趙敬蘭

【摘要】基于大數(shù)據(jù)與人工智能的應(yīng)用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)，大中型企業(yè)積極引進(jìn)智能化技術(shù)，以提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力。機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)（RPA）的發(fā)展，為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用提出了新的方向。文章通過對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷流程的現(xiàn)狀分析，提出將RPA技術(shù)應(yīng)用到費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程中，代替其中可重復(fù)、有規(guī)律、工作量大的人工工作等相關(guān)建議，從而優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；RPA；財(cái)務(wù)共享；費(fèi)用報(bào)銷

【中圖分類號(hào)】F275

★ 基金項(xiàng)目：2021年重慶開放大學(xué)（重慶工商職業(yè)學(xué)院）科研項(xiàng)目“基于RPA的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)管控研究”（NDYB2021-40）。

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化競(jìng)爭(zhēng)的加劇和信息技術(shù)的高速發(fā)展，為了減少經(jīng)營(yíng)成本，提高財(cái)務(wù)管理的有效性，大型集團(tuán)企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已成為一種趨勢(shì)，可以將分布在各地的分公司和分部中發(fā)生的大量重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的工作都集中在一個(gè)地點(diǎn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完成，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，規(guī)范公司的管理[ 1 ]。作為近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)代表之一的機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation，以下簡(jiǎn)稱RPA）在眾多分工明確、程序規(guī)范的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中能夠很好地運(yùn)用，而且已經(jīng)被證明可以在各行業(yè)中提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，降低人力成本[2]。

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理可以將先進(jìn)的技術(shù)和自身的經(jīng)營(yíng)方式結(jié)合起來，以助力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。費(fèi)用報(bào)銷作為集團(tuán)企業(yè)日常工作中一個(gè)重要的部分，涉及到企業(yè)的每位員工，并且發(fā)生的頻率很高，集中到財(cái)務(wù)共享中心完成可提高費(fèi)用報(bào)銷的效率，對(duì)降低人工成本和提高企業(yè)管理水平具有重要作用[ 3 ]。如何結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，充分運(yùn)用RPA等自動(dòng)化技術(shù)到企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)操作流程當(dāng)中，是一個(gè)亟待解決和思考的問題。

二、財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷流程的現(xiàn)狀

近年來，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷數(shù)量也隨之增多。建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)在進(jìn)行報(bào)銷的時(shí)候，可以選擇在電腦端或者手機(jī)端操作，報(bào)銷速度和便利性較之前大幅度提升。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，財(cái)務(wù)組織得以重組優(yōu)化，費(fèi)用報(bào)銷流程得以再造，使得流程化和標(biāo)準(zhǔn)化較強(qiáng)的報(bào)銷工作完成效率提高[ 4 ]。

財(cái)務(wù)共享中心配有費(fèi)用報(bào)銷小組，設(shè)立了票據(jù)初審、單據(jù)稽核、費(fèi)用核算和計(jì)算等多個(gè)崗位，分公司和分部的員工在財(cái)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)上填寫報(bào)銷單據(jù)和上傳原始憑證以提交報(bào)銷申請(qǐng)，然后集中在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行票據(jù)審核、資金結(jié)算等工作。但在費(fèi)用報(bào)銷流程中，大量的紙質(zhì)發(fā)票、ORC掃描技術(shù)應(yīng)用不廣泛和存在大量審批流程等原因會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心仍存在大量重復(fù)性高的工作，加大了企業(yè)的人工成本和降低了企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷流程的問題分析

