摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)城市建設(shè)步伐的加快，城市建設(shè)項(xiàng)目也在逐年增多，但由于各種原因，城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，仍然存在不規(guī)范、不完善等問(wèn)題，直接影響了城市建設(shè)項(xiàng)目日后的運(yùn)行、保養(yǎng)維修與改擴(kuò)建。文章基于城建檔案管理的特點(diǎn)，分析了城建檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，并結(jié)合工作實(shí)踐，提出如何做好城建檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：F299.2；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

城建檔案是涉及城市規(guī)劃建設(shè)等方面的文件材料，形式包括聲像、圖紙、文字等，是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的珍貴資料，更是后續(xù)建設(shè)發(fā)展管理的依據(jù)，服務(wù)于城市建設(shè)發(fā)展。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深入，特別是較發(fā)達(dá)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)已進(jìn)入飛速發(fā)展階段，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的城建檔案資料。同時(shí)，有關(guān)城建檔案的法律法規(guī)規(guī)范也逐步健全，業(yè)務(wù)管理工作日趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化，隨之帶來(lái)了城建檔案管理工作量的增加，工作日益繁重，由于人力、物力、財(cái)力有限，城建檔案館基本處于忙于應(yīng)付數(shù)量龐大的檔案資料工作，許多業(yè)務(wù)沒(méi)有時(shí)間和精力深入，還存在許多問(wèn)題。因此，為了充分發(fā)揮城建檔案的保障、服務(wù)和監(jiān)督等功能，應(yīng)確保其與城市建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展，為城市經(jīng)濟(jì)、文化等發(fā)展起到積極的助推作用。

一、城建檔案管理工作的重要意義

城市建設(shè)檔案是一個(gè)城市從無(wú)到有，從荒涼到繁華的記錄，是一座城市的歷史記錄。其內(nèi)容包括了城市的基礎(chǔ)、規(guī)劃、拆遷以及市政設(shè)施、水文地貌等由古至今遺留的歷史名勝古跡，記錄了城市的過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的每一個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。城建檔案的內(nèi)容，無(wú)論從微觀還是宏觀角度而言，都涵蓋了城市建設(shè)的方方面面。城建檔案管理工作性質(zhì)與城市建設(shè)中，如勘察、施工和質(zhì)檢等不同，城建檔案工作是城市建設(shè)中全局性的工作，其不僅可以反映城市發(fā)展過(guò)程中的各類細(xì)節(jié)問(wèn)題，還能精準(zhǔn)地體現(xiàn)一座城市的整體發(fā)展水平。由此可見(jiàn)，城建檔案管理工作在新形勢(shì)下城市發(fā)展建設(shè)中占據(jù)著重要地位。

每一座城市的規(guī)劃、擴(kuò)建和改造都要以城建檔案中的數(shù)據(jù)資料為主要依據(jù)，只有在城建檔案數(shù)據(jù)的支持下，才能在城市中開(kāi)展地理勘測(cè)、基礎(chǔ)設(shè)施以及園林綠化等方面的規(guī)劃和建設(shè)。因此，城市建設(shè)造就了城建檔案的誕生和發(fā)展，而城建檔案管理工作的日益成熟也推動(dòng)了城市發(fā)展建設(shè)的步伐。

第一，城建檔案是城市項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)審批的首要依據(jù)。尤其是在城市新建項(xiàng)目中提供了城市翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料，讓項(xiàng)目在審批過(guò)程中核實(shí)具體地況、已建項(xiàng)目、交通和綠化等存在的關(guān)聯(lián)情況，可以有效規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)。

第二，城建檔案是城市擴(kuò)建、翻新乃至維修的重要依據(jù)。一個(gè)城市經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，不斷擴(kuò)張建設(shè)新項(xiàng)目是必然的，對(duì)多年建造的老舊小區(qū)翻新、改造等所需的資料和數(shù)據(jù)，只有在城建檔案中才能查閱到。

第三，城建檔案是法律糾紛、司法裁決的法律依據(jù)。城市建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目繁多，不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些工程事故和安全問(wèn)題，由此引發(fā)的法律糾紛也隨之增多。作為重要的參考依據(jù)，城建檔案成為司法裁決中不可或缺的有力證據(jù)。

