摘 要：新時代背景下，小型事業(yè)單位也在不斷深化改革創(chuàng)新，雖然在此過程中逐漸認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性，并加大了對檔案管理工作的重視程度，進一步采取有效措施優(yōu)化和完善檔案管理工作。但從目前來看，我國小型事業(yè)單位的檔案管理遇到一些阻礙，不利于檔案管理工作高效高質(zhì)開展。為此，需要小型事業(yè)單位綜合自身實際情況，并結(jié)合國家相關(guān)政策法規(guī)，采取有效措施不斷提升檔案管理水平，確保檔案管理價值作用得以充分發(fā)揮，促進事業(yè)單位良好健康發(fā)展。文章分析了新時代小型事業(yè)單位開展檔案管理的重要價值意義，探討了新時代小型事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處，并提出了完善新時代小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新時代背景下；小型事業(yè)單位；檔案管理；不足之處；完善途徑

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

目前，我國仍有些小型事業(yè)單位存在資金經(jīng)費少、人員編制有限、部門機構(gòu)設(shè)置不健全等局限性，嚴(yán)重阻礙其日常工作高效有序地開展，也不利于事業(yè)單位服務(wù)社會、服務(wù)大眾的核心價值的實現(xiàn)。由于小型事業(yè)單位自身的局限性，使其檔案管理工作的開展也面臨重重困難，因此，造成檔案管理水平不高，嚴(yán)重制約小型事業(yè)單位健康長遠發(fā)展。

一、新時代小型事業(yè)單位開展檔案管理的價值意義

在新時代背景下，檔案管理在小型事業(yè)單位的作用價值逐漸凸顯，能夠推進事業(yè)單位健康長遠發(fā)展。檔案管理的價值作用體現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案管理具有較高的服務(wù)價值。檔案管理不僅是各類檔案的登記、分類、保存和調(diào)取，還涉及人事檔案、科研項目檔案、專項工作等檔案合理、有效地使用，能夠為各部門提供真實、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，能夠更好地服務(wù)各部門的工作，使得檔案管理具有較高的服務(wù)價值；二是檔案管理能夠推進單位治理工作開展。檔案涉及內(nèi)容比較多，主要記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營活動和人員變動情況。并且，年限跨度較大，能夠長時間記錄保存單位各部門發(fā)展和管理的相關(guān)資料，為事業(yè)單位管理治理提供歷史依據(jù)，推動事業(yè)單位良好健康發(fā)展；三是保證單位機密不被泄露。事業(yè)單位有些檔案數(shù)據(jù)資料涉及單位工作機密，檔案管理工作的高效規(guī)范開展，能夠全面、有效地保護單位機密文件，避免其被泄露，造成不必要的損失；四是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在新時代背景下，信息技術(shù)快速發(fā)展推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位引入先進的檔案管理系統(tǒng)及技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，有利于檔案資料的長久保存。同時，檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用，能夠提升檔案工作效率，大大降低檔案管理人力、物力的投入，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)濟價值。

二、新時代小型事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

由于小型事業(yè)單位自身局限性，使得檔案管理工作日常開展遇到一些阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提高，阻礙小型事業(yè)單位長遠健康發(fā)展。目前來看，檔案管理存在不足之處，具體包括以下幾方面。

1.檔案管理意識不強

有些小型事業(yè)單位存在資金經(jīng)費少、人員編制有限和部門機構(gòu)設(shè)置不健全等局限性，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)只重視日常業(yè)務(wù)工作的開展，忽略檔案管理工作的重要性，造成事業(yè)單位工作人員檔案管理意識不強，使得檔案管理工作很難高效有序開展。由于缺乏檔案管理意識，檔案管理人員消極怠工、敷衍應(yīng)付工作，不僅造成檔案管理工作的積壓，還會造成檔案資料的遺失，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作開展。例如，有些事業(yè)單位雖然制定一系列科學(xué)、合理的檔案管理制度，制定嚴(yán)格的檔案登記、轉(zhuǎn)接等流程，但由于工作人員缺乏檔案管理意識，不能嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程完成檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作開展不規(guī)范、落實不到位，容易出現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)隨意被篡改、檔案資料遺失等問題。因此，會對事業(yè)單位日常工作造成不利影響，嚴(yán)重的會給事業(yè)單位造成巨大損失。

2.檔案管理資金投入不到位

小型事業(yè)單位檔案管理存在資金投入不到位的問題，嚴(yán)重制約檔案管理工作高效高質(zhì)開展。由于缺乏對檔案管理資金的投入，使得檔案管理設(shè)備設(shè)施比較陳舊落后，軟硬件設(shè)置不合理、不到位，有的事業(yè)單位甚至沒有引入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，沒有專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。另外，檔案管理資金投入不到位，導(dǎo)致許多小型事業(yè)單位沒有資金引入先進的檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，使得檔案管理仍然沿用人工模式，由檔案管理工作人員手工抄錄、查詢檔案等。因此，在此過程中很容易造成檔案數(shù)據(jù)遺失、數(shù)據(jù)被篡改等問題，在檔案查閱翻動過程中，也會造成紙質(zhì)檔案的破損。并且，人工查找檔案文件會花費大量的時間和精力，使得檔案管理工作效率不高。

