李慧

隨著信息技術的普及與日臻成熟，大數據技術應運而生，并迅速應用于各行各業(yè)，為全行業(yè)的發(fā)展與繁榮提供了強大、可靠的數據支撐。大數據時代下，高校檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化。應用大數據技術不僅能夠有效解決高校檔案管理工作在技術與信息安全方面的問題，還能對大量的檔案數據進行信息化管理，提升檔案管理的效率?，F主要闡述將大數據技術應用于高校檔案管理工作中的優(yōu)越性，剖析高校檔案管理數據化的意義，探究大數據視域下高校檔案管理的創(chuàng)新策略，以推動大數據技術與高校檔案管理實現深度融合。

大數據時代下，高校檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，高校檔案的信息化、數智化建設成為高校工作的重點，對高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。對高校檔案進行信息化處理，不僅有助于創(chuàng)新高校檔案管理模式，整合高校檔案資源，為高校作出重大決策提供翔實的數據支持，還有助于推動高校檔案管理制度建設，提高高校檔案管理效率。

將大數據技術應用于高校檔案管理工作中的優(yōu)越性

能夠處理海量的檔案數據

近年來，高等院校的招生規(guī)模不斷擴大，招生人數逐漸增加，同時，日益增加的學生檔案數量與傳統的檔案管理模式之間的矛盾也越來越突出。當前，雖然已有部分高校采用了檔案信息電子化管理手段，但這種單一的管理模式并不適用于高校檔案管理工作，無法從根本上解決高校檔案管理工作的問題。將先進的大數據技術應用于高校檔案管理工作中，不僅能夠在短時間內快速處理海量的高校檔案數據，還能對檔案數據進行分類整理，構建獨立的數據庫，為檔案資源的調取和使用提供便利。

能夠快速處理檔案數據

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，高校檔案數據也越來越多，這對高校檔案管理提出了更高的要求。傳統的檔案管理模式已經無法滿足高校檔案管理的數據處理需求，高校檔案管理模式急需轉型。將大數據技術應用于高校檔案管理工作中，有助于構建系統化的高校檔案數據庫，實現檔案數據互聯互通，更好地滿足用戶多樣化的需求，提升高校檔案管理的質量和效率。

能夠處理多樣化的檔案數據

隨著高校的專業(yè)類別和課程內容越來越豐富，高校檔案也越來越多樣化。從內容上看，高校檔案涵蓋高校學生信息、黨政建設、行政管理、院校發(fā)展史等內容。從形式上看，高校檔案包括文字、圖片、音視頻等多樣化的記錄方式。因此，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前高校檔案管理的需求。將大數據技術應用于高校檔案管理工作中，能夠高效處理多樣化的高校檔案數據，提高高校檔案管理效率。

能夠增強檔案數據的互通性

將大數據技術應用于高校檔案管理工作中，對增強檔案數據的互通性具有重要意義。傳統的高校檔案管理模式往往面臨著數據分散、信息孤島等問題，導致高校檔案資源難以得到有效利用。而大數據技術以強大的數據整合和分析能力，能夠對分散的檔案數據進行集中管理，實現數據之間的互聯互通。這不僅可以提高高校檔案管理效率，還能為高校作出決策提供數據支持。同時，大數據技術還可以對高校檔案數據進行深度挖掘，發(fā)現數據之間的潛在聯系，為高校的教學和科研提供更加豐富的信息資源。

高校檔案管理數據化的意義

優(yōu)化檔案存儲環(huán)境

高校檔案管理數據化主要包括對傳統紙質檔案和電子檔案的數據化處理。通過利用數字技術，高?？梢詫鹘y的紙質檔案進行數字化轉化，逐步構建檔案管理系統和檔案資源數據庫。這不僅能夠有效解決紙質檔案體積龐大、難以保存的問題，還能增強查詢、檢索、收集和利用檔案資料的靈活性和便捷性，優(yōu)化高校檔案管理流程。

提高檔案管理效率

在現代化檔案管理理念的沖擊下，高校檔案管理數據化是大勢所趨。一方面，高校檔案管理數據化能夠為高校作出決策提供數據參考，為高校教師開展科研活動和行政管理工作提供便利，提升高校檔案管理效率。另一方面，在大數據時代，高校檔案管理數據化能夠突破時間和空間的限制，實現檔案資料的線上查詢與使用。除此之外，高校檔案管理系統應與其他業(yè)務系統互聯互通，以便工作人員及時對檔案資料進行分類和儲存，提高高校檔案管理效率。

建設標準化的檔案管理體系

將大數據技術應用于高校檔案管理工作中，實現高校檔案管理數據化，對建設標準化的檔案管理體系具有重要意義。首先，高校應針對檔案管理部門制定明確的工作標準和權責清晰的管理制度，明確檔案管理階段性發(fā)展目標，加強對檔案管理工作的引導與監(jiān)督，確保檔案的上傳與儲存符合流程規(guī)范，同時確保檔案資料的安全性。其次，高校應引導檔案管理工作人員樹立檔案管理標準化理念，提高檔案管理意識。最后，高校應建立檔案管理工作考核制度，明確檔案管理的考核標準，為工作人員提供晉升機會，從而激發(fā)他們的工作熱情。

高校檔案管理的創(chuàng)新策略

加強技術應用，轉變檔案管理理念

高校檔案管理創(chuàng)新具體可以從以下幾方面入手。首先，高校應加強對大數據技術的應用，進一步推進高校檔案管理數據化。隨著時代的發(fā)展，檔案管理的內涵不斷豐富，高校應緊跟時代步伐，推動檔案管理事業(yè)高質量發(fā)展。將大數據、云計算等技術應用于高校檔案管理工作中，能夠實現對海量檔案數據的快速處理和儲存，提高檔案資料的查詢和檢索速度，提高高校檔案管理效率。其次，高校檔案管理工作人員應轉變檔案管理理念，意識到檔案管理工作的重要性，不斷提升自身的專業(yè)能力，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率。最后，高校應明確檔案管理工作人員的崗位職責，制定明確的工作標準，推動高校檔案管理體系化建設。

