)應積極推動檔案管理的信息化建設(shè)，以適應時代發(fā)展的需要。

三、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的對策

（一）開展信息化資源建設(shè)

信息化資源建設(shè)實際上就是以檔案信息內(nèi)容為基礎(chǔ)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源，從政治、經(jīng)濟、人文、歷史等多層面出發(fā)，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)劃與控制，確保檔案資源得到科學的開發(fā)利用，完成檔案管理的輸入與輸出工作[ 5 ]。檔案管理的輸入與輸出工作是檔案工作的核心部分，只有保證這兩項工作的有效實施，才能充分發(fā)揮檔案的價值作用。在輸入過程中，要加強信息的收集和儲備，通過多種渠道獲取有價值的檔案信息，進行有效監(jiān)控和管理，確保檔案信息的準確性和安全性。在輸出過程中，要注重檔案編目的專題整合與檢索服務(wù)的深化，滿足社會對檔案信息的需求。

檔案信息的價值體現(xiàn)在多個方面，包括行政作用和社會價值。在行政作用方面，檔案可以為政府部門提供決策支持，促進政府工作的有效實施。在社會價值方面，檔案可以為社會各界提供歷史研究、文化傳承、宣傳教育等方面的服務(wù)，促進社會的發(fā)展和進步。

（二）完善管理制度

建立健全檔案管理制度體系對于一個組織來說至關(guān)重要。檔案是組織記憶和歷史的載體，是決策、研究和日常工作的基礎(chǔ)。為了確保檔案的安全、完整和有效利用，必須明確各級檔案管理部門的職責和權(quán)限，規(guī)范檔案信息的收集、整理、存儲和使用流程[ 6 ]。

首先，檔案管理部門應承擔起檔案收集、整理、分類、編目、存儲和提供利用等職責。不同層級的檔案管理部門應有明確的權(quán)責界限，確保檔案管理工作無縫對接，避免權(quán)責不清導致的管理混亂。例如，基層檔案管理部門負責檔案的初步收集和整理，而上級檔案管理部門則負責檔案的鑒定、保存和提供利用。

其次，檔案信息的收集、整理、存儲和使用流程需要嚴格規(guī)范。收集檔案時應確保信息的真實性、完整性和可用性；整理檔案應遵循科學的原則和方法，保持檔案之間的歷史聯(lián)系和邏輯關(guān)系；存儲檔案應提供適宜的環(huán)境和設(shè)施，確保檔案的安全和長期保存；使用檔案則應依法依規(guī)，確保檔案的機密性和安全性。

最后，為了加強檔案保密宣傳教育，組織應利用多種形式和渠道，提升全體人員的保密意識?？梢酝ㄟ^開展專題培訓、制作宣傳資料、舉辦知識競賽等方式，普及檔案保密知識，使全體人員充分認識到檔案保密的重要性，掌握基本的保密技能和方法。同時，可以結(jié)合典型案例進行宣傳教育，使全體人員更加直觀地了解檔案泄密的危害和后果。

總之，建立健全檔案管理制度體系并加強檔案保密宣傳教育，對于保障組織信息安全、促進組織發(fā)展具有重要意義。各級檔案管理部門應切實履行職責，全體人員應增強保密意識，共同維護檔案的安全性和機密性。

（三）依法依規(guī)推進檔案管理信息化

為了確保檔案管理工作在法治軌道上穩(wěn)步前行，應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。檔案管理涉及國家安全、社會穩(wěn)定和公民個人隱私等重要方面，因此必須始終保持高度警惕，切實加強對檔案管理工作的規(guī)范監(jiān)管。

首先，檔案管理的法治化是不可或缺的[ 7 ]。隨著《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的出臺，檔案管理工作的法律依據(jù)更加明確。應嚴格按照法律規(guī)定，確保檔案的收集、整理、保管及利用等各個環(huán)節(jié)都符合法律要求。對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，更應加密保管，防止信息泄露。

其次，加強檔案管理部門與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)對于檔案管理也至關(guān)重要。檔案管理工作不是孤立的，它需要多個部門的協(xié)同合作。在實際工作中，檔案管理部門應當積極加強與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取政策支持和資源保障。比如，檔案管理部門可與財政部門溝通，爭取到必要的經(jīng)費支持，用于檔案的維護、保管和信息化建設(shè)，將檔案管理經(jīng)費納入財政預算，確保檔案管理工作有足夠的資金支持。

同時，檔案管理部門還可以與信息化管理部門合作，可以將先進的信息技術(shù)應用于檔案管理中，推進檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率、便捷性和安全性。舉例來說，可以采用數(shù)字化技術(shù)對檔案進行掃描、存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的電子化和共享化，可以減少紙質(zhì)檔案的使用和存儲成本，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息，提高檔案信息的利用價值?？梢圆捎脭?shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，深度挖掘和分析檔案信息，發(fā)現(xiàn)其中蘊含的歷史、文化和科學價值，為學術(shù)研究和社會發(fā)展提供有力支持。

（四）組建信息化檔案管理人才隊伍

信息化檔案管理是當今社會發(fā)展的重要趨勢，而檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、知識水平及業(yè)務(wù)能力則是影響信息化檔案管理水平的關(guān)鍵因素[ 8 ]。為了確保信息化檔案管理的有效推廣和應用，必須注重組建專業(yè)的信息化檔案管理隊伍，不斷提高管理人員的信息化技術(shù)水平。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。在這一轉(zhuǎn)變過程中，檔案管理人員的角色和職責也發(fā)生了顯著的變化。他們不僅需要具備扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識，而且需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)處理、信息安全、云計算等。在專業(yè)知識結(jié)構(gòu)方面，檔案管理人員應具備多元化的知識體系。除了掌握檔案管理的基本理論和方法外，檔案管理人員還應了解相關(guān)學科的基礎(chǔ)知識，如歷史學、文獻學、信息科學等。這些知識能夠幫助管理人員更好地理解和分析檔案內(nèi)容，提高檔案管理和利用的效率。

在專業(yè)知識水平方面，檔案管理人員需要不斷學習和更新自己的知識庫。隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，新的管理理念和技術(shù)層出不窮。管理人員應積極參加各類培訓和學習活動，了解最新的檔案管理技術(shù)和標準，確保自己始終站在行業(yè)前沿。

在業(yè)務(wù)能力方面，檔案管理人員需要具備高度的責任心和敬業(yè)精神。檔案管理工作涉及大量珍貴的歷史資料和文化遺產(chǎn)，任何疏忽都可能造成不可挽回的損失。因此，管理人員應時刻保持警惕，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。為了提高管理人員的信息化技術(shù)水平，可以采取多種措施。同時，可以鼓勵管理人員參加相關(guān)認證考試，如全國計算機等級考試、信息安全水平考試等，提升他們的信息化素養(yǎng)和綜合能力。加強信息化檔案管理的推廣和應用，需要高度重視檔案管理人員的培養(yǎng)和隊伍建設(shè)[ 9 ]。只有不斷優(yōu)化他們的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，才能確保信息化檔案管理的有效實施和持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理，是當前檔案管理工作的重要任務(wù)。只有不斷完善技術(shù)防護體系，建立健全管理制度，促進多方面措施齊頭并進，才能實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用和保護，推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。在這個過程中，應始終堅持以用戶為中心的原則，在確保檔案信息安全的同時，為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)，滿足用戶的需求，推動檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

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