3.檔案管理信息化建設(shè)有待加強

在新時代背景下，信息化管理技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展與進步，在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用比較廣泛，檔案管理逐漸引入大數(shù)據(jù)、云計算等先進的信息技術(shù)，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，彌補傳統(tǒng)檔案不易保管、存儲的不足之處。并且，運用先進的信息技術(shù)，還能夠提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。雖然有些小型事業(yè)單位認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入，積極引入先進的檔案管理信息系統(tǒng)，但是對于檔案管理系統(tǒng)運用只涉及檔案錄入、保存等內(nèi)容，沒有充分發(fā)掘運用檔案管理系統(tǒng)分析、查詢、轉(zhuǎn)遞等功能，使得檔案管理信息化水平比較低。除此之外，信息化管理技術(shù)是依托互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實施開展的，需要維護互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)安全，確保信息化檔案管理的安全。有些小型事業(yè)單位雖然重視檔案管理信息化建設(shè)，但是忽略網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的維護，使得信息化檔案管理工作頻繁失誤，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全、不穩(wěn)定，容易造成檔案數(shù)據(jù)信息的被泄露、篡改等問題，給單位造成巨大損失。所以，需要進一步加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理能力，為檔案管理營造良好、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

4.檔案管理機制不健全

小型事業(yè)單位檔案管理還存在管理機制不健全的問題，有些小型事業(yè)單位受傳統(tǒng)檔案管理模式影響頗深，加上小型事業(yè)單位自身的局限性，導(dǎo)致單位檔案管理機制不完善、不健全。一方面，受單位人員編制限制影響，部分單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也沒有專業(yè)檔案管理人員從事檔案管理工作，而是由其他部門工作人員兼任，檔案管理工作開展缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，造成檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，容易使檔案管理工作出錯，檔案管理工作價值作用難以發(fā)揮出來；另一方面，有些小型事業(yè)單位雖然設(shè)立專門檔案管理部門，也聘用專業(yè)的檔案管理人員，但還存在檔案管理制度不完善、不合理問題，檔案管理工作開展缺乏制度支持，給檔案管理帶來一些阻礙，增加了工作難度。除此之外，有些單位檔案管理制度貫徹落實不到位、執(zhí)行力度不夠，沒有嚴(yán)格按照制度規(guī)范管理檔案，檔案管理制度流于形式，造成檔案管理頻繁出現(xiàn)錯誤，不利于工作順利開展。

5.缺少專業(yè)的檔案管理人員

在新時代背景下，檔案管理專業(yè)人才比較緊缺，由于小型事業(yè)單位自身的局限性，在人才引進方面處于劣勢，導(dǎo)致小型事業(yè)單位檔案管理人員十分缺乏，單位不得不安排其他工作人員兼職檔案管理工作，由于不是專業(yè)的檔案管理人員，不具備專業(yè)的檔案管理技能，因此，單位檔案管理能力水平不高。有的單位將經(jīng)營業(yè)務(wù)活動放在工作首位，對單位檔案管理工作不重視，資金、設(shè)備設(shè)施和人員等投入不到位，尤其是檔案管理人員缺乏比較嚴(yán)重，有的單位沒有專門的檔案管理人員，往往將單位老員工安排到檔案管理崗位或者由其他崗位員工兼職，檔案管理水平不高，長期下去不利于檔案管理工作的高效、有序開展。

三、完善新時代小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑

在新時代背景下，隨著檔案管理作用價值日益凸顯，小型事業(yè)單位也應(yīng)加大對檔案管理工作的重視，積極拓展小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑，以提高檔案管理水平，具體應(yīng)從以下幾方面入手。

1.增強事業(yè)單位檔案管理意識

新時代背景下，小型事業(yè)單位應(yīng)增強單位領(lǐng)導(dǎo)與員工的檔案管理意識，積極借鑒其他單位優(yōu)秀檔案管理模式，不斷學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，積累豐富的檔案管理經(jīng)驗，充分認識檔案管理對單位發(fā)展長遠的價值作用。只有單位領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作的投入和建設(shè)，單位員工才能上行下效，將檔案管理工作放在心上，才能夠促使各部門員工積極配合檔案管理工作，也有利于檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開展工作。并且，能夠促使檔案管理人員保持認真負責(zé)的工作態(tài)度，避免檔案管理出現(xiàn)紕漏，確保檔案資料不被泄露和篡改，保證檔案管理工作的高效、安全開展。