（一）紙質(zhì)單據(jù)增加報(bào)銷成本

目前，仍有很多企業(yè)將紙質(zhì)單據(jù)作為報(bào)銷的主要憑證，各分公司的報(bào)銷人員在填制報(bào)銷單后交由部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，再將一段時(shí)間內(nèi)的原始憑證郵寄到財(cái)務(wù)共享中心，由共享中心初審崗的財(cái)務(wù)人員審核原始憑證及交接單的一致性和真實(shí)性。幾年前我國(guó)就一直在積極推動(dòng)電子發(fā)票的使用，提倡企業(yè)和個(gè)人在消費(fèi)過程中開具電子發(fā)票，提高發(fā)票的無紙化率，但是目前在企業(yè)中依然存在大量的紙質(zhì)發(fā)票。由于普遍費(fèi)用報(bào)銷的員工與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不在一個(gè)地方，員工必須將紙質(zhì)發(fā)票統(tǒng)一收集起來后郵寄到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，增加了報(bào)銷的成本。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心票據(jù)初審崗的員工要對(duì)紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行逐一審核，檢查發(fā)票是否有破損臟污等問題，對(duì)不清晰的紙質(zhì)發(fā)票掃描件、錯(cuò)誤的發(fā)票內(nèi)容填寫等有問題的報(bào)銷單進(jìn)行退單處理，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。此外，紙質(zhì)發(fā)票可能存在破損、丟失等現(xiàn)象，由于很多發(fā)票都具有唯一性，需要妥善的保存及粘貼處理，其過程比較繁瑣，會(huì)造成人力和資源的浪費(fèi)。同時(shí)，針對(duì)一些特殊的業(yè)務(wù)，比如員工培訓(xùn)通知單需要領(lǐng)導(dǎo)簽字之后作為原始紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)，需要在各部門直接傳遞審核，也會(huì)很大程度地降低報(bào)銷效率。這種單一的、重復(fù)的財(cái)務(wù)工作會(huì)耗費(fèi)大量的資金和人力，從而影響到財(cái)務(wù)人員的工作效率。

（二）發(fā)票關(guān)鍵信息提取工作量較大

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多的集團(tuán)企業(yè)都面臨著票據(jù)數(shù)據(jù)和信息采集帶來的困難。目前，很多報(bào)銷人員在填寫報(bào)銷單的時(shí)候都是手工填寫報(bào)銷發(fā)票的內(nèi)容，例如發(fā)票的日期、金額、事項(xiàng)等。雖然有的公司利用掃描軟件等工具能快速識(shí)別發(fā)票信息，但是應(yīng)用并不廣泛。在稅務(wù)局的網(wǎng)站，可以根據(jù)增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票的代碼和號(hào)碼等信息輸入，實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票信息真?zhèn)蔚牟樵儯斯すぷ髁枯^大。對(duì)于定額發(fā)票、手寫發(fā)票、火車票等無法自動(dòng)查驗(yàn)發(fā)票信息，需要報(bào)銷人員根據(jù)報(bào)銷事項(xiàng)，逐一填寫發(fā)票信息，手工填寫的錯(cuò)誤率較高。

此外，由于發(fā)票信息是手工錄入的，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員在審核報(bào)銷單時(shí)，需要對(duì)比發(fā)票信息與報(bào)銷單的內(nèi)容是否一致，增加了審核的工作量。并且，傳統(tǒng)的報(bào)銷方式存在重復(fù)打印、重復(fù)報(bào)銷等問題，這些都是人工審核過程中難以辨別的。尤其是在對(duì)各種類型發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行審查時(shí)，要花很多時(shí)間去手工掃描、識(shí)別、核對(duì)等，由于缺乏智能終端，無法提取和處理關(guān)鍵信息，造成了人力資源的碎片化和低價(jià)值的浪費(fèi)。

（三）辨別費(fèi)用報(bào)銷附件是否合規(guī)有一定難度

費(fèi)用報(bào)銷附件為原始憑證，附件是確認(rèn)費(fèi)用真實(shí)性的主要依據(jù)。報(bào)銷的附件包括發(fā)票、車票、機(jī)票等符合費(fèi)用報(bào)銷要求的憑證。因?yàn)楦鞒鞘械木唧w情況不同，必須認(rèn)真審核報(bào)銷附件，排除不合格因素。費(fèi)用報(bào)銷附件的不合規(guī)也分為形式上的不符合和本質(zhì)上的不符合。形式上的不符合是指附件的種類和其他財(cái)務(wù)方面的不規(guī)范，例如報(bào)銷人使用無稅務(wù)監(jiān)制章的發(fā)票。本質(zhì)上的不符合，比如分公司員工在報(bào)銷差旅費(fèi)的時(shí)候，所提供的車票是否為本次出差的車票，餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，以及同一項(xiàng)目的報(bào)銷人員與項(xiàng)目人員的名單等。同時(shí)要對(duì)發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)舞b定，必須在稅務(wù)部門的網(wǎng)站進(jìn)行的查詢，以防止偽造。財(cái)務(wù)共享中心工作人員應(yīng)全面審查發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容，報(bào)銷后的電子發(fā)票，依然可以儲(chǔ)存在報(bào)銷人員的電腦、手機(jī)或郵箱里，因此可能存在虛報(bào)的虛假票、重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票等違法行為。當(dāng)前，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行核對(duì)的主要方式是由財(cái)務(wù)工作人員登錄國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票核對(duì)平臺(tái)進(jìn)行人工掃描和核對(duì)，從而造成了大量的重復(fù)勞動(dòng)，大大降低了報(bào)銷的及時(shí)率。

