摘 要：長期以來，事業(yè)單位對檔案管理工作一直比較重視，但檔案管理的實(shí)際作用卻未能得到充分發(fā)揮，無法為事業(yè)單位開展各項(xiàng)活動(dòng)提供支持，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案信息量激增，不僅為檔案管理帶來了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，還導(dǎo)致檔案的使用效率降低。因此，事業(yè)單位急需開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。文章分析了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性以及事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題，通過制定檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，為事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；事業(yè)單位

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在事業(yè)單位持續(xù)改革發(fā)展過程中，檔案管理改革一直是一項(xiàng)重要的任務(wù)，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)更加需要提到日程上，開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要一環(huán)。當(dāng)前，一些事業(yè)單位不夠重視檔案管理信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨較大的阻礙，特別是在事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系構(gòu)建以及第三方支持等方面明顯不足。檔案管理現(xiàn)代化能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來較大的效益，對事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。檔案管理現(xiàn)代化能夠通過檢索技術(shù)快速幫助事業(yè)單位各部門找到所需檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案的無紙化管理，還可以借助智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理和保管的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案線上傳輸共享，從而提升事業(yè)單位各部門的辦事效率。由此可見，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是極為必要的，事業(yè)單位應(yīng)正視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的阻礙和問題，從檔案管理工作今后的發(fā)展趨勢出發(fā)，全面把握其現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，從而推動(dòng)我國事業(yè)單位的深化改革與持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理開展現(xiàn)代化建設(shè)的必要性分析

1.事業(yè)單位發(fā)展及時(shí)代發(fā)展的要求

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，采取傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，傳統(tǒng)檔案管理模式無法快速地收集、整理、歸檔以及保管大量的數(shù)據(jù)信息，當(dāng)事業(yè)單位急需檔案資料時(shí)，無法及時(shí)提供，必然會(huì)限制各部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，從而影響事業(yè)單位發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)能夠構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理模式，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，便于檔案的整體管理，并能夠通過檢索技術(shù)及時(shí)為各部門提供檔案資料，為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持，滿足事業(yè)單位發(fā)展的要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)是大勢所趨，事業(yè)單位若要實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展和深化改革，必然要遵從時(shí)代發(fā)展規(guī)律。因此，事業(yè)單位開展現(xiàn)代化建設(shè)無論是基于事業(yè)單位發(fā)展的要求，還是時(shí)代發(fā)展的要求，均具有突出的必要性。

2.事業(yè)單位檔案管理模式轉(zhuǎn)變的要求

傳統(tǒng)檔案管理模式是事業(yè)單位檔案管理部門圍繞紙質(zhì)檔案開展的一系列管理活動(dòng)，雖然此項(xiàng)工作看似難度較低，但其工作量非常大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，在完成檔案整理工作后，檔案的實(shí)際使用率卻不高，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理存在嚴(yán)重的“重管輕用”問題，從而使檔案的效用未能得到切實(shí)發(fā)揮。隨著檔案信息價(jià)值的不斷提升，事業(yè)單位的改革發(fā)展也需要真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息予以支持，使得事業(yè)單位檔案管理模式急需由傳統(tǒng)化轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化，即由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)取代手工或是單純的電子技術(shù)，由智能平臺(tái)管理取代手工管理。因此，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有必要性。

3.檔案利用方式優(yōu)化的要求

伴隨現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，傳統(tǒng)檔案查閱方式出現(xiàn)了變化，檔案管理信息開發(fā)利用的主動(dòng)性特征日益突顯，檔案管理人員的工作核心發(fā)生了轉(zhuǎn)移，已不再將檔案整理、校對作為核心，而是需要參與檔案編研，利用信息技術(shù)對各類檔案展開深度挖掘，并以各部門需求為中心開展個(gè)性化檔案管理和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)率的提升。在為各部門提供檔案原件的同時(shí)，還要輔助其開展檔案解析工作，根據(jù)各部門需求盡快為其提供關(guān)聯(lián)性檔案，從而使事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的本質(zhì)得以還原，并為決策層提供信息支持，輔助事業(yè)單位開展公共服務(wù)。因此，要求事業(yè)單位檔案管理必須通過現(xiàn)代化建設(shè)來優(yōu)化檔案的利用方式，擴(kuò)增檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，從而滿足相應(yīng)的要求。