2.加大對檔案管理資金的投入力度

新時代背景下，小型事業(yè)單位要想確保檔案管理工作高效高質(zhì)開展，必須加大對檔案管理的資金投入力度，需要在人力、物力和財力等方面給予適當(dāng)支持。首先，需要加大對檔案管理辦公設(shè)備設(shè)施的資金投入，檔案管理部門可以運用這部分資金購買現(xiàn)代化辦公設(shè)備設(shè)施，以提高檔案管理現(xiàn)代化辦公水平，取代傳統(tǒng)人工檔案管理模式，不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，還能夠確保檔案管理工作準(zhǔn)確無誤地開展，大幅度提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量；其次，單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，配置專門的存儲柜放置紙質(zhì)檔案文件，并設(shè)置有效的防火、防盜措施，確保紙質(zhì)檔案文件存儲安全可靠，做到檔案管理工作萬無一失；最后，需要加大對檔案管理信息技術(shù)的資金投入，不斷優(yōu)化和升級檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，進一步提高檔案管理的信息化水平，不僅能夠避免檔案數(shù)據(jù)遺失或被篡改等問題的出現(xiàn)，還能夠提高檔案利用效率，更好地服務(wù)社會發(fā)展和大眾需求。

3.加強檔案管理信息化建設(shè)

如今，是信息化管理技術(shù)高速發(fā)展的時代，針對小型事業(yè)單位檔案管理工作存在的信息化水平不高問題，單位應(yīng)進一步加強檔案管理信息化建設(shè)，以便能夠使檔案管理跟上信息時代發(fā)展的需求。一方面，單位應(yīng)不斷優(yōu)化完善檔案管理信息化系統(tǒng)，加大力度將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，有利于檔案資料的長期保存。利用系統(tǒng)的分析、查詢等功能能夠快速、有效查詢目標(biāo)檔案文件，不僅提升檔案管理工作效率，還能提高檔案利用率；另一方面，單位除了需要深入挖掘和運用檔案管理信息化系統(tǒng)的功能作用，還需要確保檔案管理信息化系統(tǒng)運行環(huán)境安全、可靠。單位應(yīng)不斷升級網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件，使用防火墻、殺毒軟件等確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全穩(wěn)定運行，避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)信息被泄露、篡改等問題。

4.完善檔案管理機制

為提升小型事業(yè)單位檔案管理水平，單位應(yīng)結(jié)合自身實際情況不斷完善檔案管理機制。首先，單位應(yīng)積極構(gòu)建檔案管理組織機構(gòu)，應(yīng)結(jié)合自身實際情況和檔案管理工作需求，設(shè)置專門的檔案管理部門，并配置獨立檔案保管室。同時，聘請專業(yè)檔案管理人員開展檔案管理工作，確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施完備，為檔案管理工作高效高質(zhì)開展奠定基礎(chǔ)；其次，單位還應(yīng)結(jié)合自身實際情況，以《檔案法》為準(zhǔn)則，制定符合單位自身發(fā)展需求的檔案管理制度，如檔案登記制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度和檔案使用制度等。同時，需要結(jié)合檔案管理工作需求變化，不斷優(yōu)化完善檔案管理制度，使檔案管理工作開展有據(jù)可依；最后，檔案涉及單位機密，為避免檔案資料被泄露損害單位利益，需要單位制定嚴(yán)格的檔案保密制度，將保密責(zé)任落實到人，確保檔案資料不被泄露，有利于促進單位長遠健康發(fā)展。除此之外，還應(yīng)建立檔案管理獎懲激勵制度，對于檔案管理優(yōu)秀員工給予物質(zhì)獎勵和評優(yōu)獎勵，對于消極怠工的員工給予一定懲處，以此激勵檔案管理人員更好地投入本職工作。

5.建立專業(yè)的檔案管理團隊

小型事業(yè)單位為提高檔案管理水平，還需要建立專業(yè)的檔案管理團隊，以便能夠更加高效高質(zhì)開展檔案管理工作。首先，小型事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身需求，科學(xué)、合理制訂檔案管理人才引進計劃，合理控制檔案管理工作人員引進數(shù)量，針對專業(yè)人才緊缺、引進困難的問題，單位可適當(dāng)放寬招聘條件，提高工作福利待遇，以便能夠吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，盡量避免單位其他部門工作人員兼職檔案管理工作，使檔案管理工作開展更加規(guī)范化；其次，應(yīng)加強對單位檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，單位可定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的檔案管理知識，并借鑒其他單位檔案管理先進案例，不斷積累檔案管理經(jīng)驗，從而提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，有利于單位檔案管理工作高效高質(zhì)開展；最后，單位檔案管理應(yīng)適應(yīng)信息化時代發(fā)展需求，加大對檔案管理人員計算機信息技術(shù)的培訓(xùn)，單位應(yīng)聘請專業(yè)計算機軟件專家培訓(xùn)檔案管理人員，確保檔案管理人員熟練掌握計算機基本操作技能和檔案管理系統(tǒng)操作技術(shù)，提高檔案管理人員管理的信息化水平。

四、總結(jié)

綜上所述，在新時代背景下，小型事業(yè)單位檔案管理工作任重道遠，需要事業(yè)單位采取有效途徑不斷提高檔案管理水平。事業(yè)單位應(yīng)進一步增強檔案管理意識，不斷加大對檔案管理資金的投入力度。同時，需要加強檔案管理信息化建設(shè)，不斷完善檔案管理機制，積極建立專業(yè)的檔案管理團隊，以此實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高，從而促進事業(yè)單位長遠、健康發(fā)展。

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（作者單位：山東省鄆城縣經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會）

作者簡介：孫輝（1980—），女，漢族，山東鄆城人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。