（四）費(fèi)用報(bào)銷審批工作量大

費(fèi)用報(bào)銷審批是報(bào)銷流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

對(duì)報(bào)銷項(xiàng)目的輔助材料的識(shí)別、發(fā)票的真實(shí)性和流向的識(shí)別、審核和記賬是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員的重要工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的稽核人員按報(bào)銷事由手工選取賬目，檢查相關(guān)資料是否完善、發(fā)票日期是否準(zhǔn)確等，并與款項(xiàng)的支付方向是否相符。在這個(gè)過程中，財(cái)務(wù)共享中心的稽查員必須認(rèn)真處理每一個(gè)細(xì)節(jié)，其龐大的工作量會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，導(dǎo)致工作效率的下降。

（五）報(bào)銷款支付不及時(shí)

當(dāng)前，財(cái)務(wù)共享中心在支付部分沒有建立員工信用評(píng)級(jí)體系，當(dāng)報(bào)銷單累積到一定數(shù)量時(shí)，不能對(duì)各部門的資金進(jìn)行分流，導(dǎo)致員工在報(bào)銷和領(lǐng)取工資的過程中會(huì)有很長(zhǎng)的一段時(shí)期。如果沒有按時(shí)支付報(bào)銷款，不僅會(huì)影響到職工的工作熱情，還會(huì)嚴(yán)重地影響到公司的人員穩(wěn)定性。

由于在申報(bào)和付款時(shí)，沒有事先對(duì)員工的信用級(jí)別進(jìn)行分流，造成了大量未報(bào)銷單據(jù)積壓，致使基層工作人員出現(xiàn)了發(fā)票與報(bào)銷內(nèi)容不一致、循環(huán)重復(fù)退單、報(bào)銷單號(hào)與憑證混亂等問題。另一方面，由于報(bào)銷工作很多都累積到月末，短時(shí)間內(nèi)工作量劇增，會(huì)讓報(bào)銷工作人員產(chǎn)生巨大壓力，可能導(dǎo)致員工辭職率上升，影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員穩(wěn)定性。

四、基于RPA的財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化

通過以上對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程的現(xiàn)狀和問題分析，發(fā)現(xiàn)在集團(tuán)企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷流程中存在著重復(fù)性高、單一標(biāo)準(zhǔn)化的人工環(huán)節(jié)。因此，目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的費(fèi)用報(bào)銷流程應(yīng)該從大量依賴人員手動(dòng)操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化、靈活化、低成本化的工作。RPA技術(shù)的迅速發(fā)展應(yīng)用到費(fèi)用報(bào)銷流程中，能解決重復(fù)性高、單一標(biāo)準(zhǔn)化人工環(huán)節(jié)的問題，并且可以使用電子發(fā)票代替大部分紙質(zhì)發(fā)票，運(yùn)用ORC自動(dòng)掃描技術(shù)、根據(jù)報(bào)銷人員不同的信用評(píng)級(jí)決定報(bào)銷順序等方式提高費(fèi)用報(bào)銷效率。RPA技術(shù)在費(fèi)用報(bào)銷流程中的應(yīng)用大致如下。

（一）智能提取發(fā)票關(guān)鍵信息

對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票在保管和郵寄途中可能會(huì)出現(xiàn)的丟失及損壞問題，分公司報(bào)銷人員可以將紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行掃描整理，并由分公司的財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一匯總，再定期通過電子郵件的形式打包發(fā)送給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。利用RPA自動(dòng)下載、歸集、篩選出各分公司的發(fā)票報(bào)銷單據(jù)，再通過ORC掃描所有的報(bào)銷單據(jù)和發(fā)票，經(jīng)整理匯總，完成初步處理任務(wù)。通過RPA對(duì)重要的發(fā)票信息進(jìn)行提取，實(shí)現(xiàn)對(duì)報(bào)銷單據(jù)的自動(dòng)生成。報(bào)銷人員登錄公司支付系統(tǒng)，檢查RPA自動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，核對(duì)無誤后可以確認(rèn)報(bào)銷申請(qǐng)。通過RPA智能提取發(fā)票關(guān)鍵信息，可以大大地提高填寫報(bào)銷單的速度、增大錄入報(bào)銷單錄入正確率及減少后期的核對(duì)發(fā)票與報(bào)銷單是否對(duì)應(yīng)的工作量。