第四，城建檔案是城市災(zāi)害后重建的重要資料信息庫(kù)。在發(fā)生洪水、地震等自然災(zāi)害后城市需要重建，尤其是要盡快恢復(fù)電力、交通和供水等基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)行，保障老百姓的日常生活和救災(zāi)活動(dòng)的順利開(kāi)展。而要想快速恢復(fù)基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，城建檔案提供的數(shù)據(jù)和資料是必不可少的。此外，城建檔案也要記錄災(zāi)后建設(shè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，是災(zāi)后城市恢復(fù)的重要憑證。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，城市建設(shè)的步伐也日益加快，由此帶來(lái)城建檔案數(shù)量幾何式增長(zhǎng)，給我國(guó)城建檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，由于城建檔案管理工作在人力、物力、財(cái)力上均有較大的缺口，導(dǎo)致很多城建檔案管理上的流程過(guò)于形式化，存在諸多問(wèn)題和不足。

二、當(dāng)前城建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

做好城建檔案工作，能夠更好地為城市建設(shè)起到重要的作用。城建檔案管理是一項(xiàng)全局性工作，其檔案形成于城市的規(guī)劃、建設(shè)過(guò)程以及管理當(dāng)中。近年來(lái)，我國(guó)城建檔案工作開(kāi)展迅速，城建檔案管理體系已根本形成，城建檔案的開(kāi)發(fā)利用獲得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但還存在著一系列問(wèn)題有待解決。

1.對(duì)城建管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

城建檔案管理工作對(duì)于城市發(fā)展建設(shè)有著重要的地位并發(fā)揮了重要作用。但經(jīng)過(guò)多方調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地級(jí)城市對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，未給予足夠重視，影響了檔案管理工作在城市建設(shè)發(fā)展中應(yīng)有的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為主的技術(shù)手段廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。但一些地方城建檔案管理部門卻依舊采用傳統(tǒng)的辦公模式，采用紙質(zhì)檔案管理模式，電子化、信息技術(shù)等應(yīng)用手段少之又少。

2.對(duì)城建檔案管理工作資金投入不足，相關(guān)配套設(shè)備設(shè)施不夠完善

任何政府部門的工作都離不開(kāi)財(cái)政的支持。尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，各種信息技術(shù)的應(yīng)用離不開(kāi)相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施的更新和升級(jí)，需要大量資金的投入。城建檔案作為城市發(fā)展建設(shè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，更要緊跟時(shí)代發(fā)展，充分應(yīng)用以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為主的信息技術(shù)。在新形勢(shì)下，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是必然趨勢(shì)，城建檔案管理部門要注重對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，尤其是在檔案收集、歸類、儲(chǔ)存及傳遞方面，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息手段能解決許多問(wèn)題。

對(duì)城建檔案管理工作資金投入不足，其所必需的硬件設(shè)備設(shè)施，如電腦、掃描儀等不能及時(shí)更新?lián)Q代，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案的收集以及對(duì)原有紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的速度，導(dǎo)致以往城市建設(shè)過(guò)程中寶貴的紙質(zhì)資料、手繪圖紙因受潮等問(wèn)題出現(xiàn)破損甚至遺失等情況，造成不可挽回的損失。除了硬件需要資金投入外，相關(guān)的軟件也需要不斷升級(jí)，否則會(huì)影響城建檔案數(shù)據(jù)收集、分類、儲(chǔ)存、查找及傳遞速度，無(wú)法有效體現(xiàn)城建檔案的服務(wù)作用。

3.缺乏對(duì)城建檔案工作的必要宣傳

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，客觀上要求必須不斷完善城建檔案管理體系。城建檔案管理工作具有復(fù)雜性、縝密性和重要性。如果缺乏對(duì)城建檔案工作的宣傳，就不能打破人們對(duì)城建檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)知，也無(wú)法讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于城市建設(shè)發(fā)展的重要性。因此，應(yīng)通過(guò)媒體等多種方式盡可能地宣傳城建檔案的作用，以擴(kuò)大城建檔案管理的影響力，不論是工程項(xiàng)目經(jīng)理還是政府官員，由于工作重點(diǎn)和環(huán)境的不同，在很大程度上會(huì)對(duì)城建檔案管理了解不多，這就要求檔案管理宣傳人員要不斷擴(kuò)大宣傳的范圍，不斷提高宣傳水平，把宣傳工作和服務(wù)落實(shí)到人。