推動高校檔案精細化管理，深入挖掘檔案的潛在價值

高校檔案作為記錄學校歷史、教學、科研和管理活動的重要載體，其精細化管理對提升高校整體管理水平、推動高校檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。高校應建立科學、規(guī)范的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、分類、存儲、利用等環(huán)節(jié)。同時，高校應加強對檔案管理工作人員的培訓，提高他們的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，確保檔案管理工作的有序開展。高校檔案管理工作人員應深入挖掘檔案的潛在價值，為高校的教學、科研和管理提供有力支持。例如，通過深入挖掘高?？蒲袡n案，可以更好地了解學科發(fā)展的前沿動態(tài)，推動高?？蒲袆?chuàng)新。此外，高校還應加強對檔案資料的保護和開發(fā)。一方面，高校應加強對檔案資料的保護和管理，確保檔案資料的完整性和安全性。另一方面，高校應積極開發(fā)檔案資源，通過編研、出版等方式，將檔案資源轉化為可利用的知識和信息，充分發(fā)揮檔案資源的作用。

引進檔案管理專業(yè)人才，建設高質量的人才隊伍

高校應積極引進檔案管理專業(yè)人才，組建一支高質量的人才隊伍，以提升檔案管理效率。首先，明確人才引進標準。高校應明確檔案管理專業(yè)人才的引進標準，包括專業(yè)知識、實踐經驗、信息素養(yǎng)、創(chuàng)新能力等方面，確保引進的人才既具備扎實的檔案管理理論基礎，又有豐富的實踐經驗，能夠滿足高校檔案管理的需求。通過建設一支高質量的檔案管理人才隊伍，可以為高校檔案管理工作的順利開展提供有力保障。其次，建立人才培養(yǎng)機制。高校應建立健全檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)機制，如開展定期培訓、學術交流活動等，以此提升檔案管理人才的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力。最后，建立人才激勵機制。高校應建立人才激勵機制，如提供良好的薪資待遇、充足的晉升機會等，以更好地激發(fā)檔案管理專業(yè)人才的工作熱情和創(chuàng)造力。同時，高?？梢詫ぷ髂芰ν怀龅臋n案管理人才給予表彰和獎勵，營造積極向上的工作氛圍。

引進檔案管理專業(yè)人才，建設高質量的人才隊伍，對提高高校檔案管理效率具有重要意義。這不僅有助于提升高校檔案管理的整體水平，還有助于推動高校檔案管理的規(guī)范化、科學化、信息化發(fā)展。

建立數據安全管理機制，重視檔案數據的安全性

高校應構建系統的檔案數據安全管理框架，制定數據安全處理規(guī)范，明確檔案管理工作人員的職責與權限，加強對檔案數據安全的全面監(jiān)控。為此，高?？梢越M建專業(yè)的數據安全監(jiān)管隊伍，負責對檔案數據進行安全性檢驗和風險把控。高校可以針對不同類型的檔案數據建立不同的數據安全管理機制，確保檔案數據的安全性。對于重要的檔案資料，高校應設置嚴格的數據訪問機制，確保只有擁有數據訪問權限的人才能查閱這些檔案資料。高校還應加強檔案管理系統的網絡安全防護，建立病毒入侵防御系統和穩(wěn)定的防火墻。此外，在日常運營過程中，高校應加強對檔案數據的風險監(jiān)測，不斷提升檔案管理系統的穩(wěn)定性和防御能力，以應對不斷變化的網絡安全風險。

制定檔案管理信息化建設總體規(guī)劃，推動檔案管理事業(yè)

高質量發(fā)展

在大數據時代，高校檔案管理應被納入高校整體發(fā)展規(guī)劃范疇。為了推進高校檔案管理信息化建設，實現可持續(xù)發(fā)展，高校應制訂具有前瞻性的建設方案。首先，明確檔案管理信息化建設的根本目標。高校應圍繞檔案管理信息化建設的根本目標，深入挖掘檔案資料的潛在價值，建立科學、完善的檔案管理體系，提高高校檔案管理效率，加速高校檔案管理信息化轉型。其次，在制定檔案管理信息化建設總體規(guī)劃時，高校應充分考慮自身的信息化水平和發(fā)展狀況，在高?？傉鲁痰闹笇?，制定符合高校發(fā)展要求的檔案管理信息化轉型策略，確保檔案管理信息化建設規(guī)劃與高校發(fā)展目標一致。再次，高校檔案管理信息化建設應在高校總章程的指導下，逐步推進，分步實施，確保檔案管理信息化建設穩(wěn)步推進。最后，高校應緊跟時代步伐，加強對大數據、云計算等技術的應用，以此提高檔案管理智能化水平，推動檔案管理事業(yè)高質量發(fā)展。

隨著大數據時代的到來，高校檔案管理工作面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。對此，高校應加強對先進技術的應用，轉變檔案管理理念；推動高校檔案精細化管理，深入挖掘檔案的潛在價值；引進檔案管理專業(yè)人才，建設高質量的人才隊伍；建立數據安全管理機制，重視檔案數據的安全性；制定檔案管理信息化建設總體規(guī)劃，推動檔案管理事業(yè)轉型升級。這不僅有助于提高高校檔案管理的效率和質量，更好地發(fā)揮檔案資料的作用，還有助于推進高校檔案治理體系和治理能力現代化。

（作者單位：山西大同大學）