二、事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有一定的必要性，但當(dāng)前事業(yè)單位若要有效開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不僅需要具備先進(jìn)的檔案管理理念和完善的基礎(chǔ)設(shè)施，還要建立完善的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系，并獲得必要的外部支持。而從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)況來看，還存在一些問題。

1.檔案管理理念落后

當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，存在較為嚴(yán)重的“重管輕用”問題，對檔案管理工作比較重視，但對檔案管理模式的更新發(fā)展以及檔案的實(shí)際利用卻不夠重視，檔案管理模式仍比較傳統(tǒng)，主要表現(xiàn)為檔案管理未能將先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和管理模式應(yīng)用其中、檔案管理工作方式陳舊以及檔案管理機(jī)制落后等。同時(shí)，相應(yīng)的管理思想也未及時(shí)改進(jìn)，墨守成規(guī)，對國家的檔案信息化政策了解不夠，對檔案管理工作的有效性和檔案信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重的阻礙。

2.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

目前，我國事業(yè)單位檔案管理開展現(xiàn)代化建設(shè)仍處于初期探索階段，在探索的過程中會(huì)持續(xù)出現(xiàn)一些新型的檔案管理技術(shù)、設(shè)備設(shè)施和方法，并會(huì)隨著時(shí)間的推移而更新?lián)Q代。例如，事業(yè)單位最初是采取全人工的方式管理檔案資料，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣應(yīng)用，使檔案管理開始形成電子化的趨勢，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已不再是紙質(zhì)與電子檔案雙軌制管理，而是將檔案存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫或是直接形成云檔案，說明檔案管理的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代速度非?？?。同時(shí)，伴隨事業(yè)單位對檔案使用需求量的不斷增長，要求事業(yè)單位必須加大投入力度，重視檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的更新升級。但實(shí)際上，很多事業(yè)單位在開展檔案管理建設(shè)中，存在較多的歷史欠賬，且所配備的信息技術(shù)以及設(shè)備設(shè)施比較有限，對單位檔案室的建設(shè)也不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作比較落后。此外，還有些事業(yè)單位的管理人員受傳統(tǒng)意識(shí)影響比較嚴(yán)重，未能樹立正確的檔案管理觀，導(dǎo)致檔案管理缺乏主動(dòng)性和積極性，對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不夠積極，造成事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)受阻。

3.檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系不夠科學(xué)

檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，需要升級檔案技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，更新檔案管理使用的軟件，構(gòu)建相應(yīng)的分工體系。但受當(dāng)前事業(yè)單位檔案運(yùn)轉(zhuǎn)模式所影響，大多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，其分工以及具體的責(zé)任劃分并不明確，在各項(xiàng)工作的配合方面也不到位，導(dǎo)致檔案信息傳遞的效率受到影響。一方面，事業(yè)單位檔案管理部門開展工作時(shí)的經(jīng)驗(yàn)分享不夠及時(shí)，且缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理規(guī)制也有缺陷或是不科學(xué)、不完整，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的整體水平偏低，嚴(yán)重影響檔案信息的日常傳遞和使用；另一方面，有些事業(yè)單位的上級機(jī)關(guān)單位對其開展的檔案管理工作不夠重視，缺乏有力的監(jiān)管和指導(dǎo)，監(jiān)控體系也不夠完善，對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)極為不利。

4.缺乏第三方的有力支持

多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)缺乏適當(dāng)?shù)墓_度，主要是因事業(yè)單位的檔案資料一般具有較強(qiáng)的保密性，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)施的一些規(guī)制中不難發(fā)現(xiàn)，多數(shù)檔案只可在單位內(nèi)部傳遞流轉(zhuǎn)，對避免檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)管理比較嚴(yán)格。因此，多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)，比較重視檔案信息收集和存儲(chǔ)模塊的建設(shè)，而對檔案共享模塊的建設(shè)不夠積極。同時(shí)，檔案管理缺乏技術(shù)型專業(yè)人才的支持，檔案管理工作量較大，但崗位編制數(shù)量比較少，無法有效滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需求。如果事業(yè)單位在這些方面能力有限，可以引進(jìn)第三方，通過第三方提供技術(shù)、設(shè)備設(shè)施和人才，達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)。但是，多數(shù)事業(yè)單位受體制、經(jīng)費(fèi)以及檔案管理理念等因素影響，未能找到適合的第三方，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程受到一定程度的影響。