4.城建檔案管理制度不健全，檔案管理體系不完善

大部分檔案管理重視信息儲(chǔ)存工作，卻忽略了檔案的利用和服務(wù)管理。相關(guān)城市建設(shè)中的重要信息、數(shù)據(jù)出于保密工作的需要，有嚴(yán)格的借閱審批制度，如果過(guò)于煩瑣，會(huì)影響檔案的使用效率，但一味強(qiáng)調(diào)精簡(jiǎn)審批手續(xù)、提供高效服務(wù)，也可能會(huì)帶來(lái)信息管理的安全隱患，造成檔案信息被泄露、非法利用等嚴(yán)重的后果。因此，如何健全城建檔案管理制度是一個(gè)急需解決的問(wèn)題。各地方部門對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，使全國(guó)城建檔案管理質(zhì)量參差不齊，造成業(yè)務(wù)交流的障礙，阻礙了各部門合作的正常開(kāi)展。目前，全國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密級(jí)劃分辦法仍未出臺(tái)，對(duì)文件的重要性劃分沒(méi)有明確的依據(jù)，無(wú)法統(tǒng)一城建檔案的分級(jí)管理。

5.城建檔案利用率不足，缺乏共享機(jī)制

城建檔案不僅是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要資料，更是后續(xù)建設(shè)發(fā)展管理的依據(jù)，而當(dāng)前對(duì)城建檔案的利用率嚴(yán)重不足，是對(duì)社會(huì)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，是一種重大經(jīng)濟(jì)損失。導(dǎo)致城建檔案利用率不足的原因是缺乏共享機(jī)制，城鄉(xiāng)差距、區(qū)域差距的不斷擴(kuò)大，信息孤島現(xiàn)象突出，檔案信息內(nèi)容的共享和跨部門利用比較困難。

三、新形勢(shì)下，加強(qiáng)城建檔案管理工作的具體措施

新形勢(shì)下，城建檔案管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，應(yīng)加強(qiáng)城建檔案管理人員培訓(xùn)工作，做好檔案信息安全管理，加強(qiáng)檔案管理的各環(huán)節(jié)工作，確保檔案工作順利開(kāi)展。城建檔案作為城市建設(shè)的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)、管理和運(yùn)行中的信息支撐和依據(jù)，記錄了一個(gè)城市的過(guò)去、現(xiàn)在，也是一個(gè)城市文化的體現(xiàn)。

1.城建檔案管理者要端正工作態(tài)度，創(chuàng)新工作理念

城建檔案管理工作人員要充分認(rèn)識(shí)城建檔案管理工作的重要性，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作流程投入日常檔案管理工作。尤其是在前期收集城市建設(shè)相關(guān)信息時(shí)，要詳細(xì)、全面、有深度、有廣度，并將所收集的檔案信息歸納和整理，分門別類歸檔，設(shè)置顯著的標(biāo)簽，做到查詢時(shí)方便、快捷，讓查詢者一目了然，節(jié)省搜索時(shí)間。此外，對(duì)歸檔的信息數(shù)據(jù)要確保其完整性，不出現(xiàn)缺失、遺漏等情況。

城建檔案管理工作除了工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)、端正的工作態(tài)度外，還要?jiǎng)?chuàng)新管理理念。城建檔案工作的管理必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化開(kāi)展，應(yīng)制定相適應(yīng)的操作流程和管理系統(tǒng)。在管理工作系統(tǒng)中，應(yīng)明確信息采集、整理以及歸檔、查詢的具體流程，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)并約束城建檔案工作人員的操作。檔案管理人員應(yīng)按照流程和其工作內(nèi)容盡職盡責(zé)地完成本職工作，保證城建檔案管理工作能夠準(zhǔn)確無(wú)誤、高效開(kāi)展。在城建檔案管理工作規(guī)范化流程執(zhí)行的過(guò)程中，還應(yīng)通過(guò)物質(zhì)、精神雙重獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工尋找制度不合理以及需要改進(jìn)的地方，調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，做出更加合理、高效的工作方案，從而有效提高城建檔案工作的效率，滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的服務(wù)需求。