（二）智能核驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?/p>

報(bào)銷發(fā)票在費(fèi)用報(bào)銷的過程中需要對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行核驗(yàn)，相比之前需要手工登錄稅務(wù)局網(wǎng)站核驗(yàn)增值稅發(fā)票的真?zhèn)?，利用RPA技術(shù)會(huì)極大地提高發(fā)票核驗(yàn)效率。RPA技術(shù)可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行核驗(yàn)，辨別發(fā)票的真?zhèn)巍Ｍㄟ^“啟動(dòng)活動(dòng)”規(guī)則，添加國(guó)家稅務(wù)總局的網(wǎng)址，設(shè)置登錄網(wǎng)站，再通過“ORC識(shí)別”規(guī)則來提取報(bào)銷發(fā)票中的如發(fā)票編碼、日期、號(hào)碼等需要錄入的信息，最后通過“網(wǎng)頁要求”規(guī)則接口去自動(dòng)輸入網(wǎng)站中需要填寫的驗(yàn)證碼，可以自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票的真實(shí)性。對(duì)于未核驗(yàn)通過的發(fā)票，RPA將發(fā)送核驗(yàn)未通過的信息給分公司報(bào)銷人員，報(bào)銷人需要尋找未通過原因并重新填寫費(fèi)用報(bào)銷單。對(duì)于核驗(yàn)通過的發(fā)票，將跟報(bào)銷單的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性對(duì)比，一致后將轉(zhuǎn)入下一步費(fèi)用報(bào)銷流程。因此，財(cái)務(wù)共享中心工作人員將會(huì)大大減少核驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)蔚墓ぷ髁?，以提高發(fā)票管理的效率。

（三）智能審核單據(jù)及支付報(bào)銷款

財(cái)務(wù)共享中心的工作人員通過RPA，將提交的申請(qǐng)表和附件中的重要資料，例如員工編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、報(bào)銷金額、發(fā)票名稱等，與系統(tǒng)內(nèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)相比較，判定是否合理；通過采集到的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)、發(fā)票日期、購(gòu)方稅號(hào)、銷方稅號(hào)、金額、稅額等信息，自動(dòng)登錄全國(guó)增值稅發(fā)票查詢系統(tǒng)，對(duì)發(fā)票進(jìn)行歸類；通過對(duì)預(yù)算表的閱讀，確認(rèn)款項(xiàng)與預(yù)算相符，然后自動(dòng)輸入并進(jìn)行審核。審核完畢，系統(tǒng)會(huì)生成一張支付憑證，RPA機(jī)器人會(huì)按照訂單的要求，將支付信息輸入到系統(tǒng)中，然后在網(wǎng)上銀行進(jìn)行付款。一旦審核通過，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成一份付款單，結(jié)算中心會(huì)根據(jù)付款信息在指令池中生成相應(yīng)的付款指示，將訂單發(fā)送給相關(guān)人員，然后財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)款項(xiàng)的支付及賬戶的資料進(jìn)行核對(duì)，審核合格后，將根據(jù)信用期限將其歸類。按照信用級(jí)別的先后次序，實(shí)時(shí)發(fā)送付款通知，將付款憑證送到等待付款中心，如果沒有銀行和企業(yè)的直接聯(lián)系，財(cái)務(wù)機(jī)器人會(huì)自動(dòng)運(yùn)行支付流程，再向銀行發(fā)出付款申請(qǐng)。

（四）智能進(jìn)行賬務(wù)處理

在支付之前，相關(guān)的報(bào)銷人員會(huì)在支付過程中選擇自己常用的一種支付方式，如內(nèi)轉(zhuǎn)、入卡、電匯、支票等，在支付人確認(rèn)后，自動(dòng)生成相應(yīng)的支付憑證，然后自動(dòng)提交、審核，由財(cái)務(wù)機(jī)器人提交給公司的管理層進(jìn)行審核。在報(bào)銷流程結(jié)束后，報(bào)銷單將會(huì)推送給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的記賬會(huì)計(jì)，RPA可以根據(jù)審核通過的報(bào)銷單自動(dòng)完成記賬業(yè)務(wù)，極大提高工作效率。

五、結(jié)語

RPA的運(yùn)用，使企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作方式發(fā)生了革命性的變化。文章針對(duì)目前財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷流程的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析，將RPA技術(shù)應(yīng)用于提取發(fā)票信息、核驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?、智能支付和賬務(wù)處理等方面，可以提高工作效率，加強(qiáng)預(yù)算管理，減少人工成本，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量。

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責(zé)編：楊雪