三、事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

1.積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

事業(yè)單位若要提升自身的檔案管理水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，必須轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，將現(xiàn)代化信息技術(shù)作為事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)支撐。首先，事業(yè)單位應(yīng)該積極宣傳和推廣檔案管理現(xiàn)代化信息技術(shù)，汲取同行業(yè)其他單位檔案管理改革成功的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況，升級檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施；其次，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定可行性強(qiáng)、完整度高的檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施升級作為中心點(diǎn)，制定檔案管理的詳細(xì)流程，不斷分析檔案管理出現(xiàn)或可能產(chǎn)生的漏洞，采取針對性措施修復(fù)漏洞，使檔案管理的整體工作效率得到提高；最后，應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的統(tǒng)一性，不僅要保證標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，還要保證技術(shù)規(guī)程統(tǒng)一，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，確保各部門之間的檔案管理一致性。通過協(xié)調(diào)各方面的資源，包括人力、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的全面推進(jìn)，從而更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，一系列措施將有助于事業(yè)單位提高檔案管理水平，開展更高效、規(guī)范和現(xiàn)代化的檔案管理工作。

2.加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)際需求得到滿足，必須重視檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的更新?lián)Q代，尤其是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、軟硬件等，應(yīng)盡量保持其先進(jìn)性。事業(yè)單位必須從自身實(shí)際出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理工作需求、財(cái)務(wù)要求、技術(shù)和設(shè)備設(shè)施要求，提升檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施更新的合理性。在這一過程中，對于前沿技術(shù)的掌握顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大地提升檔案管理的效能。事業(yè)單位應(yīng)該重視這些技術(shù)的應(yīng)用，通過開發(fā)成熟的檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。例如，可以著重構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)和局域網(wǎng)，使其具備虛擬化和智能化的特征，以提供高效的檢索功能，為檔案管理工作提供更便捷、準(zhǔn)確的支持。此外，事業(yè)單位還可以借助先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新。通過引入先進(jìn)的檢索軟件，實(shí)現(xiàn)虛擬檔案管理，能夠更好地滿足信息化時(shí)代的檔案管理需求。智能化的檢索軟件不僅能夠提高檢索的速度和準(zhǔn)確性，還可以通過學(xué)習(xí)算法逐漸適應(yīng)用戶的需求，為事業(yè)單位提供更為個(gè)性化的檔案管理服務(wù)。

3.構(gòu)建科學(xué)的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系

事業(yè)單位若要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系必須從以下兩個(gè)層面著手：第一，事業(yè)單位必須明確檔案管理的內(nèi)部職責(zé)和分工，實(shí)施責(zé)任制，將具體職責(zé)和分工成文發(fā)布，并嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)，還需要將檔案管理工作全部門化，即所有部門均應(yīng)該積極配合檔案管理工作，保證各部門之間相互協(xié)調(diào)，提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的效率和質(zhì)量；第二，上級機(jī)關(guān)單位必須重視事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對建設(shè)的整體過程實(shí)施監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)存在不合理之處，必須予以糾正，避免事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)“走彎路”。通過上級機(jī)關(guān)單位的監(jiān)管，可以有效引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方向，確保其順利開展。監(jiān)管機(jī)制的建立有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，提高檔案管理工作的科學(xué)性和可持續(xù)性。

4.發(fā)揮第三方在現(xiàn)代化建設(shè)方面的積極作用

事業(yè)單位開展的檔案管理工作對其本身而言屬于弱項(xiàng)，主要是因其在技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及人才等方面均存在薄弱之處，但事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)又是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大趨勢。因此，需要借助第三方的力量，積極發(fā)揮第三方技術(shù)、人才和設(shè)備設(shè)施等多方面支持。首先，事業(yè)單位需要與檔案管理部門保持密切聯(lián)系，獲取所在地檔案館、檔案局的大力支持，從而獲得專業(yè)機(jī)構(gòu)給予的技術(shù)指導(dǎo)；其次，應(yīng)該重視與檔案技術(shù)相關(guān)的企事業(yè)單位合作，借助此類企事業(yè)單位的支持和幫助，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)；最后，可以委托第三方代管，但需要簽署檔案保密合同以及委托書，明確各自法律責(zé)任與義務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作是支撐其開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)，伴隨信息化時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)越來越重要，應(yīng)該明確檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性，結(jié)合自身實(shí)際情況，了解檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題，并積極采取合理措施解決問題，補(bǔ)充自身短板，不斷完善檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平。

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作者單位：山東省濱州市財(cái)政保障中心

作者簡介：韓煒（1985—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：人事檔案和文書檔案。