2.增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，提高服務(wù)水平

城建檔案管理工作最終目的是提供檔案服務(wù)，城建檔案管理工作者應(yīng)具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，提高自身服務(wù)水平，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將服務(wù)意識(shí)融入城建檔案日常工作中，為城建檔案管理工作注入活力，提高城建檔案管理水平。

隨著公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不斷提高，相關(guān)法律法規(guī)不斷完善，對(duì)檔案的管理和服務(wù)提出了新的要求。城建檔案館工作人員必須不斷更新服務(wù)理念，提高服務(wù)水平。從用戶對(duì)城市檔案信息需求的角度來(lái)看，理性需求、盲目需求和潛在需求等是用戶表現(xiàn)出的主要需求模型。工作人員需要提供熱情、耐心的服務(wù)，以滿足各類用戶的閱讀需求。對(duì)于一些有盲目需求和潛在需求的用戶，檔案工作者也要通過(guò)優(yōu)化檔案管理模式，提升服務(wù)質(zhì)量。

3.加強(qiáng)城建檔案管理工作的宣傳

政策性和經(jīng)營(yíng)性是城建檔案管理的主要特征。由于人們?nèi)狈?duì)城建檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，才會(huì)導(dǎo)致城建檔案管理問(wèn)題突出，因而新形勢(shì)下要加強(qiáng)城建管理工作，首要措施就是大力宣傳城建檔案管理的重要性，通過(guò)各種宣傳渠道，增強(qiáng)人們的城建檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案館在城市建設(shè)管理工作中的作用。在廣泛宣傳的過(guò)程中，工作人員要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，可以借助新聞媒體和互聯(lián)網(wǎng)，讓更多人了解城市建設(shè)檔案管理工作的作用，讓群眾也能重視城建檔案管理工作，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)城建檔案管理的認(rèn)同感。此外，通過(guò)宣傳來(lái)增強(qiáng)工作人員的工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高城建檔案管理人員的整體素質(zhì)。

4.完善各項(xiàng)制度，建立健全城建檔案管理機(jī)制

制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。要強(qiáng)化制度體系建設(shè)，完善建設(shè)工程檔案?jìng)浒钢?、專?xiàng)驗(yàn)收以及竣工驗(yàn)收等制度，通過(guò)與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)等形式，從制度上強(qiáng)化對(duì)工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。同時(shí)，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，建立健全城建檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一支能夠適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，確保各項(xiàng)制度能夠落到實(shí)處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

5.有效提升城建檔案利用率，推進(jìn)共享機(jī)制

城建檔案管理部門要積極運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并搭建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為各部門和單位提供更為快捷的檔案資料傳輸。同時(shí)要設(shè)立共享機(jī)制，建立城鄉(xiāng)一體化公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，縮小城鄉(xiāng)之間的差距，打破信息孤島，在提高自身檔案管理水平的同時(shí)，切實(shí)滿足廣大用戶日益增長(zhǎng)的檔案需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，我國(guó)城市建設(shè)飛速發(fā)展，城建檔案對(duì)城市建設(shè)規(guī)范發(fā)揮越來(lái)越大的作用。在未來(lái)的發(fā)展中，城建檔案管理會(huì)成為城市建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)城建檔案的管理也會(huì)逐步重視。隨著城市建設(shè)的不斷推進(jìn)和各類城市項(xiàng)目的穩(wěn)步發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，探尋新形勢(shì)下城建檔案管理的應(yīng)對(duì)策略十分重要。相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)城建檔案管理的必要性，圍繞城鎮(zhèn)化進(jìn)程和信息化發(fā)展，不斷創(chuàng)新城建檔案管理工作，加強(qiáng)城建檔案管理的宣傳，提高職工隊(duì)伍的專業(yè)水平，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提升，積極引進(jìn)信息技術(shù)，促進(jìn)信息技術(shù)與城建檔案管理的有效融合，從而使城建檔案管理順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，為加快城市建設(shè)步伐貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：濱州市建設(shè)工程質(zhì)量安全服務(wù)中心

作者簡(jiǎn)介：宋兆輝（1976—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。